Outlook’ta “Ofis Dışındayım” (otomatik yanıt) özelliğini nasıl ayarlarsınız?

Bazen Ofis dışındayım olursunuz ve e-postalarla zamanında ilgilenemezsiniz. Böyle bir durumda, e-postaları aldığınız hâlde neden yanıt vermediğinizi kişilerin bilmesini isteyebilirsiniz. Outlook’ta aşağıdaki geçici çözümlerle Ofis dışındayım (Otomatik Yanıt kuralı) ayarlayabilirsiniz:

• Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Ofis dışındayım Yardımcısı ile Exchange Hesabı kullanarak yapın(4 adım)
• Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Kutools for Outlook ile yapın(3 adım)
• Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Kuralları ve Uyarıları Yönet işleviyle yapın(11 adım)

---

Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Ofis dışındayım Yardımcısı ile Exchange Hesabı kullanarak yapın

Bir Exchange hesabı kullanıyorsanız, yokken gelen e-postalar için Ofis dışındayım Yardımcısı’nı ayarlayarak belirli bir mesaj gönderebilirsiniz. Lütfen aşağıdaki adımları izleyin:

1. Posta görünümünde, sol bölmeden Exchange hesabınızı seçin ve "Dosya" > "Bilgi" > "Otomatik Yanıtlar" seçeneğine tıklayın.
Not: Outlook’unuz bir Exchange Sunucusu’na bağlı değilse "Otomatik Yanıtlar" seçeneğini göremezsiniz.

2. "Otomatik Yanıtlar" iletişim kutusunda, (1) "Otomatik yanıtlar gönder" seçeneğini işaretleyin; (2) "Yalnızca bu zaman aralığı süresince gönder" seçeneğini işaretleyin ve "Başlangıç saati" ile "Bitiş saati"ni ihtiyacınıza göre belirleyin; (3) aşağıdaki kutuya yanıt mesajınızı yazın. Ekran görüntüsüne bakın:

3. Dışarıdan gelen gönderenler için de otomatik yanıtı etkinleştirmek istiyorsanız lütfen şu adımları izleyin: (1) “Kuruluşüm Dışından (Açık)” sekmesine tıklayın; (2) “Kuruluşum dışındaki kişilere otomatik yanıt gönder” seçeneğini işaretleyin; (3) aşağıdaki kutuya otomatik yanıt mesajınızı yazın. Ekran görüntüsüne bakın:

4. Ofis dışındayım mesajını etkinleştirmek için "Tamam" düğmesine tıklayın.

---

Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Kutools for Outlook ile yapın

Outlook’un yerleşik kuralı, belirli gönderenler veya konular için farklı yanıtlar ayarlama ya da yanıt içine resim ekleme gibi gelişmiş özelleştirmeleri desteklemez. Buna karşın, **Kutools for Outlook**’un “Otomatik Yanıt” özelliği, resim ekleme ve birden fazla şablon kaydetme imkânı sunarak profesyonel, kişiselleştirilmiş otomatik yanıtlar oluşturmanız için kullanıcı dostu bir arayüz sağlar. Daha esnek ve kapsamlı bir otomatik yanıt çözümü arıyorsanız, Kutools daha iyi bir seçimdir.

Adım 1. Kutools for Outlook yazılımını indirip yükleyin, ardından Outlook’u başlatın ve "KUTOOLS PLUS" > "Yanıtla" seçeneğine tıklayın.

Adım 2. Farklı hesaplar için otomatik yanıtı yapılandırın ve ardından "Tamam" düğmesine tıklayın.

1. Sol bölmede hesabı işaretleyin.

2. Sağ bölümde, önce “Konu Öneki Kaldır” seçeneğini işaretleyin, ardından otomatik yanıt içeriğini düzenleyin.

   

Adım 3. Otomatik yanıtı etkinleştirmek için “Evet” düğmesine tıklayın.

Gelen her mesaj, yapılandırdığınız Otomatik Yanıt Şablonu’na göre otomatik olarak yanıtlanacaktır.

---

Ofis dışındayım (otomatik yanıt) ayarını Kuralları ve Uyarıları Yönet işleviyle yapın

Outlook’unuz bir Exchange Sunucusu’na bağlı değilse yukarıdaki yöntem çalışmayacaktır. Bu durumda, Outlook’un **Kuralları ve Uyarıları Yönet** özelliğini kullanarak aşağıdaki adımları izleyerek **Ofis Dışındayım Otomatik Yanıtınızı** ayarlayabilirsiniz:

1. Yeni bir mesaj oluşturmak için "Giriş" > "E-posta" seçeneğine tıklayın ve ihtiyacınıza göre konu ile mesajınızı yazın. Ekran görüntüsüne göz atın:

2. Yeni mesaj penceresinde “Dosya” > “Farklı Kaydet” seçeneğine tıklayın.

3. Şimdi "Farklı Kaydet" iletişim kutusunda, "Kaydetme Biçimini Belirt" açılır listesinden "Outlook Şablonu (*.oft)" seçeneğini seçin ve "Kaydet" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

Not: "Kaydetme Biçimini Belirt" olarak "Outlook Şablonu (*.oft)" seçtikten sonra e-posta otomatik olarak varsayılan şablon klasörüne kaydedilir. Artık kayıt klasörünü seçmenize gerek yok!

4. Devam etmek için "Giriş" > "Kurallar" > "Kuralları ve Uyarıları Yönet" seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

5. "Kurallar ve Uyarılar" iletişim kutusunda (1) "E-posta Kuralları" sekmesine tıklayın, (2) "Değişiklikleri şu klasöre uygula" açılır listesinden Ofis dışındayım ayarını uygulamak istediğiniz e-posta hesabını seçin ve (3) ardından "Yeni Kural" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

6. "Kural Sihirbazı" penceresinde, "Boş bir kuraldan başla" bölümünden "Geldiğinde kural uygula" seçeneğine tıklayıp "İleri" düğmesine basın.

7. "Kural Sihirbazı" bölümünde (hangi koşulları kontrol etmek istediğinizi belirtin) "yalnızca bana gönderilen" seçeneğini işaretleyin ve "İleri" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

8. Şimdi Kural Sihirbazı’nda (iletilerle ne yapmak istiyorsunuz?) aşağıdaki adımları izleyin: (1) “Belirli bir şablonla yanıtla” seçeneğini işaretleyin; (2) “belirli bir şablon” ifadesinin yanında yer alan bağlantılı metne tıklayın; (3) Açılan “Bir Yanıt Şablonu Seç” iletişim kutusunda, “Bakılacak yer” açılır listesinden “Dosya Sistemine Kayıtlı Kullanıcı Şablonları”nı seçin, az önce oluşturduğunuz mesaj şablonunu belirleyin ve “Aç” düğmesine tıklayın; (4) Artık Kural Sihirbazı penceresine geri dönmüş durumdasınız—“İleri” düğmesine tıklayın.

9. Kural Sihirbazı’nın (Kural ayarını tamamla) bölümüne ulaşmak için “İleri” düğmesine iki kez tıklayın; ardından (1) Adım 1 kutusuna yeni kuralınız için bir ad girin, (2) Adım 2’de ihtiyaç duyduğunuz seçenekleri işaretleyin ve (3) “Bitir” düğmesine tıklayın.

10. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu kapatın.

İleride, yeni e-posta Outlook’unuza geldiğinde, belirlediğiniz mesaj şablonuyla anında otomatik olarak yanıtlanacaktır.