Outlook’ta e-postayı dış alan adına gönderirken nasıl uyarı alabilirim?
Dış alan adlarına (örneğin kuruluşunuz dışındaki alanlara) e-posta göndermek, bazen istemeden veri sızıntısına veya güvenlik risklerine neden olabilir. Bu riskleri önlemek amacıyla Outlook’ta, e-postaları dış alıcılara göndermeden önce sizi uyaran bir uyarı özelliği ayarlayabilirsiniz. Bu eğitimde, bu işlemi gerçekleştirmenin iki farklı yöntemini adım adım sizinle paylaşacağım.
Outlook’un Yerleşik MailTips Özelliğini Kullanma
Outlook’un Yerleşik MailTips Özelliğini Kullanma
«Aşağıdaki alıcı kuruluşunuzun dışındadır» uyarısı, Outlook’ta e-postaları dış alıcılara gönderirken sizi bilgilendiren ve koruyan değerli bir özelliktir. Bu özellik, MailTips’in bir parçası olarak Microsoft Outlook 2010 ile tanıtılmış ve Microsoft Exchange Server’a bağlı kullanıcılar için sunulmuştur. Aşağıda, bu özelliğin nasıl çalıştığını ve nasıl yönetilebileceğini adım adım öğreneceksiniz.
Nasıl Çalışır
Outlook, bir e-posta yazarken alıcının alan adının harici olup olmadığını otomatik olarak kontrol eder.
Alıcı kuruluşunuzun dışında ise, alıcı alanının altında «Aşağıdaki alıcı kuruluşunuzun dışındadır.» uyarısı görüntülenir.
Bu hatırlatma, hassas bilgileri dış taraflara göndermeden önce tekrar kontrol etmenize yardımcı olur.
Özelliği Etkinleştirme
«Kuruluşunuzun Dışındaki Alıcı» uyarısı genellikle Exchange Server’a bağlı Outlook hesaplarında varsayılan olarak etkindir. Ancak çalışmıyorsa aşağıdaki adımları izleyin:
- Outlook 2010 veya sonraki bir sürümünü kullandığınızdan emin olun.
- Hesabınızın bir Microsoft Exchange Server’a bağlı olduğunu doğrulayın.
- MailTips özelliği Exchange Server’da yapılandırılır. Uyarılar görüntülenmiyorsa, kuruluşunuzda MailTips özelliğini etkinleştirmesi için lütfen BT yöneticinize başvurun.
Sınırlamalar
- Bu özellik yalnızca Exchange Server’a bağlı Outlook hesaplarında kullanılabilir; kişisel e-posta hesaplarında (örneğin Outlook.com, Gmail veya POP/IMAP hesapları) desteklenmez.
- Son kullanıcılar bu özelliği Outlook içinde doğrudan özelleştiremez veya etkinleştiremez/devre dışı bırakamaz; yönetimi yalnızca BT yöneticisi tarafından yapılmalıdır.
VBA Kodu Kullanma
Aşağıdaki VBA kodu, Outlook’ta e-postayı dış alan adına gönderirken uyarı almanızı sağlayabilir. Lütfen aşağıdaki adımları uygulayın.
1. Alt+F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açın.
2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, ThisOutlookSession öğesine çift tıklayarak ThisOutlookSession (Kod) penceresini açın ve ardından aşağıdaki VBA kodunu bu pencereye kopyalayın. Ekran görüntüsüne bakın:
VBA kodu: E-postayı dış alan adına gönderirken uyarı alın
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubNot: Kodda “@addin99.com” kısmı, e-posta göndermek için kullanacağınız E-posta Alanı’dır. Gerektiğinde bunu güncelleyin.
Artık Gönder düğmesine tıkladığınızda, VBA kodunda belirttiğiniz iç E-posta Alanı yerine dış E-posta Alanı’na e-posta göndermeye çalışırsanız, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi bir uyarı kutusu açılacaktır.
Outlook’ta Yapay Zekâlı E-posta Asistanı: Daha Akıllı Yanıtlar, Net İletişim (tek tıkla sihir!)
Kutools for Outlook’tan Yapay Zekâlı E-posta Asistanı ile günlük Outlook görevlerinizi hızlandırın. Bu güçlü araç, geçmiş e-postalarınızdan öğrenerek akıllı ve doğru yanıtlar sunar, e-posta içeriğinizi optimize eder ve mesajlarınızı zahmetsizce taslak haline getirip geliştirir.
Bu özellik şunları destekler:
- Akıllı Yanıtlar: Geçmiş sohbetlerinize dayanarak, size özel, net ve hemen kullanıma hazır yanıtlar alın.
- Geliştirilmiş İçerik: E-posta metninizi netlik ve etki açısından otomatik olarak iyileştirin.
- Zahmetsiz Yazım: Anahtar kelimeleri girin, gerisini Yazı Stili’ndeki yapay zeka halledsin.
- Akıllı Uzantılar: Bağlama duyarlı önerilerle fikirlerinizi daha da geliştirin.
- Özetleme: Uzun e-postaların anında kısa özetlerini alın.
- Küresel Erişim: E-postalarınızı kolayca herhangi bir dile çevirin.
Bu özellik şunları destekler:
- Akıllı e-posta yanıtları
- İyileştirilmiş içerik
- Anahtar kelimeye dayalı taslaklar
- Akıllı içerik uzantısı
- E-posta özetleme
- Çok dilli çeviri
Beklemeyin—Yapay Zekâlı E-posta Asistanı’nı şimdi indirin ve!
İlgili makaleler:
En İyi Office Üretkenlik Araçları
Kutools for Excel ile Excel becerilerinizi üst düzeye taşıyın ve verimlilikten önce hiç yaşamadığınız gibi yararlanın.Kutools for Excel, üretkenliği artırmak ve Zamanı Kaydet için 300’den fazla gelişmiş özelliğe sahiptir.İhtiyacınız olan özelliği hemen edinmek için buraya tıklayın…
Office Tab, Office uygulamalarına sekmeli arayüz kazandırarak işlerinizi çok daha kolay hale getirir.
- Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio ve Project'te sekmeli düzenleme ve okuma özelliğini etkinleştirin.
- Birden fazla belgeyi yeni pencerelerde değil, aynı pencerenin yeni sekmelerinde açın ve oluşturun.
- Günlük üretkenliğinizi %50 artırır ve her gün yüzlerce fare tıklamasından tasarruf etmenizi sağlar!
Tüm Kutools eklentileri, tek bir yükleyiciyle!
Kutools for Office paketi, Excel, Word, Outlook ve PowerPoint için eklentileri ve ayrıca Office Tab Pro’yu içerir; bu da Office uygulamalarında çalışan ekipler için idealdir.
- Hepsi bir arada paket— Excel, Word, Outlook ve PowerPoint eklentileri + Office Tab Pro
- Tek yükleyici, tek lisans— birkaç dakikada kurulum (MSI uyumlu)
- Birlikte daha iyi çalışır— Office uygulamaları arasında akıcı üretkenlik
- 30 günlük tam özellikli deneme— kayıt gerekmez, kredi kartı gerekmez
- En iyi değer— ayrı eklentileri satın almaya göre tasarruf edin