E-postanın Geleceğinin Kilidini Açın: Kutools AI ile Outlook Verimliliğini Artırma

Hızlı tempolu dijital iletişim dünyasında verimlilik çok önemlidir ve e-postalarınızı etkili bir şekilde yönetmek, zamandan ve emekten önemli ölçüde tasarruf etmenizi sağlayabilir. Girmek Kutools AI Outlook için, iş akışınızı kolaylaştıran akıllı beceriler sunarak e-posta deneyiminizi geliştirmek için tasarlanmış güçlü bir araç. İster e-posta taslağı hazırlıyor, ister içerikleri çeviriyor veya mesajlara yanıt veriyor olun, Kutools AI e-postalarla etkileşiminizi dönüştürebilecek bir dizi yetenek sunar. Bu eğitimde, şunları öğreneceksiniz: Kutools AI Outlook için neden sahip olunması gereken bir araç olduğunu, nasıl kurulacağını ve maksimum üretkenlik için onu günlük e-posta rutininize nasıl entegre edebileceğinizi öğrenin.

• Kutools AI'nın kullanımına ilişkin örnekler gelen e-postalar:
  • E-posta Özeti
  • Hızlı Cevap
• Kutools AI'nın kullanımına ilişkin örnekler giden e-postalar:
  • E-posta Oluşturma
  • Yazmaya devam et

• Kişiselleştirilmiş kullanım için becerileri özelleştirin ve ekleyin
• E-posta geçmişinden gelen içgörülerle yanıtları uyarlayın
• Manuel/Otomatik modlarını kontrol edin ve görüntüleme tercihlerini özelleştirin

• Kutools AI bölmesinde hızlı kontroller ve erişim
• Bir beceri kutusunda oluşturulan içeriği yönetme
• Kutools AI'yı kullanmak için en iyi uygulamalar

Outlook için Kutools AI nedir?

Kutools AI Outlook için, tarafından geliştirilen gelişmiş bir özelliktir. ExtendOfficegibi önde gelen modellerin AI teknolojisini sorunsuz bir şekilde entegre ediyor OpenAI ve GoogleAI günlük e-posta rutininize ekleyin. Kapsamlı bir paketin parçası olarak 100 üzerinde Kutools for Outlook'taki araçlar, e-postaları yönetme ve onlarla etkileşimde bulunma şeklinizi dönüştürür. Sezgisel arayüzü ile, Kutools AI Hem e-posta okuma hem de yazmada üretkenliğinizi artıracak güçlü yetenekler sunar.

Okuma Becerileri Paneli (Alınan e-postaları analiz etmek ve yanıtlamak için)

• ÖZET: Uzun e-postaların ana noktalarını hızlı bir şekilde anlamak için kısa özetler alın.
• cevap: E-postalara verimli ve detaylı yanıtlar vermek için yapay zekayı kullanın. (İlgili bilgiler için gönderilen e-postalara çizim yapılması desteklenir.)
• Hızlı Cevap: Seçtiğiniz yöne göre farklı cevap seçenekleri sunar ve bir cevap üretir. (İlgili bilgiler için gönderilen e-postalara çizim yapılması desteklenir.)
• Teşekkür Ederim Cevap: Minnettarlığınızı hızlı bir şekilde ifade etmenize yardımcı olacak özlü bir teşekkür mektubu oluşturun.
• çevirmek: Gelen e-postaları anında tercih ettiğiniz dile çevirerek kesintisiz iletişim sağlayın.
• Çözümlemek:E-posta içeriğinin duygusal eğilimini analiz ederek duygunun olumlu, olumsuz ya da nötr olup olmadığını belirleyin.
• Çıkarmak:E-postadaki adlar, yerler, tarihler ve tutarlar gibi yapılandırılmış bilgileri ayıklayarak içerikteki önemli verileri hızla anlamanıza yardımcı olur.
• Özel Beceriler : Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirerek ve benzersiz e-posta yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılamak için ek seçenekler ekleyerek kendi becerilerinizi oluşturun.

Yazma Becerileri Paneli (Giden e-postaları oluşturmak ve iyileştirmek için)

• Oluşturmak: Özelleştirilmiş önerilerle e-posta taslağı hazırlama sürecini hızlandırmak için yapay zeka yardımını kullanın.
• Lehçe: E-posta taslaklarınızı dilbilgisi, üslup ve stil açısından otomatik olarak geliştirerek profesyonel bir sonuç elde edin.
• Yazmaya devam et: Taslak yazmaya devam etmenize yardımcı olmak için yapay zekanın bağlama dayalı öneriler ve tamamlamalar sunmasına izin verin.
• çevirmek: E-posta taslaklarınızı kolayca diğer dillere çevirerek küresel bir hedef kitleye hazırlayın.
• Kontrol: Dil doğruluğunu sağlamak için e-postadaki yazım ve dil bilgisi hatalarını kontrol edin ve düzeltin.
• Genişletmek:E-postanın temel bilgilerini genişletin ve daha kapsamlı bir içerik için ayrıntılı açıklamalar sağlayın.
• Önermek:Mantıksal analiz veya içerik incelemesi yoluyla mantıksal iyileştirmeler veya hassas içerikler için öneriler sunun.
• Özel Beceriler : Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirerek ve benzersiz e-posta yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılamak için ek seçenekler ekleyerek kendi becerilerinizi oluşturun.

Neden Outlook'unuz için Kutools AI'yı Seçmelisiniz?

Günümüzün hızlı tempolu dijital dünyasında etkili iletişim çok önemlidir. Kutools AI E-postalarınızın yalnızca okunmasını değil aynı zamanda hissedilmesini, anlaşılmasını ve takdir edilmesini sağlamak için en son yapay zeka teknolojisinden yararlanır. Bu, e-posta oyununuzu geliştirmek ve her etkileşimi daha anlamlı ve etkili kılmakla ilgilidir. İster bir günlük e-posta akışını yönetiyor olun ister tek bir kritik mesaja odaklanıyor olun, Kutools AI iletişim oyununda önde kalmanızı sağlayan stratejik ortağınızdır. İşte bunlardan bazıları temel faydalar o Kutools AI sunmaktadır:

⏰ Zaman Kazandıran Otomasyon: E-posta özeti ve hızlı yanıt gibi rutin e-posta görevlerini otomatikleştirerek daha önemli görevlere zaman ayırır ve genel üretkenliğinizi artırır.

🌐 Çok Yönlü Yapay Zeka Entegrasyonu: Kutools AI OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI ve SenseNovaAI dahil olmak üzere çok çeşitli AI platformlarını destekleyerek, doğru ve etkili e-posta yönetimi için en iyi AI modelini seçme esnekliğini sağlar.

🖥️ Kullanıcı dostu arayüz: Sezgisel ve gezinmesi kolay bir arayüze sahiptir ve tüm teknoloji seviyelerindeki kullanıcıların e-posta yönetimini ve iletişimini geliştirmesini kolaylaştırır.

🌓 Çift Mod İşlevselliği: Kutools AI babalar gününe özelleştirilmiş ve kişilleştirilmiş Manuel Mod ve Otomatik mod. Otomatik Modda, e-posta özetleri ve hızlı yanıtlar gibi görevler otomatik olarak oluşturulur. Modlar arasında geçiş tek bir tıklamayla sorunsuz bir şekilde yapılır ve aracı iş akışınıza uyacak şekilde özelleştirmenize olanak tanır.

???? Özel Beceriler: Terzi Kutools AI Kendi becerilerinizi oluşturarak özel e-posta yönetimi ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin. AI'nın tam olarak istediğiniz gibi çalışmasını sağlamak için rol istemlerini, komut istemlerini ve ek seçenekleri özelleştirin, böylece e-postalarınızı yönetmede maksimum esneklik ve verimlilik sağlayın.

📚 E-posta Geçmişi Öğrenme: Cevaplar oluşturulurken, Kutools AI geçmiş e-posta etkileşimlerinizi (geçmiş e-postaları ekledikten sonra) bağlam farkında yanıtlar sağlamak için kullanır ve önceki tartışmalara dayalı kesin yanıtlar sunar. Zamanla yanıtlar daha doğru hale gelir ve kişiselleştirilmiş etkileşimler için iletişim tarzınıza göre uyarlanır.

🌍 Dil Çeviri Yetenekleri: Doğru çeviriler için gelişmiş modellerle dil engellerini ortadan kaldırarak küresel iletişimi zahmetsiz hale getirir.

⚙️ Outlook ile Sorunsuz Entegrasyon: Outlook için özel olarak tasarlanan bu ürün, tanıdık ortamdaki e-posta deneyiminizi geliştirerek sezgisel ve verimli bir iş akışı sağlar.

✏️ Gelişmiş Netlik ve Profesyonellik: E-postalarınızı optimize etmek için gelişmiş dil modellerinden yararlanarak gönderdiğiniz her mesajda netlik ve profesyonelliği garanti eder.

🔐 Gelişmiş Gizlilik ve Güvenlik: E-posta verilerinizin korunmasını sağlamak için en son şifreleme ve güvenlik protokollerini kullanarak iletişimlerinizin güvenliği konusunda içinizin rahat olmasını sağlar.

Gelişmiş E-posta Verimliliği için Outlook için Kutools AI Nasıl Kurulur?

E-posta deneyiminizi dönüştürüyoruz Kutools AI sadece birkaç adım uzaklıkta. Burada size kurulumun nasıl yapılacağına ilişkin adım adım kılavuzu gösteriyoruz Kutools AI Outlook'unuzda.

Adım 1: Kutools AI'yi yükleyin

gidin Sayfayı indirmek indirmek ve kurmak Outlook için Kutools almak Kutools AI.

Adım 2: Kutools AI'yi etkinleştirin

1. Kurulumdan sonra Outlook için KutoolsGidin Kutools sekmesini tıklayın ve tıklayın. AI.

2. Kutools AI Kılavuzu iletişim kutusu açılır. Becerileri tanıtır. Kutools AI teklifler. Tıklayın Sonraki Devam etmek için düğmesine.

3. Kullanım Koşulları görünecek. Tıklamak Sonraki.

4. Şimdi etkinleştirebilirsiniz Kutools AI bir seçim yaparak Yapay zeka sağlayıcısı ve ilgili alana giriliyor API anahtarı. Tamamlandığında, tıklayın OK.

tıkladıktan sonra OK, Kutools AI bölmesi, aşağıda gösterildiği gibi Outlook penceresinin sağ tarafında görünür. Nasıl kullanılacağına dair örnekler için okumaya devam edin!

Kutools AI'yi İş Akışınızda Örneklerle Kullanın

E-posta Özeti: Uzun mesajlardan önemli noktaların çıkarılması

Bir müşteriden gelen, çeşitli proje güncellemelerini ve isteklerini özetleyen uzun bir e-postayı bulmak için gelen kutunuzu yeni açtınız. Yoğun metinlerde gezinmek yerine güvenebilirsiniz Kutools AI's ÖZET yetenek. E-postayı açtığınızda, yapay zeka hızlı bir şekilde en önemli bilgileri vurgulayan kısa bir özet oluşturur. Bu, ana noktaları hızlı bir şekilde kavramanıza ve sonraki adımlarınıza öncelik vermenize olanak tanıyarak değerli zamandan tasarruf etmenizi ve hiçbir önemli ayrıntıyı kaçırmamanızı sağlar.

1. içinde Kutools AI bölmede olduğunuzdan emin olun Okuma Paneli.
2. Özetlemek istediğiniz e-postayı seçin.

The ÖZET kutusu, aşağıda gösterildiği gibi e-postanın ana noktalarının özlü bir özetini otomatik olarak oluşturur:

Hızlı Yanıt: Anında, bağlama duyarlı yanıtlar oluşturma

Sıfırdan bir yanıt oluşturmak için zaman harcamak yerine, Kutools AI's Hızlı Cevap Skill, e-postanın bağlamını analiz etmenize yardımcı olur ve ayrıntılı bir yanıt için çeşitli yanıt temelleri önerir.

1. içinde Kutools AI bölmede olduğunuzdan emin olun Okuma Paneli.
2. Cevaplamak istediğiniz e-postayı seçin. Hızlı Cevap Beceri, aşağıda gösterildiği gibi birkaç yanıt tabanını otomatik olarak üretecektir.

   

   İpuçları:

   • Bir e-postada metin seçerseniz, seçili içeriğe yanıt verecektir. Aksi takdirde, e-postanın tamamına yanıt verecektir.
   • Cevap temellerinden hiçbiri uygun değilse "Uygun değil mi?" bağlantısını tıklayın ve kendi istediğiniz temeli girin.

3. Cevap oluşturmak için cevap temellerinden birini seçin.

4. Tıkla cevap düğmesine tıklayın. Yanıt, incelemeniz, düzenlemeniz ve göndermeniz için hazır olacak şekilde e-posta taslağına eklenecektir.

   

E-posta Oluşturma: Yapay Zeka rehberliğinde ilk mesajların oluşturulması

Bir toplantıdan sonra bir müşteriyle iletişime geçmeniz gerektiğinde ancak nasıl başlayacağınızdan emin olmadığınızda, Kutools AI's Oluşturmak beceri devreye girerek, mesajınızı oluşturmanıza yardımcı olmak için bağlam tabanlı öneriler sunar. Sağladığınızda Kutools AI Anahtar noktalarla ihtiyaçlarınıza uygun ifadeler ve yapılar önererek, profesyonel ve anlaşılır bir e-postayı hızla hazırlamanıza olanak tanır.

1. içinde Kutools AI bölmede olduğunuzdan emin olun Yazı Paneli.
2. içinde Oluşturmak kutuya, anahtar noktaları girin ve tıklayın Oluşturmak düğmesine basın.
3. Tıkla Ekle Oluşturulan taslağı e-posta gövdesine eklemek için.

E-posta Yazmaya Devam Et: Kaldığınız yerden devam edin

Ayrıntılı bir e-posta taslağı hazırlamaya başladınız, ancak yarı yolda kaldınız ve onu yarım bırakmak zorunda kaldınız. Geri döndüğünde, Kutools AI's Yazmaya devam et Skill, kaldığınız yerden devam etmenize yardımcı olmaya hazır. Yapay zeka, tamamlanmamış taslağınızın bağlamını inceler ve mesajınızı devam ettirmek ve tamamlamak için öneriler sunar.

Yazmaya Devam Etme becerisi şu şekilde çalışır: Gelen Kutunuzdaki bir e-postaya yanıt başlattığınızda, Okuma Paneli otomatik olarak şu konuma geçer: Yazı Paneli. Yanıtınızın taslağını yazmaya başladığınızda, Yazmaya devam et beceri otomatik olarak sizin için taslağı devam ettirir. İçerik oluşturulduktan sonra, Ekle Taslağınızın içine hızlıca eklemek için düğmeye tıklayın.

Kutools AI'yı Kişisel Asistanınıza Dönüştürün

Becerileri eklemekten ve kişiselleştirmekten, yapay zekanın e-posta geçmişinizden öğrenmesini sağlamaya kadar, şunları optimize edebilirsiniz: Kutools AI kişisel asistanınız olmak için. Bu özelliklerle daha doğru, bağlam farkında yanıtlar alacak ve yapay zekanın becerilerini özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde ince ayar yapma olanağına sahip olacaksınız.

• Kişiselleştirilmiş Kullanım için Özelleştirin ve Beceriler Ekleyin
• E-posta Geçmişinden İçgörülerle Yanıtları Terzileyin
• Manuel/Otomatik Modları Kontrol Edin ve Görüntüleme Tercihlerini Özelleştirin

Kişiselleştirilmiş Kullanım için Özelleştirin ve Beceriler Ekleyin

Alt kısmında Kutools AI bölme, bir tane var Beceri Kitaplığı Yönetimi düğmeyi açar Beceri Kitaplığı Yönetimi tıklandığında iletişim kutusu.

içinde Beceri Kitaplığı Yönetimi iletişim kutusunda, her ikisi için de becerileri yapılandırabilirsiniz Okuma Paneli ve Yazı Paneli:

1. Seç Okuma Paneli or Yazı Paneli o paneldeki becerileri yönetmek için.
2. Bir beceriyi etkinleştirmek ve ekranda görüntülemek için becerinin yanındaki kutuyu işaretleyin. Kutools AI bölme. Beceriyi devre dışı bırakmak ve bölmeden gizlemek için kutunun işaretini kaldırın.
3. Ayarlarını özelleştirmek için bir beceri seçin. Bunlar şunları içerir:
   • Rol İstemi: Yapay zekanın belirli bir davranış ve stili benimsemesini sağlar.
   • komut İstemi: Yapay zekaya belirli bir görevi gerçekleştirmesi talimatını verir.
   • Ek Seçenekler: Daha fazla özelleştirmeye olanak tanır ve daha fazla ayar ekleme seçeneği sunar Seçenek Ekle düğmesine basın.
4. Yeni bir beceri eklemek için tıklayın Beceri Ekle İhtiyaçlarınıza özel bir tane oluşturmak için düğmeye tıklayın.

E-posta Geçmişinden İçgörülerle Yanıtları Terzileyin

cevap beceriler Kutools AI geçmiş e-posta konuşmalarından öğrenmeyi destekler. Yapay zeka, geçmiş e-posta verilerini depolayan yerel bir veritabanı oluşturarak önceki iletişimleri analiz edebilir, daha kesin, bağlam farkında yanıtlar için yanıtlarının doğruluğunu ve bağlamsal alaka düzeyini artırabilir.

Yapabilirsin Geçmiş e-postaları Email Learning'e manuel olarak ekleme. Veya otomatik ekleme özelliğini etkinleştirin böylece e-postalar gönderildikten hemen sonra Email Learning'e eklenir ve Al sisteminin daha iyi öğrenmesine ve uyum sağlamasına yardımcı olur.

Manuel Ekle

1. Tıklayın E-postayla Öğrenme düğmesi cevap or Hızlı Cevap kutusu Kutools AI bölmesi.

2. Tıklayın Manuel Ekle düğmesine basın.

3. Açılır pencerede Manuel Ekle iletişim kutusunda öğrenmek istediğiniz e-postaları seçin ve OK.

• Seçmek bir hesabın tüm e-postaları, hesabın önündeki onay kutusunu işaretleyin.
• Seçmek e-postalar birer birer, e-postadan önce onay kutusunu işaretleyin.
• Seçmek son bir ayın e-postaları, tıkla Geçen Aydan Gelen E-postalar bağlantı.
• Seçmek son bir yılın e-postaları, tıkla Geçen Yıldan Gelen E-postalar bağlantı.

4. Öğrenilmesi gereken e-postaların sayısını size hatırlatan bir iletişim kutusu açılır. Tıklamak Evet.

5. Başarıyla öğrenilen e-postaların sayısını size hatırlatmak için başka bir iletişim kutusu açılır. Tıklamak OK.

Otomatik Ekleme

Tıkla E-postayla Öğrenme düğmesi cevap or Hızlı Cevap kutusu Kutools AI bölmesine gidin ve ardından aşağıdakileri yapın.

1. kontrol Otomatik Ekleme onay kutusunu işaretleyin.
2. Her adresin yanındaki onay kutusunu işaretleyerek e-posta hesaplarını seçin, böylece bu hesaplardan gönderilen e-postalar otomatik olarak Email Learning'e eklenir.
3. Tıkla İndirim düğmesine basın.

Manuel/Otomatik Modları Kontrol Edin ve Görüntüleme Tercihlerini Özelleştirin

Kutools AI Çalışma biçimini ve görsel arayüzünü kişisel tercihlerinize ve iş akışınıza uyacak şekilde özelleştirmenize olanak tanır:

• Bazı beceriler başlangıçta şu şekilde ayarlanır: Otomatik moddiğerleri ise Manuel ModBelirli bir beceri için Manuel ve Otomatik Mod arasında geçiş yapmak için, sadece anahtar Beceri kutusunun sağ üst köşesindeki düğmeye tıklayın.
  

  İşte otomasyon becerileri arasındaki fark: Okuma Paneli ve Yazı Paneli:

  • Okuma Paneli: Beceriler ayarlandı Otomatik mod her yeni e-postaya geçildiğinde otomatik olarak çalışacaktır.
  • Yazı Paneli: Beceriler Otomatik mod Taslaktaki seçim değiştiğinde otomatik olarak çalışacaktır; ancak "Yazmaya Devam Et" becerisi yalnızca içeriğin kendisi değiştiğinde çalışacaktır.
  İpuçları:

  Bir beceriyi değiştirdikten sonra Manuel Mod, tıkla Oluşturmak Sonuçları almak için düğmeye basın. Bir e-postada metin seçilirse, beceri yalnızca seçili içeriği işler; aksi takdirde, tüm e-postayı işler. In Otomatik mod, yetenekler e-postayı seçtikten sonra tüm e-postayı işleyecektir. E-postanın yalnızca bir kısmını işlemek istiyorsanız, istediğiniz bölümü vurgulayın ve ardından Yeniden oluştur sol alt köşedeki simge.

• Ekranı, aşağıdakilerden birini seçerek kişiselleştirebilirsiniz: Tek Sayfa Görünümü tüm becerileri görmek için Kutools AI bir kerede bölme veya Sekmeli Görünüm becerileri ayrı sekmelerde düzenlemek için.
  

Kutools AI'nın Verimliliğini En Üst Düzeye Çıkarmaya Yönelik İpuçları

İşte kullanmaya yönelik bazı ipuçları ve püf noktaları: Kutools AI Outlook'ta:

Kutools AI Bölmesinde Hızlıca Kontrol Edebileceğiniz ve Erişebileceğiniz Şeyler

Arasında geçiş yapmak için Okuma Paneli ve Yazı Paneli, geçiş yap Okuma/Yazma Paneli düğmesine basın. arasında geçiş yapmak için Tek Sayfa Görünümü ve Sekmeli Görünüm, geçiş yap Tek Sayfa/Sekmeli Görünüm düğmesine basın. Kutools AI bölmesinde farklı AI sağlayıcıları ve modelleri arasında kolayca geçiş yapmak için Kullanılan AI modeli açılır menüye tıklayın ve listeden tercih ettiğiniz seçeneği seçin. Belirli bir beceri için Manuel ve Otomatik Mod arasında geçiş yapmak için, sadece anahtar o beceri kutusundaki düğmeye tıklayın. Gerekirse, üzerine tıklayın İçeriği genişlet Sonucun tüm içeriğini görüntülemek için düğmesine basın. Bir becerinin kullandığı dil varsayılan olarak Outlook ayarlarınızla eşleşecektir. Bunu seçerek değiştirebilirsiniz Dil Beceri kutusundaki açılır menü. Genişleterek Ek Seçenekler Açılır menüden, yapay zekanın daha spesifik sonuçlar üretmesini sağlayacak bir seçenek belirleyebilirsiniz. Yapay zeka tarafından üretilen içerik yanlış olabilir, lütfen önemli bilgileri doğrulamayı düşünün.

Bir Beceri Kutusunda Oluşturulan İçerikle Neler Yapabilirsiniz