Mesaj Biçimi – HTML, Düz Metin ve Zengin Metin

Microsoft Outlook üç çeşit mesaj formatı sunar: HTML, Zengin Metin ve Düz Metin. Her bir mesaj formatı farklı ihtiyaçları karşılar.

1.1 HTML

HTML formatı, Outlook'taki en popüler mesaj formatı türüdür.

Bildiğimiz gibi, HTML bir web sayfası dili olup, zengin biçimlendirme metni, resimler ve diğer nesnelerle web sayfamızı kodlamamıza yardımcı olur. Benzer şekilde, HTML formatı tüm mesaj içeriğini güzel ve düzenli bir web sayfası gibi gösterir. HTML formatındaki e-postalar, yaygın yazı tipi formatlarını, paragraf formatlarını, hizalamaları vb. destekler. Ayrıca, HTML formatındaki e-postalar çoğu e-posta istemcisi tarafından tanınabilir.

Outlook kullanıcıları, birden fazla önceden ayarlanmış başlık, yazı tipi formatı, hizalama vb. içeren bir HTML mesajı oluşturmak için doğrudan bir mesaj teması uygulayabilir. Öte yandan, Outlook kullanıcıları ayrıca kalın yazı tipi, italik metin, altı çizili, vurgu rengi, gelişmiş metin efektleri vb. kullanarak bir HTML e-postasını gereksinimlerine göre süsleyebilir.

Ancak, bazı resimlerin ve şekillerin alıcıların Outlook'unda doğrudan görüntülenmediğini ve alıcıların bunları manuel olarak indirmesi gerektiğini fark etmişsinizdir. Daha da kötüsü, Outlook alıcıları HTML e-postalarındaki resimlerin indirilmesini engellemek için yapılandırabilir. Eğer resimler indirilmez ve alıcıların Outlook'unda görüntülenmezse, bu resimler yer tutucularla değiştirilir ve bu da tüm mesajı karışık hale getirir.

1.2 Düz Metin

HTML formatıyla karşılaştırıldığında, Düz Metin formatı yalnızca mesaj gövdesinde düzenli metin destekler. Düz Metin formatı hiçbir biçimlendirmeyi desteklemez, örneğin kalın, italik, altı çizili, üstü çizili, vurgu renkleri vb. Ayrıca mesaj içinde resim ve köprü göstermeyi de desteklemez. Eğer mesaja önemli resimler eklemeniz gerekiyorsa, tek geçerli çözüm onları eklenti olarak eklemektir.

1.3 Zengin Metin

Zengin Metin Formatı ayrıca birden fazla yazı tipi formatını, köprüleri, tabloları, şekilleri, resimleri vb. destekler. Ancak, Zengin Metin mesajındaki çoğu biçimlendirme yalnızca Microsoft Outlook ve Microsoft Exchange ile uyumludur. Ayrıca, eklentiler mesaj başlığına değil, mesaj gövdesine gömülmüştür.

Yeni mesaj yazarken veya Outlook'ta mesajları yanıtlayıp ileterken, mesaj formatını kolayca değiştirebiliriz.

Yeni yazma, yanıt verme veya iletme mesaj penceresinde, sadece Format Metni sekmesindeki Format grubundaki HTML, Düz Metin veya Zengin Metin düğmesine tıklayın.

Not: Yanıt verme veya iletme mesajı okuma bölmesine gömülü ise, okuma bölmesinin sol üst köşesindeki Pop Out düğmesine tıklayarak yanıt verme veya iletme mesajını mesaj penceresinde göstermeniz gerekir.

Genel olarak, yeni e-postalar Outlook'ta otomatik olarak HTML formatında gönderilir. Ancak, bazı durumlarda yeni e-postaları otomatik olarak başka bir mesaj formatında, örneğin düz metin veya zengin metin olarak göndermemiz gerekebilir. Bu bölümde, Outlook'ta tüm yeni giden mesajlar için varsayılan mesaj formatını nasıl değiştireceğinizi göstereceğiz.

1. Dosya > Seçenekler'e tıklayın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, soldaki çubuktan Posta'yı tıklayın, Mesaj Yazma bölümüne gidin ve Mesajları bu formatta yaz seçeneğinden yeni bir mesaj formatı seçin.

3. Değişiklikleri kaydetmek ve iletişim kutusunu kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık, tüm yeni mesajlar belirtilen mesaj formatına otomatik olarak değiştirilecektir.

Genel olarak, her gün Outlook'ta birden fazla e-posta alırız ve bu e-postalar HTML formatında, Düz Metin formatında veya Zengin Metin formatında olabilir. Bu bölümde, Outlook'ta alınan bir e-postanın formatını hızlıca nasıl değiştireceğinizi göstereceğiz.

1. Mesaj listesinde, belirli bir e-postayı açmak için çift tıklayın.

2. Şimdi e-posta bir mesaj penceresinde açılıyor. Mesaj > Eylemler > Mesajı Düzenle'ye tıklayın.

3. Şimdi mesaj düzenlenebilir hale gelmiştir. Format Metni sekmesini etkinleştirin ve ardından Format grubundan e-postayı dönüştürmek istediğiniz belirli mesaj formatına tıklayın.

4. Değişiklikleri kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına basın veya Kaydet düğmesine tıklayın (varsayılan olarak Kaydet düğmesi sekmelerin üzerindeki hızlı erişim araç çubuğundadır) ve ardından mesaj penceresini kapatın.

Not: Bu yöntem, aynı anda yalnızca bir alınan e-postanın mesaj formatını değiştirebilir.

Eğer her zaman bir e-postayı Düz Metin formatında yanıtlamanız veya ilelemeniz gerekiyorsa, bu bölüm Outlook'ta sorununuzu kolayca çözecektir.

1. Outlook'un ana arayüzünde, Dosya > Seçenekler'e tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, soldaki çubuktan Güvenlik Merkezi'ni tıklayın ve ardından Güvenlik Merkezi Ayarları düğmesine tıklayın.

3. Güvenlik Merkezi iletişim kutusunda, soldaki çubuktan E-posta Güvenliği' ni tıklayın ve Düz Metin Olarak Oku bölümündeki Tüm standart postayı düz metin olarak oku seçeneğini işaretleyin.

4. Her iki iletişim kutusunu da kapatmak için sırasıyla Tamam düğmelerine tıklayın.

Şimdi Outlook'un ana arayüzüne geri döndü ve mesaj listesindeki tüm alınan e-postaların otomatik olarak düz metin formatına dönüştürüldüğünü göreceksiniz.

5. Yanıtlayacağınız bir e-postayı seçin ve ardından Ana Sayfa > Yanıtla veya Tümünü Yanıtla'ya tıklayın.

İpuçları: Bir e-postayı iletmek için, mesaj listesindeki e-postayı seçin ve ardından Kutools > İlet'e tıklayın.

6. Şimdi yanıt mesajının veya iletme mesajının Düz Metin formatında oluşturulduğunu göreceksiniz. Yanıt mesajını oluşturabilir ve ihtiyacınıza göre gönderebilirsiniz.

Notlar: Eğer Tüm standart postayı düz metin olarak oku seçeneği etkinleştirilmişse, tüm alınan e-postalar otomatik olarak Düz Metin formatına dönüştürülecektir.

Eğer Outlook'ta e-postaları HTML formatında yanıtlamanız veya iletmeniz gerekiyorsa, aşağıdaki VBA kodunu deneyerek sorunu kolayca çözebilirsiniz.

1. Outlook'ta, Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, Ekle > Modül'e tıklayın ve ardından aşağıdaki kodu yeni modüle yapıştırın.

VBA: E-postaları otomatik olarak HTML formatında yanıtla veya ilele

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Notlar: Yukarıdaki kod, size e-postaları HTML Formatında yanıtlamanıza yardımcı olacaktır. Eğer tümünü otomatik olarak yanıtlamak veya HTML formatında iletmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

(1) Tüm alıcılara HTML formatında yanıt vermek için, sol taraftaki kodu sağ taraftakiyle değiştirin:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) E-postaları HTML formatında iletmek için, sol taraftaki kodu sağ taraftakiyle değiştirin:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Artık bir e-postayı seçebilir ve belirtilen modül penceresinde Çalıştır düğmesine tıklayabilir veya F5 tuşlarına basarak e-postayı HTML formatında yanıtlayabilir, tümünü yanıtlayabilir veya iletebilirsiniz.

Ancak, belirli bir modül penceresini açarak VBA kodunu manuel olarak çalıştırmak sıkıcı olabilir. Eğer bu VBA'yi sıkça kullanmamız gerekiyorsa, işimizi kolaylaştırmak için bu VBA'yı hızlı erişim araç çubuğuna komut düğmesi olarak ekleyebiliriz, böylece gelecekte bu VBA modülünü tek bir tıklamayla kolayca uygulayabiliriz.

4. Belirtilen modül penceresinde, kodu kaydetmek için Ctrl + S tuşlarına basın ve ardından modül penceresini ve Microsoft Visual Basic for Applications penceresini kapatın.

5. Outlook'un ana arayüzünde, küçük oku tıklayın  hızlı erişim araç çubuğunda ve ardından Daha Fazla Komut açılır menüsünden seçin.

Notlar: Ayrıca Dosya > Seçenekler'e tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açabilir ve ardından soldaki çubuktan Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nu tıklayabilirsiniz.

6. Şimdi Outlook Seçenekleri iletişim kutusu açıldı ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu soldaki çubukta etkinleştirildi. Aşağıdakileri yapmaya devam edebilirsiniz:
(1) Seçin Makrolar from the Komutları şuradan seç açılır listeden;
(2) Sol liste kutusunda, az önce eklediğimiz belirli VBA komutunu vurgulamak için tıklayın;
(3) Tıklayın Ekle düğmesine tıklayın.

7. Şimdi belirtilen VBA komutu sağ liste kutusuna eklendi. Aşağıdakileri yapmaya devam edin:
(1) Sağ liste kutusunda, belirli VBA komutunu vurgulamak için tıklayın;
(2) Tıklayın Değiştir düğmesine tıklayın;
(3) Açılan Değiştirme Düğmesi iletişim kutusunda, VBA komutu için bir sembol belirtin Sembol kutusunda;
(4) VBA komutu için kolay anlaşılır bir isim yazın Görünen Ad kutusunda;
(5) Tıklayın Tamam dügmelerini sırayla tıklayarak değişiklikleri kaydedin ve her iki iletişim kutusunu da kapatın.

Şimdi VBA komutu aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi hızlı erişim araç çubuğuna eklendi.

Gelecekte, hızlı erişim araç çubuğundaki VBA komutuna tıklayarak şu anda seçili olan e-postayı HTML formatında yanıtlayabilir, tümünü yanıtlayabilir veya iletebilirsiniz, orijinal e-postanın hangi mesaj formatında olduğuna bakılmaksızın.

Eğer e-postaları düz metin formatında yanıtlamak veya iletmek istiyorsanız ancak Outlook'taki alınan e-postaların mesaj formatını etkilemek istemiyorsanız, bununla nasıl başa çıkabilirsiniz? Yukarıdaki VBA dışında, HTML formatında yanıt vermek veya iletmek için başka kolay bir çözüm var mı? Peki ya otomatik olarak zengin metin formatında yanıt vermek veya iletmek? Bu bölümde, Kutools for Outlook tarafından sağlanan harika üçüncü parti araçları, Sabit Yanıt Biçimlendirmesi ve Sabit İletme Biçimlendirmesi 'ni tanıtacağız ki bu araçlar herhangi bir e-postayı belirli bir mesaj formatında otomatik olarak her zaman yanıtlamanıza veya ilelemenize olanak sağlar.

1. Kutools > Sabit Biçimlendirme > Sabit Yanıt Biçimlendirmesi > Yanıt Biçimlendirmesini Ayarla'ya tıklayın.

Not: Herhangi bir e-postayı sabit bir mesaj formatında iletmek için lütfen Kutools > Sabit Biçimlendirme > Sabit İletme Biçimlendirmesi > İletme Biçimlendirmesini Ayarla'ya tıklayın.

2. Yanıt Biçimlendirmesini Ayarla veya İletme Biçimlendirmesini Ayarla iletişim kutusunda, her zaman yanıtlayacağınız veya ileteceğiniz belirli mesaj formatını işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın.

3. Devam edin ve Kutools > Sabit Biçimlendirme > Sabit Yanıt Biçimlendirmesi (veya Sabit İletme Biçimlendirmesi) > Sabit Yanıt Biçimlendirmesini Etkinleştir (veya Sabit İletme Biçimlendirmesini Etkinleştir)'e tıklayarak özelliği etkinleştirin.

Ve açılır Kutools for Outlook onaylama iletişim kutusunda, Tamam düğmesine tıklayın.

Artık, Ana Sayfa > Yanıtla, Tümünü Yanıtla veya İlet'e tıklayarak bir e-postayı yanıtlayıp ilettiğinizde, yanıtlar veya iletiler belirtilen mesaj formatına otomatik olarak değiştirilecektir.