Excel'de veri girişi için açılır pencere oluşturma

Excel'de büyük çalışma sayfalarıyla çalışırken, verileri doğrudan hücrelere girmek ya da düzenlemek hızla yorucu hale gelebilir—özellikle tablonuzun çok sayıda sütunu, uzun metin alanları veya tek tek incelenmesi gereken kayıtları varsa. Doğru sütunu bulmak için yatay kaydırma yapmak ya da içeriğin tamamını görebilmek adına satır yüksekliğini artırmak, tüm iş akışınızı yavaşlatabilir.

Veri girişini kolaylaştırmak için bu öğreticide, Excel’de birden fazla veri girişi için açılır liste oluşturmanın birkaç pratik yolunu öğreneceksiniz.

• Excel'in yerleşik formunu kullanma
• Daha kolay veri girişi için Kutools Gelişmiş Kayıt Formu kullanma
• VBA kullanıcı formunu kullanma

Excel Form özelliğini kullanarak veri giriş formu oluşturun

Excel, kullanıcıların basit bir iletişim kutusu aracılığıyla kayıt girmesine ve satır satır düzenlemesine olanak tanıyan gizli, yerleşik bir Form özelliğine sahiptir. Bu yöntem temel tablolar için son derece kullanışlıdır ve VBA veya ek kurulum gerektirmez.

Ancak bu özellik varsayılan olarak gizlidir; kullanmadan önce Şerit menüsüne manuel olarak eklemeniz gerekir.

Adım 1: Form komutunu Şerit menüsüne ekleyin

1. Dosya >Seçenekler öğesine tıklayın.
2. Excel Seçenekleri penceresinde:
   1. Sol bölmede Şerit Özelleştiröğesine tıklayın;
   2. Pencerenin sağ tarafında Yeni Sekmeöğesine tıklayarak özel bir sekme oluşturun;
   3. Yeni oluşturulan sekmenin altında Yeni Grupöğesini seçin;
   4. "Tüm Komutlar" açılır listesinden Komutları şuradan seçinöğesini seçin;
   5. Komut listesinde aşağı kaydırın ve Formöğesini seçin;
   6. Yeni Grup'a Form komutunu eklemek için Ekleöğesine tıklayın;
   7. Değişiklikleri kaydetmek için Tamamöğesine tıklayın.

      

Bundan sonra Form komutu Şerit menüsünde görünecektir.

Adım 2: Veri giriş formunu açın

1. Veri aralığınızın başlıklar içerdiğinden emin olun.
2. Tablonun herhangi bir hücresine tıklayın.
3. Şeritte yeni eklenen Form komutuna tıklayın.

Excel, tüm sütun başlıklarını giriş alanı olarak içeren bir açılır veri giriş penceresini hemen açacaktır.

Adım 3: Kayıtları girin veya düzenleyin

Form penceresini açtıktan sonra Excel, varsayılan olarak geçerli tablonun ilk satırındaki verileri görüntüler.

Artık çalışma sayfasındaki hücreleri tek tek düzenlemek zorunda kalmadan, açılır form penceresi aracılığıyla kayıtları kolayca yönetebilirsiniz.

• Mevcut hücre değerlerini doğrudan giriş alanlarında değiştirin;
• Önceki veya sonraki satırdan kayıtlara göz atmak için Öncekini Bulveya Sonrakini Bulöğesine tıklayın;

  

• Geçerli kaydı silmeniz gerekiyorsa Sildüğmesine tıklayın;
• Yeni bir kayıt oluşturmak için Yeniöğesine tıklayın, ardından ilgili alanları doldurun;

  

Veri girişi veya düzenleme işlemini tamamladığınızda, değişikliklerin çalışma sayfasında otomatik olarak güncellenmesi için Kapat düğmesine tıklamanız yeterlidir.

Kutools for Excel ile profesyonel bir veri girişi açılır penceresi oluşturun

Eğer büyük veri kümeleri, çok sayıda sütun veya uzun kayıtlarla sık sık çalışıyorsanız, yerleşik Form özelliği kısa sürede kısıtlayıcı hissedilebilir. Kayıtları incelemek, verileri alan alan düzenlemek ve çalışma sayfasında sürekli kaydırma yapmadan yeni girişler oluşturmak için daha iyi bir arayüze ihtiyacınız olabilir.

Bu durumda, Gelişmiş Kayıt Formu, Kutools for Excel içinde çok daha esnek ve modern bir çözüm sunar.

Excel'in gizli Form özelliğinin aksine, Kutools tüm sütun başlıklarını temiz ve yan yana bir düzende otomatik olarak görüntüler; ayrıca veri girişini önemli ölçüde kolaylaştıran ek gezinme ve düzenleme kontrolleri sunar.

Adım 1: Gelişmiş Kayıt Formu penceresini açın

Şunu seçin: Kutools > Görünüm > Gelişmiş Kayıt Formu.

Gelişmiş Kayıt Formu penceresi hemen görünecektir.

Adım 2: Veri Aralığı'yi belirtin

Kayıt eklemeye veya düzenlemeye başlamadan önce, öncelikle Kapsam açılır listesinden üzerinde çalışmak istediğiniz kapsamı seçin.

• Geçerli etkin hücre aralığı: Etkin hücreyi çevreleyen geçerli tabloyu kullanın;
• Geçerli seçim: Bir Özel Aralık'yi manuel olarak seçin;
• Geçerli çalışma sayfası: Tüm çalışma sayfasını kullanın.

  

Adım 3: Kayıtları düzenleyin veya yeni kayıtlar ekleyin

Eylem kapsamındaki tüm sütun başlıkları, ayrı alanlar olarak görüntülenir.

Şimdi şunları yapabilirsiniz:

• Kaydı değiştirin: Alanlardaki mevcut değerleri değiştirin, ardından hücresini hemen güncellemek için alanın dışına tıklayın;

  

• Satırlara gidin:
  Belirli bir kayda hızlıca atlamak için doğrudan bir satır numarası girin.
  Ya da önceki veya sonraki satıra ya da sayfaya geçmek için gezinme düğmelerini kullanın;

  

• Yeni kayıtlar ekleyin:Yenidüğmesine tıklamak, mevcut kaydın altına yeni bir satır ekler.
  Ardından ilgili alanları doldurun; veriler otomatik olarak çalışma sayfasına eklenecektir.
• Gerekirse şunları da yapabilirsiniz:
  • Geçerli alandaki değişiklikleri geri almak için Hücreyi geri alöğesine tıklayın;
  • Geçerli satırın tamamını geri yüklemek için Tüm satırı geri alöğesine tıklayın.

    

Yerleşik Excel formu yerine neden Gelişmiş Kayıt Formu tercih edilmeli?

Excel'in yerleşik Form özelliğiyle kıyaslandığında, Kutools for Excel içindeki Gelişmiş Kayıt Formu, büyük tablo yönetimini çok daha kolay hale getiren birkaç ek araç sunar.

Örneğin şunları yapabilirsiniz:

• Özel bir Veri Aralığı belirtin;
• Doğrudan satır numarası girerek belirli bir satıra hızlıca atlayın;
• Tek bir hücre veya tüm mevcut satır için değişiklikleri geri alın;
• Büyük veri kümelerinde kayıtlar arasında daha verimli gezinin.

Bu ek seçenekler, özellikle yüzlerce kaydı veya çok sayıda sütunu içeren karmaşık çalışma sayfalarıyla çalışırken son derece kullanışlıdır.

VBA KullanıcıFormu ile özel bir açılır veri giriş formu oluşturun

Tamamen özelleştirilmiş bir veri giriş sistemine ihtiyacınız varsa, alternatif bir çözüm VBA KullanıcıFormlarını kullanmaktır.

VBA ile etiketler, metin kutuları, düğmeler, açılır listeler ve diğer denetimleri içeren kendi özel açılır formunuzu oluşturabilirsiniz. Bu yöntem, küçük iç yönetim sistemlerinde sıkça tercih edilir.

Ancak önceki yöntemlere kıyasla VBA programlama bilgisi gerektirir ve genellikle oluşturulmasıyla bakımı daha fazla zaman alır.

Adım 1: VBA Düzenleyici'yi açın

1. VBA Düzenleyici'yi açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.
2. Ardından yeni bir Kullanıcı Formu oluşturmak için Ekle>KullanıcıFormuöğesine tıklayın.

   

Adım 2: KullanıcıFormuna denetimler ekleyin

Araç Kutusundan gerekli denetimleri KullanıcıFormuna sürükleyip bırakın; örneğin Etiketler,Metin Kutularıve bir KomutDüğmesi.

Etiket ve Metin Kutusu sayısı, çalışma sayfasına eklemek istediğiniz sütun sayısına eşit olmalıdır. Örneğin, tablonuzda 3 sütun varsa şunları ekleyebilirsiniz:

• 3 Etiketler
• 3 Metin Kutuları
• 1 KomutDüğmesi

Denetimleri formda düzgün bir şekilde düzenlemek için bunları sürükleyip manuel olarak yeniden boyutlandırabilirsiniz.

Adım 3: Denetimlerin adlarını değiştirin

Etiketleri veya Komut Düğmesi'ni seçin, ardından Başlık alanındaki isimlerini Özellikler penceresinden değiştirin.

Adım 4: VBA kodunu ekleyin

CommandButton'a çift tıklayın ve aşağıdaki VBA kodunu yapıştırın:

Private Sub CommandButton1_Click()

    Dim ws As Worksheet
    Dim nextRow As Long

    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")

    nextRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1

    ws.Cells(nextRow, 1).Value = TextBox1.Value
    ws.Cells(nextRow, 2).Value = TextBox2.Value
    ws.Cells(nextRow, 3).Value = TextBox3.Value

    MsgBox "Record added successfully!"

End Sub

Adım 5: UserForm'u çalıştırın

UserForm'u çalıştırmak için F5 tuşuna basın.

Bir açılır form görüntülenecektir. Verileri girdikten ve düğmeye bastıktan sonra Excel, kaydı çalışma sayfasının bir sonraki satırına otomatik olarak ekleyecektir.

Sonuç

Birden fazla veri girişi için bir açılır pencere oluşturmak, özellikle çok sayıda alana sahip büyük tablolar veya kayıtlarla çalışırken Excel’i çok daha kullanıcı dostu hale getirebilir.

• Excel'in yerleşik Form özelliği, basit temel veri girişi için uygundur;
• VBA KullanıcıFormları tam özelleştirme sağlar ancak kodlama gerektirir;
• Kutools for Excel’in Gelişmiş Kayıt Formu özelliği, sadelik ile güçlü işlevsellik arasında mükemmel bir denge sunar.

Temiz arayüzü, kullanışlı gezinme düğmeleri ve kayıtları hızlıca görüntüleme ile düzenleme yeteneği sayesinde Gelişmiş Kayıt Formu, günlük Excel veri yönetimi için genellikle en hızlı ve pratik çözümdür.