Outlook’ta e-postalardan toplantı davetiyelerini, güncellemelerini ve yanıtlarını nasıl filtreleyebilirim?

Diyelim ki yüzlerce mesaj arasından tüm toplantı davetiyelerini, yanıtlarını ve güncellemelerini hızlıca bulmanız gerekiyor. İşte size Microsoft Outlook’ta bu tür e-postaları filtrelemenin üç etkili yöntemi!

Toplantı davetiyelerini/yanıtlarını/güncellemelerini özel bir arama klasörüyle filtreleme

Toplantı davetiyelerini/güncellemelerini bir kural ile filtreleme

Toplantı davetiyelerini/yanıtlarını/güncellemelerini Filtrele özelliğiyle filtreleme

---

Toplantı davetiyelerini/yanıtlarını/güncellemelerini özel bir arama klasörüyle filtreleme

Arama Klasörü özelliği Microsoft Outlook’ta oldukça kullanışlıdır ve belirtilen bir posta klasöründen tüm toplantı davetiyelerini, yanıtları ve güncellemeleri otomatik olarak kolayca filtrelemenizi sağlar.

Adım 1: Posta görünümüne geçin ve toplantı davetiyelerini, yanıtlarını ve güncellemelerini filtrelemek için bir posta klasörünü açın.

Adım 2: "Klasör" sekmesinde "Yeni Arama Klasörü"ne tıklayın (veya Outlook 2007’de "Dosya" > "Yeni") > "Arama Klasörü").

Adım 3: Açılan Yeni Arama Klasörü iletişim kutusunda "Özel bir Arama Klasörü oluştur" seçeneğini vurgulayın ve ardından "Seç" düğmesine tıklayın.

Adım 4: Gelen Özel Arama Klasörü iletişim kutusunda, özel arama klasörünüz için "Ad" kutusuna bir ad girin ve ardından "Kriterler" düğmesine tıklayın.

Adım 5: Şimdi Arama Klasörü Kriterleri iletişim kutusuna geldiniz; "Gelişmiş" sekmesine gidin ve:

(1) "Alan" > "Tüm Randevu alanları" > "Süre" seçeneğine tıklayın;

(2) "Koşul" (veya "Condition") kutusuna tıklayın ve açılır listeden "mevcut" seçeneğini seçin;

(3) "Listeye Ekle" düğmesine tıklayın;

(4) Bu iletişim kutusunu kapatmak için “Tamam” düğmesine tıklayın.

Adım 6: Diğer iki "Tamam" düğmesine tıklayarak her iki iletişim kutusunu da kapatın.

Böylece tüm toplantı davetiyelerinizi, toplantı güncellemelerinizi ve toplantı yanıtlarınızı filtreleyen yeni bir arama klasörü oluşturulur. İleride bu tür davetiyeleri, güncellemeleri veya yanıtları aldığınızda, hepsi otomatik olarak bu arama klasöründe görünür.

---

Toplantı davetiyelerini/güncellemelerini bir kural ile filtreleme

Microsoft Outlook’ta belirli bir posta klasöründen tüm toplantı davetiyelerini ve toplantı güncellemelerini başka bir klasöre otomatik olarak filtrelemenize yardımcı olacak bir kural da oluşturabilirsiniz.

Adım 1: Posta görünümüne geçin ve toplantı davetiyeleriyle toplantı güncellemelerini filtreleyeceğiniz bir posta klasörünü açın.

Adım 2: "Giriş" sekmesinde "Kurallar" > "Kuralları ve Uyarıları Yönet" seçeneğine tıklayın (veya Outlook 2007’de "Araçlar" > "Kurallar ve Uyarılar").

Adım 3: Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusundaki **E-posta Kuralları** sekmesinde **Yeni Kural** düğmesine tıklayın.

Adım 4: Yeni Kural Sihirbazı iletişim kutusunda "Geldiğinde mesajlara kural uygula" (veya Outlook 2007’de "Mesajlar geldiğinde kontrol et") seçeneğini vurgulayın ve ardından "İleri"düğmesine tıklayın.

Adım 5: İkinci Kural Sihirbazı iletişim kutusunda “toplantı davetiyesi veya güncelleme içeren” seçeneğini işaretleyin, ardından “İleri” düğmesine tıklayın.

Adım 6: Üçüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın:

(1) "belirtilen klasöre taşı" seçeneğini işaretleyin;

(2) "belirtilen" metnine tıklayın;

(3) Gelen Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, toplantı davetiyelerini ve güncellemelerini taşıyacağınız posta klasörünü seçip vurgulayın ve “Tamam” düğmesine tıklayın.

(4) "İleri" düğmesine tıklayın.

Adım 7: Bir sonraki Kural Sihirbazı iletişim kutusunda "İleri" düğmesine tıklayın; ardından son Kural Sihirbazı iletişim kutusunda "‘Klasör Adı’ içindeki mevcut mesajlara bu kuralı şimdi çalıştır" seçeneğini işaretleyip "Bitir" düğmesine tıklayın.

Adım 8: Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu kapatmak için "Tamam" düğmesine tıklayın.

Bu özel kural çalıştırıldıktan sonra, posta klasörünüzdeki tüm toplantı davetiyeleri ve toplantı güncellemeleri otomatik olarak filtrelenir ve belirttiğiniz klasöre taşınır.

---

Toplantı davetiyelerini/yanıtlarını/güncellemelerini Filtrele özelliğiyle filtreleme

Aslında, toplantı davetiyelerini, yanıtlarını ve güncellemelerini doğrudan e-posta mesajlarınızdan ayıklamak için Filtrele özelliğini de kullanabilirsiniz.

Adım 1: Posta görünümüne geçin ve toplantı davetiyeleriyle toplantı güncellemelerini filtreleyeceğiniz bir posta klasörünü açın.

Adım 2: "Görünüm" sekmesindeki "Görünüm Ayarları" düğmesine tıklayın (veya Outlook 2007’de "Görünüm" > "Geçerli Görünüm" > "Geçerli Görünümü Özelleştir").

Adım 3: Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunda “Filtre” düğmesine tıklayın.

Adım 4: Gelen Filtre iletişim kutusunda "Gelişmiş" sekmesine gidin ve:

(1) "Alan" > "Tüm Randevu alanları" > "Süre" seçeneğine tıklayın;

(2) "Koşul" (veya "Condition") kutusuna tıklayın ve açılır listeden "mevcut" seçeneğini seçin;

(3) "Listeye Ekle" düğmesine tıklayın;

(4) Bu iletişim kutusunu kapatmak için “Tamam” düğmesine tıklayın.

Adım 5: Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunu kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

Böylece toplantı davetiyeleri, toplantı yanıtları ve toplantı güncellemelerini içeren tüm e-postalar otomatik olarak geçerli e-posta klasörünüzde filtrelenir ve listelenir.

Not: Outlook 2010 ve 2013’te, filtreyi içeren bu özel görünümü kaydetmek için “Görünüm” sekmesinden “Görünümü Değiştir” > “Geçerli Görünümü Yeni Görünüm Olarak Kaydet” seçeneğine tıklayabilirsiniz.