Outlook: Konuya göre e-postaları otomatik olarak iletme

Her zaman meslektaşlarınıza iletilmesi gereken bazı türde mesajlar aldığınızı varsayalım. Bu mesajları tek tek iletmek yorucudur ve her mesajı zamanında iletmek imkânsızdır. Aslında bir kural oluşturarak bu tür mesajların gelir gelmez otomatik olarak meslektaşlarınıza iletilmesini sağlayabilirsiniz.

Outlook’ta bir kural oluşturarak konuya göre e-postaları Otomatik Yönlendirme

Outlook’ta Kutools for Outlook ile konuya göre e-postaları Otomatik Yönlendirme(Kolay Yönetim)

---

Outlook’ta bir kural oluşturarak konuya göre e-postaları Otomatik Yönlendirme

Aşağıdaki adım adım yönergeler, konularına göre e-postaları belirtilen kişilere otomatik olarak ileten bir kural oluşturmanıza yardımcı olur.

Adım 1: Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu açın:

• Outlook 2010 ve 2013 sürümlerinde, lütfen "Ana" sekmesindeki "Taşı" grubundan "Kurallar" > "Kuralları ve Uyarıları Yönet" seçeneğine tıklayın.
• Outlook 2007 sürümünde, lütfen "Araçlar" > "Kurallar ve Uyarılar" seçeneğine tıklayın.

Adım 2: Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda “Yeni Kural” düğmesine tıklayın.

Adım 3: Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, lütfen “aldığım mesajlara kural uygula” seçeneğini işaretleyin ve “İleri” düğmesine tıklayın. Aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın:

Adım 4: Yeni kural için koşulları seçin:

• Adım 1: “Koşul(lar)ı seçin” kutusunda “konu satırında belirli kelimeler içeren” seçeneğini işaretleyin.
• Adım 2’de lütfen “belirli kelimeler”e tıklayın.
• Arama metni kutusuna, ilk kutuda belirtilen kelimeleri girin; ardından “Ekle” düğmesine, en sonunda da “Tamam” düğmesine tıklayın. Aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın:
• İleri düğmesine tıklayın.

Adım 5: Oluşturulan kural için işlemleri belirtin:

• "Adım 1" kutusunda "kişilere veya genel gruba ilet" seçeneğini işaretleyin;
• "Adım 2" kutusunda "kişiler veya genel grup"a tıklayın;
• Kural Adresi iletişim kutusunda, "Alıcı" kutusuna bir e-posta adresi seçin veya girin, ardından "Tamam" düğmesine tıklayın.

Adım 6 (isteğe bağlı): Bu yeni kuralı, Gelen Kutusu klasöründeki mevcut mesajlara hemen uygulayın.

Varsayılan olarak bu yeni kural, gelecekte alınacak e-posta mesajlarına uygulanacaktır. Gelen Kutusu’nda halihazırda bulunan mevcut mesajlara da uygulanmasını istiyorsanız, aşağıdaki iletişim kutusu görünene kadar “İleri” düğmelerine tıklamaya devam edin.

Ayrıca şu anda “Bu kuralı ‘Gelen Kutusu’ndaki mesajlara uygula” seçeneğini işaretleyin.

Adım 7: "Bitir" düğmesine tıklayın.

Şimdi itibarıyla, konusunda belirtilen metni içeren tüm yeni gelen mesajlar, otomatik olarak ilgili kişilere veya kişi grubuna iletilecektir.

“Bu kuralı şu anda ‘Gelen Kutusu’ndaki mesajlara uygula” seçeneğini işaretlediyseniz, Gelen Kutusu’nda konularında belirtilen metni içeren mevcut mesajlar da otomatik olarak iletilecektir.

---

Kutools for Outlook ile konuya göre e-postaları Otomatik Yönlendirme （Kolay Yönetim)

"Kutools for Outlook"un "Otomatik Yönlendirme" özelliğini kullanarak Outlook’ta bir konuya göre e-postaları kolayca otomatik iletebilirsiniz. Outlook’un yerel kurallar özelliği, belirli kuralları tespit etmeyi zorlaştıracak şekilde karmaşıklaşabilirken; Kutools bu süreci basitleştirir. Tüm otomatik iletme kuralları tek bir erişilebilir konumda toplanır ve gerektiğinde kolayca bulunup ayarlanabilir. Bu odaklı yönetim yaklaşımı, yerel Outlook sistemine ait karışık kurallar arasında dolaşmanın yol açtığı dağınıklık ve kafa karışıklığından kaçınmanıza yardımcı olur.

Adım 1. Otomatik Yönlendirme özelliğini etkinleştirin ve yeni bir kural oluşturmaya başlayın.

1. Kutools for Outlook indirip yükledikten sonra, "KUTOOLS PLUS" sekmesine gidin ve Otomatik İşlemler grubundan "İlet" seçeneğine tıklayın.

2. "Otomatik Yönlendirme" Ayarlar iletişim kutusunda "Yeni" düğmesine tıklayın.

Adım 2: Kural için koşulları ayarlayın

1. "Kural Sihirbazı" iletişim kutusunda, koşul olarak "Konu belirli kelimeler içeriyor" seçeneğini seçin.

2. Altı çizili "belirli kelimeler" metnine tıklayın.

3. "Metin İçerir" iletişim kutusunda "Yeni" düğmesine tıklayın, "Arama metni" iletişim kutusundaki "Yeni arama anahtar kelimesi" alanına metninizi girin, ardından "Ekle" ve "Tamam" düğmelerine sırayla tıklayın.

4. "Tamam" > "İleri" > "İleri"ye tıklayın.

Adım 3: Kural ayarını tamamla

1. "Kural Adı" metin kutusuna kuralınızın adını girin.

2. "Alıcı" düğmesine tıklayın.

3. "Üyeleri Seç" iletişim kutusunda, "Alıcı" kutusuna bir e-posta adresi seçin veya girin, ardından "Tamam" düğmesine tıklayın.

4. "Tamam" > "Tamam" > "Tamam"a tıklayın. Son olarak, "İlet" özelliğini etkinleştirmek için "Evet"e tıklayın.

Sonuç

Şimdi itibarıyla, konu satırında belirtilen metni içeren tüm yeni gelen mesajlar, belirlenen kişiye veya gruba otomatik olarak iletilecektir. Bu otomatik iletme kurallarını yönetmek de son derece kolaydır; gerektiğinde bunlara anında ulaşabilirsiniz.