Excel sütununda boş hücre bırakılmasını önlemek için veri doğrulamayı nasıl kullanırsınız?
Excel'de önemli veri setleriyle çalışırken, belirli bir sütundaki her hücrenin doldurulması gerektiği yaygındır. Anahtar sütunlarda boş hücrelere izin vermek, bilgilerin eksik kalmasına, veri analizinde hatalara veya tamamen doldurulmuş verilere dayalı aşağı akış süreçlerinde sorunlara neden olabilir. Bu nedenle, özellikle formlar, günlükler, takip çizelgeleri ve paylaşılan şablonlar için bir sütunda boş hücreleri engelleme sıkça karşılaşılan bir gerekliliktir.
Bu makale, seçilen bir Excel sütununda boş hücre kalmamasını sağlamak için birkaç yöntemi tanıtmaktadır. Bu yöntemler arasında Veri Doğrulama özelliği, VBA kodu ve daha katı uygulama için Koşullu Biçimlendirme ile Excel formülleri bulunmaktadır. Ayrıca, Kutools for Excel ile yinelenen girişleri önleme çözümlerini de bulacaksınız.
Veri Doğrulama ile bir sütunda boş hücre bırakılmasını önleyin
Yinelenen Önleme ile bir sütunda yinelenen verileri önleyin
VBA: Çalışma Sayfası olayları aracılığıyla boş hücreleri önleyin
Excel Formülü + Koşullu Biçimlendirme: Boşlukları görsel olarak vurgulayın
Veri Doğrulama ile bir sütunda boş hücre bırakılmasını önleyin
Bir sütunda boş hücre bırakılmasını önlemek için Excel'in yerleşik Veri Doğrulama özelliğini kullanabilirsiniz. Bu yöntem basit ve çoğu tipik veri girişi senaryosu için uygundur, özellikle kullanıcıların doğrudan Excel'e bilgi girdiği durumlarda en iyi şekilde çalışır. Küçük ve orta ölçekli veri setleri için uygundur ve teknik olmayan kullanıcılar için kolayca uygulanabilir. Ancak, veriler başka bir yerden yapıştırılırsa Veri Doğrulaması'nın boşlukları engellemediğini unutmayın — kullanıcılar bu tür durumlarda doğrulamayı atlayabilir.
İşte bu yöntemi nasıl uygulayabileceğiniz:
1. Boş hücreleri önlemek istediğiniz sütunu seçin. Ardından, şu adrese gidin: Veri > Veri Doğrulama.
2. Veri Doğrulama iletişim kutusunda, Ayarlar sekmesi altında, İzin Ver açılır listesinden Özel'i seçin. Formül kutusuna aşağıdaki formülü girin:
=EĞERSAY($F$1:$F1;"")=0
Seçili hedef sütununuzun gerçek ilk hücresiyle F1'i değiştirdiğinizden emin olun. Bu formül önceki hücreleri boşluklar için kontrol eder ve aralıktaki hücreleri atlamayı önler.
3. Tıklayın Tamam. Şimdi, boş bir hücre bırakırsanız ve sütunda veri girmeye devam etmeye çalışırsanız, Excel bir uyarı gösterecek ve girişe izin vermeyecektir. Kullanıcılar sıralı olarak değer girerken hiçbir hücreyi boş bırakamayacaklardır.
İpuçları ve Uyarılar:
- Bu yöntem manuel veri girişi sırasında çalışır. Eğer veriler (örneğin başka bir çalışma sayfasından) yapıştırılırsa, doğrulama atlanabilir.
- Daha sonra aralıktaki tüm biçimlendirmeyi temizlerseniz, Veri Doğrulama ayarları yanlışlıkla kaldırılabilir.
- Kullanıcıların doğrulama ayarlarını değiştirmesini önlemek için, doğrulamayı uyguladıktan sonra çalışma sayfasını korumayı düşünün.
Bu yöntem, çoğu veri girişi doğrudan Excel'de gerçekleşecekse ve katı, hatasız bir uygulama gerekmiyorsa önerilir.
Yinelenen Önleme ile bir sütunda yinelenen verileri önleyin
Boşlukların yanı sıra yinelenen değerleri de önlemek istediğinizde (örneğin, kimlik, e-posta veya kod sütunlarında), Kutools for Excel'in Yinelenen Önleme özelliğini kullanabilirsiniz. Bu araç, özellikle seri numaraları ve kayıt verileri içeren iş senaryoları için oldukça pratik bir çözüm sunar ve hedef sütundaki her girişin benzersiz ve yinelenmeyen olmasını sağlar.
Kutools for Excel'i yükledikten sonra şu adımları izleyin:（Kutools for Excel'i Şimdi Ücretsiz İndir!)
Yinelenen girişleri önlemek istediğiniz sütunu seçin, ardından tıklayın Kutools > Giriş Sınırlama > Yinelenen Girişleri Önle.
Ardından hatırlatıcıları kapatmak için Evet > Tamam'a tıklayın.
 |  |
Ayarlandıktan sonra, birisi seçilen sütunda yinelenen bir değer girmeye çalıştığında bir uyarı penceresi açılacak ve işlem engellenecektir.
Avantajlar: Hem manuel giriş hem de kopyala-yapıştır işlemleri için anında çalışır.
Yinelenen girişi önle
VBA: Çalışma Sayfası olayları aracılığıyla boş hücreleri önleyin
Daha katı bir uygulama ve maksimum kontrol gerektiren senaryolarda (örneğin, kritik veri setlerini veya paylaşılan dosyaları korumak için), bir sütunda boş hücreleri önlemek için VBA kullanabilirsiniz. VBA olay kodu, değişiklikleri aktif olarak izleyebilir ve herhangi bir boşluk tespit edilirse kaydetmeyi veya veri girişi işlemini durdurabilir. Bu, özellikle kullanıcıların kopyala-yapıştır veri girişini deneyebileceği veya manuel kontrolün pratik olmadığı büyük tablolarla çalıştığı durumlarda güçlü bir çözümdür.
Worksheet_Change Olayını Kullanın:
Bu kod, her değişiklik yapıldığında belirtilen sütunda (örneğin, F Sütunu) boş bir hücre bırakılıp bırakılmadığını hemen kontrol eder ve bir hücre boş bırakılırsa kullanıcıyı uyarır.
Adımlar:
- Bu kuralı uygulamak istediğiniz sayfa sekmesine sağ tıklayın (örneğin, "Sayfa1"), Kodu Görüntüle'yi seçin. Açılan pencerede, aşağıdaki kodu standart bir modül değil, sayfa modülüne kopyalayıp yapıştırın:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim rngCheck As Range
Dim Cell As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set rngCheck = Range("F1:F100") 'Specify your target column and range here
For Each Cell In Intersect(Target, rngCheck)
If Cell.Value = "" Then
MsgBox "Blank cells are not allowed in this column. Please enter a value.", vbExclamation, xTitleId
Application.EnableEvents = False
Cell.Select
Application.Undo
Application.EnableEvents = True
Exit For
End If
Next
End Sub- Veri sütununuz için
F1:F100aralığını gerektiği gibi değiştirin. - VBA düzenleyicisini kapatın ve Excel'e geri dönün. Artık kullanıcılar belirlenen sütunda bir hücreyi boş bırakmaya çalıştığında bir uyarı penceresi açılacak ve değişiklik geri alınacaktır.
VBA olay yaklaşımları, gelişmiş uygulama sağlar ve özellikle anahtar sütunların tamamlanmasının kritik olduğu paylaşılan çalışma kitapları, şablonlar veya kontrol altındaki ortamlar için çok etkilidir.
Avantajlar: Yüksek düzeyde özelleştirilebilir, tüm kullanıcı eylemlerini işler.
Dezavantajlar: Makro etkin çalışma kitabı formatı gerektirir; kullanıcılar uygulama için makroları etkinleştirmelidir; değişiklikler VBA deneyimi gerektirir.
Excel Formülü + Koşullu Biçimlendirme: Boşlukları görsel olarak vurgulayın
Pratik bir alternatif, özellikle işbirlikçi veri girişi için, COUNTBLANK gibi bir formülle birlikte Koşullu Biçimlendirme kullanarak anahtar sütununuzdaki boş hücreleri görsel olarak vurgulamaktır. Bu yöntem boş girişleri engellemez, ancak eksik değerleri kolayca fark etmenizi sağlar — bu da inceleme veya veri tesliminden önce idealdir.
Tipik kullanımlar: İşbirlikçi takım çizelgeleri, veri toplama formları, inceleme veya onay gerektiren listeler.
Nasıl ayarlanır:
- İzlemek istediğiniz sütunu veya aralığı seçin.
- Ana Sayfa > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural'a tıklayın.
- Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için bir formül kullan seçeneğini işaretleyin.
- Sütununuz F1'den başlıyorsa (gerektiğinde ayarlayın) şu formülü girin:
=ISBLANK(F1)Daha iyi görünürlük için belirgin bir dolgu rengi (örneğin kırmızı veya sarı) ayarlayın ve ardından Tamam'a tıklayın.
Seçtiğiniz sütundaki tüm boş hücreler artık otomatik olarak vurgulanacaktır. Bu, verilerinizi işlemeye veya kaydetmeye başlamadan önce herhangi bir boşluğu kolayca tespit etmenizi ve düzeltmenizi sağlar.
Avantajlar: Düşük müdahaleli, hata popup'ları yok, boşlukları incelemek istediğiniz listeler için uygun.
Dezavantajlar: Boş olmama zorunluluğunu uygulamaz — sadece kullanıcıları görsel olarak uyarır. Uygulama hala manuel eylem gerektirir.
İpucu: Boş hücrelerin toplam sayısını almanız gerekiyorsa, başka bir hücreye (örneğin, G1) şu formülü girin:
=COUNTBLANK(F1:F100)Bu size 1. satırdan 100. satıra kadar F sütunundaki boş girişlerin hızlı bir sayımını verir.
Özetle, Excel, ana veri sütunlarında boş hücre kalmamasını sağlamak için birkaç pratik mekanizma sunar. Çoğu veri girişi ihtiyacında Veri Doğrulama yeterli olacaktır. Sağlam uygulama için VBA tabanlı çözümler önerilirken, Koşullu Biçimlendirme işbirlikçi inceleme için uygun görsel uyarılar sağlar. Her zaman yaklaşımınızı projenizin veri akışına ve kullanıcı gereksinimlerine göre özelleştirin ve özellikle yapıştırma veya otomasyonla ilgilenirken her yöntemin sınırlamalarından haberdar olun. Yukarıdaki yöntemlerden herhangi biriyle ilgili bir sorunla karşılaşırsanız, referanslarınızın ve aralıklarınızın doğru olduğundan, gerekirse çalışma sayfası korumasının uygun şekilde uygulandığından ve VBA için makroların etkin olduğundan ve kodunuzun doğru modül konumunda olduğundan emin olun.
En İyi Ofis Verimlilik Araçları
Kutools for Excel ile Excel becerilerinizi güçlendirin ve benzersiz bir verimlilik deneyimi yaşayın. Kutools for Excel, üretkenliği artırmak ve zamandan tasarruf etmek için300'den fazla Gelişmiş Özellik sunuyor. İhtiyacınız olan özelliği almak için buraya tıklayın...
Office Tab, Ofis uygulamalarına sekmeli arayüz kazandırır ve işinizi çok daha kolaylaştırır.
- Word, Excel, PowerPoint'te sekmeli düzenleme ve okuma işlevini etkinleştirin.
- Yeni pencereler yerine aynı pencerede yeni sekmelerde birden fazla belge açıp oluşturun.
- Verimliliğinizi %50 artırır ve her gün yüzlerce mouse tıklaması azaltır!
Tüm Kutools eklentileri. Tek kurulum
Kutools for Office paketi, Excel, Word, Outlook & PowerPoint için eklentileri ve Office Tab Pro'yu bir araya getirir; Office uygulamalarında çalışan ekipler için ideal bir çözümdür.
- Hepsi bir arada paket — Excel, Word, Outlook & PowerPoint eklentileri + Office Tab Pro
- Tek kurulum, tek lisans — dakikalar içinde kurulun (MSI hazır)
- Birlikte daha verimli — Ofis uygulamalarında hızlı üretkenlik
- 30 günlük tam özellikli deneme — kayıt yok, kredi kartı yok
- En iyi değer — tek tek eklenti almak yerine tasarruf edin