Excel'de yorumlar nasıl filtrelenir?
Günlük Excel çalışmalarınızda, önemli notları işaretlemek, belirli ayrıntıları vurgulamak veya bazı hücrelere ek bağlam katmak amacıyla çalışma sayfalarına yorum eklemek oldukça yaygındır. Yorumlar, iş birliği ve veri yönetimi süreçlerinizi önemli ölçüde güçlendirebilir. Ancak büyük veri kümeleriyle çalışırken, her hücreyi elle kontrol etmeden yalnızca yorum içeren satırları hızlıca toplayıp incelemek isteyebilirsiniz. Ne yazık ki Excel’in standart Filtre özelliği, yorumları doğrudan filtreleme imkanı sunmaz. Bu sınırlamayı aşmak için bu eğitim, Excel’de yorumları tanımlamanın ve filtrelemenin pratik yöntemlerini açıklar; böylece veri inceleme sürecinizi daha verimli ve düzenli hale getirirsiniz.
Yorum, yardımcı sütun oluşturarak filtrele
Yorum, yardımcı sütun oluşturarak filtrele
Yalnızca yorum içeren satırları filtreleyip görüntülemek istiyorsanız, öncelikle hangi hücrelerin yorum içerdiğini belirlemek için bir yardımcı sütun kullanabilirsiniz. Bu yöntem, VBA ile oluşturulan özel bir Kullanıcı Tanımlı İşlevi (UDF)’ni kullanmayı ve ardından bu yardımcı sütuna göre Excel’in Filtre özelliğini uygulamayı içerir. Özellikle büyük veya karmaşık veri kümelerinde dağınık şekilde yer alan yorumları sık sık incelemeniz gerektiğinde bu yaklaşım idealdir.
1. Excel'de Microsoft Visual Basic for Applications düzenleyicisini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın. Bu pencere, çalışma kitabınız için VBA kodlarını yazmanıza ve yönetmenize olanak tanır. Geliştirici sekmesini etkinleştirmediyseniz, aynı zamanda Şerit üzerinden Geliştirici > Visual Basic yolunu izleyerek de erişebilirsiniz.
2. VBA düzenleyicide, yeni bir modül eklemek için Ekle > Modül seçeneğine tıklayın. Bu işlem, makro kodunu yapıştırabileceğiniz projenize yeni bir modül ekler. Aşağıdaki makroyu yeni Modül penceresine kopyalayıp yapıştırın. Bu işlev, belirtilen bir hücrenin yorum içerip içermediğini kontrol eder ve içeriyorsa DOĞRU, içermiyorsa YANLIŞ değerini döndürür.
VBA kodu: Yorum içeren hücreleri belirleme
Function HasComment(r As Range)
'Update 20140718
Application.Volatile True
HasComment = Not r.Comment Is Nothing
End Function
Kodu girdikten sonra, değişikliklerinizi kaydedip VBA düzenleyicisini kapatmayı unutmayın; bunun için kapat ()X) düğmesine tıklayın veya Alt+Qtuşlarına basın. Özel işlevlerinizi kaybetmemek için çalışma kitabınızı düzenli olarak makro etkin biçimde ().xlsm) kaydetmeniz iyi bir alışkanlıktır.
3. Çalışma sayfanıza dönün. Verilerinizin yanındaki boş bir sütuna (örneğin C sütunu), ilk olarak kontrol etmek istediğiniz hücreye bitişik olan hücreye aşağıdaki formülü girin. Örneğin B2 hücresini kontrol ediyorsanız, C2 hücresine şu formülü yazın:=HasComment(B2). Bu formül, yorumları kontrol etmek için özel işlevinizi kullanır. Ekran görüntüsüne bakın:
4. Formülü uygulamak için Enter tuşuna basın. Aynı sütundaki diğer hücreleri kontrol etmek için hücrenin sağ alt köşesindeki doldurma tutamacını aşağı doğru sürükleyin; böylece işlev diğer satırlara hızla uygulanır. Sonuçlar ya DOĞRU (hücre yorum içeriyor) ya da YANLIŞ (yorum yok) şeklinde görüntülenir.
İpucu: Büyük veri kümeleriyle çalışıyorsanız, yorum içeren satırları kaçırmamak için formülün tüm Veri Aralığı boyunca doğru şekilde doldurulduğundan emin olmanız önerilir.
5. Hangi satırların yorum içerdiğini belirledikten sonra, az önce doldurduğunuz yardımcı sütun da dahil olmak üzere tüm verilerinizi seçin. Ardından Şerit’teki Veri sekmesine gidip Filtre seçeneğine tıklayın. Bu işlem, her sütun başlığına açılır oklar ekleyerek sonuçları çok daha kolay filtrelemenizi sağlar. Ekran görüntüsüne bakın:
6. Yardımcı sütundaki açılır oka tıklayın ve yalnızca DOĞRU seçeneğini işaretleyin. Böylece yorum içermeyen tüm satırlar geçici olarak gizlenir, yalnızca yorum içeren veri girişleri görüntülenir. Ekran görüntüsüne bakın:
7. Filtreyi uygulamak için Tamam düğmesine tıklayın. Artık en az bir yoruma sahip olan tüm satırlar bir arada görüntülenecek ve incelemek veya işlemek çok daha kolay hale gelecek! Netlik açısından aşağıdaki ekran görüntüsü, filtrelemeden sonraki sonucu göstermektedir:
8. İnceleme veya ek işlemleriniz tamamlandıktan sonra, artık gerekmiyorsa yardımcı sütunu (örneğin, C sütununu) silmeyi veya temizlemeyi seçebilirsiniz. Unutmayın, yardımcı sütunu sildiğinizde, bu adımları tekrarlamadığınız sürece yorumlara göre yeniden filtreleme yeteneğiniz de kaybolur.
Ek İpuçları ve Önlemler:
- Bu yaklaşım, orijinal verilerinizi değiştirmez ve filtrelemeyi diğer standart Excel işlevleriyle birleştirmenize olanak tanır.
- Çalışma kitabınızı başkalarıyla paylaşıyorsanız, özel işlevlerin makro etkin çalışma kitapları gerektirdiğini ve bazı güvenlik ayarlarının makroları çalıştırmak üzere yapılandırılması gerektiğini unutmayın.
- Yardımcı sütunda #AD? hatası alırsanız, VBA işlevinin doğru şekilde adlandırıldığını ve projenizde bulunduğunu tekrar kontrol edin.
- Daha yeni Excel sürümlerinde "Yeni Not" veya "Konuşmalı Yorum" özelliğiyle eklenmiş yorumlar varsa sonuçlar farklı olabilir; çünkü VBA varsayılan olarak yalnızca klasik yorumları (notları) algılar.
Bu yöntem, veri kümesindeki tüm yorumları esnek bir şekilde bulmak isteyen ve temel VBA işlemlerine aşina olan herkes için idealdir. Ancak dosyanızı makro etkin bir çalışma kitabı olarak kaydetmenizi ve makro ayarlarınızın kuruluşunuzun politikalarıyla uyumlu olmasını gerektirir.
Makronun beklenen şekilde çalışmadığı gibi sorunlarla karşılaşırsanız, öncelikle Excel güvenlik ayarlarınızda makroların etkin olduğundan emin olun. Ayrıca, çalışma kitabınızı mutlaka makro etkin bir dosya (.xlsm) olarak kaydettiğinizi kontrol edin. Başka hatalar veya tutarsızlıklar oluşursa, yardımcı sütun referanslarınızın verilerinizin gerçek konumlarıyla eşleştiğini doğrulayın.
En İyi Office Üretkenlik Araçları
Excel becerilerinizi Kutools for Excel ile geliştirin ve verimlilikte hiç yaşamadığınız bir deneyim yaşayın.Kutools for Excel, üretkenliği artırmak ve Zamanı Kaydet için 300’den fazla gelişmiş özelliğe sahiptir.İhtiyacınız olan özelliği hemen edinmek için buraya tıklayın…
Office Tab, Office uygulamalarına sekmeli bir arayüz kazandırarak işlerinizi çok daha kolay hale getirir.
- Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio ve Project'te sekmeli düzenleme ve okuma özelliğini etkinleştirin.
- Belgeleri yeni pencerelerde değil, aynı pencerenin yeni sekmelerinde açıp oluşturun.
- Günlük üretkenliğinizi %50 artırır ve her gün yüzlerce fare tıklamasından tasarruf etmenizi sağlar!
Tüm Kutools eklentileri — tek bir kurulum dosyasında!
Kutools for Office paketi, Excel, Word, Outlook ve PowerPoint eklentilerini ve ayrıca Office Tab Pro’yu içeren kapsamlı bir çözümdür; Office uygulamalarında çalışan ekipler için idealdir.
- Hepsi bir arada paket— Excel, Word, Outlook ve PowerPoint eklentileri + Office Tab Pro
- Tek kurulum, tek lisans— birkaç dakikada hazır (MSI uyumlu)
- Birlikte daha iyi çalışır— Office uygulamalarında akıcı üretkenlik
- 30 günlük tam özellikli deneme— kayıt gerekmez, kredi kartı gerekmez
- En iyi fiyat performans— ayrı ayrı eklenti satın almaya göre tasarruf sağlar