Outlook'ta Ofis dışındayım otomatik yanıtlarını ayarlayın (tam kılavuz)

Bugünkü dijital çağda e-postalarımıza dilediğimiz zaman ve yerden erişebiliriz. Ancak her zaman çevrimiçi olsak bile, tatillerde veya ofisten uzakta olduğumuz gibi bazı durumlarda gelen mesajlara hemen yanıt veremeyebiliriz. İşte tam da bu noktada, gönderenlere cevabınızın gecikeceğini bildiren **Otomatik Yanıt** özelliği büyük önem kazanır. Outlook’u **Windows**, **Web**, **Mac** ya da **iOS ve Android cihazları** üzerinde kullanıyor olmanız fark etmez; bu kılavuz, tüm bu platformlarda “Ofis Dışındayım” otomatik yanıtlarını nasıl adım adım ayarlayacağınızı gösterir. Hadi başlayalım!

• Windows üzerinde Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtları ayarlama
  • Otomatik Yanıtlar'ı Kullanma (Exchange hesapları için)
  • Kutools for Outlook ile kolay kullanım (Tüm Hesaplar için, kolay ve esnek)
  • Kurallarla kullanma (Tüm Hesaplar için, karmaşık)
• Mac'te Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtları ayarlama
• Web'de Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtları ayarlama
• iOS ve Android için Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtları ayarlama

Video

Windows üzerindeki Outlook'da Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Bu bölüm, Windows üzerinde Exchange hesaplarınız ve Tüm Hesaplar için "Ofis Dışındayım" yanıtlarını ayarlamanıza yardımcı olacak üç yöntemi açıklar.

Otomatik Yanıtlar özelliğini kullanarak Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Outlook’ta bir Exchange hesabınız varsa, yerleşik “Otomatik Yanıtlar” özelliğini kullanarak Ofis Dışındayım mesajlarınızı kolayca ayarlayabilirsiniz. Aşağıdaki adımları izleyin.

Adım 1: Otomatik Yanıtlar penceresini açın

Outlook’ta “Dosya” sekmesine gidin, otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz Exchange hesabını **Hesaplar** açılır listesinden seçin ve ardından “Otomatik Yanıtlar” seçeneğine tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

Adım 2: Otomatik yanıtları etkinleştirin ve ayarları yapılandırın

Açılan “Otomatik Yanıtlar” penceresinde aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmeniz gerekmektedir.

1. Bu özelliği etkinleştirmek için “Otomatik yanıtları gönder” seçeneğini işaretleyin.
2. Otomatik yanıtları yalnızca belirli bir zaman aralığında göndermek için "Yalnızca bu Zaman Aralığı boyunca gönder" onay kutusunu işaretleyin ve istediğiniz başlangıç ile bitiş saatlerini girin.
   İpucu: Bir zaman aralığı belirtmezseniz, otomatik yanıtınız kapatana kadar aktif kalır. Kapatmak için "Gönderme otomatik yanıtlar" seçeneğinin işaretini kaldırın.
3. Otomatik yanıtları yalnızca kuruluşunuzdaki göndericilere göndermek istiyorsanız, “Kuruluşum İçinde” sekmesinde kalmaya devam edin.
4. Otomatik yanıt mesajınızı metin kutusuna yazın.
5. Ayarları kaydetmek için “Tamam” düğmesine tıklayın.

Sonuç

Adım 3'te otomatik yanıtlar için bir zaman aralığı belirlediyseniz, belirlenen tarihlerde Otomatik Yanıt devreye girer ve Outlook Şeridinin altında sarı bir bilgi çubuğu görürsünüz. Zaman aralığı belirtmezseniz, Otomatik Yanıt hemen etkinleşir.

Otomatik yanıt e-postalarını ("Otomatik Yanıt:" önekli mesajlar) görüntülemek için "Gönderilen Öğeler" klasörüne göz atabilirsiniz.

Kaçırılmaması Gerekenler

• Bir Exchange hesabının "Otomatik Yanıtlar" özelliğiyle birlikte başka bir e-posta hesabı (örneğin POP hesabı) için oluşturduğunuz "otomatik yanıt kuralı" aynı anda etkinse ve bir e-posta alınırsa, gelen e-posta hem Exchange’in "Otomatik Yanıtlar" özelliğini hem de istemci tarafındaki otomatik yanıt kuralını tetikleyebilir. Yanıt sırası, sunucunun işlem hızına ve istemci tarafında kuralların yürütülme sırasına bağlıdır.
  • Exchange için "Otomatik Yanıtlar": Bu, Exchange’in sunucu tarafında çalışan ve Outlook’un açık olmasına gerek duymayan bir özelliktir.
  • Oluşturulan kurallarla otomatik yanıtlar: Bu özellik genellikle istemci tarafında çalışır ve Outlook’un gelen e-postaları aktif olarak işlemesi gerekir.
  Bu nedenle her iki yanıt yöntemi de etkinse, size e-posta gönderen kişi iki ayrı otomatik yanıt alabilir.
• Bu özelliği kapatmak için bilgi çubuğundaki “Kapat” düğmesine tıklayın.

Kutools for Outlook ile Ofis dışındayım yanıtlarını kolayca ayarlayın

Yukarıdaki yöntemin sınırlamaları göz önünde bulundurulduğunda, size "Kutools for Outlook"un "Otomatik Yanıt" özelliğini öneriyoruz. Bu özellik, e-posta hesap türüne bakılmaksızın Outlook’ta “Ofis Dışındayım” yanıtlarını kolayca ayarlamanıza olanak tanır.Kutools for Outlook'yi indirip yükledikten sonra aşağıdaki adımları izlemeniz yeterli:

Adım 1: Otomatik Yanıt ayarlarını yapılandırın

"Kutools" > "Yanıtla" > "Otomatik Yanıtı Yönet" seçeneğini seçerek "Otomatik Yanıt" iletişim kutusunu açın ve ardından şunları yapın:

1. Otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesaplarını işaretleyin:
   "Hesapları Seçin" bölümü, Outlook’taki Tüm Hesaplar listesini gösterir. Otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz hesapları seçin.
2. Otomatik yanıt e-postaları için Konu Öneki Kaldır ayarını güncelleyin:
   "Konu Öneki Kaldır" metin kutusundaki varsayılan metin “Otomatik Yanıt”tır. Bu, otomatik yanıt e-postalarınızın konu satırına önek olarak eklenir. İsterseniz bu varsayılan metni istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.
3. Otomatik yanıt içeriğini girin:
   İletişim kutusunda ihtiyaç duyduğunuz şekilde değiştirebileceğiniz bir varsayılan şablon sağlanmıştır.
4. Değişiklikleri kaydetmek için "Tamam" düğmesine tıklayın.
   

Adım 2: Otomatik Yanıt özelliğini etkinleştirin

"Kutools for Outlook" iletişim kutusu, özelliğin hemen etkinleştirilip etkinleştirilmeyeceğini sorar. Özelliği etkinleştirmek için **Evet** düğmesine tıklayın.

Sonuç

Artık Hesapları Seçin adresine gelen e-postalar, otomatik yanıtları tetikleyecek.

Outlook kuralları oluşturarak Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Tüm hesaplarınız için "Ofis dışındayım" yanıtlarını ayarlamak amacıyla Outlook kuralları da oluşturabilirsiniz; ancak bu yöntem birden fazla adımı içerir. Gerekirse aşağıdaki adımları izleyin.

Adım 1: Otomatik Yanıt Şablonu oluşturun

1. Outlook’ta "Giriş" sekmesindeki "Yeni E-posta" seçeneğine tıklayarak yeni bir e-posta mesajı oluşturun.

   

2. “Mesaj” penceresinde şablonunuz için bir konu ve mesaj metni girin.

   

3. "Dosya" menüsünden "Farklı Kaydet" seçeneğine tıklayın.

   

4. Açılan "Farklı Kaydet" iletişim kutusunda şablona bir ad verin (varsayılan olarak E-posta Konusu şablon adı olarak kullanılacaktır), "Kaydetme Biçimini Belirt" Açılır Liste menüsünden "Outlook Şablonu"nu seçin ve ardından "Kaydet" düğmesine tıklayın.
   Bu özel şablon, varsayılan kişisel şablonlar konumuna kaydedilecektir.

   

5. Şablonu kaydettikten sonra e-postayı kaydetmeden kapatın.

Adım 2: Kurallar ve Uyarılar penceresini açın

"Giriş" sekmesinden "Kurallar" > "Kuralları ve Uyarıları Yönet" seçeneğine tıklayarak "Kurallar ve Uyarılar" penceresini açın.

Adım 3: Bir Ofis dışındayım otomatik yanıt kuralı oluşturun

"Kurallar ve Uyarılar" penceresinde, Ofis dışındayken otomatik yanıt kuralı oluşturmak için aşağıdaki adımları uygulayın.

1. "E-posta Kuralları" sekmesinde altında otomatik yanıt kuralını uygulamak istediğiniz e-posta hesabını belirtin ve ardından "Yeni Kural" düğmesine tıklayın.
   İpucu: Outlook’unuzdaki "Kurallar ve Uyarılar" penceresinde "Değişiklikleri bu klasöre uygula" Açılır Liste görünmüyorsa, oluşturduğunuz kurallar Tüm Hesaplar uygulanacaktır.

   

2. İlk "Kural Sihirbazı" penceresinde, "Boş bir kuraldan başla" bölümünden "Gelen mesajlara kural uygula" seçeneğini belirleyin ve ardından "İleri" düğmesine tıklayın.

   

3. İkinci "Kural Sihirbazı" penceresinde, aldığınız her e-postaya otomatik yanıt vermek istiyorsanız, herhangi bir koşul belirtmeden "İleri" düğmesine tıklayın. Açılan "Microsoft Outlook" iletişim kutusunda "Evet" düğmesine tıklayın.
   İpucu: Yalnızca belirli e-postalara otomatik yanıt vermek istiyorsanız, gerekli koşulları burada belirtin.

   

4. Üçüncü "Kural Sihirbazı" penceresinde, "1. Adım" kutusunda “Belirli bir şablon kullanarak yanıtla” onay kutusunu işaretleyin ve ardından "2. Adım" kutusundaki altı çizili metne tıklayın.

   

5. Bir Yanıt Şablonu Seç iletişim kutusunda, “Bak” açılır liste menüsünden “Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları”nı seçin, 1. adımda oluşturduğunuz şablonu belirleyin ve ardından “Aç” düğmesine tıklayın.

   

6. Üçüncü "Kural Sihirbazı" penceresine geri döndüğünüzde, devam etmek için "İleri" düğmesine tıklayın.

   

7. Dördüncü "Kural Sihirbazı" penceresinde, kuralınız için gerekirse istisnaları belirtin. Herhangi bir istisnayı işaretlemeksizin "İleri" düğmesine tıklıyorum.

   

8. Son "Kural Sihirbazı" penceresinde, 1. Adım bölümünde bu kural için bir ad belirtin, 2. Adımda "Bu kuralı etkinleştir" kutusunun işaretli olduğundan emin olun ve ardından "Bitir" düğmesine tıklayın.

   

9. Ardından, kuralın yalnızca Outlook açıkken çalışacağını hatırlatan bir "Microsoft Outlook" uyarısı görüntülenecektir. "Tamam" düğmesine tıklayın.

   

10. Ardından “Kurallar ve Uyarılar” penceresine dönülür; burada oluşturulan Kural Listesi görüntülenebilir. Kuralı kaydetmek için “Tamam” düğmesine tıklayın.

    

Sonuç

Artık bir otomatik yanıt kuralı oluşturdunuz. Bundan sonra belirtilen hesaba veya tüm hesaplara gelen e-postalar bu kuralı tetikleyecek ve size e-posta gönderen kişi anında bir otomatik yanıt alacaktır.

Mac'teki Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Mac için Outlook’ta otomatik yanıtları ayarlamak istiyorsanız, bu bölümdeki yöntem tam da size yardımcı olacak. Aşağıdaki adımları takip edin.

Adım 1: "Ofis dışındayım" özelliğine erişin

Mac'te Outlook'u başlatın, Ofis dışındayım özelliğini etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesabını açın, ardından "Araçlar" sekmesine gidip "Ofis Dışındayım" seçeneğini seçin.

Adım 2: Otomatik Yanıtlar ayarlarını yapılandırın

"Otomatik Yanıt Ayarları" iletişim kutusunda aşağıdaki yapılandırmaları yapmanız gerekiyor.

1. "(hesabınız)" hesabı için "Hesap adına otomatik yanıtları gönder" onay kutusunu işaretleyin.
2. “Her göndericiye bir kez yanıtla” metin kutusuna otomatik yanıt mesajınızın içeriğini girin.
3. İsteğe bağlı olarak:
   • Otomatik yanıtın başlangıç ve bitiş tarih-saatlerini ayarlayın: “Yanıtları yalnızca bu süre zarfında gönder” onay kutusunu işaretleyin ve başlangıç ile bitiş tarih-saatlerini girin. Bitiş tarih-saatinden sonra “Ofis dışındayım” yanıtları otomatik olarak devre dışı kalacaktır.
   • Kuruluşunuz dışındaki kişilere yanıt verme: Gerekirse “Kuruluşum dışındaki gönderenlere de yanıtları gönder” onay kutusunu işaretleyin. “Yalnızca kişi listemdeki gönderenlere” veya “Tüm harici gönderenlere gönder” seçeneklerinden birini seçip ardından otomatik yanıt mesajınızın içeriğini yazın.
4. Ayarları kaydetmek ve Otomatik Yanıtlar özelliğini etkinleştirmek için “Tamam” seçeneğine tıklayın.

   

Sonuç

Outlook for Mac'te bazı e-posta hesaplarınız için otomatik yanıtlar etkinleştirildi. Artık bu hesaba gelen e-postalar, otomatik yanıtları tetikleyecek.

Web'deki Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Web'de Outlook kullanıyor ve Ofis Dışı Yanıtlarınızı ayarlamak istiyorsanız, bu bölümdeki yöntem size yardımcı olacaktır. Aşağıdaki adımları izleyin.

Adım 1: "Otomatik yanıtlar" özelliğine erişin

1. Sayfanın sağ üst köşesindeki "Ayarlar" düğmesine tıklayın.

   

2. Açılan “Ayarlar” penceresinde, “Posta” bölümünden “Otomatik Yanıtlar” seçeneğini belirleyin.

   

Adım 2: "Otomatik yanıtlar" ayarlarını yapılandırın

1. “Otomatik yanıtlar” özelliğini etkinleştirmek için “Otomatik yanıtları aç” anahtarını tıklayın.
2. “Yanıtları yalnızca belirli bir zaman diliminde gönder” onay kutusunu işaretleyin ve otomatik yanıtlar için başlangıç ile bitiş tarihlerini ve saatlerini belirleyin. Bu ayara ihtiyacınız yoksa, göz ardı edebilirsiniz.
3. Metin düzenleme kutusuna otomatik yanıt mesajınızın gövdesini girin.
4. “Kaydet” düğmesine tıklayın.

   

Sonuç

Artık Outlook Web’de Otomatik Yanıtlar etkin! Bundan sonra bu hesaba gelen e-postalar otomatik yanıtları tetikleyecek.

iOS ve Android için Outlook'ta Ofis dışındayım yanıtlarını ayarlayın

Birçok Outlook kullanıcısı, masaüstü bilgisayarlarında otomatik yanıtları ayarlamaya alışkın olsa da mobil uygulamadaki bu özelliği pek tanımez. Bu makalenin son bölümünde, iOS veya Android cihazlarınızdan otomatik yanıtları nasıl adım adım ayarlayacağınızı göstereceğim; böylece nerede olursanız olun iletişimde netliğinizi koruyabilirsiniz. Şimdi aşağıdaki adımları birlikte izleyelim.

Adım 1: iOS veya Android cihazınızda Outlook'u başlatın

Adım 2: "Otomatik yanıtlar" özelliğine erişin

1. Sayfanın sol üst köşesindeki "Giriş" düğmesine tıklayın.

   

2. Ardından “Ayarlar” düğmesine tıklayın.

   

3. “Ayarlar” iletişim kutusundaki “Posta Hesapları” bölümünden, otomatik yanıtları etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesabını seçin. Bu örnekte bir “Exchange” hesabı seçiyorum.

   

4. "Exchange" sayfasında ("Otomatik Yanıtlar" özelliğinin kapalı olduğunu göreceksiniz; önceki adımda başka bir hesap seçerseniz, bu iletişim kutusunun başlığı o hesabın etki alanını gösterecektir). Lütfen üzerine tıklayın.

   

Adım 3: Otomatik Yanıtlar ayarlarını yapılandırın

"Otomatik Yanıtlar" iletişim kutusunda aşağıdaki yapılandırmayı yapmanız gerekmektedir.

1. “Otomatik Yanıtlar” alanında anahtarı açın.
2. Otomatik yanıtları kime göndermek istediğinizi seçin: "herkese" mi yoksa "yalnızca kuruluşunuzdaki kişilere" mi? Burada "Herkese yanıtla" seçeneğini tercih ediyorum.
3. "Herkesle yanıtla" metin kutusuna yanıt mesajınızı girin.
4. Ayarları kaydetmek için ekranın sağ üst köşesindeki onay işaretine tıklayın.

   

   Notlar:

   • “Belirli bir süre boyunca yanıtla” seçeneğindeki anahtarı açın; böylece otomatik yanıtlarınız için başlangıç ve bitiş tarih-saatlerini ayarlayabilirsiniz.
   • “Farklı yanıtlar kullan” seçeneğini açın; böylece kuruluşunuz içindeki veya dışındaki kişilere farklı yanıt mesajları belirleyebilirsiniz.
   • Başka bir hesap türünü Exchange hesabı yerine seçtiğinizde, “Otomatik Yanıtlar” iletişim kutusunda “Farklı yanıtlar kullan” seçeneği görünmez.
   • Önceki iletişim kutusuna döndüğünüzde, “Otomatik Yanıtlar” özelliğinin etkin olduğunu göreceksiniz.

     

Sonuç

Artık iOS veya Android için Outlook’ta Otomatik Yanıtlar özelliğini etkinleştirdiniz.

Özetle, dışarıda olduğunuzda Outlook’ta otomatik yanıtları ayarlamak, sizi arayanların sizin meşgul olduğunuzu bilmesini sağlar ve böylece profesyonel, etkili iletişiminizi kesintisiz sürdürmenizi garantiler. Outlook’u Windows, Mac, web ya da mobil cihazlarda kullanıyor olmanız hiçbir fark yaratmaz; bu özelliğin sunduğu esneklik ve derinlik gerçekten vazgeçilmezdir. Umarız bu kapsamlı kılavuz, farklı platformlarda otomatik yanıtları sorunsuzca yapılandırmanıza yardımcı olur ve hem sizin hem de yazıştığınız kişilerin deneyimini kolaylaştırır. Outlook’un tüm yeteneklerini keşfetmeye devam etmek istiyorsanız, web sitemizde bol miktarda eğitim materyali sizi bekliyor.Outlook hakkında daha fazla ipucu ve püf noktası keşfedin.

İlgili Makaleler