Word’de Birden Fazla İlgili Belgeyi Nasıl Yönetilir

Microsoft Word içinde projeler, müşteriler veya raporlar üzerinde çalışıyorsanız, büyük olasılıkla tekrar tekrar ziyaret ettiğiniz ilgili belgelerden oluşan bir setiniz vardır. Word dosyaları açmayı kolaylaştırır ancak zaman içinde isimlendirilmiş gruplar oluşturabileceğiniz ve bunları koruyabileceğiniz gerçek bir “belge grup yöneticisi” özelliğini yerel olarak sağlamaz.

Bu eğitimde, birden fazla ilgili Word belgesini yönetmenin pratik yollarını öğreneceksiniz. Önce Kutools for Word’ün, belgelerinizi Word içinde doğrudan yeniden kullanılabilir gruplara nasıl düzenlemenizi sağladığını göstereceğiz; ardından temel belge yönetimi için Dosya Gezgini’ni kullanan basit bir yerel geçici çözümü inceleyeceğiz.

• Word içinde belge gruplarını Kutools ile yönetin
• Geçici çözüm: İlgili belgeleri Dosya Gezgini ile yönetin

Word içinde belge gruplarını Kutools ile yönetin

Word’de gerçek “belge grup yönetimi” istiyorsanız—grupların Word içinde klasör gibi davranması ve istediğiniz zaman yeniden kullanılabilmesi için—Kutools for Word bu ihtiyaca özel bir özellik sunar: Belge Grubunu Düzenle.

Kutools ile isimlendirilmiş gruplar oluşturabilir, bir gruptan belge ekleyip çıkarabilir ve proje setlerinize Word Şeridi üzerinden doğrudan erişebilirsiniz.

Adım 1: Bir belge grubu oluşturun

1. Word’u açın, ardından KUTOOLS PLUS>Sık Kullanılanlar>Belge Grubunu Düzenle.

   

2. Belge Grubunu Düzenle iletişim kutusunda Yeni'ye tıklayın.
3. Sık Kullanılanlariletişim kutusunda görünen pencerede Yeni Grup için bir ad girin, ardından Tamam'a tıklayın.

   

Adım 2: Gruba belgeler ekleyin

1. KUTOOLS PLUS > Sık Kullanılanlar seçeneğine tıklayın, ardından menüden grubunuzu genişletin.
2. Tıklayın Dosyaları Bu Gruba Eklebilgisayarınızda gezinmek ve gruba eklemek için belgeleri seçmek üzere.

   

   Not:

   Ayrıca, Bu Gruba Ekle seçeneğiyle geçerli belgeyi ekleyebilir veya Hepsini Bu Gruba Ekle seçeneğiyle şu anda açılmış tüm belgeleri gruba dahil edebilirsiniz.

Adım 3: Belge gruplarını yönetin ve güncelleyin

Belge gruplarını ve Dosya Ekle özelliğini oluşturduktan sonra, belgeleri gruplar arasında taşıyarak, grupları veya belgeleri yeniden adlandırarak ve artık ihtiyacınız olmayan öğeleri kaldırarak koleksiyonunuzu güncel tutabilirsiniz. Tüm bu işlemler Belge Grubunu Düzenle iletişim kutusunda gerçekleştirilir.

Belgeleri farklı gruplar arasında taşıyın

1. KUTOOLS PLUS > Sık Kullanılanlar > Belge Grubunu Düzenle’ye tıklayın.
2. Belge Grubunu Düzenleiletişim kutusunda taşımak istediğiniz belgeyi seçin, sağ tıklayın ve Kes'i seçin.

   

3. Hedef grubu seçin, sağ tıklayın ve Yapıştır'ı seçin.

   

Belge gruplarını ve belgeleri yeniden adlandırın

1. Tıklayın KUTOOLS PLUS>Sık Kullanılanlar>Belge Grubunu Düzenle.
2. Belge Grubunu Düzenle iletişim kutusunda, yeniden adlandırmak istediğiniz grubu veya belgeyi seçin.
3. Yeniden Adlandır’a tıklayın.
4. Bir Yeni Ad girin ve Entertuşuna basın.

   

Belge gruplarını ve belgeleri silin

İlgili belgeleri veya tüm grupları listeden istediğiniz zaman orijinal dosyaları bilgisayarınızda silmeden kaldırabilirsiniz.

1. Tıklayın KUTOOLS PLUS>Sık Kullanılanlar>Belge Grubunu Düzenle.
2. Belge Grubunu Düzenle iletişim kutusundan kaldırmak istediğiniz belgeyi veya grubu seçin.
3. Sağ paneldeki Sildüğmesine tıklayın.

   

Geçici çözüm: İlgili belgeleri Dosya Gezgini ile yönetin

Eklentileri kullanmak istemiyorsanız, en pratik yerel çözüm, ilgili belgeleri Dosya Gezgini’nde klasör tabanlı bir set olarak yönetmektir. Bu durumda klasör kendisi “grup” olarak işlev görür.

1. Her proje veya görev için özel bir klasör oluşturun.
2. İlgili tüm Word belgelerini bu klasöre taşıyın.
3. Belgelerinizi düzenli tutmak için alt klasörlerden yararlanın veya net bir adlandırma kuralı uygulayın.

Sonuç

Birden fazla ilgili belgeyi yönetmek Word kullanıcıları için yaygın bir iştir, ancak Word uygulaması içinde doğrudan belge grupları oluşturup yönetmeye yönelik yerel bir yol sunmaz. Dosya Gezgini’ni geçici çözüm olarak kullanmak dosyaları klasör düzeyinde düzenlemeye yardımcı olabilir, ancak esneklikten ve Word içi grup eylemlerinden yoksundur.

Düzenli olarak aynı belge seti üzerinde çalışıyorsanız ve daha verimli, Word merkezli bir çözüm arıyorsanız, Kutools for Word net bir avantaj sağlar. Belge Grubunu Düzenle özelliği sayesinde yeniden kullanılabilir gruplar oluşturabilir, belgelerinizi kolayca yönetebilir ve bir gruptaki tüm dosyaları tek tıklamayla açabilirsiniz—bu da özellikle aynı belge setlerini sık sık düzenleyen kullanıcılar için son derece uygundur.

İş akışınıza en uygun olan yaklaşımı—basit klasör tabanlı bir geçici çözüm ya da özel bir belge gruplama aracı—seçerek, ilgili Word belgelerinizi yönetme ve çalışma şeklinizi önemli ölçüde iyileştirebilirsiniz.

Bu eğitimin faydalı olduğunu umuyorum! Daha fazla Word ipucu ve pratik çözüm keşfetmek istiyorsanız, Word eğitimlerimizin tam koleksiyonuna göz atmak için lütfen buraya tıklayın.