Outlook’ta birden fazla e-postayı toplu olarak PDF dosyalarına nasıl dönüştürebilirsiniz?

Outlook'ta "Farklı Kaydet" işlevi yalnızca e-postaları HTML, TXT, MHT, MSG ve Şablon biçimlerinde dosya olarak kaydetmenize olanak tanır. Peki e-posta(ları)nı PDF dosya(larına) dönüştürmek istiyorsanız ne yapabilirsiniz? Bu makalede bu sorunu çözmek için bazı kullanışlı püf noktalarını paylaşacağım.

Yazdır işleviyle bir e-postayı PDF Dosyaları'ye dönüştürme

Dosya Olarak Kaydet yardımcı programıyla toplu e-postaları ayrı ayrı PDF Dosyaları'lere dönüştürme

VBA ile bir e-postayı PDF Dosyaları'ye dönüştürme

---

Yazdır işleviyle bir e-postayı PDF Dosyaları'ye dönüştürme

Outlook’ta bir e-postayı PDF dosyası olarak kaydetmek için Yazdır özelliğini kullanabilirsiniz.

1. Açılır listeden File'yi seçin, >Yazdır'a tıklayın, Microsoft Print to PDF bölümünden Printer açılır listesini seçin ve Print'a tıklayın.

2. Yazdırma Çıktısını Farklı Kaydet iletişim kutusunda dosyanın kaydedileceği yolu seçin ve dosyaya bir ad verin.

3. Save'a tıklayın, ardından yazdırmayı durdurmak için Cancel'a tıklayın.

Şimdi seçilen ileti bir PDF dosyasına dönüştürüldü.

Not: Bu yöntem yalnızca Outlook 2016 sürümünde çalışır.

---

---

Dosya Olarak Kaydet yardımcı programıyla toplu e-postaları ayrı ayrı PDF Dosyaları'lere dönüştürme

Yukarıdaki yöntemlerle aynı anda yalnızca bir iletiyi PDF dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Birden fazla e-postayı toplu olarak ayrı ayrı PDF dosyalarına dönüştürmek istiyorsanız, Kutools for Outlook’un PDF gibi Çeşitli Biçimlerde Seçilen Öğeler Olarak Kaydet yardımcısını deneyebilirsiniz.

Kutools for Outlook'i ücretsiz yükleyin ve aşağıdaki adımları uygulayın:Kutools for Outlook

1. Dönüştürmek istediğiniz e-postaları seçin ve ardından Kutools > Toplu İşleme>Kaydetave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF seçeneğine tıklayın.

2. İletiyi Diğer Dosyalar Olarak Kaydet iletişim kutusunda, dosyanın kaydedileceği yolu seçin ve PDF biçim seçeneğini işaretleyin; sağ tarafta içerikleri kaydetmeyle ilgili seçenekleri belirleyebilirsiniz.

3. Tamam'a tıklayın.

E-postalar artık PDF dosyalarına dönüştürüldü.

  Save Selected Messages as File

---

VBA ile bir e-postayı PDF Dosyaları'ye dönüştürme

Outlook 2007 veya 2010 kullanıyorsanız, e-postaları PDF dosyalarına dönüştürmek için bir VBA kodu uygulayabilirsiniz.

1. Bir e-posta seçin ve Alt + F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini etkinleştirin.

2. Insert > Module'a tıklayın ve aşağıdaki kodu Module betiğine yapıştırın.

VBA: E-postayı PDF'ye dönüştürme

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. Dosya Kaydet iletişim kutusunu etkinleştirmek için F5 tuşuna basın, ardından dosyayı kaydetmek için bir konum seçin ve dosyaya bir ad verin.

4. Save'a tıklayın.

İpucu: Kod çalışmazsa, Güven Merkezi'ne gidip Makro Ayarları bölümünden Tüm Makroları Etkinleştir seçeneğini işaretlemeyi deneyebilirsiniz.