Outlook’ta e-postaları otomatik olarak başka bir klasöre kopyalayan bir kural nasıl oluşturulur?

Microsoft Outlook’ta e-postaları verimli yönetmek, özellikle yoğun bir şekilde mesaj alıyorsanız zorlu hale gelebilir. E-postaları manuel olarak sıralamak yerine, belirlediğiniz kriterlere göre gelen iletileri otomatik olarak belirli bir klasöre kopyalayan bir kural oluşturarak bu süreci kolayca otomatikleştirebilirsiniz. Bu kılavuzda, e-postaları başka bir klasöre otomatik olarak kopyalamak için iki farklı yöntemi adım adım bulacaksınız.

Yöntem 1: Outlook Kuralı ile E-postaları Otomatik Olarak Başka Bir Klasöre Kopyalama(Manuel kurulum ve daha fazla adım)

Yöntem 2: Kutools for Outlook ile E-postaları Başka Bir Klasöre Otomatik Kopyalama 👍(Daha hızlı ve en verimli)

---

Yöntem 1: Outlook Kuralı ile E-postaları Otomatik Olarak Başka Bir Klasöre Kopyalama

Outlook’un Kural Sihirbazı özelliği, belirli koşulları karşılayan (örneğin konusunda özel anahtar kelimeler içeren) e-postaları otomatik olarak önceden belirlenmiş bir klasöre kopyalayabilmeniz için size özel kurallar oluşturmanıza olanak tanır. Kuralı yapılandırmak için aşağıdaki adımları izleyin.

1. Kural oluşturmak istediğiniz posta klasörünü seçin ve Giriş > Kurallar > Kuralları Yönet & Uyarılar’a tıklayın.

2. "Kurallar ve Uyarılar" iletişim kutusunda **Yeni Kural** düğmesine tıklayın.

3. "Kural Sihirbazı" bölümünde "Gelen mesajlara kural uygula" seçeneğini işaretleyin ve İleri’ye tıklayın.

4. "Kural Sihirbazı (Hangi koşul(lar)ı kontrol etmek istiyorsunuz?)" bölümünde ihtiyaçlarınıza uygun şekilde Filtre Koşulları’nı ayarlayın. Örneğin, konusunda belirli bir anahtar kelimeyi (örn. "comment") içeren e-postaları kopyalamak istiyorsanız aşağıdaki adımları izleyin:

1. 1). "Konu satırında belirli kelimeler içeren" seçeneğini işaretleyin.
2. 2). 2. adımdaki "belirli kelimeler" bağlantılı metnine tıklayın.
3. 3). "Arama metni" iletişim kutusuna anahtar kelimeyi girin (örn. "comment"), ardından Ekle > Tamam’a tıklayın.
4. 4). İleri’ye tıklayın.
   

5. "Kural Sihirbazı (Mesajla ne yapmak istiyorsunuz?)" bölümünde işlemi yapılandırın:

1. 1). “Kopyasını belirtilen klasöre taşı” seçeneğini işaretleyin.
2. 2). 2. adımdaki "belirtilen" bağlantılı metnine tıklayın.
3. 3). "Kurallar ve Uyarılar" iletişim kutusunda e-postaların kopyalanmasını istediğiniz klasörü seçin ve Tamam’a tıklayın.
4. 4). İleri’ye tıklayın.
   

6. "Kural Sihirbazı (Herhangi bir istisna var mı?)" bölümünde, istisna gerekmiyorsa İleri’ye tıklayın.

7. Son Kural Sihirbazı bölümünde kural ayarlarınızı yapılandırın:

1. 1). Kural için 1 kutusuna bir ad girin.
2. 2). 2. bölümde gerekirse ek seçenekleri seçin.
3. 3). Bitir’e tıklayın.
   

8. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu kapatmak için **Tamam** düğmesine tıklayın.

📌 Sonuç: Belirlenen koşulları karşılayan (örneğin konusunda "comment" anahtar kelimesini içeren) tüm e-postalar otomatik olarak belirtilen klasöre kopyalanır.

---

Yöntem 2: Kutools for Outlook ile E-postaları Başka Bir Klasöre Otomatik Kopyalama 👍

Belirli kriterlere göre e-postaları sık sık kopyalamanız gerekiyorsa, Kutools for Outlook’un Gelişmiş Kurallar özelliği daha hızlı ve kullanıcı dostu bir alternatif sunar. Kural oluşturma sürecini basitleştirerek gereksiz adımları ortadan kaldırır ve verimli otomasyon sağlar.

Adım 1: Gelişmiş Kurallar özelliğini etkinleştirme

1. Kutools sekmesine gidin ve Gelişmiş Kurallar’a tıklayın.
   
2. Gelişmiş Kurallar iletişim kutusunda yeni bir kural oluşturmak için Yeni düğmesine tıklayın.
   

Adım 2: Koşulu belirleme

1. 4. iletişim kutusunun 1. adımında "Konu şunu içeriyor: belirli kelimeler" seçeneğini işaretleyin.
2. Metin İçerir iletişim kutusunu açmak için Yeni düğmesine tıklayın.
   
3. Arama metni iletişim kutusuna anahtar kelimeyi (örneğin "comment") yazın, ardından **Ekle > Tamam**’a tıklayın.
   
4. İleriye geçmek için **Tamam > İleri**’ye tıklayın.

Adım 3: Hedef klasörü belirtme

1. 4’ün 2. adımında “Kopyasını belirtilen klasöre taşı” seçeneğini işaretleyin.
2. Açılan Klasör Seç iletişim kutusundan, e-postaların kopyalanacağı hedef klasörü belirleyin.
3. Tamam > İleri > İleri’ye tıklayın.
   

Adım 4: Kuralı tamamlama

1. 4. adımda, Kural Adı alanına kuralınızın adını girin.
2. (İsteğe bağlı) Kuralı tanımlamak üzere açıklamalar ekleyin.
3. Kuralı kaydetmek ve etkinleştirmek için **Tamam > Tamam**’a tıklayın.
   

📌 Sonuç: Kural başarıyla oluşturuldu. Konusunda "comment" anahtar kelimesini içeren tüm gelen e-postalar, belirlenen klasöre otomatik olarak kopyalanacaktır.

---

Hangi yöntemi tercih etmelisiniz?

İhtiyaçlarınıza en uygun yöntemi seçmenize yardımcı olması için iki yöntemin karşılaştırması aşağıdadır:

Yöntem	En İyi Kime Uygun	Kolaylık	Esneklik
Outlook Kuralı	Yerleşik Outlook özelliklerini tercih eden kullanıcılar	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Gelişmiş Kurallar	Hızlı ve otomatik bir çözüm isteyen kullanıcılar	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

---

İlgili Makaleler