Outlook'ta karakter dizileri veya ifadeler için kesin eşleşme nasıl yapılır?
Outlook ile çalışırken kullanıcılar genellikle belirli kelimeleri veya tam ifadeleri içeren e-postaları bulma ihtiyacı duyar. Örneğin, Anlık Arama kutusuna tırnak işaretleri olmadan Image with yazdığınızda, Outlook hem “Image” hem de “with” kelimelerini ileti içinde herhangi bir yerde içeren iletileri döndürür—bu kelimelerin yanyana olması gerekmez. Bu davranış, özellikle posta kutunuzda çok sayıda ileti varsa ve denetim, yasal ya da projeyle ilgili nedenlerle hassas aramalar yapmanız gerekiyorsa can sıkıcı hatta verimsiz olabilir.
Bu sorunu çözmenize ve arama kriterlerinize tam olarak uyan sonuçları elde etmenize yardımcı olmak için aşağıda dört pratik yöntem sunulmuştur:
- Kesin bir ifadeyi tırnak işaretleri kullanarak arayın
- Bir e-postada karakter dizilerine (yalnızca tam kelime) kesin eşleşme arayın
- Bir posta klasöründe karakter dizileri/ifadesine kesin eşleşme arayın
- Seçili posta öğelerinde kesin ifadeyi aramak için VBA kodunu kullanın
Kesin bir ifadeyi tırnak işaretleri kullanarak arayın
- Aramayı gerçekleştirmek istediğiniz klasöre gidin (örneğin, Gelen Kutusu, Gönderilen Öğeler veya özel bir klasör).
- İleti listesinin üst kısmında yer alan Anlık Arama kutusuna tıklayın.
- Bulmak istediğiniz tam ifadeyi çift tırnak işaretleri arasına alarak yazın. Örnek: "Image with" yazın.
- Enter tuşuna basın.
Outlook, yalnızca "Image with" ifadesini tam olarak içeren e-postaları döndürecektir; yani "Image" ve "with" kelimelerini ayrı ayrı içeren mesajlar değil.
- Varsayılan olarak, Outlook Geçerli Posta Kutusu’ndaki tüm posta klasörlerinde arama yapar. İsterseniz, sonuçları belirli bir klasörle sınırlamak için Arama Kapsamı ayarını manuel olarak “Geçerli Klasör” olarak değiştirebilirsiniz.
- Bu yöntem, konu satırlarını, gövde metnini ve ekleri kapsar (“Arama seçenekleri” içinde “Ek içeren iletileri dahil et” seçeneği etkinleştirilmişse).
Bir e-postada karakter dizilerine (yalnızca tam kelime) kesin eşleşme arayın
Arama ihtiyacınız tekil e-posta içerikleriyle sınırlıysa ve belirli bir kelimeyi veya ifadeyi tam olarak bulmak istiyorsanız, Outlook’un yerleşik **Bul ve Değiştir** özelliği size hızlı ve kesin sonuçlar sunar. Bu yöntem, manuel kontroller, düzeltme okuması (proofreading) ve tek bir ileti içindeki ayrıntıların doğrulanması—örneğin sözleşmelerin gözden geçirilmesi veya anahtar kelimelerin kullanımının teyit edilmesi gibi durumlar için idealdir.
Outlook’ta bir e-posta içinde karakter dizisine (yalnızca tam kelime) yönelik kesin eşleşme araması yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:
1.Posta görünümüne geçin ve aramak istediğiniz hedef e-postayı açmak için çift tıklayın.
2. Açılan ileti penceresindeyken, Şerit’te İleti > Bul seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:
3. Görünen Bul ve Değiştir iletişim kutusunda, Gelişmiş Arama seçeneklerine erişmek için Diğer düğmesine tıklayın. Netlik için ekran görüntüsünü inceleyin:
4. Arama ayarlarını yapılandırın:
(1) Yalnızca tam kelimeleri bul kutusunu Arama seçenekleri alanında işaretleyin.
(2) İstenen kelimeyi Ne ara kutusuna girin.
(3) E-postanızdaki tam kelimenin her örneğini görsel olarak işaretlemek için Okuma Vurgusu > Tümünü Vurgula özelliğini kullanın.
Not: Arama ifadeniz boşluk içeriyorsa—yani tek bir kelime yerine bir ifade giriyorsanız—Yalnızca tam kelimeleri bul ayarı beklenen şekilde çalışmayacaktır. Bu durumda Outlook, “yalnızca tam kelime” kısıtlamasını göz ardı eder ve ifadenizin parçalarını veya ayrı kelimeleri eşleştirerek yanlış sonuçlar döndürebilir. Bir e-posta içinde çok kelimeli kesin bir ifade aramak için “yalnızca tam kelime” seçeneğini kullanmadan arama yapmalı, vurgulanan sonuçları manuel olarak kontrol etmeli ya da aşağıda sunulan klasör çaplı veya gelişmiş çözümlerden birini denemelisiniz.
5. Vurgulanan sonuçları inceledikten sonra Bul ve Değiştirİletişim kutusunu kapatın. Sonuçlarınızı etkileyebilecek biçimlendirme veya büyük/küçük harf duyarlılığı sorunlarını göz önünde bulundurmayı unutmayın.
Bu yöntem hızlı ve sezgiseldir ancak yalnızca tekil e-postalar için uygundur. Tüm klasörlerde veya birden fazla e-postada arama yapmanız gerekiyorsa, uygun alternatifleri incelemek için aşağıya devam edin.
Eksik eşleşmeler veya kısmi eşleşmeler gibi beklenmedik sonuçlarla karşılaşırsanız, arama teriminizin yazımını ve boşluklarını dikkatlice kontrol edin; ayrıca e-postayı daha kolay incelemek için ayrı bir pencerede açmayı düşünün.
Bir posta klasöründe karakter dizileri/ifadesine kesin eşleşme arayın
Amacınız, belirli bir klasör içinde tam bir ifade içeren e-postaları bulmaksa—örneğin belirli bir Proje Adı veya ifade içeren yazışmaları çıkarmak—Outlook’ın Gelişmiş Bul özelliği, basit anahtar kelime eşleşmesinin ötesine geçen özelleştirilebilir arama koşulları sunar. Bu özellikle toplu e-postalar, paylaşılan proje posta kutuları veya analiz için hassas filtreleme gerektiren arşiv klasörleriyle uğraşırken oldukça değerlidir.
Bir posta klasöründe karakter dizisi veya ifadeye yönelik kesin eşleşme araması kurmak için adım adım rehber:
1. Posta görünümüne geçin ve arama yapmak istediğiniz klasörü açın. Anlık Arama kutusuna tıklayarak Arama Araçları sekmesini getirin (aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterilmiştir).
2. Şeritte Ara > Arama Araçları > Gelişmiş Bul yolunu izleyerek Gelişmiş Bul iletişim kutusunu açın. Yukarıdaki ekran görüntüsü bu işlemi göstermektedir. Alternatif olarak, Gelişmiş Bul’a hızlıca erişmek için aynı anda Ctrl + Shift + F tuşlarına basın.
3. Gelişmiş Bul iletişim kutusunda Gelişmiş sekmesine geçin ve arama kriterlerinizi şu şekilde tanımlayın:
(1) Alan > Tüm Posta alanları > Konu yolunu seçin. İleti metninde (“Gövde” gibi) arama yapmak istiyorsanız diğer alanları da seçebilirsiniz.
(2) Koşul açılır menüsünden ifade eşleşmeleri seçeneğini seçin. Bu koşul, aramanızı tam olarak yazdığınız ifadeyi içeren e-postalarla sınırlandırır.
(3) İfadenizi Değer alanına girin. Örneğin, Image with yazın.
(4) Kriteri listeye eklemek için Listeye Ekle düğmesine tıklayın.
Kriterleriniz artık Bu kriterlere uyan öğeleri bul kutusunda görünecektir.
4. Şimdi Bul düğmesine tıklayın. “Konu şunu içeriyor” alanında Image with ifadesini tam olarak içeren tüm e-postalar, Gelişmiş Bul iletişim kutusunun alt kısmında görüntülenecektir.
5. İncelemeyi tamamladıktan sonra Gelişmiş Bul iletişim kutusunu kapatın.
İpucu: Daha geniş veya daha hedefli sonuçlar almak için Alan seçimini, gövde, alıcı veya diğer meta veriler içinde arama yapacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
İfadeleri ararken yazım, boşluk ve noktalama işaretlerine dikkat edin—çünkü ifade, mesaj alanındaki göründüğü şekliyle tam olarak eşleşmelidir. Ayrıca daha önce Arama Seçenekleri’nde "Büyük/küçük harf eşleştir" seçeneğini etkinleştirdiyseniz, büyük/küçük harf kullanımı da önem kazanır.
Aramanız sonuç vermiyor ya da beklenen e-postaları kaçırıyorsanız, arama alanının ve ifadenin orijinal e-postanın biçimlendirmesiyle birebir örtüştüğünden emin olun. Aynı zamanda klasör seçimini ve etkin posta kutusunun arama için dizine eklenip eklenmediğini kontrol edin.
Bu Gelişmiş Bul yöntemi, toplu işlemler, periyodik uyumluluk kontrolleri veya projeyle ilgili e-postaların sıralanması için idealdir. Otomasyon ya da daha karmaşık çok alanlı ifade aramaları için aşağıda sunulan VBA çözümünü değerlendirebilirsiniz.
Seçili posta öğelerinde kesin ifadeyi aramak için VBA kodunu kullanın
Otomasyona aşina olan veya seçili birden fazla e-posta arasında Gelişmiş Arama gereksinimi olan kullanıcılar için, VBA betiği, ileti gövdesinde bile olsa tam bir ifadeyi içeren iletileri bulmak üzere özelleştirilmiş bir çözüm sunabilir. Bu yaklaşım, özellikle teknik bilgisi olan ve manuel aramanın zorlu olduğu çok sayıda iletiyle çalışan kullanıcılar için en faydalıdır.
1. Tam bir ifadeyi taramak istediğiniz herhangi bir Outlook posta klasöründen bir veya daha fazla e-postayı seçin, ardından Alt+F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açın.
2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde, Ekle > Modül seçeneğine tıklayın. Aşağıdaki VBA kodunu yeni modüle kopyalayıp yapıştırın.
VBA kodu: Seçilen Öğelerin Sayısı içinde tam ifade içeren e-postaları vurgulama
Sub FindItemsWithExactPhrase()
Dim ns As Outlook.Namespace
Dim fld As Outlook.MAPIFolder
Dim itm As Object
Dim SearchPhrase As String
Dim FoundCount As Long
Dim xTitleId As String
On Error Resume Next
xTitleId = "Kutools for Outlook"
' Ask user for phrase
SearchPhrase = InputBox("Enter the exact phrase to search:", xTitleId)
If Trim(SearchPhrase) = "" Then Exit Sub
Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
Set fld = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
FoundCount = 0
' Loop through items in the current folder
For Each itm In fld.Items
If TypeName(itm) = "MailItem" Then
' Search both plain text and HTML body
If InStr(1, itm.Body, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 _
Or InStr(1, itm.HTMLBody, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 Then
FoundCount = FoundCount + 1
itm.FlagStatus = olFlagMarked
itm.FlagRequest = "Contains phrase: " & SearchPhrase
itm.Save
End If
End If
Next itm
MsgBox FoundCount & " email(s) flagged containing: '" & SearchPhrase & "'", _
vbInformation, xTitleId
Set ns = Nothing
Set fld = Nothing
Set itm = Nothing
End Sub3. Kodu çalıştırmak için F5 tuşuna basın veya Çalıştır seçeneğine tıklayın. Hedef ifadeyi girmeniz istenecektir; makro, seçili e-postaları tarar ve ileti gövdesinde tam olarak bu ifadeyi içerenleri işaretler.
Kod çalıştırıldıktan sonra işaretlenen e-postalar, kolayca filtreleyebilmeniz veya tanımlayabilmeniz için görünür bir işarete sahip olacaktır. Bu teknik, takip işlemleri, kalite kontrolü veya dışa aktarma ya da ileri düzey işleme için hazırlanacak öğeler açısından faydalıdır. Yalnızca posta öğelerini seçtiğinizden emin olun; çünkü diğer öğeler (randevular, görevler) bir hataya neden olabilir. En iyi sonuçlar için büyük ölçekli uygulamalardan önce birkaç test çalışması yapmanız önerilir.
İlgili Makaleler
Outlook'ta tam bir ifadeyi arayın
Outlook'ta e-posta iletilerinin gövdesi/metni içinde arayın
En İyi Office Verimlilik Araçları
Yepyeni Kutools for Outlook’i 100+ inanılmaz özelliğiyle deneyimleyin!Şimdi indirmek için tıklayın!
📧E-posta Otomasyonu: Otomatik Yanıt (POP ve IMAP için kullanılabilir), E-postaları Zamanlayarak Gönderme, E-posta Gönderirken Kurallara Göre Otomatik CC/BCC, Otomatik Yönlendirme (Gelişmiş Kurallar), Otomatik Selam Eklemesi, Çok Alıcılı E-postaları Otomatik Olarak Bireysel Mesajlara Bölme…
📨E-posta Yönetimi:E-postayı Geri Çağırma/Konu Başlıklarına ve Diğer Özelliklere Göre Dolandırıcı E-postaları Engelleme/Yinelenen E-postaları Silme/Gelişmiş Arama/Klasörleri Düzenleme…
📁Ekler Pro: Toplu Kaydetme, Toplu Ayırma, Toplu Sıkıştırma, Otomatik Kaydet, Otomatik Ayır ve Otomatik Sıkıştır…
🌟Arayüz Büyüsü: 😊 Daha Güzel ve Havalı Emojiler / Önemli e-postalar geldiğinde sizi uyarır / Outlook’u Kapatmak Yerine Küçültür…
👍Tek Tıklamayla Harikalar:Tümüne Eklerle Yanıtla/Phishing’e Karşı E-postalar/🕘Gönderenin Mevcut Saati – Saat Dilimini Göster…
👩🏼🤝👩🏻Kişiler ve Takvim:Seçili E-postalardan Toplu Kişi Ekleme/Bir Kişi Grubunu Bireysel Gruplara Bölme/Doğum Günü Hatırlatıcısını Kaldırma…
Kutools’u tercih ettiğiniz dilde kullanın – İngilizce, İspanyolca, Almanca, Fransızca, Çince ve 40’tan fazla başka dil desteğiyle!
🚀 Tek Tıkla İndir — Tüm Office Eklentilerini Edinin
Kesinlikle Önerilir: Kutools for Office (5’li Paket)
Beş yükleyiciyi tek tıkla indirin beş yükleyiciyiaynı anda —Kutools for Excel, Outlook, Word, PowerPointve Office Tab Pro.Şimdi indirmek için tıklayın!
- ✅Tek tıklama kolaylığı: Tüm beş kurulum paketini tek seferde indirin.
- 🚀Her Office görevine hazır: İhtiyacınız olduğunda, ihtiyacınız olan eklentileri yükleyin.
- 🧰İçerik: Kutools for Excel / Kutools for Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint