Outlook’ta Şablondan E-posta İmzası Oluşturma (Adım Adım Kılavuz)

Microsoft Word, doğrudan Outlook’a kolayca kopyalayıp özelleştirebileceğiniz çeşitli yerleşik e-posta imza şablonları sunar.

Adım 1: Word’dan İmza Galerisine Erişin

1. Microsoft Word uygulamasını başlatın. Sol kenar çubuğunda Yeni seçeneğine tıklayın. Üstteki arama çubuğuna İmza yazın ve Enter tuşuna basın. Ekran görüntüsünde görüldüğü gibi E-posta İmza Galerisi şablonunu seçin:
   
2. Ardından, açılan pencerede Oluştur düğmesine tıklayın.

Adım 2: Beğendiğiniz Tasarımı Seçin ve Kopyalayın

Şimdi, birden fazla imza şablonunu gösteren bir belge açılacak. Beğendiğiniz imza şablonunu görüntüleyip seçtikten sonra üzerine gelin, sol kenarına tıklayarak tüm öğeleri seçin ve kopyalamak için Ctrl + C tuşlarına basın.

Adım 3: Outlook’a Aktarın

1. Outlook'a geçin. Giriş sekmesinde Yeni Email seçeneğine tıklayın.
2. Yeni ileti penceresinde Ekle sekmesine gidin, İmza seçeneğine tıklayın ve açılır menüden İmzalar… seçeneğini seçin.
   
3. İmzalar ve Kağıt Türleri iletişim kutusunda, Yeni düğmesine tıklayın, E-posta İmzası sekmesinin altında açıklayıcı bir isim verin ve ardından Tamam düğmesine tıklayın.
   

Adım 4: Yapıştırın ve Kişiselleştirin

1. İmzayı Düzenle kutusuna tıklayın ve şablonu yapıştırmak için Ctrl + V tuşlarına basın. Ardından şunları yapmalısınız:
   • Adınızı, iş ünvanınızı ve telefon numaranızı gibi kişisel bilgilerinizle ayrıntıları güncelleyin.
   • Fotoğrafı güncelleyin: Yer tutucu resmi seçmek için tıklayın ve kendi baş fotoğrafınızı veya şirket logonuzu yüklemek için Resim simgesini seçin.
   • Bağlantıları güncelleyin: Herhangi bir sosyal medya simgesini veya web sitesi metnini seçin, Bağlantı simgesine tıklayın ve kendi özel URL’lerinizi yapıştırın.
     
2. Tamam düğmesine tıklayarak işlemi tamamlayın.

İmza, Word şablonundan başarıyla oluşturuldu. E-posta penceresini kaydetmeden kapatın.

İmzanız oluşturulduktan sonra, iletilerinizde nasıl görüneceğini belirlemelisiniz.

Otomatik Ekleme:

Otomatik ekleme, belirli bir hesap için çoğunlukla tek bir imza kullandığınızda idealdir; böylece iletişim bilgilerinizi veya marka öğelerinizi eklemeyi asla unutmazsınız.

1. Giriş > Yeni E-posta seçeneğine tıklayarak yeni bir e-posta oluşturun. Yeni ileti penceresinde, Ekle > İmza > İmzalar seçeneğine tıklayarak İmzalar ve Kağıt Türleri iletişim kutusunu açın.
2. İmzalar ve Kağıt Türleriiletişim kutusunda Varsayılan imzayı seçinbölümüne gidin：
   • Hesabınızı Seçin: İlgili e-posta hesabını e-posta hesabı açılır menüsünden seçin.
   • Yeni E-posta için Ayarla: Yeni iletiler açılır menüsünden, tüm yeni taslaklarda otomatik olarak görünmesini istediğiniz imzayı seçin.
   • Yanıtlar ve İletmeler için Ayarla: Yanıtlar/İletmeler açılır menüsünden, gelen tüm ileti zincirleri için bir imza (veya "Hiçbiri") seçin.
     
3. Değişiklikleri uygulamak için Tamam düğmesine tıklayın. Bundan sonra, her yeni ileti oluşturduğunuzda veya mevcut bir iletiyi ilettiğinizde imzanız otomatik olarak önceden eklenecektir.

Manuel Ekleme:

Manuel ekleme, hem Satış hem de Destek gibi “birden fazla rol” üstlenen kullanıcılar veya iç ve dış alıcılar için farklı imzalar kullanan kişiler için en ideal seçenektir.

1. Yeni bir e-posta oluşturun veya Yanıtla seçeneğine tıklayın. İleti penceresinde Ekle sekmesine gidin.
2. İmza simgesine tıklayın. Kayıtlı tüm imzalarınızın yer aldığı bir açılır liste belirecektir. İhtiyacınız olanı seçin—imzanız, imlecin bulunduğu konuma anında eklenecektir.
   

📌 Profesyonel İpucu:

Otomatik olarak atanmış bir imzanız var ancak belirli bir e-posta için değiştirmek istiyorsanız, taslaktaki mevcut imzanın herhangi bir yerine sağ tıklayın. Diğer imzalarınızın bulunduğu bir galeri hızlıca karşınıza çıkacaktır!

Outlook’ta çeşitli e-posta imzalarını yönetmek genellikle verimsizdir. Düzenleri manuel olarak yeniden oluşturmak zaman alıcı olup, profesyonel olmayan biçimlendirme tutarsızlıklarına neden olur. Kutools for Outlook ise anında kullanabileceğiniz onlarca hazır imza şablonu sunar; ayrıca profesyonel e-posta imzalarınızı kolayca oluşturmanıza, kaydetmenize, yönetmenize ve yeniden kullanmanıza olanak tanır.

Kutools for Outlook’i yükledikten sonra lütfen şunu yapın:

1. Yeni bir e-posta oluşturun veya Yanıtla seçeneğine tıklayın. Ardından, Kutools > Şablon seçeneğine tıklayarak Kaynaklar bölmesini açın.
2. Şablon sekmesinde, İmza seçeneği altında Kutools, profesyonelce tasarlanmış ve görsel açıdan çekici birden fazla e-posta imzası sunar.
   
3. Beğendiğiniz bir imza stilini seçin ve üzerine gelin. Aşağı yönlü ok simgesi belirdiğinde, üzerine tıklayıp Düzenle seçeneğini seçin.
   
4. Şablon iletişim kutusunda, imza bilgilerinizi kendi ayrıntılarınızla güncelleyin.
   
5. İşlemi tamamladıktan sonra yeni bilgileri kaydetmek için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık imzanıza ihtiyaç duyduğunuzda, bölmedeki girdiye tıklamanız yeterli—imzanız otomatik olarak imleç konumuna e-postanıza yerleştirilir. Farklı departmanlar için birden fazla imzaya ihtiyaç duyan kullanıcılar için ideal bir çözüm!