Outlook'ta ofis dışı otomatik yanıtları ayarlama (tam rehber)

Günümüz dijital çağında, e-postalarımıza istediğimiz zaman ve istediğimiz yerden erişebiliyoruz. Ancak her zaman çevrimiçi olsak da, tatillerde veya ofis dışında olduğumuzda gelen mesajlara hemen yanıt veremeyebileceğimiz zamanlar olabilir. İşte bu noktada, ofis dışı otomatik yanıt özelliği büyük önem kazanır; böylece e-posta gönderenler yanıtınızın gecikeceğini öğrenirler. İster Outlook'u "Windows", "Web", "Mac" ya da "iOS ve Android cihazlar" üzerinde kullanıyor olun, bu rehber tüm bu platformlarda ofis dışı otomatik yanıtları nasıl ayarlayacağınızı ayrıntılı şekilde anlatacak. Haydi başlayalım.

• Windows'ta Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama
  • Otomatik Yanıtlar özelliğini kullanma (Exchange hesapları için)
  • Kutools for Outlook ile kolayca kullanma (tüm e-posta hesapları için, pratik ve esnek)
  • Kuralları kullanma (tüm e-posta hesapları için, karmaşık)
• Mac'te Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama
• Web üzerinde Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama
• iOS ve Android için Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama

Video

Windows'ta Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama

Bu bölümde, Windows'ta Exchange hesapları ve tüm e-posta hesapları için ofis dışı yanıtları ayarlamanıza yardımcı olacak üç yöntem gösterilmektedir.

Otomatik Yanıtlar özelliğiyle ofis dışı yanıtları ayarlama

Outlook'ta bir Exchange hesabı kullanıyorsanız, yerleşik "Otomatik Yanıtlar" özelliği ile ofis dışı yanıtlar ayarlayabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki adımları izleyin.

Adım1: Otomatik Yanıtlar penceresini açın

Outlook'ta "Dosya" sekmesine gidin, otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz Exchange hesabını hesap açılır listesinden seçin ve ardından "Otomatik Yanıtlar"a tıklayın. Ekran görüntüsüne bakın:

Adım2: Otomatik yanıtları etkinleştirin ve ayarları yapılandırın

Açılan "Otomatik Yanıtlar" penceresinde aşağıdaki işlemleri yapmanız gerekmektedir.

1. Bu özelliği etkinleştirmek için "Otomatik yanıtlar gönder" seçeneğini işaretleyin.
2. Otomatik yanıtların yalnızca belirli bir zaman aralığında gönderilmesini istiyorsanız, "Yalnızca bu zaman aralığında gönder" kutusunu işaretleyin ve istediğiniz başlangıç ve bitiş saatlerini belirtin.
   İpucu: Eğer bir zaman aralığı belirlemezseniz, otomatik yanıtınız siz "Otomatik yanıt gönderme"yi kapatana kadar etkin kalır.
3. Otomatik yanıtların yalnızca kurumunuz içindeki göndericilere gitmesini istiyorsanız, "Kurumum İçinde" sekmesinde kalın.
4. Otomatik yanıt mesajınızı metin kutusuna yazın.
5. Ayarları kaydetmek için "Tamam" butonuna tıklayın.

Sonuç

Adım3'te otomatik yanıtlar için bir zaman aralığı belirlediyseniz, otomatik yanıt belirtilen zamanda etkinleşir ve Outlook şeridinin altında sarı bir bilgi çubuğu görürsünüz. Eğer bir zaman aralığı belirlemediyseniz, otomatik yanıt hemen etkinleşir.

Otomatik yanıt e-postalarını ("Otomatik yanıt:" önekiyle başlayan e-postalar) görmek için "Gönderilen Öğeler" klasörüne gidebilirsiniz.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

• Hem bir Exchange hesabının "Otomatik Yanıtlar" özelliği hem de diğer e-posta hesapları (örneğin POP hesabı) için oluşturduğunuz "otomatik yanıt kuralı" etkinse ve bir e-posta alınırsa, gelen e-posta hem Exchange "Otomatik Yanıtlar" hem de istemci tarafı otomatik yanıt kuralı tarafından yanıtlanabilir. Yanıt sırası, sunucu işlemesine ve istemci tarafı kural yürütme sırasına bağlıdır.
  • Exchange için "Otomatik Yanıtlar": Bu, Exchange'in sunucu tarafı bir özelliğidir ve Outlook'un açık olmasını gerektirmez.
  • Oluşturulan kurallarla otomatik yanıtlar: Bu genellikle istemci tarafı bir özelliktir ve Outlook'un aktif olup gelen e-postaları işlemesi gerekir.
  Yani, her iki yanıt yöntemi de ayarlanmışsa, size e-posta gönderen kişi iki otomatik yanıt e-postası alabilir.
• Bu özelliği kapatmak için bilgi çubuğundaki "Kapat" butonuna tıklamanız yeterlidir.

Kutools for Outlook ile kolayca ofis dışı yanıtları ayarlama

Yukarıdaki yöntemin sınırlamaları göz önüne alındığında, size "Kutools for Outlook"un "Otomatik Yanıt" özelliğini öneriyorum. Bu özellik, e-posta hesabı türünden bağımsız olarak Outlook'ta ofis dışı yanıtları kolayca ayarlamanıza yardımcı olur. Kutools for Outlook'u indirip kurduktan sonra aşağıdaki adımları izleyin:

Adım1: Otomatik Yanıt ayarlarını yapılandırın

"Kutools" > "Yanıtla" > "Otomatik Yanıtı Yönet"i seçerek "Otomatik Yanıt" iletişim kutusunu açın ve ardından şunları yapmanız gerekir:

1. Otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesaplarını seçin:
   "Hesapları Seçin" bölümünde Outlook'unuzdaki tüm e-posta hesapları listelenir. Otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz hesapları seçin.
2. Otomatik yanıt e-postaları için konu önekini düzenleyin:
   "Konu Öneki" metin kutusundaki varsayılan metin “Otomatik yanıt”tır. Bu, otomatik yanıt e-postalarının konu öneki olacaktır. Gerekirse bu varsayılan metni değiştirebilirsiniz.
3. Otomatik yanıt içeriğini girin:
   İletişim kutusunda varsayılan bir şablon sunulmuştur, ihtiyacınıza göre düzenleyebilirsiniz.
4. Değişiklikleri kaydedin: "Tamam" butonuna tıklayın.
   

Adım2: Otomatik Yanıt özelliğini etkinleştirin

Bir "Kutools for Outlook" iletişim kutusu açılır ve özelliği hemen etkinleştirmek isteyip istemediğinizi sorar. Özelliği etkinleştirmek için "Evet" butonuna tıklayın.

Sonuç

Bundan sonra, seçili hesaplara gelen e-postalar otomatik yanıt tetikleyecektir.

Outlook kuralları oluşturarak ofis dışı yanıtları ayarlama

Ayrıca, tüm e-posta hesapları için ofis dışı yanıtları ayarlamak amacıyla Outlook kuralları da oluşturabilirsiniz. Ancak, bu yöntem birden fazla adım gerektirir. İhtiyacınız varsa aşağıdaki adımları izleyin.

Adım1: Otomatik yanıt şablonu oluşturun

1. Outlook'ta, "Giriş" sekmesinin altında "Yeni Email"e tıklayarak yeni bir e-posta mesajı oluşturun.

   

2. "Mesaj" penceresinde, şablonunuz için bir konu ve mesaj gövdesi girin.

   

3. "Dosya" > "Farklı Kaydet"e tıklayın.

   

4. Açılan "Farklı Kaydet" iletişim kutusunda, şablona bir ad verin (varsayılan olarak e-posta konusu şablon adı olarak kullanılır), "Kaydetme Biçimini Belirt" açılır listesinden "Outlook Şablonu"nu seçin ve ardından "Kaydet" butonuna tıklayın.
   Bu özel şablon, varsayılan kişisel şablonlar konumunda saklanacaktır.

   

5. Şablonu kaydettikten sonra, e-postayı kaydetmeden kapatın.

Adım2: Kurallar ve Uyarılar penceresini açın

"Giriş" sekmesinde, "Kurallar" > "Kuralları ve Uyarıları Yönet"e tıklayarak "Kurallar ve Uyarılar" penceresini açın.

Adım3: Ofis dışı otomatik yanıt kuralı oluşturun

"Kurallar ve Uyarılar" penceresinde, ofis dışı otomatik yanıt kuralı oluşturmak için lütfen aşağıdaki işlemleri yapın.

1. "E-posta Kuralları" sekmesinde, otomatik yanıt kuralını uygulamak istediğiniz e-posta hesabını belirtin ve ardından "Yeni Kural" butonuna tıklayın.
   İpucu: Eğer "Bu klasöre değişiklikleri uygula" açılır listesi Outlook'unuzdaki "Kurallar ve Uyarılar" penceresinde görünmüyorsa, oluşturduğunuz kurallar tüm e-posta hesaplarına uygulanacaktır.

   

2. İlk "Kural Sihirbazı"nda, "Boş bir kuraldan başla" bölümünde "Aldığım iletilerde kural uygula"yı seçin ve ardından "İleri" butonuna tıklayın.

   

3. İkinci "Kural Sihirbazı"nda, aldığınız her e-postaya otomatik yanıt vermek istiyorsanız, herhangi bir koşul işaretlemeden "İleri" butonuna tıklayın. Açılan "Microsoft Outlook" iletişim kutusunda "Evet" butonuna tıklayın.
   İpucu: Sadece belirli e-postalara otomatik yanıt vermek istiyorsanız, gerekli koşulları belirtin.

   

4. Üçüncü "Kural Sihirbazı"nda, "Adım1" kutusunda belirli bir şablon kullanarak yanıtla kutusunu işaretleyin ve ardından "Adım2" kutusundaki altı çizili metne tıklayın.

   

5. Yanıt Şablonu Seç iletişim kutusunda, "Ara alanı" açılır listesinden "Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları"nı seçin,1. adımda oluşturduğunuz şablonu seçin ve ardından "Aç" butonuna tıklayın.

   

6. Üçüncü "Kural Sihirbazı"na döndüğünüzde, devam etmek için "İleri" butonuna tıklayın.

   

7. Dördüncü "Kural Sihirbazı"nda, gerekiyorsa kuralınız için istisnalar belirleyin. Burada herhangi bir istisna işaretlemeden "İleri" butonuna tıklıyorum.

   

8. Son "Kural Sihirbazı"nda, Adım1 bölümünde bu kurala bir ad verin, Adım2'de "Bu kuralı etkinleştir" kutusunu işaretli bırakın ve ardından "Tamamla" butonuna tıklayın.

   

9. Ardından bir "Microsoft Outlook" uyarı kutusu açılır ve kuralın yalnızca Outlook çalışırken etkin olacağı hatırlatılır. "Tamam" butonuna tıklayın.

   

10. Daha sonra "Kurallar ve Uyarılar" penceresine dönersiniz, oluşturduğunuz kuralı listede görebilirsiniz, kuralı kaydetmek için "Tamam" butonuna tıklayın.

    

Sonuç

Artık bir otomatik yanıt kuralı oluşturdunuz. Bundan sonra, belirtilen hesaba veya tüm hesaplara gelen e-postalar bu otomatik yanıt kuralını tetikleyecek ve size e-posta gönderen kişi otomatik yanıt e-postası alacaktır.

Mac'te Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama

Outlook for Mac'te otomatik yanıt ayarlamak istiyorsanız, bu bölümdeki yöntem size yardımcı olacaktır. Lütfen aşağıdaki adımları izleyin.

Adım1: “Ofis Dışı” özelliğine erişim

Mac'te Outlook'u başlatın, ofis dışı özelliğini etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesabını açın, ardından "Araçlar" sekmesine gidin ve "Ofis Dışı"nı seçin.

Adım2: Otomatik Yanıtlar ayarlarını yapılandırma

"Otomatik Yanıt Ayarları" iletişim kutusunda aşağıdaki yapılandırmaları yapmanız gerekmektedir.

1. "Hesap için otomatik yanıt gönder" (hesabınız) kutusunu işaretleyin.
2. "Her göndericiye bir kez yanıtla" metin kutusuna otomatik yanıt mesajının gövdesini girin.
3. İsteğe bağlı olarak:
   • Otomatik yanıt için başlangıç ve bitiş tarihlerini ayarlayın: "Yanıtları yalnızca bu zaman aralığında gönder" kutusunu işaretleyin ve başlangıç ile bitiş tarih ve saatlerini girin. Bitiş tarih ve saatinden sonra ofis dışı yanıtlar otomatik olarak kapatılır.
   • Kurumunuz dışındaki kişilere yanıt verin: Gerekirse, "Kurumum dışındaki göndericilere de yanıt gönder" kutusunu işaretleyin. "Yalnızca Kişi listemdeki göndericilere" veya "Tüm dış göndericilere gönder" seçeneklerinden birini seçin ve ardından otomatik yanıt mesajının gövdesini girin.
4. Ayarları kaydetmek ve bu Otomatik Yanıtlar özelliğini uygulamak için "Tamam"a tıklayın.

   

Sonuç

Outlook for Mac'teki belirli e-posta hesaplarınız için otomatik yanıtlar etkinleştirildi. Artık bu hesaba gelen e-postalar otomatik yanıt tetikleyecektir.

Web üzerinde Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama

Web üzerinde Outlook kullanıyorsanız ve ofis dışı yanıtları ayarlamak istiyorsanız, bu bölümdeki yöntem size yardımcı olacaktır. Lütfen aşağıdaki adımları izleyin.

Adım1: “Otomatik yanıtlar” özelliğine erişin

1. Sayfanın sağ üst köşesinde "Ayarlar" butonuna tıklayın

   

2. Açılan "Ayarlar" penceresinde, "Posta" bölümünde "Otomatik Yanıtlar"ı seçin.

   

Adım2: “Otomatik yanıtlar” ayarlarını yapılandırın

1. "Otomatik yanıtları aç" anahtarını etkinleştirerek "Otomatik yanıtlar" özelliğini açın.
2. Otomatik yanıtlar için başlangıç ve bitiş tarihlerini ve saatlerini belirtmek için "Yanıtları yalnızca bir zaman aralığında gönder" kutusunu işaretleyin. Bu ayarı gerekmiyorsa atlayabilirsiniz.
3. Metin düzenleme kutusuna otomatik yanıt mesajının gövdesini girin.
4. "Kaydet" butonuna tıklayın.

   

Sonuç

Artık web üzerinde Outlook'ta Otomatik Yanıtlar etkinleştirildi. Bundan sonra, bu hesaba gelen e-postalar otomatik yanıt tetikleyecektir.

iOS ve Android için Outlook'ta ofis dışı yanıtları ayarlama

Birçok Outlook kullanıcısı masaüstünde otomatik yanıt ayarlamaya aşinadır, ancak mobil uygulama hakkında çok az bilgiye sahiptir. Bu makalenin son bölümünde, iOS veya Android cihazlarınızdan otomatik yanıtları nasıl ayarlayacağınızı adım adım göstereceğim; böylece nerede olursanız olun iletişiminiz kesintisiz devam eder. Şimdi aşağıdaki adımları takip edelim.

Adım1: iOS veya Android cihazınızda Outlook'u başlatın

Adım2: "Otomatik yanıtlar" özelliğine erişin

1. Sayfanın sol üst köşesinde "Ana Sayfa" butonuna tıklayın

   

2. Ardından "Ayarlar" butonuna tıklayın.

   

3. "Ayarlar" iletişim kutusunda ve "E-posta Hesapları" bölümünde, otomatik yanıtı etkinleştirmek istediğiniz e-posta hesabını seçin. Bu örnekte bir "Exchange" hesabı seçiyorum.

   

4. "Exchange" sayfasında (önceki adımda başka bir hesap seçerseniz, bu iletişim kutusunun başlığında o hesabın alan adı görüntülenecektir), "Otomatik Yanıtlar" özelliğinin kapalı olduğunu göreceksiniz. Lütfen üzerine tıklayın.

   

Adım3: Otomatik Yanıtlar ayarlarını yapılandırın

"Otomatik Yanıtlar" iletişim kutusunda aşağıdaki ayarları yapmanız gerekmektedir.

1. "Otomatik Yanıtlar" alanında anahtarı açın.
2. Otomatik yanıt göndermek istediğiniz kişileri belirtin: "herkese" veya "yalnızca kurumunuz içindeki kişilere". Burada "Herkese yanıtla"yı seçiyorum.
3. "Herkese şu yanıtı gönder" metin kutusuna yanıt mesajınızı girin.
4. Sağ üst köşedeki onay işaretine tıklayın ve ayarları kaydedin.

   

   Notlar:

   • "Belirli bir zaman aralığında yanıtla" alanında anahtarı açarsanız, otomatik yanıtların gönderileceği başlangıç ve bitiş tarihlerini ve saatlerini ayarlayabilirsiniz.
   • "Farklı yanıtlar kullan" alanında anahtarı açarsanız, kurumunuz içindeki ve dışındaki kişiler için farklı yanıt mesajları belirleyebilirsiniz.
   • Exchange hesabı yerine farklı bir hesap türü seçerseniz, "Farklı yanıtlar kullan" alanı "Otomatik Yanıtlar" iletişim kutusunda görünmez.
   • Önceki iletişim kutusuna döndüğünüzde, "Otomatik Yanıtlar" özelliğinin etkin olduğunu görebilirsiniz.

     

Sonuç

Artık iOS veya Android için Outlook'ta Otomatik Yanıtlar etkinleştirildi.

Kısacası, Outlook'ta ofis dışı otomatik yanıtları ayarlayabilmek, size ulaşan kişilerin durumunuzdan haberdar olmasını sağlayarak profesyonel ve etkili iletişimi sürdürmenize yardımcı olur. İster Windows, Mac, Web veya mobil cihazlarda Outlook kullanın, bu özelliğin sunduğu esneklik ve kapsam vazgeçilmezdir. Umarız bu kapsamlı rehber, farklı platformlarda bu yanıtları sorunsuzca yapılandırmanız için size gerekli bilgileri sunar ve hem sizin hem de e-posta gönderenlerin deneyimini iyileştirir. Outlook'un yeteneklerini daha derinlemesine keşfetmek isteyenler için sitemizde çok sayıda eğitim içeriği mevcut. Outlook ile ilgili daha fazla ipucu ve püf noktası için buraya göz atın.

İlgili Makaleler