Excel'de belge yazarını (belge özelliklerini) nasıl ekler ve değiştirirsiniz

Yalnızca başvuru amacıyla Geçerli Çalışma Kitabı yeni yazarlar eklemek istiyorsanız, Excel bu işlemi aşağıdaki adımları izleyerek kolayca gerçekleştirmenize olanak tanır:

1. Excel çalışma kitabı dosyanızı açın ve Dosya sekmesine tıklayın, ardından menüden Bilgi seçeneğini belirleyin.

2. Sağ tarafta İlgili Kişiler bölümünün altında, ilk yazarın adının hemen altında bir kutu görünecektir. Başka bir yazar eklemek için bu kutucuğa tıklayın, ismini yazın ve onaylamak için Enter tuşuna basın.

Bu çözüm, belgelendirme amacıyla yazar listesini hızla güncellemek için basit ve mükemmeldir; ancak diğer belge özelliklerinin kapsamlı özelleştirilmesine olanak tanımaz. Bu değişikliklerin temel olarak görüntüleme ve organizasyonel şeffaflık amacıyla yapıldığını ve çalışma kitabının yazar izinlerini veya gerçek düzenleme geçmişini güncellemeyebileceğini unutmayın.

"İlgili Kişiler" kutusu herhangi bir nedenden dolayı görünmezse veya erişim sorunlarıyla karşılaşırsanız, çalışma kitabınızın yerel olarak (kısıtlanmış veya ağ konumunda değil) kaydedildiğinden ve dosyanın belge özelliklerini düzenleme izninizin olduğundan emin olun.

Yazar eklemeniz, değiştirmeniz veya başlık, konu, anahtar sözcükler ve kategori gibi diğer belge özelliklerini güncellemeniz gerekiyorsa, Excel bu görevleri yerine getirmek için birkaç güvenilir yöntem sunar. Bu yaklaşımlar yalnızca yazar alanını düzeltmekle kalmaz, aynı zamanda çalışma kitabınızın daha ayrıntılı ve düzenli bir şekilde belgelenmesini sağlar; bu da özellikle idari süreçlerde, denetimlerde ve işbirliği gerektiren ortamlarda büyük önem taşır. İşte iki önerilen çözüm:

Belge Bölmesi'nde belge özelliklerini ve yazarı ekleyin veya değiştirin

1. Excel 2010 veya 2013 sürümünde Dosya sekmesine tıklayın, ardından Bilgi seçeneğini belirleyin. Sonra Özellikler düğmesine tıklayıp açılır menüden Belge Bölmesini Göster seçeneğini seçin. Böylece etkin çalışma sayfanızın üst kısmında belge özelliği alanları görüntülenir ve ayrıntıları girebilir ya da değiştirebilirsiniz.

2. Belge Özellikleri Bölmesi artık çalışma alanınızın üst kısmında görünecek! Bu bölmede, gerektiğinde isim eklemek veya güncellemek için Yazar alanını kolayca düzenleyebilirsiniz. Başlık, kategoriler, durum ve konu gibi diğer üst veriler de buradan değiştirilebilir. Yazar alanında yaptığınız düzenlemelerde olduğu gibi, her alanı güncelledikten sonra değişiklikleri kaydetmek için Enter tuşuna basın.

Not: Excel’in daha yeni bir sürümünü (örneğin Office 365, Excel 2019 veya sonraki sürümler) kullanıyorsanız, “Belge Bölmesini Göster” seçeneği Özellikler açılır menüsünde görünmez. Bilgi bölümüne girdikten sonra tüm belge alanlarını görüntülemek için “Tüm Özellikleri Göster”e tıklayın ve ardından istediğiniz alanları ekleyin.

İpucu: Birden fazla yazar içeren senaryolarda açıklık ve düzen sağlamak için isimleri noktalı virgül veya virgülle ayırarak tutarlı bir adlandırma kuralı uygulamayı düşünün. Ek özelliklerin özelleştirilmesi, özellikle çok sayıda belge yönetirken çalışma kitaplarını aramayı ve sıralamayı kolaylaştırabilir.

Gelişmiş Özellikler iletişim kutusunda belge özelliklerini ve yazarı ekleyin veya değiştirin

1. Excel'de Dosya > Bilgi kısmına gidin, Özellikler seçeneğine tıklayın, ardından Gelişmiş Özellikler seçeneğini belirleyin.

2. Belge Özellikleri iletişim kutusunda, Özet sekmesi altında Yazar, Yönetici, Şirket ve diğer açıklayıcı üst veri alanlarını bulacaksınız. Gerekli düzeltmeleri yapın ve değişikliklerinizi kaydetmek için Tamam’a tıklayın.

Önlemler: Dosya özelliklerini değiştirirken, çalışma kitabınızın "Salt Okunur" olarak ayarlanmadığından ve düzenlemeler yapmak için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun. Belge özelliklerinde yapılan değişiklikler çalışma kitabının içeriğini etkilemez; ancak belge yönetimini kolaylaştırır ve düzenleyici ya da arşivleme gereksinimlerinize destek olur.

Avantajlar ve Dezavantajlar Analizi:

• Belge Bölmesi çözümü, anında düzenlemeler için son derece hızlı ve açık seçiktir; ancak bu görünüm aracılığıyla tüm üst verilere erişim sağlanamaz.
• Gelişmiş Özellikler iletişim kutusu, özellikle birden fazla veya özel belge özelliği ayarlarken daha kapsamlı denetim sağlar; ancak gezinmek için birkaç ek adıma gerek duyar.

Yazar değişikliklerini veya diğer özellikleri kaydederken sorun yaşarsanız, dosya türünün uyumlu olduğundan (örneğin eski .xls biçimleri yerine .xlsx gibi) ve belgenin parola koruması altında olmadığından emin olun. Çok nadir durumlarda, güncellenmiş özellik değerlerini görebilmek için çalışma kitabınızı kapatıp tekrar açmanız gerekebilir.

Alternatif çözüm: Belge özelliklerini Windows Dosya Gezgini ile güncelleyin

Excel içinde doğrudan düzenleme yapmak yerine, bazı belge özelliklerini uygulama dışından güncelleyebilirsiniz. Windows Dosya Gezgini'nde Excel dosyasına sağ tıklayın, Özellikler seçeneğini seçin ve ardından Ayrıntılar sekmesine gidin. Burada, çalışma kitabını açmadan yazar, başlık gibi bazı üst veri alanlarını değiştirebilirsiniz. Ancak bu yöntemin tüm belge alanlarına erişimi sınırlıdır ve birden fazla dosya için toplu düzenleme desteği sunmayabilir. Excel yüklü değilse veya çalışma kitabına doğrudan erişemiyorsanız oldukça kullanışlı olabilir.

Alternatif çözüm: Yazar özelliğini güncellemek için Excel VBA kullanın

Gelişmiş ihtiyaçlarınız için veya birden fazla dosyada güncellemeleri otomatikleştirmek amacıyla, yazar dahil belge özelliklerini değiştirmek üzere VBA (Visual Basic for Applications) kullanabilirsiniz. Özellikle tek tip yazar bilgisi gerektiren çok sayıda çalışma kitabınız varsa bu yöntem son derece faydalıdır.
VBA kullanmak için:

• Excel'i açın, Geliştirici Araçları > Visual Basic kısmına gidin.
• Açılan Microsoft Visual Basic for Applicationspenceresinde,Ekle>Modülseçeneğine tıklayın ve aşağıdaki kodu girin:

Sub SetAuthorProperty()
    On Error Resume Next
    ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Author") = "Your Name"
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
End Sub

Kodu girdikten sonra çalıştırmak için düğmesine tıklayın. Belirtilen yazar adı, Geçerli Çalışma Kitabı için otomatik olarak güncellenir. İstenilen yazar adıyla değiştirmeyi unutmayın:"Adınız".

İpucu: VBA değişiklikleri anında uygulanır ve toplu dosya işleme için son derece kullanışlıdır; ancak betikleri çalıştırmadan önce makroların etkin olduğundan ve çalışmalarınızı kaydettiğinizden emin olun.

Özetle, Excel; yazarlığı ve belge üst verilerini yönetmek için çeşitli esnek araçlar sunar. Tek dosyalar, işbirliğine dayalı projeler, e-posta yoluyla paylaşım veya belge geçmişi denetimi gibi senaryonuza en uygun yöntemi seçin. Özellikleri düzenli olarak güncellemek, belge sahipliğini netleştirir, iş akışı şeffaflığını artırır ve dosyalar el değiştirdiğinde karışıklığı önler.