Outlook’ta gelen iletilerin Yazı Tipi Rengi’ni gönderene veya konuya göre nasıl değiştirebilirsiniz?

Outlook'ta özellikle önemli kişilerden gelen veya belirli konuları içeren iletileri fark etmeye çalışırken, çok sayıda e-postayı verimli bir şekilde yönetmek zor olabilir. Bu e-postaların Yazı Boyutu'ini veya rengini değiştirerek öne çıkarmanız, gelen kutunuzda bunları hızlıca tanımlamanıza ve e-posta yönetimini daha akıcı hale getirmenize yardımcı olur; böylece kritik bilgileri kaçırma riskiniz azalır. Bu makalede, belirli gönderen veya konu ölçütlerini karşılayan gelen iletiler için Yazı Boyutu'ini veya rengini otomatik olarak değiştirmenin çeşitli yöntemlerini, farklı kullanım ihtiyaçlarına yönelik bazı alternatif çözümleri ve pratik ipuçlarını öğreneceksiniz.

Outlook'ta gelen e-postaların Yazı Boyutu'ini veya rengini gönderene veya konuya göre değiştirin
Gelen e-postaları düzenlemek için Outlook Kurallarını tamamlayıcı bir yöntem olarak kullanın

---

Outlook'ta gelen e-postaların Yazı Boyutu'ini veya rengini gönderene veya konuya göre değiştirin

Outlook’un Koşullu Biçimlendirme Kullan özelliği, gönderen, konu veya diğer ölçütler doğrultusunda belirli e-postaların ileti listesinde nasıl görüneceğini özelleştirmenize olanak tanır. Bu işlevsellik, kritik iletileri hızlıca belirlemenin önemli olduğu iş ortamlarında ya da bültenleri, hatırlatmaları veya belirli kişilerden gelen uyarıları düzenlemek istediğiniz kişisel senaryolarda özellikle yararlıdır.

Hedef e-postaları görsel olarak öne çıkarmak için Outlook’ta Koşullu Biçimlendirme Kullan özelliğini kullanmanın yolları şunlardır:

1. Outlook'u açın ve posta görünümüne gidin. Şeritteki Görünüm sekmesini tıklayın, ardından Görünüm Ayarları'nı seçin. Ekran görüntüsüne bakın:

2. Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunda, Koşullu Biçimlendirme Kullan düğmesini tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

3. Görüntülenen Koşullu Biçimlendirme Kullan iletişim kutusunda, yeni bir kural oluşturmak için Ekle düğmesini tıklayın. Bu biçimlendirme kuralını ileride kolayca tanımlayabilmeniz için Ad metin kutusuna açıklayıcı bir isim girin. Ekran görüntüsüne bakın:

4. Yeni kuralınız seçiliyken Yazı Tipi düğmesini tıklayın. Yazı Tipi iletişim kutusunda tercih ettiğiniz yazı tipini, stilini, boyutunu ve en önemlisi uygun iletiler için Outlook’un kullanmasını istediğiniz rengi seçin. Ekran görüntüsüne bakın:

5. Yazı tipi ayarlarınızı onayladıktan sonra Tamam'ı tıklayarak Koşullu Biçimlendirme Kullan iletişim kutusuna dönün. Ardından filtre koşullarınızı belirlemek için Koşul düğmesini tıklayın.

6. Filtrele iletişim kutusunda, İletiler sekmesi altında istenen gönderenin e-posta adresini Kimden alanına girin. Böylece yalnızca bu adresten gelen e-postalar belirttiğiniz şekilde biçimlendirilir. Ekran görüntüsüne bakın:

İpucu: Birden fazla gönderenden gelen iletileri aynı anda öne çıkarmak için noktalı virgülle ayrılmış birden fazla e-posta adresi girebilirsiniz.

7. İşiniz bittiğinde, her iletişim kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın. Bundan sonra ölçütlerinize uyan bir ileti geldiğinde, Outlook e-posta listesinde göründüğü anda otomatik olarak seçtiğiniz yazı tipi biçimlendirmesini uygular. Aşağıdaki örneğe göz atın:

Not: Gönderen yerine konuya göre e-postaları hedeflemek istiyorsanız, Şu sözcük(ler)i ara alanını, konu kategorisindeki İçinde açılır menüsünden kullanın. Örneğin, "acil" yazarsanız, konusunda "acil" geçen tüm e-postalar öne çıkarılır. Ekran görüntüsüne bakın: Filter dialog. For example, typing "urgent" would highlight all emails with "urgent" in the subject. See screenshot:

Önlemler ve İpuçları: Koşullu Biçimlendirme kullanmak, Outlook görünümünde yalnızca iletilerin görünümünü değiştirir; e-postaların gerçek içeriğini etkilemez. Metin arama kuralları büyük/küçük harf duyarlı değildir. Özellikle posta kutunuz iç içe geçmiş klasörler içeriyorsa, istediğiniz sonucu elde etmek için farklı ölçütlerle denemeler yapmanız gerekebilir.

Pratik öneri: Gelen kutunuzu daha verimli ve görsel olarak düzenli hale getirmek için farklı gönderenleri, anahtar sözcükleri veya kategorileri hedefleyen birden fazla Koşullu Biçimlendirme kuralı oluşturabilirsiniz. Doğru etkiyi elde ettiğinizden emin olmak için kurallarınızı örnek iletilerle test edin.

---

Gelen e-postaları düzenlemek için Outlook Kurallarını tamamlayıcı bir yöntem olarak kullanın

Outlook’un Kural özelliği, Yazı Tipi Rengi’ni doğrudan değiştirmese de gelen e-postaları daha fazla biçimlendirme uygulanmadan önce organize etmeye, taşımaya, işaretlemeye veya başka şekillerde işlemeye yardımcı olabilir. Kuralları “Koşullu Biçimlendirme Kullan” veya VBA ile birlikte kullanmak, güçlü ve çok aşamalı bir düzenleme iş akışı sağlar. Örneğin, belirli bir gönderenden gelen iletiler öncelikle Kurallar aracılığıyla belirlenmiş bir klasöre taşınabilir; ardından gelişmiş görünürlük için “Koşullu Biçimlendirme Kullan” ile öne çıkarılabilir ya da VBA kullanılarak kategorilendirilebilir.

Uygulanabilir senaryolar:
- Belirli adreslerden gelen ya da belirli konuları içeren e-postaları otomatik olarak özel klasörlere yönlendirmeniz gerekiyor.
- Önemli gönderenlerden gelen iletileri öncelikli olarak işaretlemek veya hatırlatmalar ayarlamak istiyorsunuz.
- Görsel biçimlendirme uygulamadan önce gelen kutunuzdaki karmaşıklığı azaltmak istiyorsunuz.
Avantajlar: Kurulumu kolaydır, iletileri gerçek zamanlı işler ve taşıma, kategori atama, işaretleme ve önemli olarak işaretleme gibi çoklu eylemleri destekler.
Dezavantajlar: İleti listesinde yazı tipi rengini veya boyutunu doğrudan değiştiremez; Koşullu Biçimlendirme kullanmanız veya diğer biçimlendirme yöntemleriyle birlikte tercih etmeniz en iyi sonucu verir.

Gelen e-postaları düzenlemek için bir kural oluşturmak için:

• Outlook'ta Giriş sekmesine gidin ve Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet öğesini tıklayın.
• Yeni Kural 'ı tıklayın. Bir şablon seçin (örneğin, “Bir kişiden gelen iletileri bir klasöre taşı”).
• Göndereni veya konuyu belirtmek, klasör ya da eylem seçmek ve kuralınızı kaydetmek için talimatları uygulayın.
• Kuralı posta kutunuzda çalıştırın ya da Outlook’un yeni iletileri otomatik olarak işlemesine izin verin.

---