Outlook’ta tüm klasörlerdeki toplam e-posta sayısını nasıl hesaplayabilirsiniz?

Varsayılan olarak, Outlook, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi Gezinme bölmesindeki her klasör adının yanında okunmamış e-posta sayısını görüntüler. Ancak bazen klasörlerinizdeki hem okunmuş hem de okunmamış tüm öğelerin veya e-postaların toplam sayısını belirlemeniz gerekebilir. Örneğin, e-posta iş yükünüze genel bir bakış atmak, arşiv hacminizi değerlendirmek ya da klasör etkinliğinizi zaman içinde izlemek isteyebilirsiniz. Outlook’un yerleşik görünümü ve araçları bu bilgiyi doğrudan tüm klasörler için sağlamaz; ancak toplam öğe sayısını doğru şekilde hesaplamanıza yardımcı olacak birkaç pratik çözüm mevcuttur. Aşağıda, yerleşik işlevler, Kutools for Outlook özellikleri ve VBA kodu yaklaşımlarını da içeren çeşitli yöntemlere ilişkin ipuçları, hata bildirimleri ve öneriler bulacaksınız.

• Tek bir klasördeki toplam öğe/e-posta sayısını sayın
• Her klasördeki toplam öğe/e-posta sayısını Kutools for Outlook ile sayın
• Tüm/çoklu klasörlerdeki tüm öğe/e-postaların toplam sayısını sayın
• Her klasördeki toplam öğe/e-posta sayısını VBA ile sayın
• 

---

Tek bir klasördeki toplam öğe/e-posta sayısını sayın

Outlook’ta tek bir klasördeki toplam öğe sayısını (okunmuş ve okunmamış e-postalar dahil) kontrol etmeniz gerekiyorsa, klasör özelliklerini bu bilgiyi kolayca görüntüleyecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu yöntem, özellikle belirli bir klasörü düzenlerken, temizlerken veya izlerken son derece kullanışlıdır. Gelen Kutusu, Gönderilen Öğeler ya da özel alt klasörleriniz için hızlı ve doğru bir sayım yapmanın en iyi yoludur.

1. Gezinti bölmesinde, öğe sayısını görüntülemek istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve bağlam menüsünden "Özellikler" seçeneğini seçin. Aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın:

2. Özellikler iletişim kutusunda "Toplam öğe sayısını göster" seçeneğini işaretleyip "Tamam" düğmesine tıklayın. Referans almak için yukarıdaki ekran görüntüsüne göz atın.

Artık klasör adınızın yanında gösterilen sayı, orada depolanan toplam e-posta ve öğe sayısını yansıtır; böylece her şeyi bir bakışta kolayca takip edebilirsiniz.

Notlar:
(1) Gezinti bölmesinde bir klasörü seçtiğinizde, hem toplam öğe sayısı hem de okunmamış e-posta sayısı Outlook penceresinin alt kısmındaki Durum Çubuğu’nda görüntülenir; böylece sayıları çapraz kontrol edebilirsiniz.
(2) Bu yöntem aynı anda yalnızca bir klasör için öğe sayısını gösterir. Birden fazla klasör için eşzamanlı özet veya tüm klasörlerde genel bir görünüm istiyorsanız, aşağıda açıklanan VBA veya Kutools çözümlerini deneyin.
(3) Özellikleri değiştirdikten sonra görünüm bazen hemen güncellenmeyebilir; bu durumda Outlook’u yeniden başlatmanız veya klasörler arası geçiş yapmanız gerekebilir.

---

Her klasördeki öğe/e-posta sayısını Kutools for Outlook ile sayın

Büyük bir posta kutusu veya birden fazla klasör yönetiyorsanız ve tüm klasörlerdeki öğe sayılarına hızlıca genel bir bakışa ihtiyacınız varsa, Kutools for Outlook pratik bir çözüm sunar. “Tüm klasörlerdeki toplam öğe sayısını göster” özelliği, aynı anda yalnızca bir klasörün değil, her klasörün toplam öğe sayısını (okunmuş, okunmamış e-postalar, randevular vb. dahil olmak üzere) anında görüntülemenizi sağlar. Bu özellik, özellikle çok sayıda klasörle sık sık çalışan ya da posta kutusunun boyutunu ve yapısını tek bir bakışta analiz etmek isteyen kullanıcılar için son derece kullanışlıdır.

Bu özelliği kullanmak için "KUTOOLS PLUS" sekmesine gidin, "Klasör" seçeneğine tıklayın ve ardından "Tüm Klasörler Toplam Öğe Sayısını Göster"i seçin.

Etkinleştirildikten sonra, Gezinme bölmesindeki her klasörün yanında gösterilen sayı, yalnızca okunmamış öğeleri değil, o klasördeki toplam öğe sayısını anında yansıtacak şekilde güncellenir. Bu verimli çözüm, özellikle birden fazla hesap veya klasör yönetirken zaman kazandırır ve çabayı azaltır. Aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın:

İpuçları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler:
• Yalnızca okunmamış öğelerin sayısını tekrar görüntülemek için aynı menü seçeneğini yeniden kullanabilirsiniz.
• Bu özellik, e-posta klasörleri, kişiler, takvim öğeleri ve diğer Outlook klasör türleri için de geçerlidir.
• KUTOOLS PLUS sekmesini görmüyorsanız, Kutools for Outlook’un doğru şekilde yüklendiğinden ve etkinleştirildiğinden emin olun.
• Bu işlem tüm klasörleri eşzamanlı olarak etkiler ve her klasörün toplam sayıyı tutarlı bir şekilde göstermesini sağlar.

---

Tüm/çoklu klasörlerdeki tüm öğe/e-postaların toplam sayısını sayın

Önceki yöntemler klasör bazında sayıları görüntülemenize yardımcı olsa da, genellikle Outlook’taki birkaç klasördeki veya tüm klasörlerdeki toplam öğe sayısını hesaplamak istersiniz—bu, posta kutusu istatistikleri, denetim veya temizlik planlaması için mükemmeldir. Kutools for Outlook, tüm, çoklu veya seçili klasörler için öğe sayılarını toplayan ve sonuçları net bir özet iletişim kutusunda sunan “İstatistikler” özelliğini sağlar. Hem klasör bazında ayrıntılara hem de posta kutusu boyutunun birleşik genel görünümüne ihtiyacınız olduğunda bu özelliği kullanın.

1. Outlook’ta "KUTOOLS PLUS" sekmesine gidin ve "İstatistikler"e tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

2. İlk İstatistik iletişim kutusunda, varsayılan olarak Tüm Hesaplar’daki tüm klasörlerle devam etmek için "Tamam" düğmesine tıklayın. Yalnızca belirli klasörler için toplamlara ihtiyacınız varsa, "Tamam"a tıklamadan önce bu klasörleri manuel olarak seçin.

Artık nihai İstatistik iletişim kutusu, seçili klasörler veya hesaplar için toplam öğe ve e-posta sayısını özetliyor. Bu özet, posta kutusu raporu oluşturma, kota yönetimi ya da zaman içindeki değişiklikleri izleme açısından son derece değerli bir araç sunar.

Ek ipuçları ve sorun giderme:
• Doğru istatistikler almak için, Outlook’un posta sunucusuyla tamamen senkronize olduğundan emin olun.
• İstatistik penceresi görünmüyorsa ya da sayılar eksikse, Outlook’u yeniden başlatın ve tekrar deneyin.
• Bu özellik, aynı Outlook profili içindeki birden fazla e-posta hesabıyla tam uyumludur.

---

Tüm klasörlerdeki öğe/e-posta sayısını VBA ile sayın

Yerleşik görünümlerin ötesine geçerek toplu sayımları otomatikleştirmek veya yönetmek isteyen kullanıcılar için VBA, tüm klasörlerdeki öğeleri saymanın esnek bir yolunu sunar. Bu yaklaşım, özellikle posta kutusu analizi amacıyla özel raporlara veya tekrarlanabilir iş akışlarına ihtiyaç duyan ileri düzey kullanıcılar ve BT profesyonelleri için idealdir. VBA sayesinde hangi klasörlerin sayılacağını özelleştirebilir ve sonuçları daha fazla işleme uygun hale getirerek dışa aktarabilirsiniz.

Outlook’ta VBA’yı nasıl kurarım:
1. Posta görünümünde, Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.
2. VBA düzenleyicide, Ekle > Modül seçeneğine tıklayın ve ardından aşağıdaki kod parçacığını yeni modüle kopyalayıp yapıştırın.

VBA: Outlook’ta tüm klasörlerdeki toplam öğe/e-posta sayısını say/göster

Sub ShowTotalInAllFolders()
Dim oStore As Outlook.Store
Dim oRoot As Outlook.Folder

On Error Resume Next

For Each oStore In Application.Session.Stores
Set oRoot = oStore.GetRootFolder
ShowTotalInFolders oRoot
Next
End Sub

Private Sub ShowTotalInFolders(ByVal Root As Outlook.Folder)
Dim oFolder As Outlook.Folder

On Error Resume Next

If Root.Folders.Count > 0 Then
For Each oFolder In Root.Folders
oFolder.ShowItemCount = olShowTotalItemCount
ShowTotalInFolders oFolder
Next
End If
End Sub

Çalıştırma ve yorumlama:
3. Kodu çalıştırmak için F5 tuşuna basın veya "Çalıştır" düğmesini kullanın.
Çalıştırıldığında, kod tüm posta kutularındaki her klasörü sırayla tarayacak ve klasör başına toplam öğe sayısını görüntüleyecektir. Sonuçları hemen pencerede, açılır iletişim kutularında ya da klasör görünümlerinde doğrudan yapılan değişikliklerle aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi görebilirsiniz:

VBA Kullanım Notları ve Sorun Giderme:
• Makroların Outlook’ta etkin olduğundan emin olun; güvenlik ayarları VBA yürütmesini engelleyebilir.
• Posta kutusu yapısıyla etkileşime giren kodları çalıştırmadan önce önemli e-postalarınızı mutlaka yedekleyin.
• Hatalar oluşursa (örneğin "nesne bulunamadı" veya "çalışma zamanı hatası"), klasör seçimini ve kod doğruluğunu kontrol edin. Birden fazla hesabınız varsa, VBA’daki hesap dizinlemesini tekrar gözden geçirin.
• VBA sayımları, klasör ve öğe sayısına bağlı olarak uzun sürebilir (performans değişkenlik gösterebilir); bu nedenle büyük posta kutuları için yeterli zaman ayırın.

---

Demo: Outlook’ta her/birden fazla/tüm klasörlerdeki toplam öğe (e-posta) sayısını sayma

---

İlgili Makaleler

Outlook’ta arama sonuçlarının toplam sayısını sayın

E-posta Sayısı konuya göre sayın

Outlook’ta seçili e-postalardaki toplam ek sayısını sayın

Outlook’ta Alıcı, Cc ve Bcc alanlarındaki alıcı sayısını sayın