Outlook'ta "Alt Klasörleri Dahil Et" seçeneğiyle e-postalar nasıl aranır?

Microsoft Outlook’ta anında arama başlatıldığında varsayılan davranış, yalnızca şu anda seçili olan klasördeki e-postaları taramaktır. Ancak birçok kullanıcı e-postalarını alt klasörlerle düzenler ve genellikle bir üst klasörle birlikte tüm alt klasörlerini kapsayan aramalara ihtiyaç duyar. Aramanızda “Alt Klasörleri Dahil Et” seçeneğinin devre dışı kalması, iç içe geçmiş dizinlerde saklanan önemli e-postaların gözden kaçmasına yol açabilir. Bu eğitim, Outlook’ta klasörler ve alt klasörler arasında e-posta aramak için birden fazla etkili yöntemin adım adım talimatlarını sunar; böylece atlanan sonuçları önleyebilir ve iş verimliliğinizi artırabilirsiniz.

Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde e-postaları Alt Klasörleri Dahil Et arayın

Outlook 2007 e-postaları Alt Klasörleri Dahil Et arayın

VBA: Klasörler ve alt klasörler arasında gelişmiş toplu arama

---

Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde e-postaları Alt Klasörleri Dahil Et arayın

Outlook 2010 veya sonraki sürümleri kullanıyorsanız, aramanızı hem Geçerli Klasör’ü hem de tüm alt klasörlerini kapsayacak şekilde kolayca genişletebilirsiniz. Bu özellik, e-posta organizasyon yapınız iç içe geçmiş klasörlere dayanıyorsa özellikle faydalıdır; her alt klasörde ayrı ayrı manuel arama yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak aramalarınızı çok daha kolay hale getirir.

1. İlk olarak, arama yapmak istediğiniz e-posta klasörüne gidin. Doğru seçeneği işaretlerseniz, bu klasörün tüm alt klasörleri arama sonuçlarınıza dahil edilir.

2. İleti listesinin üst kısmında yer alan "Anında Arama" kutusuna tıklayarak "Arama Araçları" sekmesini etkinleştirin. Gerekirse bu kutuya anahtar kelimenizi veya arama koşullarınızı girin. Ardından "Arama" sekmesindeki "Kapsam" grubundan "Tüm Alt Klasörler" seçeneğine tıklayın. Aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın:

Bu adımları tamamladıktan sonra Outlook, seçili klasördeki ve tüm alt klasörlerdeki arama kriterlerinize uyan e-postaları tek bir birleşik ileti listesinde sunar. Bu yöntem, klasörleri tek tek taramaya göre e-posta kaçırma riskini en aza indirerek zaman kazandırır.

İpucu: Arama sonuçlarında her filtrelenmiş e-postanın orijinal konumunu daha kolay belirlemek için "Klasörler" sütununu görüntüleyebilirsiniz. E-posta listesindeki (örneğin "Kimden" veya "Alındı") sütun başlıklarından birine tıklayın ve ardından "Klasörler" seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun. Böylece eşleşen her e-postanın klasör yapısındaki yerini anında görebilirsiniz.

Not: Tüm alt klasörlerin aranmadığını fark ederseniz, klasör seçimini tekrar gözden geçirin ve Kapsam grubunda "Tüm Alt Klasörler" seçeneğinin etkin olduğundan emin olun. Ayrıca, arama sonuçları eksik görünüyorsa Outlook dizinleme ayarlarınızı kontrol edin.

---

Outlook 2007 e-postaları Alt Klasörleri Dahil Et arayın

Outlook 2007'de yerleşik anında arama özelliği, ana arayüzden doğrudan alt klasörlerde arama yapmaya izin vermez. Bunun yerine bu işlemi gerçekleştirmek için bir Arama Klasörü oluşturmanız gerekir. Arama Klasörü, birden fazla klasördeki (alt klasörler dahil) e-postaları sanal ve aranabilir bir görünümde bir araya getirerek, özellikle e-postalarınız karmaşık bir klasör hiyerarşisine dağılmışsa büyük kolaylık sağlar. Bu yöntemin en önemli avantajı, özelleştirilmiş arama koşullarını esnek ve tekrarlanabilir şekilde kullanabilmenizi sağlamasıdır.

1. Outlook'un üst kısmındaki "Dosya" menüsüne tıklayın, ardından "Yeni" seçeneğine ve ardından "Arama Klasörü"ne tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

2. "Yeni Arama Klasörü" iletişim kutusunda, "Özel" bölümünde aşağı kaydırıp "Özel bir Arama Klasörü oluştur" seçeneğini bulun ve seçin; ardından ölçütlerinizi belirtmek için "Seç" düğmesine tıklayın.

3. "Özel Arama Klasörü" iletişim kutusunda, yeni arama klasörünüz için açıklayıcı bir ad belirleyin (örneğin "Gelen Kutusu ve Alt Klasörler Araması") ve ardından Arama Kapsamı’na dahil etmek istediğiniz klasörleri seçmek üzere "Gözat" düğmesine tıklayın.

4. "Klasör(ler)i Seç" penceresi görüntülendiğinde aşağıdaki adımları uygulayın:

1). Aramak istediğiniz üst klasörü (örneğin "Gelen Kutusu") seçin.

2). Tüm alt klasörlerin dahil edilmesini sağlamak için "Alt klasörleri ara" kutusunu işaretleyin.

3). Onaylamak için "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

5. "Özel Arama Klasörü" iletişim kutusunda, özel arama klasör ayarlarınızı kaydetmek için **Tamam**’a tıklayın.

6. Arama ayarlarınızı uygulamak isteyip istemediğinizi soran bir uyarı kutusu görünüyorsa, devam etmek için "Evet"e tıklayın.

7. Son olarak, kurulumu tamamlamak için "Yeni Arama Klasörü" iletişim kutusunda tekrar "Tamam" düğmesine tıklayın.

8. Özelleştirilmiş arama klasörünüz artık oluşturuldu ve Gelen Kutusu’ndan (veya belirlediğiniz başka herhangi bir klasörden) gelen tüm e-postaları, alt klasörleriyle birlikte görüntüler. Arama klasörünün üst kısmındaki arama kutusuna istediğiniz arama koşullarını yazabilirsiniz; Outlook, tanımladığınız kapsam içinde eşleşen tüm e-postaları gösterecektir. Bu yöntem, düzenli ya da karmaşık klasör aramaları için son derece kullanışlıdır; çünkü özel arama klasörünüze istediğiniz zaman, ayarları yeniden oluşturmak zorunda kalmadan dönebilir ve aramalarınızı kolayca gerçekleştirebilirsiniz.

İpucu: Arama klasörünüzün kapsamını veya ölçütlerini ayarlamak istiyorsanız, Gezinme bölmesinde sağ tıklayıp "Bu arama klasörünü özelleştir" seçeneğini seçin ve gerekli değişiklikleri yapın.

Sınırlama: Arama Klasörleri sanal görünümlerdir ve e-postalarınızı fiziksel olarak taşımaz; yalnızca arama sonuçlarını toplu şekilde görüntüler. Özellikle büyük posta kutuları veya kapsamlı arama koşulları, arama performansını yavaşlatabilir veya CPU/bellek kullanımını artırabilir.

---