Outlook'ta dış etki alanına e-posta gönderirken uyarı almayı nasıl sağlayabilirim?

Dış etki alanlarına (örneğin, kuruluşunuzun dışındaki kişiler) e-posta göndermek bazen yanlışlıkla veri sızıntılarına veya güvenlik risklerine neden olabilir. Bunu önlemek için, Outlook'ta dış alıcılarla e-postalar göndermeden önce sizi uyaran bir uyarı ayarlayabilirsiniz. Bu eğitimde, bunu başarmak için iki yöntemden bahsedeceğim.

Outlook'un Yerleşik MailTips Özelliğini Kullanma

VBA Kodu Kullanımı

Outlook'un Yerleşik MailTips Özelliğini Kullanma

Outlook'taki "Aşağıdaki alıcı kuruluşunuzun dışında" uyarısı, kullanıcıların dış alıcılara e-posta gönderirken uyarılmaları için tasarlanmış faydalı bir özelliktir. Bu özellik, MailTips'in bir parçası olarak Microsoft Outlook 2010'da tanıtılmıştır ve Microsoft Exchange Server'a bağlı olan kullanıcılar için kullanılabilir. Aşağıda bu özelliğin nasıl çalıştığına dair adım adım bir kılavuz ve nasıl yönetileceği bulunmaktadır.

Nasıl Çalışır

E-posta yazarken, Outlook otomatik olarak alıcının etki alanının harici olup olmadığını kontrol eder.

Alıcı kuruluşunuzun dışında ise, alıcı alanında bir uyarı mesajı ("Aşağıdaki alıcı kuruluşunuzun dışında") belirir.

Bu hatırlatma, hassas bilgileri dış taraflara göndermeden önce kullanıcıların tekrar kontrol etmesine yardımcı olur.

Özelliği Nasıl Etkinleştirilir

"Kuruluşunuzun Dışındaki Alıcı" uyarısı genellikle Exchange Server'a bağlı Outlook hesapları için varsayılan olarak etkindir. Ancak çalışmıyorsa, aşağıdaki adımları izleyin:

1. Outlook 2010 veya daha yeni bir sürüm kullandığınızdan emin olun.
2. Hesabınızın bir Microsoft Exchange Server'a bağlı olduğunu doğrulayın.
3. MailTips özelliği, Exchange Server üzerinde yapılandırılır. Uyarı görünmüyorsa, IT yöneticinizden kuruluşunuz için MailTips'i etkinleştirmesini isteyin.

Sınırlamalar

• Bu özellik yalnızca Exchange Server'a bağlı Outlook hesapları için kullanılabilir. Kişisel e-posta hesapları için (örneğin, Outlook.com, Gmail veya POP/IMAP hesapları) çalışmaz.
• Son kullanıcılar bu özelliği Outlook içinde özelleştiremez veya etkinleştiremez/devre dışı bırakamaz. Bu, IT yöneticisi tarafından yönetilmelidir.

VBA Kodu Kullanımı

Aşağıdaki VBA kodu, Outlook'ta dış etki alanına e-posta gönderirken uyarı almanıza yardımcı olabilir. Lütfen şu adımları izleyin.

1. Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, ThisOutlookSession öğesine çift tıklayın, ThisOutlookSession (Code) penceresini açın ve ardından aşağıdaki VBA kodunu pencereye kopyalayın. Ekran görüntüsüne bakın:

VBA kodu: Dış etki alanına e-posta gönderirken uyarı alın

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

Not: Kodda, “@addin99.com” iç e-posta etki alanınızdır. Gerektiğinde değiştirin.

Artık, Send (Gönder) düğmesine tıklandığında, belirttiğiniz iç e-posta etki alanı dışında bir dış e-posta etki alanına e-posta gönderirken aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi bir uyarı kutusu açılacaktır.

Outlook'daki AI Mail Asistanı: Daha Akıllı Yanıtlar, Daha Açık İletişim (tek tıklama sihirbazlığı!) ÜCRETSİZ

Kutools for Outlook'un AI Mail Asistanı ile günlük Outlook görevlerinizi kolaylaştırın. Bu güçlü araç, geçmiş e-postalarınızdan öğrenerek size akıllı ve doğru yanıtlar sunar, e-posta içeriğinizi optimize eder ve mesaj taslaklarını hazırlamada ve geliştirmede size yardımcı olur.

Bu özellik şunları destekler:

• Akıllı Yanıtlar: Geçmiş konuşmalarınızdan oluşturulan, kişiselleştirilmiş, kesin ve kullanıma hazır yanıtlar alın.
• Geliştirilmiş İçerik: E-posta metniniz otomatik olarak netlik ve etki için iyileştirilir.
• Kolay Taslak Oluşturma: Sadece anahtar kelimeler sağlayın ve AI'nın gerisini halletmesine izin verin; birden fazla yazım stiliyle.
• Akıllı Genişletmeler: Bağlam farkındalığına sahip önerilerle düşüncelerinizi genişletin.
• Özetleme: Uzun e-postaların kısa ve öz bir özetini anında alın.
• Küresel Kapsam: E-postalarınızı herhangi bir dile kolayca çevirin.

Bu özellik şunları destekler:

• Akıllı e-posta yanıtları
• Optimize edilmiş içerik
• Anahtar kelimeye dayalı taslaklar
• Akıllı içerik genişletme
• E-posta özetleme
• Çok dilli çeviri

En önemlisi, bu özellik sonsuza kadar tamamen ücretsiz! Boşuna beklemeyin—şimdi AI Mail Asistanını indirin ve keyfini çıkarın

İlgili makaleler:

• Outlook'ta e-postaları göndermeden önce uyarı veya onay almayı nasıl sağlayabilirim?