Outlook’ta tüm e-postaları, kişileri ya da takvim öğelerini nasıl hızlıca seçersiniz?

Klavye kısayolları, Outlook’ta bir klasördeki tüm öğeleri seçmenin en hızlı yoludur. Özellikle elle gezinmeyi sevenler ve araç çubuklarını özelleştirmeden tüm öğeleri seçmeniz gereken durumlar için idealdir. Aşağıdaki kısayol kombinasyonlarını göz önünde bulundurun:

    A. Ctrl+A: Outlook’ta ilgili klasörü açın. Herhangi bir e-postaya, kişiye, takvim öğesine veya göreve tıklayın, ardından klasördeki tüm öğeleri anında seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.
    B. Ctrl+Shift+End: Başlangıç noktasından son öğeye kadar sürekli bir aralık seçmek için önce ilk öğeyi seçin, ardından Ctrl+Shift+End tuşlarına basın.
    C. Shift: Klasördeki ilk öğeye tıklayın, ardından aşağı kaydırın ve Shift tuşunu basılı tutarken son öğeye tıklayın. Bu, ilk ve son tıklamalarınız arasındaki tüm öğeleri seçer; özellikle belirli bir aralığı seçmek için son derece kullanışlıdır.

İpuçları: Bu kısayollar, Outlook’ta çoğu öğe listesi görünümünde çalışır; ancak liste olmayan bir görünümdeyseniz (örneğin bazı takvim görünümleri), önce tablo veya liste görünümüne geçmeniz gerekebilir. Kısayollara bastığınızda istediğiniz seçim gerçekleşmiyorsa, geçerli Outlook penceresinin veya bölmesinin etkin olduğundan ve doğru klasördeki bir öğeye tıkladığınızdan emin olun.

Avantajlar: Kurulum gerektirmez ve klavye kullanımına alışkın kullanıcılar için son derece hızlıdır.
Sınırlamalar: Daha az görsel geri bildirim sunar; yeni kullanıcılar veya fareyle gezinmeyi tercih edenler için zorlu olabilir.

Outlook'ta Yinelenen E-postalar'leri hızlıca arayın ve silin

Kutools for Outlook, kullanıcıların birden fazla posta klasöründen yinelenen e-postaları verimli bir şekilde bulup kaldırmasına olanak tanıyan, kullanımı kolay bir Yinelenen E-postalar özelliğine sahiptir. Tüm klasörleri tarayabilir veya genellikle birkaç tıklamayla yalnızca seçili klasörlere odaklanabilirsiniz. Bu sayede posta kutunuz daha temiz kalır, dağınıklık azalır ve sonraki toplu seçimleriniz ile yönetiminiz kolaylaşır.

Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde, Tümünü Seç düğmesini Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na ekleyerek seçim işlemini çok daha kolay hale getirebilirsiniz. Özellikle görsel kontrolleri ve çoklu seçim görevlerini sık sık kullananlar için bu fareyle çalışan çözüm son derece kullanışlıdır.

1. Outlook arayüzünün üst kısmında yer alan Hızlı Erişim Araç Çubuğu 'ndaki aşağı ok simgesine tıklayın ve açılır menüden Diğer Komutlar seçeneğini seçin.

2. Outlook Seçenekleri penceresinde:
(1) Tüm Komutlar seçeneğini Komutları şuradan seçin açılır menüsünden seçin.
(2) Komut listesinde aşağı kaydırın ve Tümünü Seç öğesini vurgulayın.
(3) Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklemek için Ekle düğmesine tıklayın.
(4) Son olarak, değişiklikleri onaylamak için Tamam düğmesine tıklayın.

3.Tümünü Seçdüğmesi artık herhangi bir klasörde kolay erişim için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda görünecektir.

Notlar:
(1) Bu özelliği kullanmak için önce istediğiniz klasöre (posta, kişiler veya takvim) gidin, ardından araç çubuğundaki Tümünü Seç düğmesine tıklayın. Bu işlem, klasördeki tüm görünür öğeleri seçer.
(2) Eklendikten sonra Tümünü Seç düğmesi, tekrarlı kurulum olmadan tüm Outlook klasörlerinde tutarlı erişim sağlayacak şekilde Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda kalır.

Faydalar: Kullanıcılara görsel ve tanıdık bir arayüz sunar, klavye kısayollarının sürekli kullanılmasından kaynaklanan parmak yorgunluğu riskini azaltır ve çeşitli klasör türlerinde sıklıkla yapılan toplu işlemler için idealdir.

Outlook 2007 kullanıcıları, arayüzlerine bir Tümünü Seç düğmesi de yapılandırabilir; ancak bu işlem Gelişmiş Araç Çubuğu'nun özelleştirilmesini gerektirir. Bu, eski nesil Outlook kurulumlarında büyük öğe listelerini sık sık yönetmek zorunda olanlar için yararlıdır.

1. İlk olarak, Şerit üzerinde herhangi bir yere sağ tıklayıp mevcut menüden Gelişmiş Araç Çubuğu seçeneğini işaretleyerek bunu Outlook Şerit’ine ekleyin.Gelişmiş

Ardından, sağda gösterildiği gibi Şerit üzerinde Gelişmiş araç çubuğunu göreceksiniz.

2. Gelişmiş Araç Çubuğu etkinleştirildikten sonra, tüm öğelerini seçmek istediğiniz Outlook klasörüne gidin. Gelişmiş Araç Çubuğu’na sağ tıklayın ve ardından bağlam menüsünden Özelleştir seçeneğini seçin.

3. Özelleştir iletişim kutusunda:
(1) Komutlar sekmesine geçin.
(2) Kategoriler bölümünden Düzenle seçeneğine tıklayın.
(3) Liste içinden Tümünü Seç komutunu bulun ve Gelişmiş Araç Çubuğu’na sürükleyin.

Sürükledikten sonra Tümünü Seç düğmesi, araç çubuğunuzda hemen kullanıma hazır olacak!

Not:
Outlook 2007'de «Tümünü Seç» düğmesi Posta ve Kişiler görünümlerinde kullanılabilir ve sorunsuz çalışır. Takvimde seçim yapmak için görünümü «Liste» olarak değiştirin; böylece «Tümünü Seç» düğmesi görünür hale gelir ve işlevsel olur. Liste dışındaki görünümler doğrudan «Tümünü Seç» özelliğini desteklemez.

Daha deneyimli kullanıcılar veya tekrarlayan görevler yapanlar için, Outlook'un VBA düzenleyicisi kullanılarak şu anda aktif olan klasördeki tüm öğeler programlı olarak seçilebilir. Bu yaklaşım, diğer işlemleri otomatikleştiriyorsanız ve toplu seçim işlemini iş akışınızın bir parçası olarak kullanmak istiyorsanız idealdir. VBA betiklerini özel seçim kriterlerinize uygun şekilde daha da özelleştirebilirsiniz.

VBA kullanmadan önce: Outlook'ta makro işlevselliğini etkinleştirdiğinizden ve tüm çalışmalarınızı kaydettiğinizden emin olun; çünkü makrolar “Geçerli seçim”i değiştirebilir. Bu yöntem, VBA düzenleyiciye aşina olan deneyimli kullanıcılar için en idealidir.

1. Outlook'u açın ve tüm öğelerini seçmek istediğiniz klasörü seçin.

2. Alt+F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications düzenleyicisini başlatın.

3. VBA penceresinde Ekle > Modül yolunu izleyin. Yeni modüle aşağıdaki VBA kodunu kopyalayıp yapıştırın:

VBA kodu: Aktif klasördeki tüm öğeleri seç

Sub SelectAllItemsInFolder()
    Dim olExp As Explorer
    Dim olFldr As Folder
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set olExp = Outlook.Application.ActiveExplorer
    Set olFldr = olExp.CurrentFolder
    If olFldr Is Nothing Then
        MsgBox "No folder is currently selected!", vbExclamation, xTitleId
        Exit Sub
    End If
    If olFldr.Items.Count = 0 Then
        MsgBox "The folder is empty.", vbInformation, xTitleId
    Else
        olExp.SelectAllItems
        MsgBox "All items in the folder have been selected.", vbInformation, xTitleId
    End If
    Set olExp = Nothing
    Set olFldr = Nothing
End Sub

4. Makroyu çalıştırmak ve tüm öğeleri seçmek için VBA penceresinden F5 tuşuna basın. Makro, aktif klasördeki tüm öğeleri otomatik olarak seçecek ve bir onay iletişim kutusu gösterecektir.