Excel'de verileri gruplara göre nasıl sayılır?
Excel'de, basit bir aralıktaki değerlerin toplam sayısını hesaplamak, çoğu kullanıcı için yaygın ve kolay bir görevdir. Ancak, satış raporları, envanter listeleri veya çalışan verileri gibi birçok gerçek hayat senaryosunda bilgiler genellikle ürün kategorileri, departmanlar veya bölgeler gibi gruplara ayrılmış şekilde düzenlenir. Bu durumlarda, yalnızca genel toplamı saymakla kalmayıp, her gruptaki tekrar sayısını da belirlemeniz gerekebilir. Bu gereksinim, özellikle raporlama veya veriye dayalı kararlar almak için gruplanmış verileri özetlemek ve analiz etmek açısından oldukça yaygındır. Excel’de doğrudan "Gruba Göre Say" şeklinde etiketlenmiş tek bir düğme veya yerleşik işlev bulunmasa da, bu hedefe ulaşmak için kullanabileceğiniz birkaç güvenilir ve verimli yöntem mevcuttur.
Aşağıda, Excel'deki her gruptaki verileri saymak için kullanabileceğiniz pratik yöntemler bulunmaktadır. Bu yöntemler, yerleşik özelliklerden formül tabanlı ve otomatikleştirilmiş VBA çözümlerine kadar farklı kullanıcı ihtiyaçlarını ve seviyelerini karşılamaktadır. Her yöntemin kendi avantajları vardır ve bu da size özel çalışma sayfası senaryonuz için en uygun yaklaşımı seçmeyi kolaylaştırır.
Pivot tablo ile gruplara göre veri sayma
VBA kodu ile gruplara göre veri sayma
Excel formülleri (COUNTIF/COUNTIFS) ile gruplara göre veri sayma
Pivot tablo ile gruplara göre veri sayma
Pivot tablolar, her bir gruptaki öğeleri saymak dahil olmak üzere farklı kategorilere göre büyük veri setlerini hızlı bir şekilde özetlemek için idealdir. Örneğin, uzun bir satış işlemleri listesi varsa ve her bir ürünün kaç kez satıldığını öğrenmek istiyorsanız, pivot tablo kullanmak en hızlı pratik araçlardan biridir.
Diyelim ki aşağıdaki örnekteki gibi bir veri setiniz var ve her gruptaki tekrar sayısını (örneğin, her bir öğe veya kategori kaç kez göründüğünü) saymak istiyorsunuz:
1. Saymak istediğiniz grupları ve verileri içeren tüm veri aralığını seçin. Excel menüsünden Ekle > Pivot Tablo > Pivot Tablo'ya tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:
2. Pivot Tablo Oluştur iletişim kutusunda, pivot tabloyu yeni bir çalışma sayfasına mı yoksa mevcut çalışma sayfasına mı yerleştireceğinizi seçin. Mevcut Çalışma Sayfası’nı seçerseniz, mevcut verilerinizi etkilemeyecek boş bir hücre seçtiğinizden emin olun. Ekran görüntüsüne bakın:
3. Tamam'a tıklayın. Excel penceresinin sağ tarafında PivotTable Alan Listesi bölmesi görünür. Grup sütun başlığını (örneğin, "Ürün" veya "Kategori") hem Satır Etiketleri hem de Değerler bölümlerine sürükleyin. Varsayılan olarak, değerler alanı 'say' işlevini kullanacak ve her bir girişin kaç kez göründüğünü gösterecektir. Ekran görüntüsüne bakın:
Excel'in verilerinizi grupladığını ve her grubun sayısını gösterdiği bir rapor hemen göreceksiniz. Bu özellikle, öğelerin, ürünlerin veya kayıtların kategorilere göre dağılımını görselleştirmek için çok faydalıdır. Eğer orijinal veri setinizi güncellerseniz, değişiklikleri yansıtmak için pivot tabloyu yenilemeyi unutmayın.
İpuçları ve Notlar: Veri kaynağı aralığınız boş satırlar veya sütunlar içeriyorsa, pivot tablo oluştururken bunları dışarıda bırakın çünkü bu durum gruplama doğruluğunu etkileyebilir. Pivot tablolar verileri özetlemek için sezgisel bir yol sunar ancak sonuçları formüllerde veya sayfalar arasında yeniden kullanmanız veya daha esnek raporlama yapmanız gerekiyorsa formül veya VBA çözümlerini göz önünde bulundurun.
VBA kodu ile gruplara göre veri sayma
Çalışma kitabınızda sık sık farklı gruplandırılmış veriler üzerinde sayım ve raporlama yapmanız gerekiyorsa veya bu süreci büyük veri setleri veya tekrarlayan görevler için otomatikleştirmeniz gerekiyorsa, bir VBA betiği kullanabilirsiniz. VBA (Visual Basic for Applications), Excel süreçlerini özelleştirmenize ve otomatikleştirmenize olanak tanır ve manuel müdahaleyi en aza indirerek raporlar oluşturmanıza, bilgileri özetlemenize veya grup sayımını dışa aktarmanıza olanak sağlar.
Önleme: Yeni bir VBA kodunu çalıştırmadan önce mutlaka çalışmanızı kaydedin. VBA güçlü bir otomasyon sağlar ancak dikkatlice yapılandırılmazsa verilerinizi üzerine yazabilir.
1. Geliştirici sekmesine gidin > Visual Basic'e tıklayarak VBA düzenleyicisini açın. Açılan pencerede Ekle > Modül'e tıklayın ve aşağıdaki kodu modül penceresine yapıştırın:
Sub GroupCount()
Dim dict As Object
Dim lastRow As Long
Dim groupCol As Range
Dim groupCell As Range
Dim outputRow As Long
Dim key As Variant
Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
' Change Sheet1 and column as needed
With Worksheets("Sheet1")
lastRow = .Cells(.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
Set groupCol = .Range("A2:A" & lastRow)
For Each groupCell In groupCol
If Not dict.Exists(groupCell.Value) Then
dict(groupCell.Value) = 1
Else
dict(groupCell.Value) = dict(groupCell.Value) + 1
End If
Next groupCell
outputRow = 2
.Cells(1, "C").Value = "Group"
.Cells(1, "D").Value = "Count"
For Each key In dict.Keys
.Cells(outputRow, "C").Value = key
.Cells(outputRow, "D").Value = dict(key)
outputRow = outputRow + 1
Next key
End With
End Sub2. Kodu çalıştırmak için F5 tuşuna basın veya 
VBA düzenleyicisinde iken "Çalıştır" düğmesine tıklayın. Betik, "Sayfa1" üzerindeki A sütunundaki (A2'den başlayarak) grup verilerini tarayacak, her grubun sayısını toplayacak ve sonuçları C ve D sütunlarında 2. satırdan itibaren özetleyecektir.
Notlar: "Sayfa1", sütun referansları ve çıktı konumlarını çalışma kitabınıza göre gerektiği gibi değiştirebilirsiniz. Verileriniz boş hücreler veya özel durumlar içeriyorsa, sonuçları doğruluk açısından gözden geçirin. Aynı grup isimlerinin farklı yazım şekilleri varsa (örneğin, "Elma" ve "elma"), sonuçlar bunları ayrı gruplar olarak ele alacaktır. Özel gruplama (büyük/küçük harfe duyarsız, sıralı çıktı veya daha karmaşık gruplamalar) için VBA koduna eklemeler yapılabilir.
VBA, özellikle manuel özetleme zaman alan büyük veya sık güncellenen veri setleriyle uğraşırken otomatik, tekrarlanabilir görevler için en uygundur. "Nesne değişkeni ayarlanmadı" veya "Alt simge aralık dışında" gibi hatalarla karşılaşırsanız, sayfa ve aralık referanslarınızın gerçek veri yapınızla eşleştiğini kontrol edin.
Excel formülleri (COUNTIF/COUNTIFS) ile gruplara göre veri sayma
Çalışma sayfası ızgaralarında doğrudan çalışmayı tercih eden veya daha fazla hesaplama ve referans için dinamik, formül tabanlı çözümlere ihtiyaç duyan kullanıcılar için Excel’in COUNTIF ve COUNTIFS işlevleri etkili bir çözüm sunar. Bu formüller, temel verileriniz değiştiğinde grup sayımının otomatik olarak güncellenmesini istediğinizde veya sonuçları verilerinizin yanında referans veya analiz için kullanmak istediğinizde özellikle yararlıdır.
Örnek senaryo: Diyelim ki verileriniz A sütununda (Grup Adı) ve B sütununda (Değer) olsun ve her grubun kaç kez göründüğünü saymak istiyorsunuz.
1. Verilerinizin yanındaki yeni bir sütunda (örneğin, C2 hücresinde), her grup için sayımı hesaplamak üzere aşağıdaki formülü girin:
=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)2. Formülü girdikten sonra Enter tuşuna basın. Bu formülü tüm satırlara uygulamak için C2 hücresinden doldurma tutamacını aşağı doğru sürükleyerek hücreleri verilerinizle birlikte doldurun veya doldurma tutamacına çift tıklayarak otomatik olarak doldurun. Formül, o satırdaki grup için tekrar sayısını verecektir.
3. Tüm grupların benzersiz bir listesini ve bunların karşılık gelen sayılarını almak istiyorsanız, önce benzersiz grup adlarını çıkarın (örneğin, Yinelenenleri Kaldır özelliğini veya UNIQUE formülünü kullanarak, Excel sürümünüze bağlı olarak) ve ardından COUNTIF formülünü benzersiz listeye uygulayın.
Parametre açıklamaları: Yukarıdaki formülde, $A$2:$A$100 grup adlarınızı içeren aralıktır. Bu aralığı gerçek verilerinizle eşleşecek şekilde ayarlayın. A2, geçerli satırın grup değerine ilişkin hücre başvurusudur.
Bu formül çözümü oldukça esnektir: filtrelenmiş listeler, sıralanmış veriler veya diğer hesaplamalarla birlikte kullanılabilir. Ancak, çok büyük veri setlerine uygulanması durumunda performans konusunda dikkatli olun çünkü yeniden hesaplama ekstra zaman alabilir.
COUNTIFS, gruplamanız daha karmaşık olduğunda (örneğin, hem kategoriye hem de bölgeye göre gruplama) birden fazla kritere göre sayım yapmanızı sağlar.
İlgili Makaleler:
En İyi Ofis Verimlilik Araçları
Kutools for Excel ile Excel becerilerinizi güçlendirin ve benzersiz bir verimlilik deneyimi yaşayın. Kutools for Excel, üretkenliği artırmak ve zamandan tasarruf etmek için300'den fazla Gelişmiş Özellik sunuyor. İhtiyacınız olan özelliği almak için buraya tıklayın...
Office Tab, Ofis uygulamalarına sekmeli arayüz kazandırır ve işinizi çok daha kolaylaştırır.
- Word, Excel, PowerPoint'te sekmeli düzenleme ve okuma işlevini etkinleştirin.
- Yeni pencereler yerine aynı pencerede yeni sekmelerde birden fazla belge açıp oluşturun.
- Verimliliğinizi %50 artırır ve her gün yüzlerce mouse tıklaması azaltır!
Tüm Kutools eklentileri. Tek kurulum
Kutools for Office paketi, Excel, Word, Outlook & PowerPoint için eklentileri ve Office Tab Pro'yu bir araya getirir; Office uygulamalarında çalışan ekipler için ideal bir çözümdür.
- Hepsi bir arada paket — Excel, Word, Outlook & PowerPoint eklentileri + Office Tab Pro
- Tek kurulum, tek lisans — dakikalar içinde kurulun (MSI hazır)
- Birlikte daha verimli — Ofis uygulamalarında hızlı üretkenlik
- 30 günlük tam özellikli deneme — kayıt yok, kredi kartı yok
- En iyi değer — tek tek eklenti almak yerine tasarruf edin