Excel'de bir arama kutusu oluşturun – Adım adım kılavuz

Excel'de bir arama kutusu oluşturmak, veriye erişimi kolaylaştırarak ve belirli bilgileri hızlıca filtrelemenizi sağlayarak elektronik tablolarınızın işlevselliğini artırır. Bu kılavuz, farklı Excel sürümlerine uygun olarak bir arama kutusu oluşturmak için çeşitli yöntemleri ele almaktadır. Başlangıç seviyesinde olan kullanıcılar da deneyimli kullanıcılar da bu adımlarla FILTER fonksiyonu, Koşullu Biçimlendirme ve çeşitli formüller gibi özellikler kullanarak dinamik bir arama kutusu kurabilir.

• FILTER fonksiyonu ile kolayca bir arama kutusu oluşturun
  (Excel 2019 ve sonrası, Microsoft 365 için Excel'de mevcut)
• Koşullu Biçimlendirme ile bir arama kutusu oluşturun
  (tüm Excel sürümlerinde mevcut)
• Formül kombinasyonları ile bir arama kutusu oluşturun
  (tüm Excel sürümlerinde mevcut)

FILTER fonksiyonu ile kolayca bir arama kutusu oluşturun

• Bu fonksiyon, verileriniz değiştiğinde otomatik olarak çıktıyı günceller.
• FILTER fonksiyonu, veri setinizdeki kriterlere uyan giriş sayısına bağlı olarak tek bir satırdan binlerce satıra kadar herhangi bir sayıda sonuç döndürebilir.

Burada size FILTER fonksiyonunu kullanarak Excel'de bir arama kutusu nasıl oluşturulacağını göstereceğim.

Adım 1: Bir metin kutusu ekleyin ve özelliklerini yapılandırın

1. "Geliştirici" sekmesine gidin, "Ekle" > "Metin Kutusu (ActiveX Kontrolü)" seçeneğine tıklayın.
   İpucu: Eğer "Geliştirici" sekmesi şeritte görünmüyorsa, şu öğreticideki talimatları izleyerek etkinleştirebilirsiniz: Excel Şeridinde Geliştirici Sekmesini Nasıl Göster/Görüntüle?
   
2. İmleç bir artı işaretine dönüşecek ve ardından metin kutusunu çalışma sayfasında istediğiniz konuma yerleştirmek için imleci sürüklemeniz gerekecek. Metin kutusunu çizdikten sonra fareyi bırakın.
   
3. Metin kutusuna sağ tıklayın ve açılır menüden "Özellikler" seçeneğini seçin.
   
4. "Özellikler" panelinde, metin kutusunu bir hücreye bağlamak için "LinkedCell" alanına hücre referansını girin. Örneğin, "J2" yazmak, metin kutusuna girilen herhangi bir verinin otomatik olarak J2 hücresinde güncellenmesini sağlar ve bunun tersi de geçerlidir.
   
5. "Geliştirici" sekmesi altında bulunan "Tasarım Modu"nu tıklayarak "Tasarım Modu"ndan çıkın.
   

Metin kutusu artık metin girmenize izin vermektedir.

Adım 2: FILTER fonksiyonunu uygulayın

1. FILTER fonksiyonunu kullanmadan önce, orijinal başlık satırını yeni bir alana kopyalayın. Burada başlık satırını arama kutusunun altına yerleştiriyorum.
   İpucu: Bu yaklaşım, kullanıcıların sonuçları orijinal verilerle aynı sütun başlıkları altında net bir şekilde görmelerini sağlar.
   
2. İlk başlığın altındaki hücreyi seçin (örneğin, bu örnekte I5), aşağıdaki formülü içine girin ve "Enter" tuşuna basın.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Yukarıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, metin kutusunda şu anda hiçbir giriş olmadığından formül I5'te "Veri bulunamadı" sonucunu gösterir.

Sonuç: Arama kutusunu test edin

Şimdi arama kutusunu test edelim. Bu örnekte, arama kutusuna bir müşterinin adını girdiğimde, ilgili sonuçlar hemen filtrelenir ve görüntülenir.

Koşullu Biçimlendirme ile bir arama kutusu oluşturun

Koşullu Biçimlendirme, bir arama terimiyle eşleşen verileri vurgulamak için kullanılabilir ve dolaylı olarak bir arama kutusu etkisi yaratır. Bu yöntem verileri filtrelemez ancak size ilgili hücrelere görsel olarak rehberlik eder. Bu bölümde, Excel'de Koşullu Biçimlendirme kullanarak bir arama kutusu oluşturma işlemini göstereceğiz.

Adım 1: Bir metin kutusu ekleyin ve özelliklerini yapılandırın

1. "Geliştirici" sekmesine gidin, "Ekle" > "Metin Kutusu (ActiveX Kontrolü)" seçeneğine tıklayın.
   İpucu: Eğer "Geliştirici" sekmesi şeritte görünmüyorsa, şu öğreticideki talimatları izleyerek etkinleştirebilirsiniz: Excel Şeridinde Geliştirici Sekmesini Nasıl Göster/Görüntüle?
   
2. İmleç bir artı işaretine dönüşecek ve ardından metin kutusunu çalışma sayfasında istediğiniz konuma yerleştirmek için imleci sürüklemeniz gerekecek. Metin kutusunu çizdikten sonra fareyi bırakın.
   
3. Metin kutusuna sağ tıklayın ve açılır menüden "Özellikler" seçeneğini seçin.
   
4. "Özellikler" panelinde, metin kutusunu bir hücreye bağlamak için "LinkedCell" alanına hücre referansını girin. Örneğin, "J3" yazmak, metin kutusuna girilen herhangi bir verinin otomatik olarak J3 hücresinde güncellenmesini sağlar ve bunun tersi de geçerlidir.
   
5. "Geliştirici" sekmesi altında bulunan "Tasarım Modu"nu tıklayarak "Tasarım Modu"ndan çıkın.
   

Metin kutusu artık metin girmenize izin vermektedir.

Adım 2: Veri araması için Koşullu Biçimlendirme uygulayın

1. Aranacak tüm veri aralığını seçin. Burada A3:G279 aralığını seçiyorum.
2. "Ana Sayfa" sekmesi altında, "Koşullu Biçimlendirme" > "Yeni Kural" seçeneğine tıklayın.
   
3. "Yeni Biçimlendirme Kuralı" iletişim kutusunda:
   1. "Kural Türünü Seç" seçeneklerinde "Hangi hücreleri biçimlendireceğinizi belirlemek için bir formül kullan" seçeneğini seçin.
   2. Aşağıdaki formülü "Bu formül doğru olduğunda değerleri biçimlendir" kutusuna girin.

      =$B3=$J$3

      Burada, "$B3", seçili aralıkta arama kriterleriyle eşleşmesini istediğiniz sütunun ilk hücresini temsil eder ve "$J$3", arama kutusuna bağlı olan hücredir.
   3. Arama sonuçları için bir dolgu rengi belirtmek üzere "Biçim" düğmesine tıklayın.
   4. "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:
      

Sonuç

Şimdi arama kutusunu test edelim. Bu örnekte, arama kutusuna bir müşterinin adını girdiğimde, B sütununda bu müşteri adını içeren ilgili satırlar belirlenen dolgu rengiyle hemen vurgulanacaktır.

Formül kombinasyonları ile bir arama kutusu oluşturun

Eğer en son Excel sürümünü kullanmıyorsanız ve sadece satırları vurgulamak istemiyorsanız, bu bölümde açıklanan yöntem faydalı olabilir. Excel'in herhangi bir sürümünde işlevsel bir arama kutusu oluşturmak için Excel formüllerinin bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki adımları izleyin.

Adım 1: Arama sütunundan benzersiz değerler listesi oluşturun

1. Bu durumda, "B4:B281" aralığını seçip yeni bir çalışma sayfasına kopyalıyorum.
2. Yeni çalışma sayfasına aralığı yapıştırdıktan sonra, yapıştırılan verileri seçili tutun, "Veri" sekmesine gidin ve "Yinelenenleri Kaldır" seçeneğini seçin.
   
3. Açılan "Yinelenenleri Kaldır" iletişim kutusunda "Tamam" düğmesine tıklayın.
   
4. Ardından bir "Microsoft Excel" uyarı kutusu açılır ve kaç tane yinelenenin kaldırıldığını gösterir. "Tamam" seçeneğine tıklayın.
   
5. Yinelenenler kaldırıldıktan sonra, listedeki tüm benzersiz değerleri (başlığı hariç) seçin ve bu aralığa bir isim atamak için "Ad" kutusuna girin. Burada aralığı "Müşteri" olarak adlandırdım.
   

Adım 2: Birleşik giriş kutusu ekleyin ve özelliklerini yapılandırın

1. Aramak istediğiniz veri setini içeren çalışma sayfasına geri dönün. "Geliştirici" sekmesine gidin, "Ekle" > "Birleşik Giriş Kutusu (ActiveX Kontrolü)" seçeneğine tıklayın.
   İpucu: Eğer "Geliştirici" sekmesi şeritte görünmüyorsa, şu öğreticideki talimatları izleyerek etkinleştirebilirsiniz: Excel Şeridinde Geliştirici Sekmesini Nasıl Göster/Görüntüle?
   
2. İmleç bir artı işaretine dönüşecek ve ardından birleşik giriş kutusunu çalışma sayfasında istediğiniz konuma yerleştirmek için imleci sürüklemeniz gerekecek. Birleşik giriş kutusunu çizdikten sonra fareyi bırakın.
   
3. Birleşik giriş kutusuna sağ tıklayın ve açılır menüden "Özellikler" seçeneğini seçin.
   
4. "Özellikler" panelinde:
   1. Birleşik giriş kutusunu bir hücreye bağlamak için "LinkedCell" alanına hücre referansını girin. Burada "M2" yazıyorum.
      İpucu: Bu alanı belirtmek, birleşik giriş kutusuna girilen herhangi bir verinin otomatik olarak M2 hücresinde güncellenmesini sağlar ve bunun tersi de geçerlidir.
   2. "ListFillRange" alanında, Adım 1'de belirlediğiniz benzersiz liste için "aralık adı"nı girin.
   3. "MatchEntry" alanını "2 – fmMatchEntryNone" olarak değiştirin.
   4. "Özellikler" panelini kapatın.
      
5. "Geliştirici" sekmesi altında bulunan "Tasarım Modu"nu tıklayarak Tasarım Modu'ndan çıkın.
   

Artık birleşik giriş kutusundan herhangi bir öğe seçebilir veya arama yapmak için metin girebilirsiniz.

Adım 3: Formülleri uygulayın

1. Orijinal veri aralığının yanına üç yardımcı sütun oluşturun. Ekran görüntüsüne bakın:
   
2. İlk yardımcı sütun başlığının altındaki hücreye (H5) aşağıdaki formülü girin ve "Enter" tuşuna basın.

   =ROWS($B$5:B5)

   Burada "B5", aranacak sütundaki ilk müşterinin adını içeren hücredir.
   
3. Formül hücresinin sağ alt köşesine çift tıklayın, aşağıdaki hücreler otomatik olarak aynı formülü dolduracaktır.
   
4. İkinci yardımcı sütun başlığının altındaki hücreye (I5) aşağıdaki formülü girin ve "Enter" tuşuna basın. Ardından formül hücresinin sağ alt köşesine çift tıklayarak aşağıdaki hücreleri aynı formülle otomatik olarak doldurun.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Burada "M2", birleşik giriş kutusuna bağlı olan hücredir.
   
5. Üçüncü yardımcı sütun başlığının altındaki hücreye (J5) aşağıdaki formülü girin ve "Enter" tuşuna basın. Ardından formül hücresinin sağ alt köşesine çift tıklayarak aşağıdaki hücreleri aynı formülle otomatik olarak doldurun.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Orijinal başlık satırını yeni bir alana kopyalayın. Burada başlık satırını arama kutusunun altına yerleştiriyorum.
   
7. İlk başlığın altındaki hücreyi seçin (örneğin, bu örnekte L5), aşağıdaki formülü içine girin ve "Enter" tuşuna basın.

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Burada "A5:G281", sonuç hücresinde görüntülenmesini istediğiniz tüm veri aralığıdır.
   
8. Bu formül hücresini seçin, "Doldurma Tutamacı"nı sağa ve aşağıya doğru sürükleyerek formülü ilgili sütunlara ve satırlara uygulayın.
   
   Notlar:

   • Arama kutusunda giriş olmadığından, formülün sonuçları ham verileri gösterecektir.
   • Bu yöntem büyük/küçük harfe duyarlı değildir, yani büyük veya küçük harfle yazdığınız metni eşleştirecektir.

Sonuç

Şimdi arama kutusunu test edelim. Bu örnekte, birleşik giriş kutusundan bir müşterinin adını girdiğimde veya seçtiğimde, B sütununda bu müşteri adını içeren ilgili satırlar sonuç aralığında hemen filtrelenir ve görüntülenir.

Excel'de bir arama kutusu oluşturmak, verilerinizle etkileşim şeklinizi önemli ölçüde iyileştirebilir ve elektronik tablolarınızı daha dinamik ve kullanıcı dostu hale getirebilir. Basitliği tercih edenler için FILTER fonksiyonunu, görsel destek için Koşullu Biçimlendirme'yi veya esneklik açısından formül kombinasyonlarını seçebilirsiniz; her yöntem, veri işleme yeteneklerinizi geliştirmek için değerli araçlar sunar. Bu teknikleri deneyerek hangisinin sizin özel ihtiyaçlarınız ve veri senaryolarınız için en iyi şekilde çalıştığını bulun. Excel'in yeteneklerine daha derinlemesine inmek isteyenler için web sitemizde bol miktarda eğitim bulunmaktadır. Daha fazla Excel ipucu ve püf noktası buradan keşfedebilirsiniz.

İlgili Makaleler