İleti Biçimi – HTML, Düz Metin ve Zengin Metin

Microsoft Outlook, HTML, Zengin Metin ve Düz Metin olmak üzere üç ileti biçimi sunar; her biri farklı ihtiyaçlara hitap eder.

1,1 HTML

HTML formatı, Outlook’ta en popüler e-posta biçimi türüdür.

Bildiğiniz gibi, HTML bir web sayfası dilidir ve zengin biçimlendirme metni, resimler ile diğer öğelerle web sayfanızı kodlamanıza olanak tanır. Benzer şekilde, HTML formatı, tüm e-posta içeriğinin düzgün ve şık bir web sayfası görünümü kazanmasını sağlar. HTML formatındaki e-postalar, yaygın yazı tipi biçimlendirmesi, paragraf stilleri, hizalama gibi özellikleri destekler. Ayrıca, bu tür e-postalar neredeyse tüm e-posta istemcileri tarafından sorunsuzca tanınır.

Outlook kullanıcıları, birden çok önceden tanımlanmış başlık, yazı tipi biçimi, hizalama ve benzeri öğeler içeren HTML iletileri oluşturmak için doğrudan bir ileti teması uygulayabilir. Ayrıca, kalın, eğik veya altı çizili metin, vurgu rengi ve gelişmiş metin efektleri gibi özellikleri kullanarak HTML e-postalarını kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirler.

Ancak bazı resimlerin ve şekillerin alıcının Outlook’unda doğrudan görüntülenemediğini ve alıcıların bunları elle indirmek zorunda kaldığını fark etmiş olabilirsiniz. Daha da kötüsü, Outlook kullanıcıları HTML e-postalardaki resimlerin otomatik olarak indirilmesini engelleyecek şekilde ayarlarını yapılandırabilir. Eğer resimler alıcının Outlook’unda indirilip görüntülenmezse, yerlerine Resim Yer Tutucuları geçer ve bu da tüm iletinin dağınık ve eksik bir izlenim bırakmasına neden olur.

1,2 Düz Metin

HTML Formatı’na kıyasla Düz Metin Biçimi, ileti gövdesinde yalnızca normal metni destekler. Kalın, eğik, altı çizili, üstü çizili yazı stilleri ya da vurgu renkleri gibi hiçbir biçimlendirme seçeneği sunmaz. Aynı şekilde, iletide resim veya köprü görüntüleme imkânı da sağlamaz. İletinize önemli görseller eklemeniz gerekiyorsa tek çözüm, bunları ek olarak iliştirmektir.

1,3 Zengin Metin

Zengin Metin Biçimi, çoklu yazı tipi biçimlendirmesini, köprüleri, tabloları, şekilleri ve resimleri destekler. Ancak Zengin Metin iletilerindeki çoğu biçimlendirme yalnızca Microsoft Outlook ve Microsoft Exchange ile uyumludur. Ayrıca ekler, ileti başlığında değil, ileti gövdesine gömülür.

Outlook’ta yeni bir ileti oluştururken ya da iletilere yanıt verirken/iletirken, ileti biçimini kolayca değiştirebilirsiniz.

Yeni ileti oluşturma, yanıt verme veya iletme penceresinde, Metni Biçimlendir sekmesindeki Biçim grubunda HTML, Düz Metin veya Zengin Metin düğmesine tıklayın.

Not: Yanıt veya iletme iletisi okuma bölmesine gömülüyse, ileti penceresinde görüntülemek için okuma bölmesinin sol üst köşesindeki Aç düğmesine tıklamanız gerekir.

Genellikle, Yeni Email Outlook’ta otomatik olarak HTML Formatı biçiminde gönderilir. Ancak bazı durumlarda, Yeni Email’yi Düz Metin veya zengin metin gibi başka bir ileti biçiminde otomatik olarak göndermemiz gerekir. Bu bölümde, Outlook’ta tüm yeni giden iletiler için varsayılan ileti biçimini değiştirmeniz için size yol göstereceğiz.

1. Dosya > Seçenekler öğesine tıklayın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol çubukta Posta öğesine tıklayın, İletileri Oluştur bölümüne gidin ve İletileri şu biçimde oluştur açılır menüsünden yeni bir ileti biçimi seçin.

3. Değişiklikleri kaydetmek ve iletişim kutusunu kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık tüm yeni iletiler, belirtilen ileti biçimine otomatik olarak dönüştürülecek.

Genellikle Outlook’ta her gün HTML, Düz Metin veya Zengin Metin Biçimi’nde birçok e-posta alırız. Bu bölümde, Outlook’ta aldığınız bir e-postanın biçimini hızlıca değiştirmeniz için size adım adım talimatlar sunuyoruz.

1. İleti listesinde, belirtilen e-postayı açmak için çift tıklayın.

2. Ardından bir e-posta ileti penceresi açılacaktır. İleti > Eylemler > İletiyi Düzenle öğesine tıklayın.

3. Artık ileti düzenlenebilir durumdadır. Metni Biçimlendir sekmesini etkinleştirin ve ardından e-postayı dönüştürmek istediğiniz ileti biçimine Biçim grubunda tıklayın.

4. Değişiklikleri kaydetmek için Ctrl+S tuşlarına basın veya Kaydetdüğmesine tıklayın (varsayılan olarak)Kaydet düğmesi sekmelerin üzerindeki Hızlı Erişim Araç Çubuğunda yer alır) ve ardından ileti penceresini kapatın.

Not: Bu yöntem, aynı anda yalnızca bir gelen e-postanın ileti biçimini değiştirmenize olanak tanır.

E-postalara her zaman Düz Metin Biçimi’nde yanıt vermeniz veya iletmeniz gerekiyorsa, bu bölüm sorununuzu Outlook’ta kolayca çözecektir.

1. Outlook’un ana arayüzünde Dosya > Seçenekler öğesine tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol bölmede Güven Merkezi öğesine tıklayın ve ardından Güven Merkezi Ayarları düğmesine tıklayın.

3. Güven Merkezi iletişim kutusunda, sol çubukta E-posta Güvenliği öğesine tıklayın ve ardından Tüm standart postaları Düz Metin biçiminde oku seçeneğini Düz Metin Olarak Oku bölümünde işaretleyin.

4. Her iki iletişim kutusunu kapatmak için art arda Tamam düğmelerine tıklayın.

Artık Outlook’un ana arayüzüne döndünüz ve ileti listesindeki Tüm Alınan E-postalar’ın otomatik olarak Düz Metin biçimine dönüştürüldüğünü göreceksiniz.

5. Yanıt vermek istediğiniz bir e-posta seçin ve ardından Giriş > Yanıtla veya Tümünü Yanıtla öğesine tıklayın.

İpuçları: Bir e-postayı iletmek için ileti listesinden ilgili e-postayı seçin ve ardından Kutools > İlet öğesine tıklayın.

6. Ardından, yanıt veya iletme iletisinin Düz Metin Biçimi’nde oluşturulduğunu göreceksiniz. Artık yanıt iletisini oluşturup ihtiyacınıza göre gönderebilirsiniz.

Notlar: Eğer Düz Metin içindeki tüm standart postaları düz metin olarak oku seçeneği etkinleştirilmişse, tüm alınan e-postalar otomatik olarak Düz Metin Biçimi’ne dönüştürülecektir.

Outlook'ta HTML Formatı içinde e-postalara yanıt vermeniz veya bunları iletmeniz gerekiyorsa, sorunu kolayca çözmek için aşağıdaki VBA kodunu deneyebilirsiniz.

1. Outlook'ta Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt+F11 tuşlarına basın.

2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde Ekle > Modül öğesine tıklayın ve ardından aşağıdaki kodu yeni modüle yapıştırın.

VBA: HTML Formatı İçindeki E-postalara Otomatik Olarak Yanıt Verin veya İletin

Sub ForceReplyInHTML()
'ExtendOffice.com tarafından 11/18/2020 tarihinde güncellendi
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "Hiçbir ileti öğesi seçilmedi. " & "Lütfen önce bir seçim yapın.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Notlar: Yukarıdaki kod, HTML formatındaki e-postalara yanıt vermenize yardımcı olur. HTML formatındaki e-postalara tüm alıcılara yanıt vermek veya bunları otomatik olarak iletmek istiyorsanız aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

(1) HTML Formatı içindeki tüm alıcılara yanıt vermek için sol tarafındaki kodu sağdakiyle değiştirin:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) HTML Formatı içindeki e-postaları iletmek için sol tarafındaki kodu sağdakiyle değiştirin:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Artık bir e-postayı seçmek için tıklayabilir, belirtilen modül penceresinde Çalıştır düğmesine tıklayabilir veya F5 tuşuna basarak HTML biçiminde e-postaya yanıt verebilir, tüm alıcılara yanıt verebilir ya da e-postayı iletebilirsiniz.

Ancak, VBA kodunu elle çalıştırmak için zaman zaman belirtilen modül penceresini açmak sıkıcı olabilir. Bu VBA'yı sıklıkla uygulamamız gerekiyorsa, işimizi kolaylaştırmak adına bu VBA'yı Hızlı Erişim Araç Çubuğuna bir komut düğmesi olarak ekleyebiliriz; böylece ileride bu VBA modülünü tek bir tıklamayla kolayca uygulayabiliriz.

4. Belirtilen modül penceresinde kodu kaydetmek için Ctrl+S tuşlarına basın, ardından modül penceresini ve Microsoft Visual Basic for Applications penceresini kapatın.

5. Outlook'un ana arayüzünde Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki küçük oka tıklayın ve ardından açılır menüden Diğer Komutlar seçeneğini seçin.

Notlar: Ayrıca Dosya > Seçenekler öğesine tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açabilir, ardından sol çubukta Hızlı Erişim Araç Çubuğu öğesine tıklayabilirsiniz.

6. Şimdi Outlook Seçenekleri iletişim kutusu açılır ve sol çubukta Hızlı Erişim Araç Çubuğu etkinleştirilir. Aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
(1) Makrolar öğesini, Komutları şuradan seçin açılır liste kutusundan seçin;
(2) Sol liste kutusunda az önce eklediğiniz belirtilen VBA komutunu vurgulamak için tıklayın;
(3) Ekle düğmesine tıklayın.

7. Belirtilen VBA komutu artık sağdaki liste kutusuna eklenmiştir. Aşağıdaki adımları izlemeye devam edin:
(1) Sağdaki liste kutusunda belirtilen VBA komutunu vurgulamak için tıklayın;
(2) Değiştir düğmesine tıklayın;
(3) Görünen Değiştir Düğmesi iletişim kutusunda, VBA komutu için Simge kutusundan bir simge seçin;
(4) VBA komutu için Görünen ad kutusuna kolayca anlaşılabilir bir isim yazın;
(5) Değişiklikleri kaydetmek ve her iki iletişim kutusunu kapatmak için Tamam düğmelerine sırayla tıklayın.

VBA komutu artık aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklenmiştir.

İleride, orijinal e-postanın hangi ileti biçimiyle gönderildiğine bakılmaksızın, şu anda HTML Formatı içinde seçili olan e-postaya yanıt vermek, tüm alıcılara yanıt vermek veya e-postayı iletmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki VBA komutuna tıklayabilirsiniz.

Outlook'ta alınan e-postalara, orijinal ileti biçimini etkilemeden Düz Metin Biçimi’nde yanıt vermek veya bunları iletmek istiyorsanız ne yapmalısınız? Yukarıdaki VBA çözümü dışında, HTML biçiminde yanıt vermek veya iletmek için başka kolay bir seçenek var mı? Peki ya Zengin Metin Biçimi’nde otomatik olarak yanıt vermek veya iletmek nasıl sağlanır? Bu bölümde, herhangi bir e-postaya belirtilen ileti biçiminde her zaman otomatik olarak yanıt vermenizi veya iletebilmenizi sağlayan harika üçüncü parti araçlar tanıtılıyor: Her zaman yanıt için sabit biçimi kullan ve İletiyi her zaman sabit formatta iletmek, Kutools for Outlook tarafından sağlanmaktadır.

1. Kutools > Sabit Format > Her zaman yanıt için sabit biçimi kullan > Yanıt biçimini ayarla öğesine tıklayın.

Not: Herhangi bir e-postayı sabit bir ileti biçiminde iletmek için lütfen Kutools > Sabit Format > Sabit İletme Biçimlendirmesi > İleri biçimini ayarla öğesine tıklayın.

2. Yanıt Biçimini Ayarla veya İleri Biçimini Ayarla iletişim kutusunda, her zaman yanıt verdiğinizde veya ilettiğinizde belirtilen ileti biçimini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın.

3. Devam etmek için Kutools > Sabit Format > Her zaman yanıt için sabit biçimi kullan(veya)İletiyi her zaman sabit formatta iletmek) > Etkinleştir(veya)Etkinleştir) seçeneğine tıklayarak özelliği etkinleştirin.

Açılan Kutools for Outlook onay iletişim kutusunda Tamam düğmesine tıklayın.

Artık bir e-postaya yanıt verdiğinizde veya ilettiğinizde Giriş > Yanıtla, Tüm Alıcılara Yanıtla veya İlet öğesine tıklayarak yanıtlarınız veya iletimleriniz otomatik olarak belirtilen ileti biçimine dönüştürülecektir.