Outlook'ta toplu olarak işaret nasıl kaldırılır veya İşaretlenmiş E-postalar tamamlandı olarak nasıl işaretlenir?

Outlook’ta e-postaları işaretlemek, dikkatinizi gerektiren veya takip edilmesi gereken önemli mesajları öne çıkarmak için son derece kullanışlı bir yoldur. Ancak zamanla, ya “Tamamlanan Görevler” nedeniyle ya da artık önceliklendirmek istemediğiniz mesajları yanlışlıkla işaretlediğiniz için işaretli e-postalar birikebilir. Bu işaretleri — tamamlandı olarak işaretleyerek ya da tamamen kaldırarak — hızlı ve verimli şekilde temizlemek istiyorsanız, Outlook’ta kullanabileceğiniz birkaç pratik yöntem mevcuttur. Bu kılavuzda, yerleşik Outlook özelliklerinden VBA koduyla otomasyona kadar farklı senaryolara uygun çözümleri adım adım inceleyeceğiz.

---

Outlook'ta bağlam menüsüyle birden fazla mesajın işaretini toplu olarak kaldırma

Birden fazla mesajdan işaretleri temizlemenin en kolay yollarından biri, E-posta Listesi’ndeki bağlam menüsünü doğrudan kullanmaktır. Bu yöntem, Geçerli Klasör’de orta düzeyde sayıda e-postanın işaretini hızlıca kaldırmak istediğinizde idealdir. Ancak bu çözümün manuel seçim gerektirdiğini ve işaretli e-posta sayısı aşırı yüksek olmadığında en pratik seçeneği oluşturduğunu unutmayın.

1. Aynı anda birden fazla öğe seçmek için her İşaretlenmiş E-posta üzerine tıklarken Ctrl tuşunu basılı tutun. Mesajları tek tek seçmek, takip etmeye devam etmek istediğiniz e-postaların yanlışlıkla işaretinin kaldırılmasını önler.

2. Seçili kırmızı bayraklardan birine sağ tıklayın ve bağlam menüsünden İşareti Temizle seçeneğini seçin. Tüm seçili öğelerin işaretleri anında kaldırılacaktır.

İpuçları ve notlar: Eğer İşareti Temizle seçeneğinin kullanılamadığını fark ederseniz, işaretlenmiş e-postaları seçtiğinizden ve Outlook görünümünüzün bağlam menüsü işlemlerini kısıtlayacak şekilde filtrelenmemiş veya gruplandırılmamış olduğundan emin olun. Bu yöntem, standart posta klasörlerinde doğrudan uygulandığında en iyi sonucu verir.

---

---

Outlook'ta Hızlı Adımlar ile birden fazla mesajın işaretini toplu olarak kaldırma

Outlook'un Hızlı Adımlar özelliği, tekrarlayan görevleri (örneğin mesajların işaretini kaldırma gibi işlemleri) tek bir kısayola dönüştürmenize olanak tanır. Bu yöntem, düzenli olarak işaretleri temizlemeniz gerekiyorsa, manuel sağ tıklamaya kıyasla zaman kazandırır. İşaret kaldırmak için bir Hızlı Adım oluşturmak iş akışınızı hızlandırır ve toplu işlemleri tek bir tıklama veya tuş kombinasyonuyla gerçekleştirmenizi sağlar.

1. Posta görünümünde, Giriş sekmesinde Hızlı Adımlar grubunu bulun ve Yeni Oluştur'a tıklayın.

2. Kullanılabilir komutların listesini görüntülemek için Bir Eylem Seçin'e tıklayın. Aşağı kaydırın ve İletideki işaretleri temizle'yi seçin.

3. Eylemin adı Adkutusuna otomatik olarak doldurulur. Kolay hatırlanması için adını değiştirmeyi düşünün ve isteğe bağlı olarak bir kısayol tuşu (örneğin,)CTRL + SHIFT + 9) ile ipucu metni atayarak bu eyleme daha sonra kolayca erişebilirsiniz. İşlemi tamamlamak için Bitir'e tıklayın.

4. Ardından, işaretini kaldırmak istediğiniz İşaretli E-postalar'ı seçin (her mesaja tıklarken)Ctrl tuşunu basılı tutun) ve ardından yeni Hızlı Adımınızı tıklayın veya atanmış kısayolunu kullanın. İşaretler, tüm Seçili Öğeler'den tek bir işlemle kaldırılır.

---

Outlook'ta Görevler görünümünde toplu olarak işareti kaldırma veya İşaretlenmiş E-postalar tamamlandı olarak işaretleme

Görevler görünümüne geçmek, işaretli e-postaları eyleme dönüştürülebilir öğeler veya görevler olarak yönetmenizi sağlar. Bu yöntem, özellikle işaretleri sıkça kullanıyorsanız ve gelen kutunuzda tek tek işlemek yerine toplu olarak işleri tamamlanmış olarak işaretlemek veya işaretleri kaldırmak istiyorsanız son derece kullanışlıdır.

1. Outlook görünümünü Görevler görünümüne geçirin — alt gezintideki Görevler düğmesine tıklayın veya klavye kısayolu olarak Ctrl+4’ü kullanın.

2. Birden fazla görevi veya işaretli e-postayı aynı anda seçmek için Ctrl tuşunu basılı tutun.

3. Giriş sekmesinde, Görevi Yönet grubunda ya Tamamlandı Olarak İşaretle (görevleri silmeden bitirmek için) ya da Listeden Kaldır (işaretleri tamamen temizlemek için) seçeneğini kullanın. Böylece birden fazla işaretli öğenin durumu tek seferde güncellenir.

---

VBA koduyla toplu olarak işareti kaldırma veya İşaretlenmiş E-postalar tamamlandı olarak işaretleme (Makro Otomasyonu)

İşaretli e-postaların işaretini kaldırmak veya bunları tamamlandı olarak işaretlemek otomatikleştirildiğinde, özellikle büyük posta kutularıyla uğraşırken ya da tekrarlayan iş akışlarını yönetirken verimlilik önemli ölçüde artar. Outlook’taki VBA makroları, işaretli e-postaları toplu olarak işlemeyi mümkün kılar ve manuel seçim için harcanan süreyi tasarruf eder. Bu çözüm, düzenli olarak önemli miktarda işaretli e-postayı yönetiyorsanız veya paylaşılan posta kutularında, rutin posta kutusu bakımı gibi senaryolarda otomatik işlem uygulamak istiyorsanız son derece faydalıdır.

Avantajlar: Toplu eylemleri otomatikleştirerek manuel çabayı en aza indirir; tüm posta kutusu üzerinde işlem yapılmasına olanak tanır; belirli klasörleri hedeflemek üzere özelleştirilebilir.
Sınırlamalar: Makroların etkinleştirilmesini ve Visual Basic Düzenleyici’ye ilişkin temel düzeyde bilgiyi gerektirir; katı güvenlik politikalarıyla makroları kısıtlayan ortamlarda uygun değildir; toplu işlemlerden önce mutlaka önemli posta kutusu verilerinizi yedekleyin ve mümkünse üretim dışı klasörlerde test edin.

1. Outlook'ta işleme tabi tutmak istediğiniz İşaretlenmiş E-postalar'ı içeren klasöre gidin. İşaretini kaldırmak veya tamamlandı olarak işaretlemek istediğiniz mesajları seçin (birden fazla e-posta seçmek için)Ctrl tuşunu basılı tutun).

2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

3. VBA Düzenleyici’de Ekle > Modül’e tıklayın. Ardından, işaretleri temizlemek mi yoksa tamamlandı olarak işaretlemek mi istediğinize göre aşağıdaki VBA kodlarından birini modüle kopyalayıp yapıştırın.

VBA kodu: Geçerli Klasör içinde seçili tüm İşaretlenmiş E-postalar'nin işaretini kaldır

Sub UnflagSelectedMessages()
    Dim xSelection As Selection
    Dim xMail As MailItem
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xSelection = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
    
    For i = 1 To xSelection.Count
        If xSelection.Item(i).Class = olMail Then
            Set xMail = xSelection.Item(i)
            
            If xMail.FlagStatus <> olNoFlag Then
                xMail.ClearTaskFlag
                xMail.Save
            End If
        End If
    Next
    
    MsgBox "All selected messages have been unflagged.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    
    Set xMail = Nothing
    Set xSelection = Nothing
End Sub

VBA kodu: Seçili tüm İşaretlenmiş E-postalar'yi tamamlandı olarak işaretle

Sub CompleteSelectedFlags()
    Dim xSelection As Selection
    Dim xMail As MailItem
    Dim i As Integer
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
    For i = 1 To xSelection.Count
        If xSelection.Item(i).Class = olMail Then
            Set xMail = xSelection.Item(i)
            If xMail.FlagStatus = olFlagMarked Then
                xMail.FlagStatus = olFlagComplete
                xMail.Save
            End If
        End If
    Next
    MsgBox "Selected flags have been marked complete.", vbInformation, xTitleId
    Set xMail = Nothing
    Set xSelection = Nothing
End Sub

4. Kodu yapıştırdıktan sonra VBA düzenleyici penceresini kapatın.
5. Ardından makroyu çalıştırın: Alt + F8 tuşlarına basarak Makro iletişim kutusunu açın, UnflagSelectedMessages veya CompleteSelectedFlags seçeneklerinden birini seçin ve Çalıştır'a basın.

Önlemler ve Sorun Giderme: Bu çözümün çalışması için Outlook ayarlarınızda makroların etkin olduğundan emin olun. Makroyu çalıştırmadan önce her zaman yalnızca hedeflediğiniz iletileri seçtiğinizden emin olun; çünkü değişiklikler anında uygulanır ve geri alınamaz.

---

İlgili makaleler