Outlook'ta belirli kişileri içeren e-postaları düzenlemek için bir klasör nasıl oluşturulur?

Dağınık bir gelen kutusundan bunaldınız mı? Bu öğreticide, daha iyi verimlilik için Outlook'ta belirli kişileri içeren e-postaları düzenlemek için üç yöntem tanıtacağım.

---

Belirli kişileri içeren e-postaları her zaman oluşturulmuş bir klasöre taşıyın

1. E-postaları düzenlemek için bir klasör oluşturacağınız e-posta hesabına sağ tıklayın, seçin Yeni dosya sağ tıklama menüsünden ve klasörü adlandırın.

2. Gelen Kutunuzda veya Gönderilmiş Öğeler klasörünüzde, tüm e-postalarını oluşturulan klasöre taşıyacağınız belirli e-posta adresini içeren e-posta mesajlarından birini seçin.

3. Üzerinde Anasayfa sekmesinde, Hareket grup, tıklayın kurallar > İletileri Her Zaman Şuradan Taşı: belirli bir e-posta adresi ve / veya kurallar > İletileri Her Zaman Şuraya Taşı: belirli bir e-posta adresi İhtiyaçlarınıza göre.

4. Açılan Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, mesajları taşıyacağınız klasörü belirtin ve ardından OK.

5. Gelen Kutusu veya Gönderilmiş Öğeler klasöründeki koşulları karşılayan e-postalar artık az önce oluşturduğunuz klasöre taşınır. Gelecekteki e-posta iletileri de, koşulları karşılamaları halinde doğrudan klasöre gidecektir.

---

Belirli kişiler için e-postaları otomatik olarak düzenlemek üzere bir arama klasörü oluşturun

Mesajları bir klasöre taşımak istemiyor, sadece kolayca görüntülemek istiyorsanız. Outlook'ta, birden çok klasörde belirtilen ölçütlerle eşleşen e-posta iletilerini bulmanızı ancak orijinal klasörlerinde tutmanızı sağlayan bir arama klasörü oluşturabilirsiniz.

1. Üzerinde Dosya sekmesinde, yeni grup, tıklayın Yeni Arama Klasörü.

3. Arama Klasörleri altında, koşulları karşılayan e-posta mesajlarını içeren bir arama klasörü oluşturulur.

---

VBA ile tüm e-posta hesaplarınız için e-postaları düzenlemek üzere toplu klasörler oluşturun

Outlook'ta birden çok e-posta hesabınız varsa ve her e-posta hesabı için belirli kişiler için gruplar halinde klasörler oluşturmak istiyorsanız, belirli kişileri içeren iletileri e-posta hesaplarınızın Gelen Kutuları veya Gönderilenler klasörlerinden taşımak için VBA yöntemini kullanabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki gibi yapın.

1. Outlook'unuzda fileto > Opsiyonlar > Güven Merkezive sonra üzerine tıklayın Güven Merkezi Ayarları.

2. Açılır iletişim kutusunda şuna geçin: Makro Ayarlarıseçin Tüm makroları etkinleştirinve kontrol et Yüklü eklentilere makro güvenlik ayarlarını uygulayın.

3. tık OK iletişim kutularını kapatmak için düğmeler.

4. Tuşuna basın. Ara Toplam + F11 Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için tuşlar.

5. tık Ekle > modül. Ardından, aşağıdaki VBA kodlarından birini Modül penceresine kopyalayın.

VBA kodu 1: Tüm e-posta hesaplarının Gelen Kutularında belirli gönderenleri içeren e-postaları düzenlemek için toplu klasörler oluşturun

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Not: Belirli snippet'leri yukarıdaki VBA kodunun 12., 16. ve 35. satırlarındaki yorumlara göre değiştirmelisiniz.

VBA kodu 2: Tüm e-posta hesaplarının Gelen Kutularında belirli alıcıları içeren e-postaları düzenlemek için toplu klasörler oluşturun

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Not:

• 1) Belirli parçacıkları yukarıdaki VBA kodunun 12., 16. ve 35. satırlarındaki açıklamalara göre değiştirmelisiniz.
• 2) Belirli bir CC veya BCC alıcısı içeren iletileri arşivlemek için, satırların başındaki kesme işaretini (') silerek 28. ve 33. satırlardaki açıklamaları kaldırın.

6. Basın F5 VBA kodunu çalıştırmak için. Koşulları karşılayan mesajlar varsa ve yeni klasörler oluşturulacaktır.

---

İlgili Makaleler