Excel'de Tam Ad'ı Soyad'a göre nasıl sıralarsınız?

Bu yöntem, Excel'de tam ad içeren dizgelerden soyadı hızlıca ayırmak için Bul ve Değiştir işlevinin nasıl kullanılacağını gösterir. Soyadı ayırdıktan sonra, tam ad listesini soyadlarına göre kolayca sıralayabilirsiniz. Bu teknik, özellikle her tam ad yalnızca iki bölümden oluştuğunda (örneğin «John Smith» gibi) en iyi şekilde çalışır. İki bileşenden fazla olan isimlerde ise, doğruluk açısından ayıklama sonuçlarını dikkatlice kontrol etmeniz gerekebilir.

1. Tam adınızı içeren sütunu seçin. Sağ tıklayıp tüm sütunu kopyalayın ve orijinal verilerinizi değiştirmeden işlem yapmak üzere bitişik bir boş sütuna (örneğin B sütununa) yapıştırarak yardımcı bir sütun oluşturun.

2. Yardımcı sütun hâlâ seçiliyken, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu açmak için Ctrl+H tuşlarına birlikte basın.
İpucu: Alternatif olarak, bu iletişim kutusuna Giriş > Bul ve Seç > Değiştir yolunu izleyerek de erişebilirsiniz.

3. İletişim kutusunda, Ne Ara alanına bir boşluk karakteri ve @ simgesini, İle Değiştir alanına girin. Ardından Tümünü Değiştir'e tıklayın.

Yapılan değiştirme sayısını gösteren bir ileti belirecektir. Devam etmek için Tamam'a tıklayın.

4. Aynı sütun seçiliyken, *@ ifadesini Ne Ara alanına girin, İle Değiştir alanını boş bırakın ve Tümünü Değiştir'e tıklayın. Bu işlem, her hücreden adı kaldırarak yalnızca soyadı bırakır.

İstendiğinde Tamam'a tıklayın.

5. İşlemi tamamlamak için az önce oluşturduğunuz yardımcı sütunu seçin ve Veri > Artan (veya ihtiyacınıza göre Z'den A'ya Sırala) seçeneğine tıklayın. «Sıralama Uyarısı» açılır penceresinde Seçimi Genişlet'i seçin ve Tam Ad girdilerinizin sıralama sırasında bozulmaması için Sırala'ya tıklayın.

Sıralamadan sonra listeniz Soyad’a göre düzenlenir. Yalnızca sıralanmış Tam Ad’ı saklamak istiyorsanız, yardımcı sütunu silebilirsiniz. Ancak bu yöntemle Soyad’ı ayıklayıp sıralarken isimlerinizde İkinci Ad, baş harfler veya bileşik soyadlar varsa ekstra dikkat gerektiğini unutmayın.

Metni Sütuna Dönüştür veya Bul ve Değiştir gibi yerleşik Excel özelliklerini kullanmak yaygın olsa da, çok daha akıcı bir çözüm sunar: Gelişmiş Sıralama özelliğini Kutools for Excel içinde kullanmak. Bu özel sıralama aracı, isimlerin uzunlukları değişken olsa bile ya da ikiden fazla bölümden oluşsa bile Tam Ad’inizi Soyad’a göre doğrudan ve kolayca sıralamanızı sağlar. Özellikle doğru sonuçlar almak ve az çaba harcamak istediğiniz büyük veri kümeleri için idealdir.

Kutools for Excel, Excel verimliliğinizi artırmak için 300'den fazla pratik araca sahiptir. Tüm özelliklerini kredi kartı gerekmeden 30 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.Şimdi Edinin

1. Tam Ad sütununuzu seçin ve ardından sıralama iletişim kutusunu etkinleştirmek için KUTOOLS PLUS > Gelişmiş Sıralama yoluna gidin.

2. Gelişmiş Sıralama iletişim kutusunda istediğiniz sıralama koşullarını ayarlayın: sıralanacak sütunu seçin, Soyad seçeneğini Sıralama Ölçütü altında belirleyin, tercih ettiğiniz sıralama düzenini (A'dan Z'ye veya Z'den A'ya) seçin ve son olarak Tamam'a tıklayın.

Listeniz artık birkaç tıklamayla Soyad’a göre sıralanmış şekilde görünecektir! Bu yöntem, yanlışlıkla karışık sıralamayı önler ve size kıymetli zaman kazandırır.

Pek çok kullanıcı için, standart Tam Ad yapılarıyla uğraşırken kayıtları sıralamak amacıyla Excel formülleriyle Soyad'i ayıklamak esnek ve tekrarlanabilir bir yoldur. Bu teknik, büyük listeler için isim ayıklamayı otomatikleştirmek istiyorsanız faydalıdır ve isimleriniz her zaman «Ad Soyad» biçimini takip ediyorsa özellikle etkilidir. Ancak İkinci Ad veya çok kelimeli soyadlar içeren isimlerde formüller ayarlama veya daha karmaşık mantık gerektirebilir.

1. Tam adınızın yanındaki boş bir sütuna (örneğin, isimleriniz A2 hücresinden başlıyorsa B2 hücresine) aşağıdaki formülü girin:

=TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))))))

Bu formül, "Tam Ad" içindeki en sağdaki kelimeyi ayıklar. Bunun için son boşluğu «@» işaretiyle değiştirir ve ardından bu işaretin sağındaki tüm içeriği çeker. Verileriniz farklı bir sütunda yer alıyorsa, A2 referansını buna uygun şekilde güncelleyin.

2. Enter tuşuna basın, ardından formülü yardımcı sütundaki ilgili tüm satırları dolduracak şekilde aşağı sürükleyin. Bu adım, her Tam Ad için bir Soyad sütunu oluşturur.

3. Soyadınız ayıkladıktan sonra hem Tam Ad hem de yardımcı sütunu seçin ve ardından Veri > Sırala yoluna tıklayın. Sıralama iletişim kutusunda, sıralama ölçütü olarak yardımcı sütunu (Soyad’ı içeren) seçin. Artan veya azalan sıralamayı ihtiyacınıza göre uygulayın.

İpucu: Sıralamayı tamamladıktan sonra yardımcı sütun artık gerekmiyorsa, onu gizleyebilir veya silebilirsiniz. Verilerinizde İkinci Ad varsa, formülü (örneğin MID ve SEARCH işlevlerini kullanarak bölmek suretiyle) daha da özelleştirmeniz gerekebilir.