Outlook’ta birden fazla klasör veya alt klasörden e-postaları Excel’e nasıl dışa aktarabilirim?

Birden fazla klasörden veya alt klasörden e-postaları Excel’e dışa aktarmak, manuel yöntemlere ya da sınırlı Outlook özelliklerine bağlı kalındığında oldukça sıkıcı bir işe dönüşebilir. Neyse ki bu işlemi çok daha verimli yollarla gerçekleştirmek mümkün. Bu makalede iki yöntemi ele alacağız: VBA tabanlı bir yaklaşım ve Kutools for Outlook ile sunulan daha hızlı, kullanıcı dostu bir çözüm. VBA yöntemi esneklik sağlasa da karmaşık bir kurulum ve ayarlama süreci gerektirir. Öte yandan Kutools for Outlook, e-postaları Excel’e sadece birkaç tıklamayla dışa aktararak size hem zaman hem de emek tasarrufu sağlayan doğrudan ve güçlü bir alternatif sunar. Şimdi detaylara geçelim.

VBA Kullanarak Birden Fazla Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel’e Dışa Aktarma(Karmaşık ancak Esnek)

Kutools for Outlook ile Bir Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel’e Dışa Aktarma 👍(Verimli ve Kullanıcı Dostu)

---

VBA Kullanarak Birden Fazla Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel’e Dışa Aktarma

Kodlamaya alışkınsanız ve özelleştirilebilir bir çözüme ihtiyacınız varsa, VBA kullanımı oldukça etkili olabilir. Bu yöntem, birden fazla klasör veya alt klasörü belirtmenize ve bu klasörlerdeki e-postaları ayrı Excel dosyaları olarak dışa aktarmanıza olanak tanır. Ancak bu işlem, teknik bilgi gerektirir ve kodun dikkatle özelleştirilmesini zorunlu kılar.

Adım 1: VBA Düzenleyiciyi Açın

«Microsoft Visual Basic for Applications» penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

Adım 2: Yeni Bir Modül Ekleyin

«Ekle» > «Modül» seçeneğine tıklayıp aşağıdaki VBA kodunu yeni Modül penceresine yapıştırın.

VBA: Birden fazla klasör ve alt klasörden e-postaları Excel’e dışa aktarma

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Adım 3: VBA Kodunu Özelleştirin

1. Yukarıdaki kodda "destination_folder_path" kısmını gerçek dosya yoluyla değiştirin; örneğin: "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
2. "your_email_account\folder\subfolder_1" ve "your_email_account\folder\subfolder_2" ifadelerini Outlook dosya yoluyla değiştirin; örneğin "Kelly@extendoffice.com\Gelen Kutusu\A" ve "Kelly@extendoffice.com\Gelen Kutusu\B".
   

Adım 4: Kodu Çalıştırın

Kodu çalıştırmak için «F5» tuşuna basın ya da «Çalıştır» düğmesine tıklayın. Ardından açılan «Outlook Klasörlerini Excel’e Dışa Aktar» iletişim kutusunda «Tamam» düğmesine tıklayarak işlemi onaylayın. Belirtilen tüm klasörler ve alt klasörlerdeki e-postalar artık Excel çalışma kitabı olarak dışa aktarılmıştır.

---

---

Kutools for Outlook ile Bir Klasör/Alt Klasörden E-postaları Excel’e Dışa Aktarma 👍

Daha hızlı ve sorunsuz bir çözüm için «Kutools for Outlook» ile tanışın: «Seçili E-postaları Çeşitli Biçimlerde Dosya Olarak Kaydet» özelliğiyle işlerinizi kolaylaştırın. Basitliği, hızı ve çok yönlülüğüyle bu yöntem kesinlikle önerilir. İster birkaç e-posta yönetiyor olun, ister büyük veri kümeleriyle çalışıyorsunuz, Kutools minimum çabayla sorunsuz bir deneyim sunar.

Adım 1: Klasörü veya Alt Klasörü Seçin

Dışa aktarmak istediğiniz e-postaların bulunduğu klasöre veya alt klasöre gidin. Listedeki tüm e-postaları seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.

Adım 2: Seçili E-postaları Çeşitli Biçimlerde Dosya Olarak Kaydet Özelliğine Erişin

«Kutools» > «Toplu İşleme» > «Seçili E-postaları Çeşitli Biçimlerde Dosya Olarak Kaydet» seçeneğine tıklayın.

Adım 3: Dışa Aktarma Ayarlarını Yapılandırın

1. «E-postayı Diğer Dosyalara Kaydet» iletişim kutusunda, dosyaları kaydetmek istediğiniz hedef klasörü seçin.
2. «Excel Formatı» seçeneğini işaretleyin.
3. «Kaydetme İçeriği» bölümünden dışa aktarılacak özel e-posta içeriklerini (örneğin başlık, gövde) seçin.
   

Adım 4: Dışa Aktarmayı Tamamlayın

Dışa aktarma işlemini başlatmak için «Tamam» düğmesine tıklayın. İşlem tamamlandığında, tüm e-postaların belirlenen klasörde ayrı Excel dosyaları olarak kaydedildiğini göreceksiniz.