Excel'de Metin Dizisinden Yapay Zekâ ile Belirli Bilgileri Çıkarın
Excel’de büyük miktarda metin verisiyle çalışırken, dağınık veya yapılandırılmamış metinden yararlı bilgileri elle tanımlayıp çıkarmak genellikle oldukça zordur. Örneğin, özgeçmişlerden iş ünvanı, müşteri siparişlerinden ürün modelleri, e-posta imzalarından isimler ya da uzun açıklamalardan adresler çıkarmanız gerekebilir.
Bilgi Çıkarımı özelliğinin avantajları
Çıkarmak istediğiniz bilgi türünü seçin
- Genel bilgi çıkarın (İş Ünvanı, ürün modeli…)
- Uzun metin dizisinden belirli sayıda Anahtar Kelime çıkarın
- Metin Dizilerinden Adres Çıkarın
- Metin Dizilerinden İsimler Çıkarın
- Metin Dizelerinden Şirket Adı Çıkarın
- Özel çıkarma kuralı oluşturun
ZKutools Anywhere for Excel nedir?
ZKutools Anywhere for Excel’deki Bilgi Çıkarımı özelliği (KUTOOLS AI İşlevleri tarafından desteklenir), elektronik tablolarınızda dağınık ve yapılandırılmamış metinlerden yapılandırılmış verileri akıllıca çıkarmak için tasarlanmış gelişmiş bir araçtır.
Geleneksel Excel araçlarının aksine—MID, SEARCH veya karmaşık iç içe formüller ve VBA makroları gibi katı kalıplarla sınırlı olanlar—ZKutools, semantik anlama için yerleşik yapay zekâdan yararlanır. Bu sayede metin verilerini insanlar gibi okuyarak uzun paragraflar, müşteri notları veya ham açıklamalardan Şirket Adı, E-posta Adresi, Telefon Numarası, İş Ünvanı ya da coğrafi konum gibi kilit ayrıntıları anında ayırabilir ve çıkarabilirsiniz.
Örneğin, bir hücre aşağıdaki metni içeriyorsa:
John Smith, ABC Technology Inc. şirketinin Satış Müdürüdür. Şirketin merkezi, 245 Market Street, San Francisco, CA’dadır.
Bilgi Çıkarımı şunları çıkarmak için kullanabilirsiniz:
Bu, dağınık metni süzme, sıralama, raporlama veya ileri analiz için yapılandırılmış veriye hızla dönüştürmenizi sağlar.
Bilgi Çıkarımı Özelliğinin Avantajları
Bilgi Çıkarımı özelliği, Excel’de metin verilerini işlemek için çok daha kolay ve akıllı bir çözüm sunar.
1. Formüle veya VBA'ya gerek yok!
Geleneksel çıkarma yöntemleri genellikle Excel formüllerini, düzenli ifadeleri, yardımcı sütunları veya VBA kodunu gerektirir. Yapay zekâ destekli çıkarma özelliğiyle, karmaşık mantık kurmanıza gerek kalmadan neyin çıkarılmak istendiğini doğrudan açıklayabilir veya seçebilirsiniz.
2. Yapılandırılmamış metinlerle mükemmel uyum sağlar
Metin verileri her zaman temiz ya da tutarlı olmayabilir. Aynı bilgi, farklı konumlarda, biçimlerde veya cümle yapılarında karşınıza çıkabilir. Yapay zekâ, metin biçimi ne olursa olsun bağlamı kavrayabilir ve doğru bilgiyi çıkarabilir.
3. Birden fazla bilgi türünü destekler
Adlar, adresler, Şirket Adı, anahtar kelimeler, ürün modelleri ve İş Ünvanı gibi yaygın iş bilgilerini kolayca çıkarabilirsiniz.
4. Tekrarlayan veri temizleme işlemlerinde zaman kazanın
Yüzlerce hatta binlerce satırı işlemek gerektiğinde, bilgileri her hücreden elle kopyalamak hem yavaş hem de hata yapmaya açıktır. Bu özellik, çıkarma işlemini otomatikleştirerek verimliliğinizi artırır.
5. İş analizleri için son derece kullanışlıdır.
Çıkarma işleminden sonra elde edilen sonuçlar, müşteri segmentasyonu, potansiyel müşteri yönetimi, sipariş analizi, özgeçmiş taraması, adres temizliği, Sözleşme İncelemesi ve diğer iş görevlerinde kullanılabilir.
Çıkarmak istediğiniz bilgi türünü seçin
Bilgi Çıkarımı özelliği, çeşitli yerleşik çıkarma türleri sunar; görevinize en uygun olanı seçebilirsiniz.
Genel bilgi çıkarın (İş Ünvanı, ürün modeli…)
Genel bilgiyi çıkar özelliğini kullanın Genel bilgi çıkar ve bilgiyi çıkarmak istediğinizde sabit bir kategoriyle sınırlı olmayan bir tür belirtin. Örneğin şunları çıkarabilirsiniz: İş Ünvanı, Ürün modelleri, Sipariş numaraları, Fatura numaraları…
Analiz etmek istediğiniz metni içeren hücreyi veya aralığı seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarak Bilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde:
- İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın, Açılır Liste ve Genel Bilgi Çıkarımı seçeneğini belirleyin.
- Ardından, çıkarma türünü girin; örneğin: İş Ünvanı.
- Oluştur düğmesini tıklayın.
İpucu: Sonuçlar yeterince doğru değilse, sonucu tekrar oluşturmak için Yeniden Oluştur düğmesine tıklayın.
Bilgi Çıkarımı özelliği, seçili giriş hücrelerini analiz eder ve ön izleme listesinde çıkarma sonuçlarını görüntüler.
Sonuçları inceleyin. Doğruysa, çıkarılan sonuçların yerleştirileceği bir hücre seçin ve ardından bunları çalışma sayfasına eklemek için Ekle düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:
Uzun metin dizisinden belirli sayıda Anahtar Kelime çıkarın
“Anahtar Kelimeleri Çıkar” seçeneği, bir metin hücresinden anahtar kelimeleri kolayca çekmenizi sağlar. Bu özellik, geri bildirimleri kategorize etmek, müşteri taleplerini özetlemek, yorumları analiz etmek veya raporlar için metin verilerini hazırlamak gibi görevlerde son derece kullanışlıdır.
Uzun cümleleri elle okumak yerine, her hücredeki ana konuları anında belirleyebilirsiniz.
Analiz etmek istediğiniz metin içeren hücreleri seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarakBilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde:
- İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın, Açılır Liste ve Anahtar Sözcükleri Çıkar seçeneğini belirleyin.
- Anahtar Sözcük Sayısı kutusuna, her hücreden çıkarılmasını istediğiniz anahtar sözcük sayısını girin. Bu örnekte
2 girin. - Oluştur düğmesini tıklayın.
İpucu:Sonuçlar yeterince doğru değilse,Yeniden Oluşturdüğmesine tıklayarak sonucu tekrar oluşturun.
Bilgi Çıkarımı özelliği, seçili giriş hücrelerini analiz eder ve çıkarma sonuçlarını ön izleme listesinde görüntüler.
Oluşturulan sonuçları kontrol edin. Doğruysa, çıkarılan anahtar sözcüklerin yerleştirileceği bir hücre seçin ve ardından Ekle
Metin Dizilerinden Adres Çıkarın
Adres Çıkar seçeneği, metinden adres bilgilerini tespit edip çıkarmak için tasarlanmıştır. Adresler, isimlerle, telefon numaralarıyla, şirket detaylarıyla ya da notlarla karışık haldeyse bu özellik size yardımcı olur.
Adreslerin çıkarılmasını istediğiniz metin dizelerini içeren hücreleri seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarakBilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde:
- İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın, Açılır Liste ve Adresi Çıkar seçeneğini belirleyin.
- Oluştur düğmesini tıklayın.
İpucu:Sonuçlar yeterince doğru değilse,Yeniden Oluşturdüğmesine tıklayarak sonucu tekrar oluşturun.
Yapay zekâ, seçili metin dizelerini analiz edecek ve her hücreden adres bilgisini çıkaracaktır.
Ön izleme alanında oluşturulan sonuçları kontrol edin. Sonuçlar doğruysa, çıkarılan adreslerin yerleştirileceği hücreye tıklayın. Adres sonuçlarını çalışma sayfasına eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.
Metin Dizilerinden İsimler Çıkarın
İsim Çıkar seçeneği, seçili hücrelerdeki kişilerin isimlerini kolayca belirlemenize yardımcı olur. İsimler, e-postalarda, sorgu mesajlarında, toplantı notlarında ya da destek kayıtlarında geçerken bu özellik özellikle kullanışlıdır.
Kişi isimlerinin çıkarılmasını istediğiniz metin dizelerini içeren hücreleri seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarakBilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde:
- İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın, Açılır Liste ve Adı Çıkar seçeneğini belirleyin.
- Oluştur düğmesini tıklayın.
İpucu:Sonuçlar yeterince doğru değilse,Yeniden Oluşturdüğmesine tıklayarak sonucu tekrar oluşturun.
Yapay zekâ, seçili metin dizelerini analiz edecek ve her hücredeki isimleri belirleyecektir.
Ön izleme alanında oluşturulan sonuçları kontrol edin. Çıkarılan isimlerin doğru olduğundan ve Orijinal Metin ile eşleştiğinden emin olun. Sonuçlar doğruysa, sonuçların yerleştirileceği bir hücreye tıklayın. İsim sonuçlarını çalışma sayfasına eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.
Metin Dizelerinden Şirket Adı Çıkar
“Şirket Adı Çıkar” seçeneği, seçili metinden şirket veya kuruluş isimlerini otomatik olarak tanıyarak çıkarır. Bu özellik, iş isimlerinin kişi isimleri, adresler, talepler veya açıklamalarla karışık bulunduğu durumlarda son derece kullanışlıdır.
Şirket Adı'i çıkaracağınız metin dizelerini içeren hücreleri seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarakBilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde:
- İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın, Açılır Liste ve Şirket Adı'nı Çıkar seçeneğini belirleyin.
- Oluştur düğmesini tıklayın.
İpucu:Sonuçlar yeterince doğru değilse,Yeniden Oluşturdüğmesine tıklayarak sonucu tekrar oluşturun.
Yapay zekâ, seçili metin dizelerini analiz edecek ve her hücredeki Şirket Adı'i belirleyecektir.
Ön izleme alanında oluşturulan sonuçları kontrol edin. Sonuçlar doğruysa, çıkarılan Şirket Adı'nın yerleştirileceği hücreye tıklayın. Şirket Adı sonuçlarını çalışma sayfasına eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.
Özel çıkarma kuralı oluşturun
Yerleşik çıkarım türleri ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa, özel bir çıkarım kuralı oluşturmak için Özel Talimat Ekle seçeneğine tıklayabilirsiniz.
Bu, aracın tam olarak neyi çıkarmasını istediğinizi belirtmenizi sağlar. Örneğin, Telefon Numarası, E-posta Adresi, ürün adları, fatura numaraları, tarihler, sipariş kimlikleri veya başka herhangi bir özel bilgiyi çıkarmak için talimatlar oluşturabilirsiniz.
Bu bölümde, seçili hücrelerden e-posta adreslerini çıkarmak için nasıl özel bir talimat oluşturacağınızı göstereceğim.
E-posta adreslerini çıkar istediğiniz metin dizelerini içeren hücreleri seçin.
ZKUTOOLS >Bilgi Çıkar seçeneğine tıklayarakBilgi Çıkarımı bölmesini açın..
Bilgi Çıkarımı bölmesinde, İşlem Türü açılır menüsünü tıklayın ve Açılır Liste ve Özel Talimat Ekle seçeneğini belirleyin.
Yeni Talimat penceresinde:
- Özel kuralınız için bir ad yazın; örneğin:E-posta adreslerini çıkar;
- Talimat İçeriği kutusuna, yapay zekânın neyi çıkarmasını istediğinizi açıklayan bir komut girin. Örnek: Seçili hücrelerdeki tüm e-posta adreslerini çıkar. Bir hücrede birden fazla e-posta adresi varsa, bunları virgülle ayır. Hiçbiri bulunmazsa 'Bulunamadı' değerini döndür.
- Son olarak, yeni özel talimatı kaydetmek için Onayla düğmesine tıklayın.
Özel talimat oluşturulduktan sonra, İşlem Türü listesinden seçin ve ardından seçili hücrelerden E-posta Adresi'i çıkarmak içinOluştur düğmesine tıklayın.
Ön izleme alanında oluşturulan sonuçları kontrol edin. Sonuçlar doğruysa, sonuçların yerleştirileceği hücreye tıklayın. E-posta adreslerini çıkarıp çalışma sayfasına eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.
Daha İyi Çıkarma Sonuçları İçin İpuçları
Daha doğru ve yararlı çıkarım sonuçları elde etmek için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun.
1Doğru metin aralığını seçin
Çıkarma işlemini çalıştırmadan önce, işlemek istediğiniz metni içeren hücreleri seçtiğinizden emin olun. İlgisiz sütunları veya boş alanları seçmekten kaçının.
2Net çıkarma talimatları kullanın
Özel bir kural oluştururken, tam olarak ne çıkarılmak istendiğini açıklayın. Örneğin:
- Fatura numarasını çıkarın.
- Müşteri şikayeti oluşturun.
- Teslimat adresini kaldırın.
- Ürün modelini çıkarın.
- E-posta imzasından Şirket Adı’nı kaldırın.
3Mümkün olduğunda hücre başına tek bir kayıt tutun
En iyi sonuçlar için her hücre tek bir ana kayıt veya mesaj içermelidir. Bir hücre birden fazla ilgisiz kayıt içeriyorsa, çıkarma sonucu daha az kesin olabilir.
4Nihai kullanımdan önce sonuçları gözden geçirin
Yapay zekâ ile çıkarma verimliliği büyük ölçüde artırabilir, ancak özellikle önemli iş, yasal, finansal veya müşteri verilerini işlerken sonuçları yine de gözden geçirmelisiniz.
5Doğru işleme türünü seçin
Kişi isimleri için İsim Çıkar, adresler için Adres Çıkar ve konular veya ana terimler için Anahtar Kelimeleri Çıkar seçeneğini kullanın.
Bilgi Çıkarımı özelliğinin diğer seçenekleri
Çıkarım türünü seçmenin yanı sıra, Bilgi Çıkarımı özelliği, sonuçların nasıl üretileceğini ve girileceğini kontrol etmenizi sağlayan ek seçenekler de sunar.
1. Sonuçları yeniden oluşturun:
Sonuç beklentinizi karşılamıyorsa, çıkarmayı yeniden oluşturmak için 
düğmesine tıklayabilirsiniz. Bu, yapay zekânın metni tekrar analiz etmesini veya çıktıyı güncellenmiş bir talimata göre iyileştirmesini istediğinizde oldukça kullanışlıdır.
2. Ana arayüze dönün
Geri: Ana Bilgi Çıkarımı arayüzüne dönmek için bu seçeneğe tıklayın. İşlem türünü değiştirmek, farklı bir çıkarma seçeneği belirlemek, özel çıkarma kuralınızı gözden geçirmek veya sonuçları çalışma sayfasına eklemeye başlamadan önce çıkarma kurulumunu yeniden başlatmak isterseniz bu seçeneği kullanın.
3. Önceki çıkarma kurallarını yeniden kullanın
Aynı türde bilgiyi sık sık çıkarıyorsanız, önceki çıkarma kurallarını yeniden kullanabilirsiniz. Bu, benzer çalışma sayfalarını işlerken Zamanı Kaydet.
Sabitle: Sık kullandığınız bir sıralama kuralını geçmiş listesinde hızlı erişim için sabitlemek üzere iğne simgesine tıklayın.
Sil: Belirli bir geçmiş öğesini kaldırmak için kaydın yanındaki çöp kutusu simgesine tıklayın.
Tüm geçmişi temizle: Kayıtları tamamen silmek için üstteki çöp kutusu simgesine tıklayın.
4. Özel Çıkarma Seçeneğini Düzenleyin veya Silin
Özel çıkarma seçenekleri için, nihai sonucu oluşturmadan önce talimatı düzenleyebilir veya artık gerekmiyorsa kaydı silebilirsiniz.
Özel bir çıkarma seçeneği oluşturduysanız, bu seçeneğin yanındaki üç nokta düğmesine tıklayarak kolayca yönetebilirsiniz.
Düzenle: Özel çıkarma kuralını ve b adını değiştirebilirsiniz; örneğin, talimatı güncelleyebilir veya çıkarılacak bilgileri ayarlayabilirsiniz.
Sil: Artık gerekmiyorsa, özel çıkarma seçeneğini listeden kaldırın.
İçindekiler tablosu
- Bilgi Çıkarımı nedir?
- Bilgi Çıkarımı özelliğinin avantajları
- Çıkarmak istediğiniz bilgi türünü seçin
- Genel bilgi çıkarın
- Uzun metin dizisinden belirli sayıda Anahtar Kelime çıkarın
- Metin Dizilerinden Adres Çıkarın
- Metin Dizilerinden İsimler Çıkarın
- Metin Dizilerinden Şirket Adı Çıkarın
- Özel çıkarma kuralı oluşturun
- Daha İyi Çıkarma Sonuçları İçin İpuçları
- Bilgi Çıkarımı özelliğinin diğer seçenekleri
ZKutools for Excel
Web’deki Excel’e, Windows, Mac ve iPad için doğrudan yapay zekâ destekli asistanlık ve pratik üretkenlik araçları sunar.