Outlook’tan gönderdiğiniz tüm e-postalara otomatik olarak gizli kopya (Bcc) nasıl eklenir?

Outlook’ta e-posta yazarken, her gönderdiğiniz mesaja bir yönetici, başka bir kişisel hesap veya arşivleme amacıyla gizli bir alıcı eklemeniz gerekebilir; ancak diğer alıcıların bu kişiyi bilmesini istemezsiniz. Standart Gizli Karbon Kopya (Bcc) özelliği, bu tür “görünmez” alıcıları eklemenize ve e-posta adreslerinin diğer alıcılardan gizli kalmasını sağlar. Ancak Outlook’un yerleşik iş akışı, her e-posta gönderdiğinizde Bcc alanını manuel olarak açmanızı ve istenen alıcının e-posta adresini girmenizi gerektirir. Bu tekrarlayan manuel işlem, özellikle aynı adrese sık sık Bcc eklemeniz gereken kullanıcılar için yorucu ve hata yapmaya açık olabilir. Süreci kolaylaştırmak adına, giden tüm e-postalara otomatik olarak Bcc eklemek zaman kazandırır ve tutarlılığı garanti eder. Aşağıdaki makale, Outlook’ta e-postalara otomatik Bcc eklemek için adım adım çözümler sunmakta; bunların değerini, pratik kullanımını ve dikkat edilmesi gereken noktaları açıklamaktadır.

• VBA kullanarak Outlook'ta varsayılan Otomatik BCC
• VBA kullanarak Outlook'ta Otomatik BCC

---

VBA kullanarak Outlook'ta varsayılan Otomatik BCC

Outlook, gönderdiğiniz her e-postaya otomatik olarak bir alıcıyı Bcc olarak eklemek için yerleşik bir özelliğe sahip değildir. Ancak VBA (Visual Basic for Applications) kullanarak, giden tüm e-postalara belirtilen Bcc adresini otomatik olarak ekleyen özel bir kural oluşturabilirsiniz. Bu yöntem, ileri düzey kullanıcıların tam kontrol sağlamasını sağlar; ancak dikkatli kurulum ve güvenlik uyarılarına karşı özen gerektirir.

Uygulanabilir Senaryolar: Outlook’un betik düzenleyicisini özelleştirmeye alışkın olan ve Hesap Türü veya mesaj koşullarından bağımsız olarak evrensel, arka planda çalışan bir Bcc çözümüne ihtiyaç duyan kullanıcılar için idealdir. Bu yöntem harici eklentilere gerek duymaz ve tüm standart Outlook sürümlerinde sorunsuz çalışır.

Sınırlamalar: VBA yöntemi, web için Outlook (Outlook Çevrimiçi), Mac sürümleri veya mobil cihazlarda resmi olarak desteklenmez. Makrolar, bazı kurumsal ortamlarda güvenlik politikaları nedeniyle devre dışı bırakılmış olabilir. Ayrıca, Bcc adresiniz değişirse kodun güncellenmesi gerekir; hatta kod, Outlook’un bazı yükseltme veya yeniden yükleme işlemleri sonrasında korunmayabilir.

Outlook’ta otomatik Bcc kuralı oluşturmak için aşağıdaki VBA kodunu kullanabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki adımları dikkatlice uygulayın:

1. Alt+F11 tuşlarına birlikte basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açın.

2. Sol taraftaki Proje bölmesinde, kod penceresini açmak için ThisOutlookSession öğesine çift tıklayın. Ardından aşağıdaki VBA kodunu bu pencereye yapıştırın. Görsel rehberlik için ekran görüntüsüne göz atın:

VBA kodu: Tüm e-postalar gönderilirken Otomatik BCC

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

Parametre Açıklaması ve Pratik İpuçları:
Kodda yer alan "SomeEmailAddress@domain.com" kısmını, Bcc kopyalarını almasını istediğiniz e-posta adresiyle değiştirdiğinizden emin olun. Uygunluk veya arşivleme amacıyla bireysel bir kişi, bir grup ya da alternatif hesabınızı bile belirtebilirsiniz. Geçerli bir e-posta formatı kullandığınızdan ve hassas bilgilerin yanlış yönlendirilmesini önlemek için girdinizi iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

3. VBA Düzenleyici’de Dosya > Kaydet seçeneğine tıklayın, ardından Microsoft Visual Basic for Applications penceresini kapatın.

Kod etkinleştirildikten sonra, Outlook masaüstü sürümünü (Windows) kullanarak e-posta gönderdiğiniz her seferde belirttiğiniz Bcc alıcısı, Bcc alanını manuel olarak açmanıza ya da adresi tekrar girmenize gerek kalmadan otomatik olarak eklenecektir. Bu çözüm, denetim izlerini korumak veya uyumluluk amacıyla sessizce bir kopya almanız gereken durumlarda özellikle etkilidir.

Önlemler ve Sorun Giderme:
• Bu özelliğin çalışması için Outlook’ta makroların etkinleştirilmiş olması gerekir. Betik çalışmıyorsa, makro güvenlik ayarlarınızı “Güven Merkezi” bölümünden kontrol edin.
• Makrolar etkinleştirildikten sonra e-posta gönderirken bazı standart güvenlik uyarıları görünebilir; bunlar ortamınızı korumaya yardımcı olur.
• Outlook yeniden başlatıldıktan sonra makronun otomatik olarak çalışması için betiğin “ThisOutlookSession” altında kaydedildiğinden emin olun.
• Bcc eklenmiyorsa, E-posta Adresi alanında yazım hatası olmadığından ve Outlook’un makro ayarlarının imzalı kodlara izin verdiğinden emin olun.
• Artık aynı alıcıya Bcc yapmak istemiyorsanız, kodu güncellemeyi veya kaldırmayı unutmayın.
• VBA betikleri yalnızca Windows için Outlook masaüstü sürümlerinde desteklenir; Outlook Web Uygulaması’nda veya Mac’te çalışmaz.

---

VBA kullanarak Outlook'ta Otomatik BCC

VBA çözümü programlamaya dayalı bir yaklaşım sunarken, betiklerle tanışık olmayanlar veya makroların kısıtlandığı ortamlarda çalışan kullanıcılar için korkutucu hatta uygunsuz görünebilir. Daha sezgisel ve esnek bir yöntem arayanlar için Kutools for Outlook, programlama gerektirmeden tüm ya da yalnızca belirli giden e-postalara otomatik olarak Bcc eklemenizi sağlayan kullanıcı dostu ve görsel bir çözüm sunar.

Kutools for Outlook yüklendikten sonra, gönderdiğiniz tüm e-postalara otomatik olarak Bcc eklemek için lütfen aşağıdaki adımları izleyin:

1. Outlook’ta Kutools sekmesine tıklayın, Otomatik CC / BCC seçeneğini seçin ve ardından açılır liste menüsünden Kuralları Yönet seçeneğini belirleyin. Bu işlem, kural yönetimi penceresini açar.

2. Otomatik CC/BCC Yönetimi iletişim kutusunda yeni bir kural oluşturmak için Yeni düğmesine tıklayın.

3. Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, Bcc’nin ne zaman uygulanacağını belirleyen koşulları tanımlayın. Örneğin, kuralı belirli türdeki e-postalara sınırlamak için “İçerik – belirli kelimeleri içeriyor” seçeneğini seçebilir veya kuralın gönderdiğiniz her mesaja uygulanması için tüm ölçütleri boş bırakabilirsiniz. Bir koşul belirtmek için altı çizili metne (örneğin "belirli kelimeler") tıklayın ve ayrıntılarınızı girin.

4. Metin İçerir iletişim kutusunda, koşul olarak kullanmak istediğiniz her kelimeyi veya ifadeyi eklemek için Yeni düğmesine tıklayın.

5. Arama metni iletişim kutusunda, Yeni arama anahtar kelimesi alanına bir kelime veya ifade yazın, Ekle’ye tıklayın ve ardından Tamam’a tıklayın. İpucu: Birden fazla arama kelimesi eklemek için her kelimeyi ayrı ayrı yazın ve “Tamam”a tıklamadan önce her biri için “Ekle”ye tıklayın.

6. Metin İçerir iletişim kutusuna geri dönerek, gerektiğinde daha fazla kelime eklemeye devam edebilirsiniz. Aynı alana birlikte girilen kelimeler “VE” mantığıyla (hepsi bulunmalı); Yeni düğmesiyle ayrı ayrı eklenen kelimeler ise “VEYA” mantığıyla (herhangi biri tetikleyebilir) çalışır. Kaydetmek için Tamam’a tıklayın.

7. Kural Sihirbazı iletişim kutusuna dönerek herhangi bir ek koşul belirtebilir veya gerekmiyorsa doğrudan İleri’ye tıklayarak işleme devam edebilirsiniz.

8. Sonraki Kural Sihirbazı bölmesinde, isteğe bağlı olarak herhangi bir istisna tanımlayabilir veya doğrudan İleri’ye tıklayarak ilerleyebilirsiniz.

9. Son Kural Sihirbazı adımında, kuralı daha sonra tanıyabilmeniz için Kural Adı kutusuna bir ad girin. Ayrıca, Kural Açıklamaları kutusuna açıklama ekleyebilir, Bcc alıcısını belirlemek için Alıcı düğmesine tıklayabilir ve istediğiniz kural yürütme seçeneklerini seçebilirsiniz. Kurulumunuzu onaylamak için Tamam’a tıklayın.

10. Yeni kuralın Otomatik CC/BCC Yöneticisi içinde işaretli olduğundan emin olun, ardından iletişim kutusunu kapatmak için Tamam’a tıklayın.

11. Son olarak, kuralınızı etkinleştirmek için Outlook’ta Kutools > CC / BCC > Etkinleştir bölümüne gidin.

Görünür pencerede seçiminizi onaylamak için Tamam düğmesine tıklayın.

Bu adımları tamamladıktan sonra Bcc kuralınız aktif hale gelir ve kural ayarlarınıza uyan tüm e-postalar otomatik olarak belirlediğiniz alıcı(lar)a Bcc ile gönderilir. Kuralı her zaman uygulanacak şekilde ayarlarsanız, tüm giden e-postalara arka planda sorunsuzca Bcc eklenir.

Avantajlar ve Ek İpuçları:
• Grafiksel arayüz sayesinde hiç kod yazmanıza gerek kalmaz.
• Departmana özel Bcc adresleri veya anahtar kelime/alıcıya göre istisnalar gibi farklı ihtiyaçlar için birden fazla kural oluşturabilirsiniz.
• Aynı yöntemle otomatik Cc kuralları da ayarlayabilirsiniz.
• Özellikleri kaldırmadan tek tek kuralları kolayca etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz.
• Kurallar, Otomatik CC/BCC Yönetimi penceresinden işaretini kaldırarak ya da araç çubuğundan özelliği kapatılarak askıya alınabilir.
• Bu çözüm, güvenilirlik ve koşula dayalı ayrıntılı kurallar arayan kullanıcılar için idealdir; hem yeni başlayanlar hem de sınırlı izinlere sahip kurumsal ortamlar için uygundur.

Not:
(1) Bu işlevi kullanarak hem otomatik CC hem de BCC kurallarını ayarlayabilirsiniz.
(2) İş akışınızın gereksinimlerine göre birden fazla özelleştirilmiş kural oluşturabilir, yönetebilir ve bunları istediğiniz zaman açıp kapatabilirsiniz.
(3) Tüm kuralları geçici olarak devre dışı bırakmak için Kutools sekmesindeki Etkinleştir düğmesine tıklayın; belirli kuralları devre dışı bırakmak için ise Otomatik CC/BCC Yönetimi iletişim kutusundaki ilgili kural adlarının önündeki onay kutucuklarını temizleyin.

---

Sorun Giderme ve En İyi Uygulama Önerileri:
• Otomatik Bcc kurallarınızı önemli yazışmalar için kullanmadan önce, mutlaka hassas olmayan bilgilerle kapsamlı bir şekilde test edin.
• Bir kural beklendiği gibi çalışmıyorsa (VBA ya da Kutools yöntemiyle olsun), özelliğin etkin olduğundan, alıcı adresinin doğru olduğundan ve kullandığınız Outlook sürümünün ilgili yöntemi desteklediğinden emin olun.
• Şirket gizlilik politikalarına dikkat edin: Hassas e-postaların kopyalarını — kendinize bile olsa — otomatik göndermek, bazı kuruluşların veri işleme gereksinimlerine uygun olmayabilir.
• Otomatik yanıt veren bir adrese Bcc atarak döngü oluşumundan kaçının; bu durum, gereksiz veya tekrarlayan e-postalara yol açabilir.

---

İlgili makale:

Outlook’ta kendimi her zaman otomatik olarak CC’ye nasıl ekleyebilirim?