Outlook'ta bir Kişi Grubu oluşturun, düzenleyin, kullanın ve paylaşın

Bu öğretici, eskiden "dağıtım listesi" olarak bilinen Kişi Grubu kullanırken Outlook’ta karşılaşabileceğiniz sorunlara odaklanır. En yaygın ve etkili çözümler özetlenmiştir. İlgili talimatları görüntülemek için aşağıdaki çözümlere tıklayın.

Outlook'ta bir Kişi Grubu oluşturun

• Outlook kişilerinizden veya Adres Defteri bir Kişi Grubu oluşturun
• Excel, Word veya diğer uygulamalardaki verilerden bir Kişi Grubu oluşturun
• Posta kutunuzdaki alıcılar veya gönderenler için bir Kişi Grubu oluşturun

Outlook'ta bir Kişi Grubu düzenleyin

• Bir Kişi Grubu üyelerini ekleyin veya kaldırın
• Outlook'ta bir Kişi Grubu bölün
  • Bir Kişi Grubu'yi Outlook'ta kopyalayarak ve kaldırarak bölün
  • Outlook'ta harika bir araçla bir Kişi Grubu'yi kolayca bölün
• Bir Kişi Grubu parçalayın ve üyelerini Outlook'ta kişi olarak ekleyin
  • Outlook'un yerleşik özelliğini kullanarak bir Kişi Grubu'yi ayırın
  • Bir Kişi Grubu'yi Kutools for Outlook ile kolayca ayırın
• Outlook'ta Kişi Grubu birleştirin

Outlook'ta bir Kişi Grubu e-posta gönderin

Outlook'ta bir Kişi Grubu paylaşın ve kaydedin

• Outlook'ta bir Kişi Grubu paylaşın
• Outlook'ta bir Kişi Grubu kaydedin

---

Outlook'ta bir Kişi Grubu oluşturun

İş amaçlı bir şirkete veya çalışma grubunun üyelerine toplu e-posta göndermeniz mi gerekiyor? Ya da tüm aile üyelerinize ve arkadaşlarınıza bayram kartı mı ulaştırmak istiyorsunuz? Böyle durumlarda, e-postaları tek tek göndermek yerine bir Kişi Grubu oluşturmak büyük zaman tasarrufu sağlar. İşte bu yüzden ExtendOffice ekibimiz, Outlook kişilerinizden, Adres Defteri’nden veya Excel, Word ve metin dosyalarındaki verilerden Kişi Grubu oluşturma yöntemlerini ve Outlook posta kutularınızda gönderenler veya alıcılar için grup oluşturma yollarını sizin için derledi.

Outlook kişilerinizden veya Adres Defteri bir Kişi Grubu oluşturun

1. Outlook gezinme çubuğunda Kişiler veya Kişiler öğesine tıklayın.

2. Giriş sekmesinde, Yeni grubuna tıklayın ve Yeni İletişim Grubu oluşturun.

3. Kişi Grubupenceresinde, Kişi Grubu öğesine AdAd

4. Üye Ekle seçeneğine, Üyeler grubunda ihtiyacınıza göre Outlook Kişilerinden veya Adres Defterinden Ekleöğesine Açılır Liste üzerinden tıklayın. (Şu anda yalnızca bir kişiyi eklemek istiyorsanız ve bu kişi ne Outlook kişilerinizde ne de Adres Defterinizde yer alıyorsa,)E-posta Kişi seçeneğini tercih edin.)

5. Üyeleri Seç Üyeleri seçmek için: Bitişik olmayan birden fazla kişiyi seçmek üzere Ctrl tuşunu basılı tutarak tek tek tıklayın; bitişik birden fazla kişiyi seçmek için ilk kişiye tıklayın, ardından Shift tuşunu basılı tutarak son üyeye tıklayın.

6. Seçili tüm kişileri Üyeler alanına eklemek için iletişim kutusunun sol alt köşesindeki Üyeler düğmesine tıklayın ve ardından Tamam’a basın.

7. Kişi Grubupenceresinde Kaydet ve KapatKaydet ve Kapat

---

Excel, Word veya diğer uygulamalardaki verilerden bir Kişi Grubu oluşturun

Diyelim ki yukarıda gösterildiği gibi bir Excel elektronik tablosu, Word belgesi veya başka bir uygulamadan e-posta adresleri listesi aldınız. Bu adresleri toplu olarak Outlook’ta bir Kişi Grubu’na eklemek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Outlook'ta gezinme çubuğundaki Kişiler veya Kişiler seçeneğine tıklayın.

2. Giriş sekmesinde, Yeni İletişim Grubu grubunda Yeni seçeneğine tıklayın.

3. Kişi Grubu penceresinde, Kişi Grubu’nu Ad alanına girin.

4. Üyeler grubunda Üye Ekle seçeneğine tıklayın, ardından Üyeler ve Outlook Kişilerinden seçeneklerini seçin.

5. Excel elektronik tablonuzdaki ya da Word belgenizdeki verileri kopyalayın.

6. Üye SeçÜyeler iletişim kutusunda, verileri Üyeler alanına yapıştırın ve ardından Tamam seçeneğine tıklayın.

7. Kişi Grubu penceresinde, Kaydet ve Kapat seçeneğine tıklayın.

Not: Her e-posta adresi noktalı virgülle veya paragraf işaretiyle ayrılmalıdır (her satırda bir ad ve adres olacak şekilde). Eğer isim belirtilmemişse, kişi grubunda görünen ad olarak e-posta adresi kullanılacaktır.

---

Posta kutunuzdaki alıcılar veya gönderenler için bir Kişi Grubu oluşturun

Bir e-postanın veya birden fazla e-postanın tüm alıcılarını ve gönderenlerini bir Kişi Grubu’na eklemek istiyorsanız ya da posta kutunuzdaki bazı gönderenleri veya alıcıları gruplandırmak istiyorsanız, ekibimiz tarafından geliştirilen kullanışlı Outlook eklentisi olan Gruba Ekle özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özellik, ihtiyaçlarınıza göre anında bir Kişi Grubu oluşturur. Kutools for Outlook

1. Kişi Grubu'na eklemek istediğiniz alıcıları veya gönderenleri içeren e-postayı (veya e-postaları) seçin.

2. KUTOOLS PLUS sekmesinde, Kişi grubunda, Gruba Ekle seçeneğine tıklayın.

3. Kişi Grubu'ye Alıcıları Ekle iletişim kutusunda, Kapsam bölümünde Tümü, Tüm gönderenler veya Tüm alıcılar seçeneklerinden birini seçin. Koşulu karşılayan e-posta adreslerinin yanındaki kutucuklar otomatik olarak işaretlenecektir.

4. İletişim kutusunun sağ tarafında, adresleri eklemek istediğiniz Kişi Grubu(ler)ini seçin; ya da yeni bir Kişi Grubu oluşturmak için Yeni İletişim Grubu seçeneğine tıklayıp ardından yanındaki kutuyu işaretleyin. Son olarak, Tamam seçeneğine tıklayın.

Outlook eklentimizi yüklemediyseniz, indirmek için buraya tıklayın. Ya da daha hantal bir yöntemle ilerleyebilirsiniz: Kişi Grubu’na eklemek istediğiniz gönderen veya alıcıların e-posta adreslerini kopyalayın ve ardından bu adresleri Üyeler alanına Üye Seç iletişim kutusunda yapıştırın. Daha fazla ayrıntı için lütfen Outlook kişilerinden veya Adres Defteri’nden Kişi Grubu oluşturma işleminin 4.–7. adımlarına başvurun.

---

Outlook'ta bir Kişi Grubu'yü düzenleyin

Zaman zaman Kişi Grubu'mizi düzenlememiz gerekir: Şirketinizde personel değişiklikleri oldu, meslektaşlarınız ve projeler geliyor ve gidiyor, bu nedenle bazı üyeleri eklemeniz veya çıkartmanız gerekiyor; Bir Kişi Grubu'deki üyeler karışık bir şekilde yer alıyor, bu yüzden grubu ikiye veya daha fazla gruba bölmek istiyorsunuz; İki departman birleşti ve iki Kişi Grubu'yi birleştirmeniz gerekiyor……

Bunu yapmadan önce grupların nerede olduğunu bulmamız gerekir:

Eğer Posta görünümündeyse veya Adres Defteri grubundaki Bul altında yer alan Giriş sekmesindeki Kişiler ya da Kişiler görünümüne geçtiyseniz, listedeki grubu bulmak için listenin üst kısmındaki arama kutusuna adını yazmanız yeterli!

Kişi Grubu'nu bulduktan sonra, adına çift tıklayarak Kişi Grubu penceresini açın. Şimdi, bir sonraki adımınızda ihtiyacınızı karşılayan yöntemi aşağıda bulabilirsiniz.

---

Bir Kişi Grubu'den üye ekleyin veya çıkarın

• Bir Kişi Grubu’na üye eklemek için, Outlook kişilerinden veya Adres Defteri’nden bir Kişi Grubu oluşturma işleminin 4.–7. adımlarına başvurun.

• Bir Kişi Grubu'ndan üye çıkarmak için, açık olan Kişi Grubu penceresinde önce üyeleri seçin, ardından Üyeler grubundaki Üye Çıkar özelliğine tıklayın. Son olarak, Eylemler grubundan Kaydet ve Kapat seçeneğine tıklayın.

---

Outlook'ta bir Kişi Grubu'yı bölün

Burada Outlook'ta bir Kişi Grubu'nu bölmek için iki yöntemi sıraladık: Biri Outlook'un kendi özelliğini kullanarak, diğeri ise Kişi Grubu'na Böl özelliğini Kutools for Outlook ile kullanarak.

• Bir Kişi Grubu'yi Outlook'ta kopyalayarak ve kaldırarak bölün

Diyelim ki bir Kişi Grubu’nu ikiye bölmek istiyorsunuz. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Kişiler veya Kişiler sayfasında düzenlemek istediğiniz Kişi Grubu'nu arayın.

2. Gruba sağ tıklayın (bırakmayın) ve biraz yukarı veya aşağı sürükleyin, ardından farenin düğmesini bırakın. Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi kısa bir açılır menü göreceksiniz; Kopyala seçeneğine tıklayın. Listede aynı Kişi Grubu’ndan iki adet görünecektir.

>>>

3. Her iki grubu da çift tıklayarak açın ve grupların adlarını gerektiği gibi güncelleyin; örneğin, ExtendOffice1 ve ExtendOffice2 olarak. Ardından, ExtendOffice1'den 8-15 numaralı kişileri, ExtendOffice2'den ise 1-7 numaralı kişileri çıkarın.

4. Artık iki yeni, daha küçük Kişi Grubu'nuz olacak;Kaydet ve Kapat seçeneğine tıklayın.

• Outlook'ta harika bir araçla bir Kişi Grubu'nü kolayca bölün

Veya bilgisayarınıza Kutools for Outlook'mızyüklüyse, bir Kişi Grubu'nü bölmek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Bölmek istediğiniz Kişi Grubu’nu seçin (örneğin, “ExtendOffice test 1” adlı grubu seçtim).

2. KUTOOLS PLUS sekmesine gidin, Şerit içindeki Kişi grubunda Kişi’ye tıklayın ve açılır listeden Kişi Grubu'na Böl seçeneğini seçin.

3. Kişi Grubu'na Ayır penceresinde, yeni bir İletişim Grubu’na taşımak istediğiniz kişilerin yanındaki kutuları işaretleyin ve Tamam’a tıklayın.

4. Açılır iletişim kutusunda yeni grubunuz için bir ad belirleyin ve TAMAM'a tıklayın.

5. İki ayrılmış Kişi Grubu, Kişi listesinde görüntülenecektir. Üyelerini görmek için grupları kolayca genişletebilirsiniz.

---

Bir Kişi Grubu grubunu parçalayın ve üyelerini Outlook'ta kişi olarak ekleyin

Outlook'ta bir Kişi Grubu'nu parçalamak (veya kaldırmak) için doğrudan Kişiler veya Kişiler sayfasına gidip kaldırmak istediğiniz grubun üzerine sağ tıklayabilir ve açılır menüden Sil seçeneğine tıklayabilirsiniz. Ancak tüm üyelerini aynı anda bireysel Outlook kişileri olarak eklemek istiyorsanız, aşağıda listelediğimiz iki yöntemi inceleyin:

• Outlook'un yerleşik özelliğiyle bir Kişi Grubu grubunu parçalayın

1. Kişiler listenizdeki "Kişi Grubu"nu açmak için çift tıklayın.

2. Kişiler listenize eklemek istediğiniz üyeye çift tıklayın.

3. Daha fazla seçeneği görüntülemek için üç nokta düğmesine tıklayın ve ardından Outlook Kişilerine Ekle’ye tıklayın.

4. Açılır Kişi penceresinde, gerekirse ek bilgiler ekleyebilir ve ardından Kaydet ve Kapat'a tıklayabilirsiniz.

5. Tüm üyeleri eklemek için 2–4. adımları tekrarlayın.

6. Şimdi Kişiler veya Kişiler görünümüne dönerek Kişi Grubu grubunu silin.

Bu yöntem yalnızca birkaç üyeden oluşan gruplar için uygundur. Grubunuz çok sayıda üyeye sahipse, bu yöntem fazla zaman kaybettirebilir. Bu durumda lütfen aşağıda Kutools for Outlook’un Parçala özelliğini inceleyin.

• Kutools for Outlook ile bir Kişi Grubu grubunu kolayca parçalayın

1. Parçalamak istediğiniz Kişi Grubu grubunu seçin.

2. KUTOOLS PLUS sekmesine gidin, Kişi grubu > Parçala'ya tıklayın.

3. Parçala penceresinde, tüm kutuları işaretlemek için Tümü'ne tıklayın ve ardından Tamam'a tıklayın.

4. "Mevcut iletişim grubunu bireysel kişilere ayırmak istiyor musunuz?" sorulu bir iletişim kutusu açılacak. Evet'e tıklayın.

5. Tüm üyeleri artık Kişiler listenize eklendi ve aynı zamanda Kişi Grubu grubu silindi.

√ Not: Kişiler listenize yalnızca bazı üyelerini eklemek istiyorsanız, ilgili üyelerin yanındaki kutuları işaretleyin ve Tamam'a tıklayarak bunları listeye ekleyip gruptan kaldırın. İşaretlenmeyen üyeler, grubun varlığını sürdürmeye devam edecektir.

Kutools for Outlook'in ücretsiz sürümünü indirmek için tıklayın

---

Outlook'ta Kişi Grubu gruplarını tek bir grupta birleştirin

İki veya daha fazla Kişi Grubu grubunu tek bir Yeni Grup grubu olarak birleştirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Yeni bir iletişim grubu oluşturun. ()Outlook kişilerinden veya Adres Defteri’ni kullanarak kişi grubu oluşturma adımlarını 1–3’ü izleyin.)

2. Grup Üyeleri Ekle bölümünde Üyeler kısmına tıklayın ve Outlook Kişilerinden seçeneğini belirleyin.

3. Üyeleri Seç iletişim kutusunda, birleştirmek istediğiniz Kişi Grubu’nu seçin.

4. İletişim kutusunun sol alt köşesindeki Üyeler düğmesine tıklayın ve ardından TAMAM’a tıklayın.

5. Kişi Grubu penceresinde Kaydet ve Kapat'a tıklayın.

√ Not: Yukarıdaki yöntem gerçekten çok basit ve hızlıdır. Ancak bu şekilde oluşturulan grup, içinde birkaç küçük grubu barındıran büyük bir gruba benzer; grup üyelerini düzenlemeniz gerektiğinde pek kullanışlı değildir. Çünkü her küçük grubu düzenlemek için ayrı ayrı açmanız gerekir. Birden fazla Kişi Grubu’nu birleştirip yalnızca üyelerini tek bir gruba eklemek istiyorsanız, lütfen Outlook'ta Dağıtım Listelerini Nasıl Birleştirir veya Birleştirirsiniz?

---

Outlook'ta bir Kişi Grubu grubuna e-posta gönderin

Outlook'ta bir veya daha fazla Kişi Grubu grubuna e-posta göndermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Posta görünümünde yeni bir ileti başlatmak için Yeni Email'a tıklayın.

2. Kime… alanına Kişi Grubu’nun adını yazın. Outlook, aşağıda gösterilen resimdeki gibi Kişiler listenizden olası eşleşmeleri gösterecektir. Alıcıların birbirlerini görmesini istemiyorsanız, grubun adını Gizli kopya (Bcc)…alanına yazın. (Alan ileti penceresinde görünmüyorsa,)Seçenekler sekmesine gidin ve ardından Gizli kopya (Bcc) grubundaki Alanları Göster bölümüne tıklayın.)

Grup adını hatırlamıyorsanız, Kime…’ye tıklayarak tüm kişilerinizi görüntüleyebileceğiniz Ad Seç penceresini açabilirsiniz. İleti göndermek istediğiniz grupları seçin ve ardından ihtiyacınıza göre Kime, Cc veya Gizli kopya (Bcc)’ye tıklayın. Grupların adları ilgili alanda görünecektir. (Burada örnek olarak)Kime’ye tıkladım.) Ardından TAMAM’a tıklayın.

3. E-postanızın konusunu ve içeriğini yazın. Yazmayı bitirdikten sonra Gönder'e tıklayın.

---

Outlook'ta bir Kişi Grubu grubunu paylaşın ve kaydedin

İşle ilgili bir Kişi Grubu’nu yeni bir çalışanla paylaşmanız, ilgi alanınızla ilgili bir grubu arkadaşlarınızla paylaşmanız gerekebilir veya başkaları tarafından paylaşılan bir Kişi Grubu alabilirsiniz. Bu bölümde, bir Kişi Grubu’nu nasıl paylaşacağınızı ve başkaları tarafından gönderilen bir Kişi Grubu’nu Outlook’ta nasıl kaydedeceğinizi öğreneceksiniz.

Outlook'ta bir Kişi Grubu grubunu paylaşın

• Grubu bir e-posta iletisine dahil edip başkalarına gönderebilirsiniz:

1. Posta görünümünde, yeni bir ileti oluşturmak için Yeni Email'e tıklayın. Bir İleti penceresi açılacaktır. Pencerenin boyutunu ayarlayıp Outlook pencerenizin yanına taşıyın; böylece her iki pencere aynı anda görülebilsin.

2. Outlook penceresindeki gezinme çubuğundan Kişiler veya Kişiler'e tıklayın.

3. Paylaşmak istediğiniz Kişi Grubu'nu bulun ve İletipenceresindeki ileti gövdesine bir ek olarak sürükleyin.

4. İleti penceresinde gerekli bilgileri doldurun ve ardından Kişi Grubu'nu paylaşmak için Gönder'e tıklayın.

• Bir Kişi Grubu grubunu ileti gövdesine sürüklemek yerine, ek olarak da ekleyebilirsiniz:

1. Posta görünümünde yeni bir ileti oluşturmak için Yeni Email öğesine tıklayın.

2. Açılan Ekle sekmesine gidin, İleti penceresinde Dahil Et grubunu bulun ve Outlook Öğesi öğesine tıklayın.

3. Öğe Ekle iletişim kutusunda, tüm kişileri ve Kişi Grubu’nu listelemek için belirli bir posta kutusu altındaki Kişiler klasörünü seçin. Artık Kişi Grubu öğesini bulup seçebilir ve eklemek için Öğeler kutusundaki Tamam düğmesine tıklayabilirsiniz.

4. İleti penceresinde gerekli bilgileri doldurun ve Kişi Grubu paylaşmak için Gönder düğmesine tıklayın.

Outlook'ta bir Kişi Grubu kaydedin

Başkaları tarafından bir e-posta iletisinde paylaşılan bir Kişi Grubu kaydetmek için:

1. Kişi Grubu ekinin bulunduğu iletininizi açın.

2. Ek dosyayı gezinme çubuğuna sürükleyin ve Kişiler veya Kişilere bırakın.

Bu en basit yaklaşımdır; yeni kaydedilen grubu kontrol etmek için Kişiler veya Kişilere tıklayabilirsiniz.