Outlook’ta belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak nasıl reddedebilirim?

Outlook’ta belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak reddetmek için bir kural oluşturabilir miyiz? Bu makale, bu işlemi adım adım ayrıntılı şekilde açıklamaktadır.

Outlook'ta belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak reddedin

Belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak reddedin ve toplantıyı takvimden de silin

---

Outlook'ta belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak reddedin

Bu işi tamamlamak için lütfen aşağıdaki adımları izleyin:

1. İlk olarak, toplantı davetlerini reddetmek için bir ileti şablonu oluşturun.İleti penceresinde, toplantı davetlerini reddetmek üzere göndermek istediğiniz mesajı yazın. Ekran görüntüsüne bakın:

2. Ardından, iletiyi şablon olarak kaydetmek için Dosya > Farklı Kaydet seçeneğine tıklayın. Farklı Kaydet penceresinde, iletinin adına Dosya adı metin kutusuna bir isim girin ve ardından Kaydetme Biçimini Belirt açılır listesinden Outlook Şablonu (*.oft) seçeneğini seçin. Ekran görüntüsüne bakın:

Not: Outlook Şablonu (*.oft) seçtiğinizde, varsayılan kullanıcı şablonu klasörü açılacaktır.

3. Ardından şablonu kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklayın ve ileti penceresini kapatın.

4. Daha sonra bir kural oluşturabilirsiniz. Giriş sekmesinden Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

5. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, E-posta Kuralları sekmesinden Yeni Kural seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

6. Açılan Kural Sihirbazı penceresinde, Boş bir kuraldan başla bölümünden Alttığım iletilere kural uygula seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

7. Ardından İleri düğmesine tıklayın. Açılan iletişim kutusunda, 1. Adım: Koşul(lar) seçin listesinden "kişilerden veya genel gruptan" seçeneğini işaretleyin ve ardından kişiler veya genel grup metin bağlantısına tıklayarak Kural adresi iletişim kutusunu açın. Toplantı davetlerini reddetmek istediğiniz kişileri seçin. Ekran görüntüsüne bakın:

8. Tamam düğmesine tıklayın. Hâlâ bu iletişim kutusundayken, aşağı kaydırarak toplantı daveti veya güncelleme olanlar seçeneğini 1. Adım: Koşul(lar) seçin listesinden işaretleyin. Ekran görüntüsüne bakın:

9. Ardından İleri düğmesine tıklayın. Sonraki iletişim kutusunda:

(1.) belirli bir şablon kullanarak yanıtla seçeneğini 1. Adım: Eylem(ler) seçin listesinde işaretleyin;

(2.) Ardından belirli bir şablonmetin bağlantısına tıklayarak Bir Yanıt Şablonu Seçiletişim kutusunu açın;

(3.)Bir Yanıt Şablonu Seçiletişim kutusunda,Dosya Sistemine Göre Kullanıcı Şablonlarıseçeneğiniİçinde Araaçılır listesinden seçin;

(4.) Ardından az önce oluşturduğunuz ileti adını seçin;

(5.) Aç düğmesine tıklayın.

10. Orijinal iletişim kutusuna geri dönün ve sil seçeneğini 1. Adım: Eylem(ler) seçin listesinde işaretleyin. Ekran görüntüsüne bakın:

11. Ardından, İleri > İleri tuşlarına basarak son adıma gidin. Kuralı Bitir bölümünde bu kurala bir isim belirleyin ve Bu kuralı etkinleştir seçeneğini 2. Adım: Kural seçeneklerini ayarla bölümünden işaretleyin. Ekran görüntüsüne bakın:

12. Kuralı tamamlamak için Bitir düğmesine tıklayın, ardından iletişim kutusunu kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

13. Bundan sonra, bu belirli kişiden bir toplantı daveti alındığında, kişiye otomatik olarak bir reddetme e-postası gönderilecek ve toplantı iletisi aynı anda silinecektir.

---

---

Belirli kişilerden gelen toplantı davetlerini otomatik olarak reddedin ve toplantıyı takvimden de silin

İlk yöntem, toplantıya katılmayacağınızı bildiren bir e-posta göndermenize olanak tanır; ancak toplantılar takviminizde görünmeye devam eder. Eğer takviminizde görünen bu toplantıları silmek istiyorsanız, aşağıdaki VBA kodu işinize yarayabilir.

1. ALT + F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açın.

2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, modülü açmak için Project1 (VbaProject.OTM) bölmesinden ThisOutlookSession öğesine çift tıklayın ve ardından aşağıdaki kodu boş modüle kopyalayıp yapıştırın.

VBA kodu: Toplantı davetlerini otomatik olarak reddedin ve toplantıları takvimden de silin:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Ardından, bu kod penceresini kapatmak için Kaydet ve Kapat’a tıklayın. Bundan sonra, bu belirli kişiden gelen toplantılar için kişiye otomatik olarak bir reddetme e-postası gönderilecek ve toplantı takviminizden otomatik olarak silinecektir.