Outlook’ta toplantı davetlerinin katılımcılar tarafından iletilmesini nasıl engellerim?

Bazı durumlarda, gizlilik, hassasiyet veya diğer nedenlerle toplantıya katılanların Outlook’ta davetiyenizi iletmesini engellemek isteyebilirsiniz. Bu makalede size bu konuda iki çözüm sunuyoruz:

• Katılımcıların Outlook toplantı davetini VBA ile iletmelerini engelleyin
• Katılımcıların form tasarlayarak toplantı davetini iletmelerini engelleyin

---

Katılımcıların Outlook toplantı davetini VBA ile iletmelerini engelleyin

Bu yöntem, Toplantı penceresindeki Şerit menüsüne VBA aracılığıyla "İletmeyi Devre Dışı Bırak" ve "İletmeyi Etkinleştir" düğmelerini eklemenizi sağlar; böylece "İletmeyi Devre Dışı Bırak" düğmesiyle toplantı davetinizin iletilmesini kolayca önleyebilirsiniz. Aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için "Alt" + "F11" tuşlarına basın.

2. "Ekle" > "Modül" seçeneğine tıklayıp aşağıdaki VBA kodunu yeni modül penceresine yapıştırın.

VBA: Katılımcıların toplantıyı iletmelerini engelleme

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. VBA kodunu kaydedin ve Microsoft Visual Basic for Applications penceresini kapatın.

4. Bir takvim klasörünü açın ve toplantı oluşturmak için "Giriş" > "Toplantı" seçeneğine tıklayın.

5. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için "Dosya" > "Seçenekler" yolunu izleyin.

6. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol bölmeden **Şerit Özelleştir**’e tıklayın; sağ bölmede **Randevu**’yu seçip **Yeni Grup** düğmesine basın. Ekran görüntüsüne göz atın:

7. Artık "Randevu" sekmesinin altında yeni bir grup eklendi. Yeniden adlandırmak için "Yeniden Adlandır" düğmesine tıklayın, gruba yeni bir ad girin ve "Yeniden Adlandır" iletişim kutusunda "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

8. Devam edin ve (1) "Komutları şuradan seç" açılır listesinden "Makrolar"ı seçin, (2) sol kutudan "Project1.ItemDisableForwarding" öğesini seçin ve (3) "Ekle" düğmesine tıklayın.

9. Şimdi seçilen komut sağ kutuya eklendi. Seçili durumda tutun ve şu adımları izleyin: (1) "Yeniden Adlandır" düğmesine tıklayın, (2) Yeniden Adlandır iletişim kutusunda komut için bir simge belirleyin, (3) yeni bir ad girin ve son olarak (4) "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

10. Diğer "Project1.ItemEnableForwarding" komutunu da sağ kutuya eklemek için yukarıdaki 8-9. adımları tekrarlayın ve Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda "Tamam" düğmesine tıklayın.

Artık Toplantı penceresine döndüğünüzde, "Toplantı" sekmesi altında her iki komutun da eklendiğini göreceksiniz. Ekran görüntüsüne göz atın:

11. "Toplantı" > "İletmeyi Devre Dışı Bırak" seçeneğine tıklayın ve ardından açılan iletişim kutusunda "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

12. Gerekli toplantı unsurlarını ekleyin ve göndermek için “Gönder” düğmesine tıklayın.

Katılımcılar bu toplantıyı kendi Outlook’larında **Toplantı > İlet** seçeneğiyle iletmeye çalıştıklarında, iletme işlemini engelleyen bir iletişim kutusu açılacaktır.

Notlar:
(1) Bu yöntem, katılımcıların toplantıyı iCalendar eki olarak iletmelerini engellemez.
(2) Bu yöntem, Exchange hesabıyla sorunsuz şekilde çalışır.

---

Katılımcıların form tasarlayarak toplantı davetini iletmelerini engelleyin

Aslında toplantı formunu değiştirip İlet özelliğini devre dışı bırakabilirsiniz; bu sayede bu forma dayalı olarak oluşturulan tüm toplantılar, Outlook’ta iletilemez hale gelir.

1. Bir takvim klasörünü açın ve toplantı oluşturmak için "Giriş" > "Toplantı" seçeneğine tıklayın.

2. Toplantı penceresinde "Dosya" > "Seçenekler" yolunu izleyin.

3. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol çubuktan **"Şerit Özelleştir"** seçeneğine tıklayın, sağ bölmede **"Geliştirici"** onay kutusunu işaretleyin ve **"Tamam"** düğmesine tıklayarak değişiklikleri kaydedin. Detaylı görünüm için ekran görüntüsüne göz atın:

4. Artık Toplantı penceresine dönün ve “Geliştirici” > “Bu Formu Tasarla” seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

5. "(Eylemler)" sekmesini etkinleştirin ve "Form Eylemi Özellikleri" iletişim kutusunu açmak için "İlet" satırına çift tıklayın.

6. Form Eylemi Özellikleri iletişim kutusunda "Etkinleştir" seçeneğinin işaretini kaldırın ve "Tamam" düğmesine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

7. "Geliştirici" > "Bu Formu Çalıştır" seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne göz atın:

8. Artık değiştirilmiş toplantı formuna dayalı bir toplantı oluşturuldu. Gerekli toplantı unsurlarını ekleyip “Gönder” düğmesine tıklayın.

Notlar:
(1) Bu özelleştirilmiş toplantı formunu sık sık kullanacaksanız, "Geliştirici" > "Yayımla" > "Formu Yayımla" seçeneğine tıklayarak kaydetmenizi öneririz.
(2) Bu özelleştirilmiş toplantı formuna dayalı olarak oluşturulan tüm toplantılar, katılımcıların davetiye iletilmesine izin vermez. Ancak katılımcılar yine de toplantıyı iCalendar eki olarak iletebilirler.
(3) Bu yöntem Exchange hesabıyla sorunsuz şekilde çalışır.

---

İlgili Makaleler

Outlook’ta toplantı iletme bildirimlerini nasıl devre dışı bırakabilirim?

Outlook’ta toplantıyı, Toplantı Düzenleyici bildirimini e-posta olarak nasıl iletirim?