Excel'de hücre girişini yalnızca sayısal değerlere veya önceden tanımlanmış bir listeye nasıl kısıtlayabilirim?

Hücre girişini yalnızca tam sayılara veya belirli bir aralıktaki sayılara sınırlamak, özellikle finansal tablolar, not defterleri veya envanter listeleri için son derece kullanışlıdır. Bu kısıtlama, negatif sayıların uygun olmadığı durumlarda ya da izin verilen aralığın dışına çıkan değerler gibi geçersiz girişleri önlemeye yardımcı olur. Excel’in Veri Doğrulama özelliğini kullanarak bunu şu şekilde ayarlayabilirsiniz:

1. Sayısal değer girişi yapmanıza izin vermek istediğiniz hücre aralığını seçin (örneğin, B2:B20), ardından araç çubuğundan Veri > Veri Doğrulama seçeneğine tıklayın.

İpucu: Doğrulama ayarlamadan önce doğru aralığı seçmek, yalnızca istenen hücrelerin kısıtlanmasını sağlar.

2. Veri Doğrulama iletişim kutusunda, Ayarlar sekmesinde aşağıdakileri yapın:

(1) Yalnızca tamsayı girişine ihtiyacınız varsa, Tam sayı seçeneğini İzin Ver açılır menüsünden seçin; ondalıklı sayılar için ise Ondalık seçeneğini belirleyin.
  
(2) Veri açılır menüsünden senaryonuza uygun olarak arasında, büyüktür veya küçüktür gibi kısıtlama türünüzü seçin.
(3) Belirli sınırları girin (örneğin, bir aralık için)Minimum ve Maksimum ya da ilgili durumlarda Uzunluk).

3. Kuralı uygulamak için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık bu hücrelere yalnızca belirttiğiniz türde sayılar girilebilir. Birisi izin verilen aralığın dışına bir değer girmeye çalışırsa, Excel bir hata mesajı gösterir ve girişi engeller. Bu yöntem, yaş (örneğin 16 ile 99 arasında olmalı), puanlama sayfaları (0 ile 100 arasındaki sayılar) ve bütçe formları gibi senaryolarda idealdir.
Pratik İpuçları: Geçersiz bir giriş denendiğinde özel rehberlik sunmak için hata uyarısını veya giriş mesajını özelleştirebilirsiniz. Ayrıca tutarlı bir veri yapısı korumak için bu kuralları Tüm Sütunları Sırala alanına da uygulamayı düşünün. İzin verilen aralığı daha sonra değiştirmeniz gerekiyorsa, etkilenen hücreler için Veri Doğrulama ayarlarına yeniden gidin.

Not: Bu yöntem yalnızca sayısal hücre değerlerini kısıtlar. Metin temelli kısıtlamalar oluşturmak için bir sonraki bölüme başvurun. Aynı doğrulamanın formül içeren hücrelere uygulanması genellikle hatalara yol açar; bu nedenle uygulamadan önce verilerinizi mutlaka iki kez kontrol edin.

Kutools for Excel ile giriş, yalnızca sayısal değerlere (tam ve ondalık sayılara) sınırlandırılabilir ya da belirli istenmeyen karakterler daha esnek ve hızlı bir şekilde engellenebilir. Giriş Sınırlandırma özelliği, hangi karakterlere izin verileceğini veya hangilerinin kısıtlanacağını —sayılar, harfler hatta bireysel özel semboller dahil olmak üzere— tam olarak ayarlamanıza olanak tanır. Bu özellik, yalnızca sayısal kimliklerin kabul edildiği formlarda veya verilerin kesinlikle sadece sayı girişiyle uyumlu olması gereken hassas tablolarda büyük fayda sağlar.

Bu seçeneği kullanmak için:

1. Yalnızca sayısal değerlere izin vermek veya belirli istenmeyen karakterleri engellemek istediğiniz hücre aralığını seçin. Ardından, Kutools sekmesine gidin ve Giriş Sınırlandırması > Giriş Sınırlandırması seçeneğine tıklayın.

   

2. Giriş Sınırlama iletişim kutusunda, yalnızca tam sayılar veya ondalık sayılar girmeye izin vermek için “Yalnızca belirtilen karakterlerin girişi izinli” seçeneğini işaretleyin ve virgülle ayrılmış haneleri girin.

   

3. Sınırlı bir aralıktaki harfleri engellemek için “Belirtilen karakterlerin girişi yasaklandı” seçeneğini işaretleyin ve kısıtlamak istediğiniz karakterleri girin.

   

4. Tamam’a tıklayın.

Ayarlandığında, izin verilmeyen herhangi bir karakter uyarı verir ve girişi engeller. En iyi sonuçlar için başlık veya formül içeren hücreleri dahil etmediğinizden emin olun; aksi takdirde gereksiz uyarılar alabilirsiniz.
Uyarı: Hem sayı hem de ondalık noktaya izin vermeniz gerekiyorsa, ondalık ayarını kontrol edin. Giriş beklenmedik şekilde engelleniyorsa, iletişim kutusundaki karakter filtrelerinizi gözden geçirin.

Belirli bir alanda yalnızca spesifik metin girişlerinin kabul edilebilir olduğu durumlarda (örneğin departman adları, kategoriler veya proje kodları), Excel’de bir Açılır Liste oluşturmak yetkisiz veya yanlış yazılmış girişleri önler. Bu yaklaşım, paylaşılan formlarda veya raporlarda girişleri standartlaştırarak tutarlılığı sağlar ve veri temizleme için harcanan süreyi azaltır. Böyle bir kısıtlama oluşturmak için:

1. İzin verilen Metin Listesi’ni önceden hazırlayın; örneğin, izin verilen adları aşağıdaki gibi A2:A10 aralığına yerleştirin:

2. Kısıtlamak istediğiniz aralığı seçin (örneğin, B2:B20), ardından Veri > Veri Doğrulama öğesine gidin.

3. Veri Doğrulama iletişim kutusunda, Ayarlar sekmesinde:
(1) Liste seçeneğini İzin Ver açılır menüsünden seçin.
(2) Hücre içi açılır liste seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun.
(3) Kaynak kutusuna, izin verilen değerleri içeren aralığı girin veya seçin; örneğin, A2:A10.

4. Kurulumu tamamlamak için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık hedef aralıktaki herhangi bir hücreye tıkladığınızda, bir açılır menü oku görüntülenir. Kullanıcılar, önceden tanımlanmış listenizden seçim yapmak zorundadır; bu da yetkisiz veya yanlış yazılmış girişleri engeller. Bu yöntem, raporlama için tutarlılığın kritik öneme sahip olduğu ana veri alanları veya kategorilerde özellikle değerlidir.


Ek kullanıcı dostu özellikler için ayrıca Giriş Mesajı (“Lütfen listeden bir departman adı seçin” gibi) özelleştirebilir ve neden bir girişin reddedildiğini açıklayan özel bir Hata Uyarısı ayarlayabilirsiniz.

İpucu: Kaynak listenizi güncellerseniz, açılır menüleriniz otomatik olarak yeni seçenekleri içerir. Büyük sayfalarda kullanırken, kaynak yönetimi için adlandırılmış aralıkları tercih etmeyi düşünün.

Bazı çalışma senaryolarında—örneğin kimlik atama, envanter listeleri veya ödeme kayıtları—her girişin karışıklıkları ve sonradan oluşabilecek hataları önlemek için benzersiz olması gerekir. Yinelenenleri manuel olarak kontrol etmek, özellikle büyük veri kümelerinde hem sıkıcı hem de hataya açıktır. Kutools for Excel, Tekrarlanan Girişleri Önle yardımcısıyla bu soruna basit ve etkili bir çözüm sunar.

Bunu uygulamak için: Hedef sütununuzu veya listenizi seçin, ardından Kutools > Tekrarlanan Girişleri Önle öğesine tıklayın. Bu yardımcı program, girişlerinizi gerçek zamanlı olarak izler; girilen herhangi bir yinelenen değer için bir uyarı mesajı alır ve yinelenen giriş reddedilir.

Tavsiye: Bu özellik, fatura numaraları veya kayıt kodları gibi benzersizliğin kritik olduğu alanlarda en iyi şekilde işe yarar. Etkinleştirmeden önce, sütununuzdaki Kaynak Veri değerlerinin zaten benzersiz olduğundan emin olun ya da en iyi performans için mevcut yinelenenleri temizleyin. Yinelenen girişlere yeniden izin vermeniz gerekiyorsa, Kutools’taki yardımcı programı devre dışı bırakmanız yeterlidir.
Kalıcı hata bildirimleriyle karşılaşırsanız, aynı sütundaki formüllerin çakışan sonuçlar üretmediğinden ve gizli satırlarda Yinelenen Değerler bulunmadığından emin olun.

Veri Doğrulama özelliğine ek olarak, mantıksal formüller belirli bir aralığın dışındaki girişleri işaretleyerek görsel denetimlerde veya özel uyarılar oluştururken özellikle etkili olabilir. Örneğin, Koşullu Biçimlendirme kullanarak geçersiz girişleri gerçek zamanlı olarak vurgulayabilir ve paylaşılan ya da işbirlikçi sayfalarda kalite kontrolünü kolaylaştırabilirsiniz.

1. Sayısal verileriniz C2:C20 aralığında yer alıyorsa, bitişik bir sütuna (örneğin D2 hücresine) aşağıdaki formülü girin:

=IF(AND(ISNUMBER(C2),C2>,=10,C2<,=100),"OK","Out of Range")

2. Onaylamak için Enter tuşuna basın. Bu formülü verilerinizin yanına aşağı doğru kopyalayın. Böylece 10 ile 100 arasındaki sayılar için otomatik olarak “TAMAM”, diğer durumlarda ise “Aralık Dışı” yazacaktır.

İpucu: Hızlı hata denetimi için, "Aralık Dışı" hücreleri bir renkle vurgulamak üzere Koşullu Biçimlendirme kullanın. Bu yöntem girişleri engellemez; ancak anında geri bildirim sağlar ve veri raporlama veya pano oluşturma gibi işlemlerde kullanılan veri kümelerinin kalitesini korumaya yardımcı olur.

Daha karmaşık kısıtlamaları zorunlu kılmak veya giriş doğrulamasını otomatikleştirmek isteyen ileri düzey kullanıcılar için, girdileri önceden tanımlanmış bir listeye sınırlayan basit bir VBA makrosu kullanılabilir. Bu yöntem, özellikle otomatik formlar, özel iletişim kutuları ve toplu veri girişi senaryolarında son derece kullanışlıdır.

1.Geliştirici Araçları>Visual Basicöğesine gidin; bu işlem Microsoft Visual Basic for Applicationspenceresini açar.Ekle>Modülseçeneğine tıklayıp aşağıdaki kodu yapıştırın:

Sub ApplyListValidation()
'Updated by Extendoffice

    Dim target As Range
    Dim validList As Variant
    Dim listText As String
    Dim xTitleId As String

    xTitleId = "Kutools for Excel"

    validList = Array("Apple", "Banana", "Orange", "Grape", "Peach")

    listText = Join(validList, ",")

    On Error Resume Next
    Set target = Application.InputBox("Select cells to restrict to list:", _
                                      xTitleId, Selection.Address, Type:=8)
    On Error GoTo 0
    If target Is Nothing Then Exit Sub

    With target.Validation
        .Delete                               ' remove existing validation
    End With

    target.Validation.Add Type:=xlValidateList, AlertStyle:=xlValidAlertStop, _
                          Operator:=xlBetween, Formula1:=listText
    With target.Validation
        .IgnoreBlank = True
        .InCellDropdown = True
        .ShowInput = True
        .InputTitle = "Allowed values"
        .InputMessage = "Choose from the list."
        .ShowError = True
        .ErrorTitle = xTitleId
        .ErrorMessage = "Entry must be one of: " & Replace(listText, ",", ", ")
    End With
End Sub

2. Makroyu çalıştırmak için () düğmesine tıklayın) ve kısıtlamaları uygulamak istediğiniz aralığı seçin.

Seçili hücrelere, yalnızca sabit listeden değer girilmesine izin veren bir veri doğrulama Açılır Liste eklenecektir.

Bu makro, girdilerin her zaman ürün veya lokasyon kodları gibi şirket onaylı bir listeyle eşleşmesi gereken durumlarda oldukça kullanışlıdır. Gereksinimlerinize uygun hale getirmek için validList kısmını güncelleyin. Makroları çalıştırmadan önce verilerinizin yedeğini almayı ve güvenlik ayarlarınızda makroları etkinleştirmeyi unutmayın.