E-postanın Geleceğini Keşfedin: Kutools AI ile Outlook Verimliliğini Artırma

Dijital iletişimde hızlı tempolu dünyada verimlilik anahtardır ve e-postalarınızı etkili bir şekilde yönetmek size önemli ölçüde zaman ve çaba kazandırabilir. Kutools AI for Outlook, iş akışınızı kolaylaştıran akıllı yetenekler sunarak e-posta deneyiminizi geliştirmek için tasarlanmış güçlü bir araçtır. E-posta yazarken, içerik çevirirken veya mesajlara yanıt verirken, Kutools AI, e-postalarla nasıl etkileşimde bulunduğunuzu dönüştürebilecek bir dizi özellik sunar. Bu eğitimde, Kutools AI for Outlook hakkında bilgi edinecek, neden vazgeçilmez bir araç olduğunu öğrenecek, nasıl kurulacağını ve günlük e-posta rutininize maksimum verimlilik için nasıl entegre edeceğinizi keşfedeceksiniz.

• Kutools AI kullanma örnekleri gelen e-postalar:
  • E-posta Özeti
  • Hızlı Yanıtla
• Kutools AI kullanma örnekleri giden e-postalar:
  • E-posta Oluşturma
  • Yazmaya Devam Et

• Kişiselleştirilmiş kullanım için özel yetenekler ekleyin ve özelleştirin
• E-posta geçmişinden elde edilen içgörülerle yanıtları özelleştirin
• Manuel/Otomatik modları kontrol edin ve ekran tercihlerini özelleştirin

• Kutools AI bölmesinde hızlı kontroller ve erişim
• Beceri kutusunda oluşturulan içeriği yönetme
• Kutools AI kullanmanın en iyi uygulamaları

Kutools AI for Outlook nedir?

Kutools AI for Outlook, ExtendOffice tarafından geliştirilen gelişmiş bir özelliktir ve OpenAI ve GoogleAI gibi önde gelen modellerden gelen yapay zeka teknolojisini günlük e-posta rutininize sorunsuz bir şekilde entegre eder. Kutools for Outlook'ta yer alan 100'den fazla araçtan oluşan kapsamlı bir takımın parçası olarak, e-postaları yönetme ve etkileşimde bulunma şeklinizi dönüştürür. Sezgisel arayüzüyle Kutools AI, hem e-posta okuma hem de yazma konusunda üretkenliğinizi artıracak güçlü yetenekler sunar.

Okuma Paneli Becerileri (Alınan e-postaları analiz etme ve yanıt verme için)

• Özet: Uzun e-postaların ana noktalarını hızlıca anlamak için kısa özetler alın.
• Yanıtla: E-postalara verimli ve detaylı yanıtlar için AI'yi kullanın. (İlgili bilgiler için gönderilen e-postalar üzerine çizim yapmayı destekler.)
• Hızlı Yanıtla: Farklı yanıt seçenekleri sunar ve seçtiğiniz yöne göre bir yanıt oluşturur. (İlgili bilgiler için gönderilen e-postalar üzerine çizim yapmayı destekler.)
• Teşekkür Yanıtı: Kısaca bir teşekkür mektubu oluşturarak size hızlı bir şekilde şükranınızı ifade etmenize yardımcı olur.
• Çeviri: Gelen e-postaları anında tercih ettiğiniz dile çevirin ve sorunsuz bir iletişim sağlayın.
• Analiz Et: E-posta içeriğinin duygusal eğilimini analiz edin, böylece duyguların pozitif, negatif veya nötr olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
• Çıkar: E-postadan adlar, yerler, tarihler ve miktarlar gibi yapılandırılmış bilgileri çıkararak içeriğin ana verilerini hızlıca anlamaya yardımcı olur.
• Özel Beceriler: Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirerek ve benzersiz e-posta yönetim ihtiyaçlarınızı karşılamak için ek seçenekler ekleyerek kendi becerilerinizi oluşturun.

Yazma Paneli Becerileri (Giden e-postaları yazmak ve iyileştirmek için)

• Yeni E-posta: AI yardımıyla özelleştirilmiş önerilerle e-posta yazma sürecini hızlandırın.
• Lehçe: E-posta taslaklarınızı dilbilgisi, ton ve üslup açısından otomatik olarak geliştirerek profesyonel bir sonuç elde edilmesini sağlayın.
• Yazmaya Devam Et: AI'nın bağlama dayalı öneriler ve tamamlamalar sunarak taslak yazmanıza yardımcı olmasını sağlayın.
• Çevir: E-posta taslaklarınızı kolayca diğer dillere çevirin ve onları küresel bir kitleye hazır hale getirin.
• Kontrol: E-postadaki yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol edin ve düzeltin, dil doğruluğunu sağlamak için.
• Genişlet: E-postanın ana bilgilerini genişletin ve daha kapsamlı bir içerik için ayrıntılı açıklamalar sağlayın.
• Öner: Mantıksal analiz veya içerik incelemesi yoluyla mantıksal iyileştirmeler veya hassas içerikler için öneriler sunun.
• Özel Yetenekler: Rol istemlerini, komut istemlerini özelleştirerek ve benzersiz e-posta yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılamak için ek seçenekler ekleyerek kendi yeteneklerinizi oluşturun.

Neden Outlook için Kutools AI Seçmelisiniz?

Bugünün hızlı tempolu dijital dünyasında etkili iletişim anahtardır. Kutools AI, e-postalarınızın sadece okunmakla kalmayıp hissedilmesini, anlaşılmasını ve takdir edilmesini garantilemek için en son yapay zeka teknolojisini kullanır. Bu, e-posta deneyiminizi bir üst seviyeye çıkarmakla ve her etkileşimi daha anlamlı ve etkili hale getirmekle ilgilidir. Günlük yüzlerce e-posta yönetiyor olsanız da ya da o tek kritik mesaj üzerinde odaklanıyor olun, Kutools AI stratejik ortağınız olarak iletişimde bir adım önde kalmanızı sağlar. İşte Kutools AI'nin sunmuş olduğu bazı önemli avantajlar:

⏰ Zaman Tasarrufu Sağlayan Otomasyon: E-posta özeti ve hızlı yanıt gibi rutin e-posta görevlerini otomatikleştirir, daha önemli görevler için zamanınızı serbest bırakır ve genel verimliliğinizi artırır.

🌐 Çok yönlü AI Entegrasyonu: Kutools AI, OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI ve SenseNovaAI dahil olmak üzere geniş bir AI platformu yelpazesini destekler. Bu sayede size doğru ve verimli e-posta yönetimi için en iyi AI modelini seçme esnekliği sunar.

🖥️ Kullanıcı Dostu Arayüz: Sezgisel ve kolayca gezilebilen bir arayüze sahip olması, tüm teknoloji seviyelerindeki kullanıcıların e-posta yönetimini ve iletişimini geliştirmesini kolaylaştırır.

🌓 Çift Mod İşlevselliği: Kutools AI, Manuel Mod ve Otomatik Mod sunar. Otomatik Mod'da, e-posta özetleri ve hızlı yanıtlar gibi görevler otomatik olarak oluşturulur. Modlar arasında tek bir tıklamayla sorunsuzca geçiş yapabilir, aracı iş akışınıza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

💡 Özel Beceriler: Kutools AI'yi kendi özel e-posta yönetim ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için kendi becerilerinizi oluşturun. Rol istemlerini, komut istemlerini ve ek seçenekleri özelleştirerek AI'nin tam olarak istediğiniz şekilde çalışmasını sağlayın; bu da e-postalarınızı yönetirken maksimum esneklik ve verimlilik sağlar.

📚 E-posta Geçmişi Öğrenme: Yanıtlar oluştururken, Kutools AI, geçmiş e-posta etkileşimlerinizi (geçmiş e-postaları ekledikten sonra) kullanarak bağlam farkındalığına sahip yanıtlar verir ve önceki tartışmalara dayalı olarak kesin yanıtlar sunar. Zamanla, yanıtlar daha doğru hale gelir ve iletişim tarzınıza göre kişiselleştirilir.

🌍 Dil Çeviri Yetenekleri: Gelişmiş modellerle dil engellerini aşarak doğru çeviri sağlar ve küresel iletişimi kolaylaştırır.

⚙️ Outlook ile Sorunsuz Entegrasyon: Sadece Outlook için tasarlanmıştır ve size tanıdık ortam içinde e-posta deneyiminizi geliştirir, sezgisel ve verimli bir iş akışı sağlar.

✏️ Artırılmış Açıklık ve Profesyonellik: İleri dil modellerini kullanarak e-postalarınızı optimize eder, gönderdiğiniz her mesajda açıklık ve profesyonellik garantisini sağlar.

🔐 Güçlendirilmiş Gizlilik ve Güvenlik: En son şifreleme ve güvenlik protokollerini kullanarak e-posta verilerinizin korunmasını sağlar, iletişimlerinizin güvenliği konusunda size huzur verir.

Outlook için Kutools AI'yi Daha Etkili E-posta İşleme İçin Nasıl Ayarlayabilirsiniz?

Kutools AI ile e-posta deneyiminizi dönüştürmek artık birkaç adım uzakta. Size Outlook'ta Kutools AI nasıl kuracağınız konusunda adım adım rehberi gösteriyoruz.

Adım 1: Kutools AI'ı Yükle

Kutools AI'yi almak için Kutools for Outlook'u indirmek ve kurmak üzere indirme sayfasına gidin.

Adım 2: Kutools AI'ı etkinleştir

1. Kutools for Outlook'u yükledikten sonra, Kutools sekmesine gidin ve AI'ye tıklayın.

2. Kutools AI Guide iletişim kutusu açılır. Kutools AI'nin sunduğu becerileri tanıtır. Devam etmek için İleri düğmesine tıklayın.

3. Kullanım Koşulları görünecektir. Devam etmek için Sonraki'ye tıklayın.

4. Şimdi, bir AI sağlayıcısı seçip karşılık gelen API anahtarını girerek Kutools AI'ı etkinleştirebilirsiniz. İşlem tamamlandığında, Tamam'a tıklayın.

Tamam'a tıkladıktan sonra, Kutools AI bölmesi Outlook penceresinin sağ tarafında aşağıdaki gibi görünür. Nasıl kullanılacağına dair örnekler için okumaya devam edin!

Örneklerle Kutools AI'yi İş Akışınızda Kullanın

E-posta Özeti: Uzun mesajlardan ana noktaları çıkarma

Gelen kutunuzu açtığınızda, bir müşteriden gelen çeşitli proje güncellemelerini ve taleplerini içeren uzun bir e-posta ile karşılaştınız. Yoğun metinler arasında zaman kaybetmek yerine, Kutools AI'nin Özet becerisine güvenebilirsiniz. E-postayı açtığınızda, yapay zeka önemli bilgileri vurgulayan kısa bir özet oluşturur. Bu sayede ana noktaları hızlıca kavrayabilir ve bir sonraki adımları önceliklendirebilirsiniz. Böylece değerli zaman kazanırken hiçbir önemli ayrıntıyı kaçırmamış olursunuz.

1. Kutools AI bölmesinde, Okuma Paneli'nde olduğunuzdan emin olun.
2. Özetlemek istediğiniz e-postayı seçin.

Özet kutusu, aşağıdaki gibi, e-postanın ana noktalarının kısa bir özetini otomatik olarak oluşturur:

Hızlı Yanıt: Anında, bağlam farkındalığına sahip yanıtlar oluşturma

Sıfırdan bir yanıt yazmak için zaman harcamak yerine, Kutools AI'nin Quick Reply özelliği, e-postanın bağlamını analiz eder ve size ayrıntılı bir yanıt için birkaç yanıt seçeneği önerir.

1. Kutools AI bölmesinde, Okuma Paneli'nde olduğunuzdan emin olun.
2. Yanıt vermek istediğiniz e-postayı seçin. Hızlı Yanıtla beceri, aşağıda gösterildiği gibi birkaç yanıt temeli otomatik olarak oluşturacaktır.

   

   İpuçları:

   • Bir e-postada metin seçerseniz, yanıt seçili içeriğe verilecektir. Aksi takdirde, yanıt tüm e-postaya verilecektir.
   • Eğer hiçbir yanıt temeli uygun değilse, "Uygun değil mi?" bağlantısını tıklayabilir ve kendi istediğiniz temeli girebilirsiniz.

3. Yanıt oluşturmak için yanıt temellerinden birini seçin.

4. Yanıtla düğmesine tıklayın. Yanıt, e-posta taslağına eklenecek ve gözden geçirmeniz, düzenlemeniz ve göndermeniz için hazır olacaktır.

   

E-posta Yazma: AI rehberliği ile ilk mesajların oluşturulması

Bir toplantıdan sonra bir müşteriye takip yapmanız gerekiyorsa ancak nasıl başlayacağınız konusunda emin değilseniz, Kutools AI'nin Compose özelliği devreye girer ve size mesajınızı oluşturmanıza yardımcı olmak için bağlama dayalı öneriler sunar. Kutools AI'ya anahtar noktaları sağladıktan sonra, size özel olarak uyarlanmış ifadeler ve yapılar önerir, böylece hızlı bir şekilde profesyonel ve net bir e-posta taslak oluşturabilirsiniz.

1. Kutools AI bölmesinde, Yazma Paneli'nde olduğunuzdan emin olun.
2. Yazma kutusunda, anahtar noktaları girin ve Oluştur düğmesine tıklayın.
3. Oluşturulan taslağı e-posta gövdesine eklemek için Ekle'ye tıklayın.

E-posta Yazmaya Devam Et: Durduğunuz yerden devam edin

Detaylı bir e-posta yazmaya başladınız, ancak yarım bırakmak zorunda kaldınız çünkü bir şey sizi yarıda kesti. Geri döndüğünüzde, Kutools AI'nin Devam Etme becerisi, kaldığınız yerden devam etmenize yardımcı olmaya hazır. Yapay zeka, tamamlanmamış taslaklarınızın bağlamını inceler ve mesajınızı sürdürme ve tamamlama önerileri sunar.

Devam Etme becerisi şu şekilde çalışır: Gelen Kutusu'ndaki bir e-postaya yanıt vermeye başladığınızda, Okuma Bölmesi otomatik olarak Yazma Bölmesi'ne geçer. Yanıtınızı yazmaya başladığınızda, Devam Etme becerisi otomatik olarak taslağınızı sizin için tamamlar. İçerik oluşturulduktan sonra, hızlıca eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.

Kutools AI'yi Kişisel Asistanınız Haline Getirin

Beceri eklemek ve kişiselleştirmekten, AI'nın e-posta geçmişinizden öğrenmesini etkinleştirmeye kadar Kutools AI'ı kişisel asistanınız haline getirecek şekilde optimize edebilirsiniz. Bu özellikler sayesinde, daha doğru ve bağlam farkındalığı olan yanıtlar alacaksınız ve AI becerilerini özel ihtiyaçlarınıza göre ayarlama imkanına sahip olacaksınız.

• Kişiselleştirilmiş Kullanım İçin Özel Yetenekler Oluşturun ve Ekleme Yapın
• E-posta Geçmişiyle Kazanılan Öngörülerle Yanıtları Özelleştirin
• El Kitabı/Otomatik Modları Kontrol Et ve Görüntüleme Tercihlerini Özelleştir

Kişiselleştirilmiş Kullanım İçin Özel Yetenekler Oluşturun ve Ekleme Yapın

Kutools AI bölmesinin alt kısmında, tıklandığında Beceri Kütüphanesi Yönetimi iletişim kutusunu açan bir Beceri Kütüphanesi Yönetimi düğmesi bulunur.

Yetenek Kütüphanesi Yönetimi iletişim kutusunda, Hem Okuma Paneli hem de Yazma Paneli için yetenekleri yapılandırabilirsiniz:

1. Beceri yönetimi için Okuma Bölmesi veya Yazma Bölmesi seçin.
2. Bir beceriyi etkinleştirmek ve Kutools AI bölmesinde göstermek için becerinin yanındaki kutuyu işaretleyin. Beceriyi devre dışı bırakmak ve bölmeden gizlemek için kutunun işaretini kaldırın.
3. Ayarlarını özelleştirmek için bir yetenek seçin, içeriği şu şekilde:
   • Rol İsteği: AI'nın belirli bir davranış ve stili benimsemesini sağlar.
   • Komut İstemi: AI'ya belirli bir görevi gerçekleştirmesini söyler.
   • Ek Seçenekler: Daha fazla özelleştirme imkanı sunar ve Ayar Ekle düğmesi kullanılarak daha fazla ayar eklenebilir.
4. Yeni bir beceri eklemek için Özel Beceri Ekle düğmesine tıklayarak ihtiyaçlarınıza özel bir beceri oluşturun.

E-posta Geçmişinden Öğrenilenlerle Yanıtları Özelleştirin

yanıt becerileri, geçmiş e-posta konuşmalarından öğrenmeyi destekler. Geçmiş e-posta verilerini depolayan yerel bir veritabanı oluşturularak, AI önceki iletişimleri analiz edebilir ve yanıtların doğruluğunu ve bağlamsal uygunluğunu artırarak daha kesin ve bağlam farkındalıklı yanıtlar üretir.

E-posta Öğrenimine geçmiş e-postaları manuel olarak ekleyebilirsiniz. Ya da otomatik ekleme özelliğini etkinleştirebilirsiniz , bu sayede AI sisteminin daha iyi öğrenmesine ve adapte olmasına yardımcı olunur.

Manuel Ekle

1. Kutools AI bölmesindeki Yanıtla veya Hızlı Yanıtla kutusunda E-posta Öğrenme düğmesine tıklayın.

2. Manuel Ekle düğmesine tıklayın.

3. Açılan Manuel Ekleme iletişim kutusunda, öğrenmek istediğiniz e-postaları seçin ve Tamam'a tıklayın.

• Bir hesaba ait tüm e-postaları seçmek için, hesap前的复选框前的复选框.
• E-postaları tek tek seçmek için, bir e-posta öncesindeki onay kutusunu işaretleyin.
• Geçtiğimiz bir aydaki e-postaları seçmek için, Geçen Aydaki E-postalar bağlantısını tıklayın.
• Son bir yıla ait e-postaları seçmek için, Geçen Yılki E-postalar bağlantısını tıklayın.

4. Öğrenilmesi gereken e-posta sayısını hatırlatmak için bir iletişim kutusu açılır. Evet'e tıklayın.

5. Başarıyla öğrenilen e-posta sayısını size hatırlatmak için başka bir iletişim kutusu açılır. Tamam'a tıklayın.

Otomatik Ekle

Kutools AI bölmesindeki Yanıtla veya Hızlı Yanıtla kutusunda E-posta Öğrenme düğmesine tıklayın ve ardından aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Otomatik Ekle onay kutusunu işaretleyin.
2. Her adresin yanındaki onay kutusunu işaretleyerek e-posta hesaplarını seçin, böylece bu hesaplardan gönderilen e-postalar otomatik olarak E-posta Öğrenimine eklenecektir.
3. Kaydet düğmesine tıklayın.

El Kitabı/Otomatik Modları Kontrol Et ve Görüntüleme Tercihlerini Özelleştir

Kutools AI, işlem ve görsel arayüzünü kişisel tercihlerinize ve iş akışınıza uyacak şekilde özelleştirmenize olanak tanır:

• Bazı beceriler başlangıçta şu şekilde ayarlanmıştır: Otomatik Mod, diğerleri ise şu şekilde çalışır Manuel Mod. Belirli bir beceri için Manuel ve Otomatik Mod arasında geçiş yapmak için, sadece tıklayın Değiştir becerik kutusunun sağ üst köşesindeki düğme.
  

  Okuma Paneli ve Yazma Paneli'ndeki otomasyon becerileri arasında bir fark vardır:

  • Okuma Bölmesi: Otomatik Mod'a ayarlanan yetenekler, yeni bir e-posta açıldığında her seferinde otomatik olarak çalışacaktır.
  • Yazma Paneli: Otomatik Mod'da, seçim taslakta değiştiğinde beceriler otomatik olarak çalışacaktır. Ancak "Yazmaya Devam Et" becerisi, yalnızca içerik kendisi değiştiğinde çalışacaktır.
  İpuçları:

  Bir beceriyi Manuel Moda geçtikten sonra, sonuç almak için Oluştur düğmesine tıklayın. Bir e-postada metin seçiliyse, beceri yalnızca seçili içeriği işleyecektir; aksi takdirde, tüm e-postayı işleyecektir. Otomatik Mod'da, beceriler, e-postayı seçtikten sonra tüm e-postayı işleyecektir. E-postanın yalnızca bir bölümünü işlemek istiyorsanız, istediğiniz bölümü vurgulayın ve ardından sol alt köşedeki Yeniden Oluştur simgesine tıklayın.

• Görüntüyü kişiselleştirmek için ya da seçerek Tek Sayfa Görünümü tüm becerileri görmek için Kutools AI bölme bir anda, veya Sekmeli Görünüm becerileri ayrı sekmelere organize etmek için.
  

Kutools AI'nin Verimliliğini Maksimize Etmek İçin İpuçları

İşte Outlook'ta Kutools AI kullanma ipuçları ve püf noktaları:

Kutools AI Bölmesinde Hızlıca Kontrol Edip Erişebileceğiniz Özellikler

Okuma Bölmesi ve Yazma Bölmesi arasında geçiş yapmak için Okuma/Yazma Bölmesi düğmesini açın veya kapatın. Tek Sayfa Görünümü ve Sekmeli Görünüm arasında geçiş yapmak için Tek Sayfa/Sekmeli Görünüm düğmesini açın veya kapatın. Kutools AI bölmesinde farklı AI sağlayıcıları ve modeller arasında kolayca geçiş yapmak için, kullanılan AI modeli açılır menüsünü tıklayın ve listeden tercih ettiğiniz seçeneği seçin. Belirli bir beceri için Manuel ve Otomatik Mod arasında geçiş yapmak için, sadece tıklayın Değiştir Bu beceri kutusundaki düğme. Gerekirse, sonucun tam içeriğini görüntülemek için İçeriği Genişlet düğmesine tıklayın. Bir becerinin kullandığı dil, varsayılan olarak Outlook ayarlarınıza uygun olacaktır. Beceri kutusundaki Dil açılır menüsünü seçerek bunu değiştirebilirsiniz. Ek Seçenekler açılır menüsünü genişleterek, AI'nın daha spesifik sonuçlar üretmesine yönlendirmek için bir seçenek seçebilirsiniz. Yapay zeka tarafından oluşturulan içerik yanlış olabilir, lütfen önemli bilgileri doğrulamayı düşünün.

Bir Beceri Kutusunda Oluşturulan İçerikle Neler Yapabileceğiniz