Outlook’ta e-postaları aya göre nasıl gruplandırır veya sıralarsınız?

Varsayılan olarak, Outlook Gelen Kutusu’ndaki e-postaları Alma Tarihi’ne göre sıralar ve genellikle kronolojik düzende görüntüler. Ancak birçok kullanıcı, yazışma alışkanlıklarını incelemek, etkinlikleri takip etmek ya da belirli bir ayın iletilerini denetlemek gibi amaçlarla e-postalarını aylık temelde analiz etmek veya yönetmek ister. Ne yazık ki Outlook, tüm e-postaları alınma ayına göre doğrudan sıralamak veya gruplandırmak için yerleşik bir özelliğe sahip değildir. Bu makalede, bu sınırlamayı aşmak için özel bir alan oluşturacak ve VBA koduyla iletilerinizi aya göre kategorize edecek pratik bir çözüm bulacaksınız; böylece aylık analizleriniz çok daha verimli hale gelecek.

E-postaları aya göre gruplandırmak veya sıralamak, proje etkinliğini kontrol etmeniz, aylık raporlar hazırlamanız veya posta kutunuzu daha yönetilebilir hale getirmeniz gerektiğinde özellikle yararlıdır. Bu yöntem, hem profesyonel hem de kişisel posta kutusu yönetimi için eşit şekilde uygundur ve farklı dönemler için e-postaları arşivlerken de kullanılabilir.

Outlook’ta VBA kodu kullanarak e-postaları aya göre gruplandırın veya sıralayın

Alternatif çözüm: VBA kullanmak istemiyorsanız, belirli bir ay için e-postaları bulmak üzere Outlook’un arama özelliğini ya da aylık yazışmaları görüntülemek için Filtre Koşullarını Ayarla seçeneğini kullanabilirsiniz. Ayrıntılar için alternatif çözümler bölümüne bakın.

---

Outlook’ta VBA kodu kullanarak e-postaları aya göre gruplandırın veya sıralayın

Bu çözüm, posta klasörünüzde 'Ay' adında yeni bir sütun oluşturmanızı sağlar. Ardından, her e-postanın alınma ayını otomatik olarak 'Ay' sütununa yazmak için VBA kodu kullanırsınız. İşlem tamamlandığında, e-postalarınızı bu sütuna göre kolayca sıralayabilir veya gruplandırabilirsiniz. Bu yöntem, büyük miktarda e-posta işliyorsanız veya düzenli aylık özetlere ihtiyacınız varsa idealdir; çünkü her iletiyi manuel olarak filtrelemeye kıyasla zaman kazandırır.

Önce, e-postaları aya göre düzenlemek istediğiniz klasörü açın. Ardından, Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde Görünüm sekmesindeki Görünüm Ayarları düğmesini bulun ve tıklayın. Bu işlem, e-postalarınızın nasıl görüntülendiğini özelleştirmenizi sağlayan ayarları açar.

Not: Outlook 2007 kullanıcıları, gerekli ayarlara ulaşmak için Görünüm > Geçerli Görünüm > Geçerli görünümü özelleştir yolunu izlemelidir.

Gelişmiş Görünüm Ayarları/Görünümü Özelleştir iletişim kutusu açıldığında, geçerli ileti görünümünüzde sütun eklemenizi sağlayan Sütunlardüğmesine tıklayın (bazen)Alanlar olarak etiketlenir).

Sütunları Göster/Alanlar iletişim kutusunda, alan oluşturma penceresini açmak için Yeni Sütun(veya)Yeni Alan) seçeneğine tıklayın. Ay metnini Ad alanına yazın ve Tür ile Biçim kutularının ikisinin de Metin olarak ayarlandığından emin olun. Onaylamak için Tamam düğmesine tıklayın. Türü Metin olarak atamak çok önemlidir; çünkü yaklaşan makro, ay adını Metin Biçimi’nde (örneğin "Oca", "Şub" vb.) yazar.

Yeni sütunu ekledikten sonra, Sütunları Göster/Alanlar iletişim kutusuna geri dönün. Ay girişini Bu sırada şu sütunlar gösterilsin listesinde seçin ve Yukarı Taşı düğmesini kullanarak hemen Alındı sütununun altına yerleştirin. Sütunları bu şekilde sıralamak, Alma Tarihi ile ayın karşılaştırılmasını kolaylaştıracak şekilde yan yana görünmelerini sağlar. Son olarak değişiklikleri kaydetmek için Tamam düğmesine tıklayın.

Tamam düğmesine tıklayarak iletişim kutusundan çıktığınızda, klasör görünümünüz artık yeni Ay sütununu içerecektir.

Bu klasördeki tüm e-postalara VBA makrosunu uygulamak için her iletiyi seçmeniz gerekir. Klasör içinde herhangi bir e-postaya tıklayın ve hepsini aynı anda seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın. Tüm e-postaları seçmek, makronun klasördeki her öğeyi işlemesini sağlar.

Not: Okuma Bölmesi etkinse, daha iyi performans için kapatmanız önerilir. Görünüm > Okuma Bölmesi > Kapalı yolunu izleyin. Bu işlem, çok sayıda e-posta işlerken görüntüleme ve seçim sorunlarını önler.

VBA düzenleyicisini açmak için Alt + F11 tuşlarına aynı anda basın. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, kodunuz için yeni bir modül oluşturmak üzere Ekle > Modül seçeneğine tıklayın.

Aşağıdaki VBA makrosunu yeni oluşturulan modüle kopyalayıp yapıştırın. Bu kod, seçili her e-postanın Alma Tarihi okur, ayı çıkarır ve özel 'Ay' alanına yazar.

VBA: E-postaları aya göre sıralayın veya gruplandırın

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

Kodu yerleştirdikten sonra, makroyu çalıştırmak için VBA düzenleyicisinde F5 tuşuna basın. Yürütmeden önce ilgili tüm e-postaların seçili olduğundan emin olun. Herhangi bir istem veya izin iletişim kutusu görürseniz, işleme devam etmek için onaylayın.

Makro çalıştırıldıktan sonra, klasörünüzdeki her e-posta için 'Ay' sütununun dolduğunu göreceksiniz; burada her öğenin alındığı ay gösterilir. E-postaları aya göre sıralamak için Ay sütun başlığına tıklayın. Bu şekilde yapılan sıralama, e-postaları alındıkları aya göre düzenler. Yazışma eğilimlerini incelemek ya da arşiv raporları hazırlamak için bu özellik son derece pratiktir.

Yalnızca sıralamakla kalmayıp tüm e-postaları aya göre gruplandırmak istiyorsanız, Ay sütun başlığına sağ tıklayın ve bağlam menüsünden Bu Alana Göre Gruplandır seçeneğini seçin. Bu işlem, aylık yazışma hacimlerinin görünürlüğünü artırır ve e-postalarınızı her ay için daraltılabilir/genişletilebilir gruplar halinde düzenler.

Sorun Giderme ve İpuçları: 'Ay' sütunu doğru şekilde doldurulmuyorsa, talimatlar uyarınca Koşul Adı’nı ve türünü **tam olarak** kullandığınızdan emin olun. Bu makro yalnızca seçili e-postaları işler; bu nedenle yanlışlıkla hiçbir şeyin filtrelenmemesine dikkat edin. Bazen binlerce e-posta içeren büyük klasörlerin işlenmesi daha uzun sürebilir—Outlook yanıt vermeyi durdurursa, işlemin tamamlanmasını sabırla bekleyin veya e-postaları daha küçük toplu işler hâlinde işleyin.
VBA makrolarını çalıştırırken dikkatli olun; Outlook’un güvenlik ayarları, makroları etkinleştirmenizi veya izinleri yapılandırmanızı gerektirebilir. Öğe özelliklerini değiştiren betikleri çalıştırmadan önce her zaman önemli verilerinizi yedeklemeyi unutmayın. Ayrıca, yeni e-posta aldıktan sonra makroyu tekrar çalıştırmak, bu yeni öğeler için 'Ay' değerlerini güncelleyecektir.

Avantajlar ve sınırlamalar: Bu yaklaşım son derece esnektir ve tüm Outlook klasörleriyle sorunsuz çalışır; ancak doğru şekilde uygulayabilmek için VBA düzenleyiciye aşina olmanız gerekebilir. Gruplandırma özelliği, harici araçlara gerek kalmadan hızlı aylık analizler yapmanıza olanak tanır. Öte yandan, VBA kullanmak; yaptığınız değişikliklerin yalnızca kendi Outlook profilinizde kalacağı ve başka cihazlara veya kullanıcılara ayrı ayrı uygulanmadıkça otomatik olarak senkronize olmayacağı anlamına gelir.

Pratik ipucu: Ay bazında sıraladıktan veya gruplandıktan sonra, her dönemin e-postalarını daha da filtreleyebilir, kategorize edebilir ya da dışa aktarabilirsiniz. Yeni e-postalardaki 'Ay' alanını gerektiğinde güncellemek için makroyu tekrarlayan kullanımlara uygun şekilde kaydedin.

---

Alternatif çözüm: Alındığı aya göre e-postaları filtreleyin veya arayın

VBA makrolarını kullanmak istemiyor veya yerleşik bir yöntem tercih ediyorsanız, Outlook’un arama ve filtre işlevleri belirli bir aydan gelen e-postaları görüntülemenizi sağlar:

• Posta klasörünüzün üst kısmında bulunan arama çubuğuna gidin.
• Yazın received: January 2024 (veya gerektiğinde ay ve yılı ayarlayın). Outlook, o dönemdeki Alınan klasörlerini listeler.
• Daha gelişmiş filtreler için Arama Araçları > Tarihe Göre Ara komutlarını kullanabilir veya Belirli bir Tarih Aralığı içindeki iletileri görüntülemek için Görünüm Ayarları’na bir filtre ekleyebilirsiniz (örneğin 1 Ocak ile 31 Ocak arasında).

Bu çözüm hızlıdır ve özel alanlar veya kod gerektirmez; ancak doğrudan gruplama veya sıralamaya olanak tanımaz ve ilgilenilen her ay için tekrarlanmalıdır.

Başka bir alternatif, belirli bir ayda gelen öğeleri görsel olarak vurgulamak ve bir bakışta incelemeyi kolaylaştırmak için Outlook’un Koşullu Biçimlendirme Kullan özelliğini kullanmaktır. Bunu yapmak için Görünüm > Görünüm Ayarları > Koşullu Biçimlendirme Kullan yolunu izleyin ve alma tarihine göre bir kural ekleyin.