Outlook'ta yinelenen kişileri hızla silin veya kaldırın

Outlook'ta yinelenen kişileri yönetin: silin, birleştirin, taşıyın, kategorilere ayırın

Outlook için Kutools

Kişileri bir Excel elektronik tablosundan veya başka bir yazılımdan Outlook'a aktardığınızda, kişiler klasörünüzde yinelenen girişler oluşturma olasılığı vardır. Bu tür kopyalar, Kişiler klasörlerinizi karıştırabilir ve Outlook'ta gereksiz alan tüketebilir. Kolaylaştırılmış bir çözüm için şunları öneririz: Kişileri çoğalt yarar Outlook için Kutools. Bu özellik, seçilen Kişiler klasörlerindeki çeşitli e-posta hesaplarındaki yinelenen kişileri zahmetsizce silmenize, birleştirmenize, taşımanıza ve hatta kategorilere ayırmanıza olanak tanır.

Outlook'ta yinelenen kişileri hızla silin, birleştirin, taşıyın veya kategorilere ayırın

Kutools for Outlook'un Yinelenen Kişiler özelliğini kullanmanın ek ipuçları

Demo: Outlook'ta yinelenen kişileri silin veya taşıyın

Outlook'un Yinelenen Kişileri için Kutools'un Avantajları

🔄 Esnek Kopya İşleme Seçenekleri: Kutools for Outlook, çeşitli kullanıcı ihtiyaçlarını ve tercihlerini karşılayan çok yönlü bir seçenek paketi sunarak yinelenen kişilerin yönetimini geliştirir:

🗑️ Kopyaları geçici veya kalıcı olarak silme: Kullanıcılar, gerektiğinde kurtarmayı etkinleştirerek kopyaları geçici olarak "Silinmiş Öğeler" klasörüne taşımayı veya kişi listelerini düzene koymak, kişileri korumak ve temiz bir veritabanı sağlamak arasında denge kurmak için bunları kalıcı olarak silmeyi seçebilir.
🔗 Yinelenen bilgilerden tek bir kişide bilgi birleştirme: Kopyaları birleştirirken Kutools, seçilen tüm yinelenen kişilerden gelen bilgileri birleştirerek hiçbir verinin kaybolmamasını sağlar.
📂 Kopyaları esneklikle taşıma: Kullanıcılar, ilk örnek de dahil olmak üzere tüm kopyaları veya yalnızca ek kopyaları belirlenen bir klasöre seçerek taşıyabilir. Bu özellik özellikle kopyaları daha sonra incelemek veya farklı amaçlar için ayrı listeler tutmak isteyen kullanıcılar için kullanışlıdır.
🏷️ Daha sonra kolay tanımlama için kopyaları kategorilere ayırma: Kutools, kullanıcıların kopyaları kategorilere ayırmasına izin vererek daha iyi iletişim yönetimi ve organizasyonunu kolaylaştırır. Bu özellik, etkili kategorizasyonun zamandan tasarruf sağlayabileceği ve iş akışını iyileştirebileceği büyük iletişim veritabanlarını yönetmek için özellikle kullanışlıdır.

🌐 Hesaplar Arası ve Klasör Çoğaltma Yönetimi: Kutools, birden fazla e-posta hesabı ve kişi klasöründeki kopyaları aynı anda yönetme yeteneğiyle parlıyor. Bu özellik, Outlook'un yerel araçlarıyla normalde hantal ve zaman alıcı olacak olan süreci kolaylaştırarak, kullanıcılara Outlook'taki konumlarına bakılmaksızın yinelenen kişilerle başa çıkmak için birleşik bir yaklaşım sunar.
🔍 Özelleştirilebilir Kopya Algılama: Outlook'un temel yinelenen algılama özelliğinden farklı olarak Kutools, kullanıcıların karşılaştırma için belirli iletişim alanlarını seçmesine izin vererek kopyaların tanımlanmasında ayrıntılı özelleştirmeye olanak tanır. Bu, kullanıcıyla en alakalı kriterlere göre kopyaların daha kesin bir şekilde algılanmasını sağlar.
🧭 Zaman kazandıran Yeniden filtreleme: Kutools, seçilen klasörler ve iletişim alanları için önceki ayarları hatırlayarak kullanıcıların, ayarları yeniden yapılandırmadan kopyaları hızlı bir şekilde yeniden filtrelemesine olanak tanır. Bu özellik, özellikle bu görevi düzenli olarak gerçekleştiren kullanıcılar için kopyaları yönetmek için harcanan süreyi önemli ölçüde azaltır.
👥 Yinelenen Kişi Grubu Yönetimi: Yardımcı program, yinelenen yönetimi kişi gruplarını da kapsayacak şekilde genişletir ve grup adı, üye adı veya üyenin e-posta adresine göre yinelenen kişi gruplarını yönetme seçenekleri sunar.

Outlook'ta yinelenen kişileri hızla silin, birleştirin, taşıyın veya kategorilere ayırın

İşte nasıl uygulanacağı Kişileri çoğalt Outlook'ta yinelenen kişileri silme, birleştirme, taşıma veya kategorilere ayırma özelliği.

Outlook için Kutools: Outlook için 100 güçlü aracın kilidini açın. Ücretsiz 60 günlük deneme sürümü, sınırlama yok.Daha fazlasını keşfet... Şimdi dene!

Üzerinde Kutools sekmesinde, Sil gruplandır, tıklayın Kişileri çoğalt (ayrıca tıklayabilirsiniz Kutools Artı > Kişileri çoğalt).
içinde Yinelenen Kişileri - Adım 1 (/ 5): Veri dosyalarını belirtin sihirbazında, yinelenen kişileri kaldırmak, birleştirmek, taşımak veya kategorilere ayırmak istediğiniz veri dosyalarını seçin. Seçildikten sonra, Sonraki adım: Kişi klasörünü belirtin düğmesine basın.

Not: Outlook'unuzda büyük kişiler klasörlerine sahip birden fazla e-posta hesabınız varsa, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi bir kişiler klasörü/klasörleri yükleme penceresi açılacaktır. Tıklamayı seçebilirsiniz Mevcut yükleme e-posta hesabını atla düğmesini tıklayın veya tüm kişiler klasörlerinin yükleme işleminin tamamlanmasını bekleyin.
Kişiler klasörlerinin yüklenmesi tamamlandıktan sonra, tüm Kişiler klasörleri ekranın sol kutusunda görüntülenecektir. Kişileri Kopyala – Adım 2 (5/XNUMX) pencere. Adreslemek istediğiniz yinelenen kişileri içeren Kişiler klasörlerini seçin ve ardından Sonraki: Yinelenen karşılaştırma için kişi alanlarını seçin düğmesine basın.
İpuçları:
- Gibi daha hızlı seçenekler için Tüm kontrol edin klasörleri seçmek için klasör listesine sağ tıklayın.
- Seçilen tüm klasörler sağdaki kutuda görünecektir. Bunları gerektiği gibi silebilir veya sıralayabilirsiniz. Kopyaları yönetirken, üstte listelenen klasörlerdeki kişilerin korunmasına öncelik verilecektir.
- Bu aracı daha önce kullandıysanız ve filtre kriterlerini belirlediyseniz, Filtrelemeye başlayın Yinelenen kişileri filtrelemek amacıyla bu mevcut kriterleri uygulamak için düğmesine basın.
içinde Kişileri Kopyala – Adım 3 (5/XNUMX) Sihirbazı, lütfen kopyaları tanımlamak için kişi alanlarını seçin (kişiler, bu alanlardaki bilgileri tam olarak eşleşiyorsa yinelenen kişiler olarak kabul edilir). Yinelenen karşılaştırma için lütfen Kişiler alanlarını seçin ve ardından Sonraki: Sonuçlarda listelenecek alanları seçin düğmesine basın.
İpuçları:
1. Yukarıdaki resimde gösterilen seçilen alanlar Kutools tarafından sağlanan varsayılan ayarları temsil etmektedir. Bu varsayılanları tıklatarak kolayca seçebilirsiniz. Varsayılan Alanlar düğmesine basın.
2. işaretlerseniz Seçili Kişiler klasörlerindeki tüm kopyaları ara seçeneğini seçtiğinizde, yardımcı program seçtiğiniz tüm klasörlerde yinelenen kişileri arayacaktır. Bu seçeneği seçmezseniz, her bir kişiler klasöründe ayrı ayrı kopyalar aranacaktır.
içinde Kişileri Kopyala – Adım 4 (5/XNUMX) sihirbazında, sonuçlar kutusunda listelenecek alanları belirtmek için bir seçenek belirleyin ve ardından Filtrelemeye başlayın düğmesine basın.
İpuçları:
- Varsayılan: Bu seçenek, önceden ayarlanmış alanları seçer. Kişi grubu adı (Kişi grubu), Üye adı (İletişim grubu), Üyenin e-posta adresi (İletişim grubu), ve Ad Soyad.
- görenek: Bu seçenek şunları etkinleştirir: Kendinden tanımlı içerik sonuçlarında görüntülemek istediğiniz alanları seçmenize olanak tanır.
- Seçili Alanlar: Bu seçenek önceki adımda seçtiğiniz alanları seçer.
Tüm yinelenen kişiler, Kişi listesi/Yinelenen Kişi listesi (sol kutu) Kişileri Kopyala – Adım 5 (5/XNUMX) görüntülemeyi seçtiğiniz alanları görüntüleyen sihirbaz. Bu sihirbazda şunları yapabilirsiniz:
1. Yinelenenleri genişletin ve yinelenenleri işleme sürecine dahil edip etmeyeceğinize veya bu süreçten hariç tutacağınıza karar vermek için bir kişiyi seçin veya seçimini kaldırın. İpucu: Bir grubu tıklayarak genişletebilirsiniz. Ardından, ayrıntılarını görüntülemek için yinelenen bir kişiyi seçin. İletişim bilgileri önizlemesi kutu.
2. itibaren Yinelenen kişilerle nasıl başa çıkılır? açılır listeden seçilen kopyalara uygulanacak eylemi seçin.
  - Sil ("Silinmiş Öğeler" klasörüne taşı): Bu, kopyaları kalıcı olarak silmeden Silinmiş Öğeler klasörüne taşıyacaktır.
  - Kalıcı Silme: Bu, seçilen tüm kopyaları kalıcı olarak kaldıracaktır.
  - gitmek: Bu, seçilen tüm yinelenen kişileri birleştirerek bilgilerini birleştirir.
  - Tüm yinelenen kişileri taşı (ilki hariç): Bu, kopyaları ilk örnekleri hariç belirli bir klasöre aktarır.
  - Yinelenen tüm kişileri taşı (ilkini dahil et): Bu, kopyaların tüm örneklerini belirlenen bir klasöre taşır.
  - Kategori ekle: Bu, daha sonra daha kolay tanımlanması için seçilen tüm yinelenen kişileri belirlenmiş bir kategoriyle etiketler.
3. Tıkla Şimdi Uygula kopyaları seçtiğiniz eyleme göre işlemek için.

İşlem tamamlandıktan sonra, adreslenen tüm yinelenen kişiler, ekranda üstü çizili olarak görüntülenecektir. Kişi listesi/Yinelenen Kişi listesi. Lütfen kapatın Kişileri çoğalt İşlemi sonlandırmak için sihirbazı kullanın.

Kutools for Outlook'un Yinelenen Kişiler özelliğini kullanmanın ek ipuçları

Belirli bir yinelenen kişiyi işleme
Kişiye sağ tıklayıp içerik menüsünden ihtiyacınız olan seçeneği belirleyerek tek bir yinelenen kişiyi kategorilere ayırabilir, taşıyabilir, silebilir veya kalıcı olarak silebilirsiniz.
Bir gruptaki tüm kontrol edilen kopyaları yönetin
Gruba sağ tıklayıp içerik menüsünden ihtiyacınız olan seçeneği belirleyerek bir gruptaki işaretli tüm yinelenen öğeleri kategorilere ayırabilir, taşıyabilir, birleştirebilir, silebilir veya kalıcı olarak silebilirsiniz.
Yinelenen kişilerin zahmetsizce yeniden filtrelenmesi
The Kişileri çoğalt yardımcı program, seçilen klasörler ve kişi alanları da dahil olmak üzere önceki ayarlarınızı korur. Bu özelliği bir sonraki kullanışınızda, yalnızca Filtrelemeye başlayın düğmesi Kişileri Kopyala – Adım 2 (5/XNUMX) sihirbaz. Bu, kişi alanlarını yeniden yapılandırmanıza gerek kalmadan kopyaları doğrudan filtreleyecektir.
Yinelenen kişi bulunamazsa ne olur?
Yinelenen kişi bulunamazsa, yinelenenleri tanımlamak için alanları yeniden seçebilir veya ihtiyacınıza göre işlemi sonlandırabilirsiniz.
Yinelenen kişi gruplarını yönetin

Seçtiğiniz klasörlerde yinelenen kişi grupları varsa, bunları etkili bir şekilde ele alabilirsiniz. İçinde Kişileri Çoğalt - Adım 3 (5/XNUMX) sihirbazı kullanarak istediğiniz kriteri seçin; Kişi grubu adı (Kişi grubu), Üye adı (İletişim grubu) or Üyenin e-posta adresi (İletişim grubu). Bu yinelenen grupları yönetmek için ihtiyaçlarınıza göre seçim yapın.

Demo: Outlook'ta yinelenen kişileri silin veya taşıyın

Bahşiş: Bu videoda, Kutools sekme tarafından eklendi Outlook için Kutools. İhtiyacınız olursa lütfen tıklayın okuyun 60 günlük ücretsiz deneme sürümüne sahip olmak için sınırlama olmaksızın!