Excel'de özel sıralama ölçütlerinizi veya sıranızı nasıl kaydederim?

Bu yöntem, Excel'in Özel Liste işlevini kullanarak kullanıcı tanımlı bir sıralama düzeninin nasıl kaydedileceğini gösterir. Özel listeler oluşturarak aynı sıralama mantığını diğer veri kümelerine hızla uygulayabilirsiniz — bu özellikle tekrarlanan raporlama ihtiyaçlarınız olduğunda veya varsayılan sıralama seçenekleri yetersiz kaldığında (örneğin "Yüksek", "Orta", "Düşük" gibi durum gruplarını sıralarken) son derece kullanışlıdır. Bu yöntem doğrudan çalışır, ek araç gerektirmez ve birden fazla çalışma kitabında veri sıralamayı standart hale getirmek için esnek bir çözüm sunar.

1. Veri listenizi istediğiniz gibi sıraladıktan sonra, Excel Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için Dosya > Seçenekleröğesine tıklayın (daha eski Excel sürümlerinde Office düğmesi üzerinden)Excel Seçenekleri öğesine tıklayın).

2. Excel Seçenekleri iletişim kutusunda, sol bölmede Gelişmiş sekmesine gidin. Ardından Genel bölümünde Özel Liste Düzenle düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

Not: Excel 2007 sürümünde, sol çubuktan Popüler seçeneğini seçtikten sonra, Excel ile çalışma için üst düzey seçenekler bölümünden Özel Liste Düzenle düğmesine tıklamanız gerekir.

3. Görüntülenen Özel Liste iletişim kutusunda, Hücrelerden listeyi içe aktar kutusunu bulun. Özel sıralı öğelerinizi içeren aralığı seçmek için Gözat düğmesine tıklayın. Ardından, özel listelerinizi kaydetmek için İçe Aktar ve ardından Tamam düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

İpucu: İçe aktarmak için seçtiğiniz aralığın, ileride kullanmak istediğiniz sıralama düzeniyle tam olarak eşleştiğinden emin olun. Kaynak liste üzerinde yapılan değişiklikler Özel Listeler'i otomatik olarak güncellemeyecektir; sıralama düzeni değişirse yeniden içe aktarmanız gerekir. Ayrıca yalnızca ilgili sütunu içe aktardığınızdan emin olun; yanlış hücreleri içe aktarmak sıralama hatalarına neden olabilir.

4. Excel Seçenekleri iletişim kutusunda Tamam düğmesine basarak onaylayın. Özel sıralama düzeniniz artık Excel'de yeniden kullanılabilir bir Özel Liste olarak kaydedildi.

Bu ayar, sıralama düzeninizi sayfalar ve çalışma kitapları arasında verimli şekilde yeniden kullanmanıza olanak tanır. Ancak unutmayın ki Özel Liste, bilgisayarınızda dosyalarınızın içinde değil, uygulama (Excel) düzeyinde kaydedilir. Dosyalarınızı paylaşırsanız, alıcıların tutarlı davranış için kendi sistemlerinde Özel Listeler'yi yeniden oluşturması gerekir.

Kayıtlı özel sıralama düzeninizi başka bir veri kümesinde kullanmak için aşağıdaki adımları izleyin:

5. Özel sıralama düzeninizi kullanarak sıralamak istediğiniz aralığı veya tabloyu seçin. Veri sekmesine > Sırala öğesine tıklayın.

6. Sırala iletişim kutusunda, sıralamak istediğiniz sütunu Sütun açılır menüsünden belirtin. Değerler seçeneğinin Sıralama Ölçütü altında seçili olduğundan emin olun, ardından Sıra açılır menüsünden Özel Listeler seçeneğini seçin. Ekran görüntüsüne bakın:

7. Özel Liste penceresinde, önceden oluşturduğunuz özel listeleri Özel Liste kutusundan seçin ve onaylamak için Tamam düğmesine tıklayın.

8. Liste, özel sıralama düzeninize göre sıralanması için Sırala iletişim kutusunda Tamam düğmesine basarak işlemi tamamlayın.

Aralık seç'ınız artık Özel Listeler'nizde saklanan sıraya göre sıralanacaktır; aşağıda örnek gösterilmiştir:

Pratik İpucu: Bu sıralama düzenini farklı bilgisayarlarda veya çalışma kitaplarında düzenli olarak kullanmanız gerekiyorsa, ekip arkadaşlarınız için adımları belgelemeyi veya sıralama düzeninizi referans listesi olarak dışa aktarmayı düşünün. Sıralama mantığınız zamanla değişirse, Özel Listeler’inizi güncellemeyi unutmayın.

Kısıtlamalar: Özel Liste oluşturmak hızlı ve kullanışlı olsa da, bu yöntem çok seviyeli sıralama ölçütlerini (örneğin aynı anda birden fazla sütuna göre sıralama) kaydetmez; ayrıca Özel Listeler, manuel olarak yeniden oluşturulmadan bilgisayarlar arasında kolayca taşınamaz. Bu yaklaşım, tek sütunlu ve tekrarlayan sıralama ihtiyaçları için en uygundur.