Outlook'ta birden fazla klasör/alt klasörden e-postaları Excel'e nasıl aktarabilirsiniz?

Author: Kelly Last Modified: 2025-06-10

Birden fazla klasör veya alt klasörden e-postaları Excel'e aktarmak, manuel yöntemlere veya sınırlı Outlook özelliklerine dayanıyorsanız can sıkıcı bir görev olabilir. Neyse ki bunu başarmak için daha verimli yollar var. Bu makalede iki yöntemi ele alacağız: VBA tabanlı bir yaklaşım ve Kutools for Outlook ile daha hızlı, kullanıcı dostu bir çözüm. VBA yöntemi esneklik sunarken, karmaşık kurulum ve ayarlamalar gerektirir. Buna karşılık, Kutools for Outlook, birkaç tıklamayla e-postaları Excel'e aktarabilmenizi sağlayan basit ve güçlü bir yol sunarak zaman ve çaba tasarrufu sağlar. Detaylara geçelim.

VBA Kullanarak Birden Fazla Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel'e Aktarın (Karmaşık ancak Esnek)

Kutools for Outlook Kullanarak Bir Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel'e Aktarın 👍 (Verimli ve Kullanıcı Dostu)

VBA Kullanarak Birden Fazla Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel'e Aktarın

Eğer kodlamaya hakimseniz ve özelleştirilebilir bir çözüme ihtiyacınız varsa, VBA kullanmak etkili olabilir. Bu yöntem, birden fazla klasör veya alt klasör belirtmenize ve e-postalarını ayrı Excel dosyalarına aktarmanıza olanak tanır. Ancak bu, teknik bilgi ve kodun dikkatli bir şekilde özelleştirilmesini gerektirir.

Adım 1: VBA Editörünü Açın

"Microsoft Visual Basic for Applications" penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

Adım 2: Yeni Bir Modül Ekle

"Ekle" > "Modül" seçeneğine tıklayın ve ardından aşağıdaki VBA kodunu yeni Modül penceresine yapıştırın.

VBA: Birden fazla klasör ve alt klasörden e-postaları Excel'e aktar

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Adım 3: VBA Kodunu Özelleştirin

Yukarıdaki kodda yer alan "hedef_klasör_yolu" ifadesini gerçek klasör yoluyla değiştirin, örneğin "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
Şunu değiştirin:e-posta_hesabınız\klasör\altklasör_1" ve "e-posta_hesabınız\klasör\altklasör_2" ifadelerini Outlook klasör yollarınızla değiştirin, örneğin "Kelly@extendoffice.com\Gelen Kutusu\A" ve "Kelly@extendoffice.com\Gelen Kutusu\B".

Adım 4: Kodu Çalıştırın

Kodu çalıştırmak için "F5" tuşuna basın veya "Çalıştır" düğmesine tıklayın. Ardından açılan "Outlook Klasörlerini Excel'e Aktar" iletişim kutusunda "Tamam" düğmesine tıklayın. Artık belirlenen tüm klasörlerden/alt klasörlerden gelen e-postalar Excel çalışma kitaplarına aktarılmış olacaktır.
doc-export-subfolders-to-excel-3

Dezavantajlar:

Karmaşık Kurulum: Dikkatli kod ayarlamaları ve VBA konusunda işleyiş bilgisi gerektirir.
Hata Yapmaya Açık: Özelleştirmede küçük hatalar, hatalara veya eksik aktarmalara neden olabilir.
Zaman Alıcı: Hızlı veya sık yapılan aktarmalar için uygun değildir.

Toplu İşleme ile E-posta Yönetiminizi Dönüştürün!

Tekrarlayan e-posta görevlerinden bıktınız mı? Kutools for Outlook, iş akışınızı hızlandırmak ve değerli zaman kazandırmak için "Toplu İşleme" araçları sunar.

🌟 Çoklu E-postalara Yanıt Verin: Şablonlar kullanarak toplu yanıtlar gönderin, hiç ter dökmeden.
📧 Tek Tek İlet: Birden fazla e-postayı ek olarak değil, normal mesajlar olarak iletin.
📝 Çeşitli Formatlarda Kaydet: E-postaları PDF, Word, Excel ve daha fazlası olarak tek seferde dışa aktarın!

Kutools for Outlook Bulk Processing Feature

Kutools for Outlook'u Bugün Deneyin

Kutools for Outlook Kullanarak Bir Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel'e Aktarın 👍

Daha hızlı ve sorunsuz bir yaklaşım için, "Kutools for Outlook", "Seçilen E-postaları Çeşitli Formatlarda Dosya Olarak Kaydet" özelliğini sunar. Bu yöntem, basitliği, hızı ve esnekliği nedeniyle kesinlikle tavsiye edilir. Küçük bir e-posta grubu veya büyük veri setleri yönetiyor olsanız da, Kutools minimum çabayla sorunsuz bir deneyim sağlar.

Kutools for Outlook ile en üst düzey e-posta verimliliğini açın! Sonsuza kadar tamamen ücretsiz olarak 70 güçlü özelliğe erişin. Ücretsiz Sürümü Şimdi İndirin!

Adım 1: Klasörü veya Alt Klasörü Seçin

Dışa aktarmak istediğiniz e-postaları içeren klasöre veya alt klasöre gidin. Tüm e-postaları seçmek için Ctrl + A tuşlarına basın.

Adım 2: Seçilen E-postaları Çeşitli Formatlarda Dosya Olarak Kaydet Özelliğine Erişin

"Kutools" > "Toplu İşleme" > "Seçilen E-postaları Çeşitli Formatlarda Dosya Olarak Kaydet" seçeneğine tıklayın.

doc-export-subfolders-to-excel-4

Adım 3: Dışa Aktarma Ayarlarını Yapılandırın

"E-postaları Diğer Dosyalara Kaydet" iletişim kutusunda, dosyaları kaydetmek istediğiniz hedef klasörü seçin.
"Excel formatı" seçeneğini işaretleyin.
"Kaydetme İçeriği" bölümünde dışa aktarmak istediğiniz belirli e-posta içeriklerini seçin (örneğin, başlık, içerik).

Adım 4: Dışa Aktarmayı Tamamlayın

Dışa aktarma işlemini başlatmak için "Tamam" düğmesine tıklayın. İşlem tamamlandığında, tüm e-postaların belirlenen klasöre ayrı ayrı Excel dosyaları olarak kaydedildiğini göreceksiniz.

doc-export-subfolders-to-excel-6

Avantajlar:

Hızlı ve Sezgisel: Teknik beceri gerektirmeden birkaç tıklamayla e-postaları Excel'e aktarın.
Özelleştirilebilir Çıktı: İhtiyaçlarınıza uygun belirli dosya formatları ve içerikler seçin.
Hatasız İşlem: VBA yöntemleriyle ilişkili karmaşıklıklardan ve potansiyel hatalardan kaçının.
Profesyonel Sonuçlar: Düzenli kayıtlar oluşturmak veya verileri etkili bir şekilde paylaşmak için mükemmeldir.

Not: Kutools for Outlook'un "Seçilen E-postaları Çeşitli Formatlarda Dosya Olarak Kaydet" özelliğini kullanmak için önce Kutools for Outlook indirip yüklemeniz gerekir.