Outlook E-posta Çıkarma İşlemi: İsimler, Şirketler, Numaralar ve E-posta Adresi Gibi Temel Bilgileri Çıkarın

Bugünün hızlı tempolu e-posta iletişim ortamında, e-postalardan isimler, e-posta adresleri, numaralar (örn. fiyatlar, telefon numarası) ve şirket adı gibi temel bilgileri hızlıca çıkarmak kritik öneme sahiptir. Özellikle uzun e-postalarla uğraşırken bu bilgileri ayıklamak, yalnızca içeriği daha hızlı kavramanıza değil, aynı zamanda iş verimliliğinizi ve doğruluğunuzu da önemli ölçüde artırır. Bu eğitimde e-posta bilgisi çıkarma için üç yöntem tanıtılıyor: Manuel Çıkarma, VBA Yarı Otomatik Çıkarma ve KUTOOLS AI Tam Otomatik Çıkarma — ihtiyaçlarınıza en uygun yöntemi seçmenize yardımcı oluyor.

Geleneksel Çıkarma – Manuel

Verileri e-postalardan manuel olarak kopyalayıp yapıştırın. Basit olmakla birlikte yavaş ve hata yapmaya açık bir yöntemdir.

Çıkarma için KUTOOLS AI – Tam Otomatik

Kutools for Outlook’un Yapay Zeka Asistanı özelliğini kullanarak verileri tek tıklamayla otomatik olarak çıkarın—hızlı, doğru ve son derece kullanıcı dostu!

Çıkarma için VBA – Yarı Otomatik

Çıkarma işlemini kısmen otomatikleştirmek için VBA betiklerini kullanın. Bu yöntem, kodlama becerisi gerektirir ve sınırlı özelleştirme imkânı sunar.

---

Geleneksel Çıkarma – Manuel

---

Manuel çıkarma en temel yöntemdir; kullanıcıların e-postaları açıp isim, e-posta adresi, telefon numarası gibi temel bilgileri elle bularak Excel’e veya diğer belgelere kopyalayıp yapıştırmasını gerektirir.

Adım 1. Hedef e-postayı açın ve içeriğini dikkatlice okuyun.

Adım 2. Temel bilgileri (örn. isimler, e-posta adresi, telefon numarası) elle bulun ve seçin, ardından kopyalamak için Ctrl+C tuşlarına basın.

Adım 3. Excel’e veya diğer belgelere gidin ve yapıştırmak için Ctrl+V tuşlarına basın.

---

Çıkarma için KUTOOLS AI – Tam Otomatik

---

Kutools for Outlook’nin Yapay Zeka Asistanı özelliği, tam otomatik bir çözüm sunar. Gelişmiş yapay zeka teknolojisi sayesinde kullanıcılar, isimler, şirket adı, telefon numarası ve e-posta adresi gibi temel bilgileri tek tıklamayla çıkarabilir.

Adım 1. Kutools for Outlook’u yükleyin, ardından Outlook’u açın ve Kutools > AI seçeneğine tıklayarak KUTOOLS AI özelliğini etkinleştirin.

Adım 2. Etkinleştirilen KUTOOLS AI bölmesine gidin, Çıkar sekmesine tıklayın ve mevcut e-postadan bilgiyi AI ile çıkarmak için Oluştur düğmesine tıklayın.

Tüm temel bilgilerin bölmeden çıkarılıp listelendiğini görebilirsiniz.

Adım 3 - 1. İçerik hiyerarşik değilse, AI’nın sizin için yeni temel bilgileri çıkarmasına izin vermek için Yeniden Oluştur düğmesine tıklayın.

Adım 3 - 2. İçerikten memnunsanız, çıkarılan içeriği kopyalamak için Kopyala düğmesine tıklayın ve istediğiniz yere yapıştırın.

Özelleştirilebilirlik

Kullanıcılar, çıkarılmak istenen bilgi türlerini (örneğin isimler, Şirket Adı, Telefon Numarası) özelleştirebilir.

Yetenek Kitaplığı Yönetimi düğmesine tıklayın, Çıkar yeteneğini bulun ve özel taleplerinizi girip kaydetmek için Ekle düğmesine tıklayın.

---

Çıkarma için VBA – Yarı Otomatik

---

VBA (Visual Basic for Applications), kullanıcıların e-postalardan belirli bilgileri betikler yazarak çıkarabildiği yarı otomatik bir yöntemdir.

Not: Burada verilen VBA kodu yalnızca e-posta adreslerini ve numaraları çıkarabilir; çıkarılan içeriği, kopyalama seçeneği olmadan bir iletişim kutusunda görüntüler.

Adım 1. Hedef e-postayı açın ve içeriğini dikkatlice okuyun.

Adım 2. Alt+F11 tuşlarına basarak Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açın, ardından yeni bir modül oluşturmak için Ekle > Modül seçeneğine tıklayın.

Adım 3. Aşağıdaki VBA kodunu kopyalayıp yeni modüle yapıştırın.

VBA: E-posta adreslerini çıkar ve numaralar Geçerli E-postadan Ekle

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Adım 4. Kodu çalıştırmak için Çalıştır düğmesine tıklayın veya F5 tuşuna basın, ardından Çalıştır düğmesine tıklayın.

Çıkarılan bilgileri görüntülemek için bir iletişim kutusu açılır.

---

Yöntemlerin Karşılaştırması

---

Yöntem	Manuel Çıkarma	Kutools	VBA
Kullanım Kolaylığı	Basit	Çok Kolay	Orta Düzey
En İyi Kullanım Alanı	Ara sıra kullanım	Sık veya büyük ölçekli görev	İleri düzey kullanıcılar
Özelleştirilebilirlik	Yok	Yüksek düzeyde özelleştirilebilir	Sınırlı (kodlama gerektirir)
Çıkarma Hızı	Yavaş	Hızlı	Orta Düzey
Doğruluk	Düşük	Yüksek	Orta Düzey

İster ara sıra bilgi çıkarmanız gereksin, ister sık sık çok sayıda e-postayla uğraşın, bu eğitimde tanıtılan üç yöntem ihtiyacınızı tam olarak karşılar. Hızlı, doğru ve kodlamasız bir çözüm arıyorsanız, Kutools for Outlook’un Yapay Zeka Asistanı özelliği en iyi tercihinizdir.Şimdi indirin ve tek tıklamayla e-posta çıkarma kolaylığını deneyimlemek için ücretsiz deneme sürümünden yararlanın!

İlgili makaleler

• Outlook Dil Denetimi: Hatasız E-postalar Sağlayın
• AI Gücüyle Outlook’ta E-postalara Zahmetsizce Yanıt Verin
• E-posta Yazımını Kolaylaştırın: Outlook’ta AI Kullanımı Artık Çok Kolay
• Outlook E-postaları için AI Özeti