Bir çalışma sayfasını PDF dosyası olarak kaydetmek ve Outlook üzerinden e-posta ek dosyası olarak göndermek nasıl yapılır?

Günlük işlerde, genellikle bir çalışma sayfasını meslektaşlarınız veya müşterilerinizle paylaşmanız gereken durumlarla karşılaşırsınız, ancak dosya formatının sabit ve güvenli olmasını sağlamak istersiniz. Bir çalışma sayfasını PDF dosyası olarak Outlook ile göndermek yaygın bir gerekliliktir, özellikle rapor belgeleme, fatura gönderme veya değiştirilmesi kolay olmaması gereken nihai verileri paylaşma gibi durumlarda. Geleneksel olarak, bu işlem çalışma sayfasını manuel olarak PDF olarak kaydetmeyi, Outlook'u açmayı, bir e-posta yazmayı, PDF'i eklemeyi ve göndermeyi içerir — bu da sık sık tekrarlanması veya birden fazla sayfa ile uğraşılması durumunda can sıkıcı ve zaman alıcıdır.

Bu makale, bir çalışma sayfasını PDF'ye dönüştürme işlemini otomatikleştirmenize ve Excel'den doğrudan bir Outlook e-postasına ek olarak hemen eklemenize yardımcı olan adım adım bir rehber sunar, böylece önemli ölçüde zaman kazanmanızı sağlar ve tekrarlayan manuel işlemleri önlersiniz. VBA kod çözümüne ek olarak, işleme, avantajlara, uygulama senaryolarına ve pratik ipuçlarına ilişkin ayrıntıları bulacaksınız.

VBA kodu ile bir çalışma sayfasını PDF dosyası olarak kaydedin ve e-posta ek dosyası olarak gönderin

VBA kodu ile bir çalışma sayfasını PDF dosyası olarak kaydedin ve e-posta ek dosyası olarak gönderin

Excel çalışma sayfasını PDF dosyası olarak dışa aktarma ve Outlook üzerinden e-posta gönderme işlemini hızlandırmak için aşağıdaki VBA kodunu kullanabilirsiniz. Bu yaklaşım, özellikle Excel'den kişiselleştirilmiş raporlar, faturalar veya diğer veri anlık görüntülerini düzenli olarak göndermeniz gereken durumlarda çok kullanışlıdır, çünkü kaydetme ve e-posta gönderme adımlarını tamamen otomatikleştirir.

Bu yöntemi uygulamadan önce, Microsoft Outlook'un kurulu olduğundan ve varsayılan posta istemciniz olarak ayarlandığından emin olun. Kod, Excel ortamınızda makroların etkinleştirildiğinde en iyi şekilde çalışır.

1. Kaydetmek ve PDF olarak göndermek istediğiniz çalışma sayfasını açın. Alt + F11 tuşlarına aynı anda basarak Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) düzenleyicisini başlatın.

2. VBA penceresinde, menüye gidin ve Ekle > Modül'e tıklayın. Bu, yeni bir kod modülü oluşturur. Ardından aşağıdaki VBA kodunu modülün Kod penceresine kopyalayıp yapıştırın.  

VBA kodu: Çalışma sayfasını PDF dosyası olarak kaydedin ve e-posta ek dosyası olarak gönderin

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. Kodu yapıştırdıktan sonra, F5'e basın veya VBA düzenleyicisinde Çalıştır'a tıklayarak makroyu çalıştırın. Bir klasör seçimi iletişim kutusu açılacaktır. PDF dosyasının kaydedileceği hedef klasörü seçin ve ardından devam etmek için Tamam'a tıklayın.

4. İşlem tamamlandığında, PDF dosyası eklenmiş yeni bir Outlook e-posta penceresi oluşturulur. Konu satırı, çalışma sayfasının adına ".pdf" eklenerek önceden doldurulur; e-posta içeriğini düzenleyebilir, alıcı ekleyebilir ve gerektiğinde gönderebilirsiniz. Bu, manuel eklemenin yerine geçen hataları azaltır ve verimliliği artırır.

Bu VBA tabanlı yaklaşım, özellikle son haline getirilmiş çalışma sayfalarını PDF ekleri olarak düzenli olarak dağıtmanız gereken durumlarda en verimlidir ve tekrarlayan manuel adımları en aza indirir. Sınırlamaları arasında Outlook'a bağımlılık, birden fazla sayfayı aynı anda toplu işlem yapamama ve makroları etkinleştirme gerekliliği bulunur. Birden fazla çalışma sayfasını tek seferde gönderme veya ek otomasyon gerektiren daha karmaşık iş akışları için Excel eklentilerini veya yerleşik özellikleri kullanmayı düşünebilirsiniz.

Alternatif çözüm: Eğer VBA makroları ortamınız için uygun değilse, örneğin makrolar kısıtlanmışsa, Excel'in yerleşik Dışa Aktar veya Farklı Kaydet fonksiyonunu kullanarak çalışma sayfanızı PDF olarak kaydedebilir, ardından Outlook'ta e-postaya ekleyip gönderebilirsiniz. Bu yöntem, daha fazla adımı gerektirse de özel izinlere veya komut dosyası bilgisine gerek duymadan her zaman kullanılabilir.

İlgili makaleler:

• Excel dosya adını zaman damgasıyla nasıl kaydedersiniz?
• Excel'de mevcut dosyanın üzerine otomatik olarak yazmak için Farklı Kaydet işlevini nasıl kullanırsınız?
• Excel'de birden fazla/tüm sayfaları ayrı CSV veya metin dosyaları olarak nasıl kaydedersiniz/dışa aktarırsınız?
• Excel'de Kaydet ve Farklı Kaydet seçeneklerini devre dışı bırakma veya izin vermemek nasıl yapılır?
• Excel'de çalışma kitabı kaydetmeyi devre dışı bırakma ama yalnızca farklı kaydetmeye izin verme nasıl yapılır?