E-postada Geleceğin Kilidini Açın: Outlook Verimliliğini Kutools AI Assistant ile Yükseltin

Dijital iletişimin hızla ilerlediği bu çağda, verimlilik en önemli unsur haline geldi; e-postalarınızı etkili bir şekilde yönetmek, önemli ölçüde zaman ve enerji tasarrufu sağlar. Kutools AI Assistant for Outlook ile tanışın—çalışma sürecinizi hızlandıran akıllı becerilerle e-posta deneyiminizi geliştirmek için tasarlanmış güçlü bir araç. İster e-posta oluşturuyor, ister içerik çeviriyor, ister mesajlara yanıtlıyorsanız, Kutools AI e-posta etkileşimlerinizi dönüştürebilecek çok çeşitli yetenekler sunar. Bu eğitimde Kutools AI Assistant for Outlook’u tanıyacak, neden vazgeçilmez bir araç olduğunu anlayacak, kurulumunu öğrenecek ve maksimum verimlilik için günlük e-posta rutininize nasıl entegre edileceğini göreceksiniz.

• Kutools AI kullanım örnekleri gelen e-postalar:
  • E-posta Özeti
  • Hızlı Yanıt
• Kutools AI kullanım örnekleri giden e-postalar:
  • E-posta Oluşturma
  • Yazmaya Devam Et

• Kişiselleştirilmiş kullanım için becerileri özelleştirin ve ekleyin
• Yanıtları e-posta geçmişinden alınan içgörülerle şekillendirin
• Manuel/Otomatik modları kontrol edin ve görünüm tercihlerinizi özelleştirin

• Kutools AI bölmesinde hızlı kontrol ve erişim seçenekleri
• Bir beceri kutusunda üretilen içerikleri yönetme
• Kutools AI kullanımı için en iyi uygulamalar

Kutools AI for Outlook nedir?

Kutools AI for Outlook, ExtendOffice tarafından geliştirilen gelişmiş bir özellik olup, önde gelen OpenAI ve GoogleAI modelleriyle yapay zeka teknolojisini günlük e-posta rutininize sorunsuz bir şekilde entegre eder. Kutools for Outlook’un 100’ü aşkın araçtan oluşan kapsamlı paketinin bir parçası olarak, e-postalarınızı yönetme ve iletişim şeklinizi dönüştürür. Kullanımı kolay arayüzüyle Kutools AI, hem e-posta okuma hem de yazma işlerinde verimliliğinizi artıracak güçlü özellikler sağlar.

Okuma Panelindeki Beceriler (Alınan e-postaları analiz etme ve yanıt verme)

• Özet: Uzun e-postaların ana noktalarını hızla anlamanızı sağlayan kısa özetler alın.
• Yanıtla: E-posta yanıtlarınızda hızlı ve ayrıntılı sonuçlar elde etmek için yapay zekadan yararlanın. (Yanıtlar için gönderilen e-postalardan ilgili bilgileri kullanır.)
• Hızlı Yanıt: Farklı yanıt seçenekleri gösterir ve seçtiğiniz yönde bir yanıt oluşturur. (Yanıtlar için gönderilen e-postalardan ilgili bilgileri kullanır.)
• Teşekkür Yanıtı: Hızlı şekilde teşekkürlerinizi iletmenizi sağlayan kısa bir teşekkür mektubu oluşturun.
• Çeviri: Gelen e-postaları anında tercih ettiğiniz dile çevirerek iletişiminizi sorunsuz hale getirin.
• Analiz: E-posta içeriğinin duygusal eğilimlerini değerlendirerek pozitif mi, negatif mi yoksa nötr mü olduğunu anlamanıza yardımcı olur.
• Çıkar: E-postalardan isim, yer, tarih ve tutar gibi yapılandırılmış bilgileri çıkararak önemli verilere hızlıca erişmenizi sağlar.
• Özel Beceriler : Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirip ek seçenekler ekleyerek kendi becerilerinizi oluşturun ve benzersiz e-posta yönetimi ihtiyaçlarınıza göre şekillendirin.

Yazma Panelindeki Beceriler (Giden e-postaları oluşturma ve geliştirme)

• Oluştur: E-posta taslağınızı hızlıca hazırlamak için yapay zekadan destek alın. Kişiselleştirilmiş önerilerle süreci hızlandırın.
• Düzelt: E-posta taslaklarınızın dil bilgisi, ton ve stilini otomatik olarak geliştirin; profesyonel bir son dokunuş sağlayın.
• Yazmaya Devam Et: Yapay zeka, taslağınızı sürdürmenize yardımcı olacak bağlam tabanlı öneri ve tamamlamalar sunar.
• Çeviri: E-posta taslaklarınızı kolayca farklı dillere çevirerek küresel iletişime hazır hale getirin.
• Kontrol Et: E-postadaki yazım ve dil bilgisi hatalarını kontrol ederek dil doğruluğunu garanti eder.
• Genişlet: E-postadaki temel bilgileri genişletir ve daha kapsamlı içerik için ayrıntılı açıklamalar sunar.
• Öner: Mantıksal analiz veya içerik inceleme yoluyla anlamı geliştirecek veya hassas konuları işaretleyecek önerilerde bulunur.
• Özel Beceriler : Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirip ek seçenekler ekleyerek kendi becerilerinizi oluşturun ve benzersiz e-posta yönetimi ihtiyaçlarınıza göre şekillendirin.

Outlook için Kutools AI Assistant’ı Neden Tercih Etmelisiniz?

Son dönemin hızlı dijital dünyasında etkili iletişim büyük önem taşır. Kutools AI Assistant, en güncel yapay zeka teknolojisini kullanarak e-postalarınızın sadece okunmasını değil, aynı zamanda gerçekten anlaşılmasını ve değer görmesini sağlar. E-posta rutinlerinizin seviyesini yükseltmenize ve her etkileşimi daha anlamlı kılmanıza yardımcı olur. Günlük e-posta yoğunluğunu yönetirken veya kritik bir mesaj üzerinde çalışırken Kutools AI sizin stratejik partnerinizdir ve iletişimde bir adım önde olmanızı sağlar. Kutools AI’ın sunduğu başlıca avantajlar şunlardır:

⏰ Zaman Tasarrufu Sağlayan Otomasyon: E-posta özeti ve hızlı yanıt gibi rutin işleri otomatikleştirerek, önemli işlere daha çok zaman ayırmanızı ve genel üretkenliğinizi artırmanızı sağlar.

🌐 Çok Yönlü Yapay Zeka Entegrasyonu: Kutools AI, OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI ve SenseNovaAI gibi birçok yapay zeka platformu ile uyumlu çalışır. Size en verimli ve doğru e-posta yönetimi için en iyi modeli seçme esnekliği sunar.

🖥️ Kullanıcı Dostu Arayüz: Tüm kullanıcı seviyelerine hitap eden, sezgisel ve kolay gezinilebilir arayüz ile e-posta yönetimi ve iletişimi basit hale getirir.

🌓 Çift Modlu İşlevsellik: Kutools AI, Manuel ve Otomatik modlar sunar. Otomatik modda, e-posta özetleri ve hızlı yanıtlar otomatik olarak oluşturulur. Modlar arasında tek tıklama ile hızlı ve kolay geçiş yapabilir, çalışma şeklinize uygun şekilde özelleştirebilirsiniz.

💡 Özel Beceriler: Kutools AI’ı kendi ihtiyaçlarınıza göre şekillendirmek için rol istemlerini, komut istemlerini ve ek seçenekleri dilediğiniz gibi oluşturarak maksimum esneklik ve verimlilik ile e-postalarınızı işleyebilirsiniz.

📚 E-posta Geçmişinden Öğrenme: Kutools AI yanıtlar üretirken, geçmişteki e-posta etkileşimlerinizi (geçmiş e-postaları eklediğinizde) değerlendirir ve önceki konuşmalara göre bağlamsal yanıtlar sunar. Zamanla yanıtlar daha doğru ve iletişim tarzınıza uygun hale gelir.

🌍 Dil Çeviri Yetkinliği: Gelişmiş modellerle, doğru çeviriler yaparak küresel iletişimi son derece kolaylaştırır.

⚙️ Outlook ile Kusursuz Entegrasyon: Sadece Outlook için özel olarak tasarlanmıştır; tanıdık ortamda e-posta işlemlerinizi verimli ve sezgisel şekilde yürütün.

✏️ Arttırılmış Açıklık ve Profesyonellik: Gelişmiş dil modelleri ile e-postalarınızın açıklığını ve profesyonelliğini en üst düzeye çıkarın.

🔐 Güçlü Gizlilik ve Güvenlik: Son teknoloji şifreleme ve güvenlik protokolleriyle e-posta verileriniz korunur; iletişimlerinizin güvenliğinden emin olabilirsiniz.

Outlook için Kutools AI Assistant Nasıl Kurulur ve E-posta Verimliliği Artırılır?

Kutools AI Assistant ile e-posta deneyiminizi dönüştürmek için yalnızca birkaç adım gereklidir. Burada, Outlook’ta Kutools AI kurulumuna ilişkin adım adım rehberimizi bulabilirsiniz.

Adım1: Kutools AI’ı yükleyin

Kutools AI’ı edinmek için Kutools for Outlook’u indirmek ve yüklemek üzere indirme sayfasına gidin.

Adım2: Kutools AI'ı etkinleştirin

1. Kutools for Outlook'u yükledikten sonra Kutools sekmesine gidin ve AI Assistant'a tıklayın.

2. Kutools AI Guide iletişim kutusu açılır. Kutools AI’ın sunduğu becerileri tanıtır. Devam etmek için İleri düğmesine tıklayın.

3. Kullanım Koşulları görünecektir. İleri'ye tıklayın.

4. Artık bir AI sağlayıcısı seçip, ilgili API anahtarını girdikten sonra Kutools AI’ı etkinleştirebilirsiniz. İşlem tamamlandığında Tamam’a tıklayın.

Tamam’a tıkladıktan sonra, Kutools AI bölmesi Outlook penceresinin sağında açılır. Nasıl kullanacağınızla ilgili örnekler için okumaya devam edin!

Kutools AI Assistant’ı İş Akışınızda Örneklerle Kullanın

E-posta Özeti: Uzun mesajlardan ana fikrin çıkarılması

Gelen kutunuzu açtığınızda, bir müşterinizin projenin çeşitli güncellemelerini ve isteklerini içeren uzun bir e-postasıyla karşılaşıyorsunuz. Yoğun metnin arasında kaybolmak yerine, Kutools AI’ın Özet becerisine güvenebilirsiniz. E-postayı açar açmaz AI, ana noktaları vurgulayan kısa bir özet hazırlar. Böylece önemli bilgileri hızla kavrayıp sonraki adımlarınızı önceliklendirebilir, değerli zamanınızı korumuş ve önemli bir detayı kaçırmamış olursunuz.

1. Kutools AI bölmesinde Okuma Panelinde olduğunuzdan emin olun.
2. Özetlemek istediğiniz e-postayı seçin.

Özet kutusu, e-postanın ana noktalarını otomatik olarak özetler ve aşağıda gösterildiği gibi kısa bir özet sunar:

Hızlı Yanıt: Anında, bağlama uygun yanıtlar oluşturma

Sıfırdan bir yanıt oluşturmak yerine, Kutools AI’ın Hızlı Yanıt becerisi e-postanın bağlamını analiz eder ve ayrıntılı bir yanıt için birden fazla öneri sunar.

1. Kutools AI bölmesinde Okuma Panelinde olduğunuzdan emin olun.
2. Yanıtlamak istediğiniz e-postayı seçin. Hızlı Yanıt becerisi, seçtiğinizde otomatik olarak birden çok yanıt önerisi üretir ve aşağıda gösterilir.

   

   İpuçları:

   • E-postada bir metin seçiliyse, yanıt seçilen içeriğe olur; aksi halde tüm e-postaya yanıt verilir.
   • Yanıt önerileri arasında size uygun bir seçenek bulamazsanız, "Uygun değil mi?" bağlantısına tıklayıp istediğiniz yanıt noktasını girebilirsiniz.

3. Yanıt önerilerinden birini seçerek bir yanıt oluşturun.

4. Yanıtla düğmesine tıklayın. Yanıtınız e-posta taslağına eklenir; gözden geçirip düzenleyerek gönderebilirsiniz.

   

E-posta Oluşturma: AI yönlendirmesiyle ilk mesajları hazırlama

Bir toplantı sonrası müşterinize ulaşmanız gerekiyor ama nasıl başlayacağınızı bilemiyorsunuz; bu noktada Kutools AI’ın Oluştur becerisi devreye giriyor ve size ihtiyaçlarınıza uygun, bağlama dayalı öneriler sunuyor. Kutools AI’a ana noktaları verdiğinizde, ihtiyacınıza uygun cümleler ve yapı önerir; böylece kısa sürede net ve profesyonel bir e-posta taslağı oluşturabilirsiniz.

1. Kutools AI bölmesinde Yazma Panelinde olduğunuzdan emin olun.
2. Oluştur kutusuna ana noktaları girin ve Sonuç Al düğmesine tıklayın.
3. Oluşturulan taslağı e-posta gövdesine eklemek için Ekle’ye tıklayın.

Yazmaya Devam Et: Yarım kalan e-postaya kaldığınız yerden devam edin

Detaylı bir e-posta taslağına başladınız fakat yarım bıraktınız. Dönüp tamamlamak istediğinizde Kutools AI’ın Yazmaya Devam Et becerisi size yardımcı olur. AI, eksik taslağın bağlamını inceleyip mesajınızın devamı ve tamamlanması için öneriler sunar.

Yazmaya Devam Et becerisi şu şekilde çalışır: Gelen Kutunuzdaki bir e-postaya yanıt oluşturmaya başladığınızda Okuma Paneli otomatik olarak Yazma Paneline geçer. Yanıt taslağınızı yazmaya başladığınızda Yazmaya Devam Et becerisi taslağı otomatik olarak tamamlar. İçerik oluşturulunca Ekle’ye tıklayıp taslağa hızla ekleyebilirsiniz.

Kutools AI’ı Kişisel Asistanınıza Dönüştürün

Becerileri eklemek, kişiselleştirmek ve AI’ın e-posta geçmişinizden öğrenmesini sağlamak ile Kutools AI’ı kişisel asistanınız haline getirebilirsiniz. Bu özellikler sayesinde daha doğru, bağlama uygun yanıtlar alır ve AI becerilerini kendi ihtiyaçlarınıza en iyi şekilde uyarlar hale getirirsiniz.

• Kişiselleştirilmiş Kullanım için Becerileri Özelleştirin ve Ekleyin
• Yanıtları E-posta Geçmişinden Gelen İçgörülerle Kişiselleştirin
• Manuel/Otomatik Modları Kontrol Edin ve Gösterim Tercihlerini Özelleştirin

Kişiselleştirilmiş kullanım için becerileri özelleştirin ve ekleyin

Kutools AI bölmesinin alt kısmında Beceri Kütüphanesi Yönetimi butonu bulunur. Tıkladığınızda Beceri Kütüphanesi Yönetimi iletişim kutusu açılır.

Beceri Kütüphanesi Yönetimi iletişim kutusunda, Okuma Paneli ve Yazma Paneli için becerileri yapılandırabilirsiniz:

1. Okuma Paneli veya Yazma Paneli’nden birini seçip o paneldeki becerileri yönetin.
2. Bir becerinin kutucuğunu işaretleyerek Kutools AI bölmesinde etkinleştirin ve görüntüleyin; işareti kaldırırsanız beceriyi devre dışı bırakır ve gizlersiniz.
3. Bir beceri seçerek şu ayarları özelleştirebilirsiniz:
   • Rol İstemi: AI’ın belirli bir davranış ve stil benimsemesini sağlar.
   • Komut İstemi: AI’a belirli bir görevi uygulamasını bildirir.
   • Ek Seçenekler: Daha fazla ayar yapabilmenize olanak tanır; Ekle Seçenekler butonunu kullanarak yeni ayarlar ekleyebilirsiniz.
4. Yeni bir beceriyi, Beceri Ekle düğmesine tıklayarak, ihtiyaçlarınıza özel bir beceri olarak oluşturabilirsiniz.

Yanıtları E-posta Geçmişinden Gelen İçgörülerle Kişiselleştirin

Kutools AI’daki Yanıtla becerileri, geçmişteki e-posta sohbetlerinden öğrenmeyi destekler. Geçmiş e-posta verilerinin saklandığı yerel bir veritabanı oluşturarak, AI önceki iletişimlerinizden çıkarılan bilgiyi analiz eder ve yanıtların doğruluk ile bağlamsal uyumunu artırır; böylece daha hassas, içeriğe uygun yanıtlar alırsınız.

Geçmiş e-postaları E-posta Öğrenimine manuel olarak ekleyebilirsiniz veya otomatik ekleme özelliğini etkinleştirerek gönderdikten sonra e-postaların anında E-posta Öğrenimine eklenmesini sağlayabilirsiniz; bu sayede AI sisteminin daha iyi öğrenip uyum sağlaması desteklenir.

Manuel Ekle

1. Kutools AI bölmesindeki Yanıtla veya Hızlı Yanıt kutusunda E-posta Öğrenimi düğmesine tıklayın.

2. Manuel Ekle düğmesine tıklayın.

3. Açılan Manuel Ekle iletişim kutusunda öğrenmek istediğiniz e-postaları seçin ve Tamam’a tıklayın.

• Bir hesabın tüm e-postaları seçmek için hesabın önündeki kutuyu işaretleyin.
• E-postaları tek tek seçmek için her e-posta önündeki kutucuğu işaretleyin.
• Son bir aya ait e-postaları seçmek için "Geçen Ayın E-postaları" bağlantısına tıklayın.
• Son bir yıla ait e-postaları seçmek için "Geçen Yılın E-postaları" bağlantısına tıklayın.

4. Kaç e-postanın öğrenilmesi gerektiğini hatırlatan bir iletişim kutusu açılır. Evet’e tıklayın.

5. Kaç e-postanın başarıyla öğrenildiğini bildiren başka bir iletişim kutusu açılır. Tamam’a tıklayın.

Otomatik Ekle

Kutools AI bölmesindeki Yanıtla veya Hızlı Yanıt kutusunda E-posta Öğrenimi düğmesine tıklayın ve aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Otomatik Ekle onay kutusunu işaretleyin.
2. Her adresin yanındaki kutu işaretlenerek e-posta hesabı seçin; o adreslerden gönderilen e-postalar E-posta Öğrenimine otomatik olarak eklenecektir.
3. Kaydet düğmesine tıklayın.

Manuel/Otomatik Modları Kontrol Edin ve Gösterim Tercihlerini Özelleştirin

Kutools AI, çalışma tarzınıza uygun şekilde hem işlevini hem de görsel arayüzünü özelleştirmenize imkan tanır:

• Bazı beceriler başlangıçta Otomatik Mod’daayarlanır; diğerleri ise Manuel Mod’daçalışır. Belirli bir beceri için Manuel ve Otomatik Mod arasında geçiş yapmak için Anahtar Değiştir düğmesini beceri kutusunun sağ üst köşesinde tıklayın.
  

  Okuma Paneli ile Yazma Panelindeki otomasyon becerileri arasındaki farklar şunlardır:

  • Okuma Paneli: Otomatik Mod’da ayarlanan beceriler, yeni bir e-postaya geçildiğinde otomatik olarak çalışır.
  • Yazma Paneli: Otomatik Mod’daki beceriler taslaktaki seçim değiştiğinde otomatik olarak çalışır; "Yazmaya Devam Et" becerisi ise yalnızca içerik değiştiğinde çalışır.
  İpuçları:

  Bir beceriyi Manuel Mod’a geçirdikten sonra Sonuç Al düğmesine tıklayın. E-postada bir metin seçiliyse, beceri yalnızca o içeriği işler; aksi takdirde tüm e-postayı işler. Otomatik Mod’da ise, bir e-postayı seçtiğinizde beceri tüm mesajı işler. Sadece bir bölümü işlemek için, ilgili kısmı seçin ve sol alttaki Yeniden Oluştur simgesine tıklayın.

• Görünümü kişiselleştirmek için Tek Sayfa Görünümü ile tüm becerileri Kutools AI bölmesinde aynı anda görebilir veya Sekmeli Görünüm ile becerileri ayrı sekmelere ayırabilirsiniz.
  

Kutools AI’ın Verimliliğini Maksimuma Çıkarma İpuçları

Outlook’ta Kutools AI’ı kullanmak için işte bazı ipucu ve pratikler:

Kutools AI bölmesinde Hangi Hızlı Kontrol ve Erişimler Mevcut?

Okuma Paneli ile Yazma Paneli arasında geçiş yapmak için Okuma/Yazma Paneli butonunu kullanın. Tek Sayfa Görünümü ile Sekmeli Görünüm arasında geçiş yapmak için Tek Sayfa/Sekmeli Görünüm butonunu kullanın. Kutools AI bölmesinde farklı AI sağlayıcı ve modelleri arasında hızlıca geçiş yapmak için AI modeli drop-down listesinden istediğiniz seçeneği belirleyin. Belirli bir beceri için Manuel/Otomatik mod arasında geçiş yapmak için Anahtar Değiştir düğmesini o beceri kutusunda kullanın. Sonucun tamamını görmek için gerekirse İçeriği Genişlet düğmesine tıklayın. Bir becerinin kullandığı dil varsayılan olarak Outlook ayarlarınızla eşleşir. Bunu, beceri kutusundaki Dil drop-down listesinden değiştirebilirsiniz. Ek Seçenekler drop-down’u ile AI’a daha spesifik sonuçlar üretmesi için bir seçenek belirleyebilirsiniz. Yapay zeka tarafından oluşturulan içerikler yanlış olabilir; önemli bilgileri doğrulamayı unutmayın.

Bir Beceri Kutusunda Oluşturulan İçerikle Ne Yapabilirsiniz?