Outlook E-posta Çıkarma: İsimler, Şirketler, Numaralar ve E-posta Adresleri Gibi Önemli Bilgileri Çıkarın

Author: Sun Last Modified: 2025-06-10

Bugünün hızlı tempolu e-posta iletişiminde, isimler, e-posta adresleri, numaralar (örneğin, fiyatlar, telefon numaraları) ve şirket adları gibi e-postalardan önemli bilgileri hızlı bir şekilde çıkarmak çok önemlidir. Özellikle uzun e-postalarla uğraşırken bu bilgileri çıkarmak, kullanıcıların içeriği daha hızlı anlamasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda iş verimliliğini ve doğruluğunu önemli ölçüde artırır. Bu öğretici, bilgi çıkarmak için üç yöntem tanıtır: Manuel Çıkarma, VBA Yarı Otomatik Çıkarma ve Kutools AI Tam Otomatik Çıkarma, size ihtiyaçlarınıza en uygun yaklaşımı seçmede yardımcı olur.

Geleneksel Çıkarma – Manuel

E-postalardaki verileri manuel olarak kopyalayıp yapıştırın. Basit ancak yavaş ve hata yapmaya açık.

Kutools AI ile Çıkarma – Tam Otomatik

Kutools for Outlook’un AI Yardımcısı ile tek tıklamayla verileri otomatik olarak çıkarın. Hızlı, doğru ve kullanımı kolay.

VBA ile Çıkarma – Yarı Otomatik

VBA komut dosyalarını kullanarak çıkarmayı kısmen otomatikleştirin. Kodlama becerisi gerektirir ve sınırlı özelleştirme sunar.

Geleneksel Çıkarma – Manuel

Manuel çıkarma, en temel yöntemdir ve kullanıcıların e-postaları açması, önemli bilgileri (örneğin, isimler, e-posta adresleri, telefon numaraları) manuel olarak bulması ve bunları Excel veya diğer belgelere kopyalayıp yapıştırması gerekir.

Adım 1. Hedef e-postayı açın ve içeriğini okuyun.

Adım 2. Önemli bilgileri (örneğin, isimler, e-posta adresleri, telefon numaraları) manuel olarak bulun ve seçin, ardından kopyalamak için Ctrl + C tuşlarına basın.

Adım 3. Excel veya diğer belgelere gidin ve yapıştırmak için Ctrl + V tuşlarına basın.

Artılar ve Eksiler

Artılar

Ek araç gerektirmez.
Basit ve ara sıra kullanım için uygundur.

Eksiler

Zaman alıcıdır ve özellikle büyük miktarda e-posta ile uğraşırken hatalara eğilimlidir.
Sık kullanım veya büyük ölçekli çıkarma görevleri için uygun değildir.

Kutools AI ile Çıkarma – Tam Otomatik

Kutools for Outlook’un AI Yardımcısı tam otomatik bir çözüm sunar. Gelişmiş AI teknolojisini kullanarak kullanıcılar, isimler, şirket adları, telefon numaraları, e-posta adresleri gibi önemli bilgileri tek tıklamayla çıkarabilir.

👉 Kutools for Outlook artık ücretsiz bir sürümü var, ömrü boyunca ücretsiz olan 70+ özelliğe sahip. Ücretsiz Sürümü Hemen İndirin.

Adım 1. Kutools for Outlook’u yükleyin, ardından Outlook’u açın, Kutools > AI’ya tıklayarak Kutools AI özelliğini etkinleştirin.

Not:

Eğer Kutools’un AI özelliğini Outlook’da ilk kez kullanıyorsanız, bir AI Ayarlar iletişim kutusu açılacak ve size bir AI sağlayıcı (örneğin, OpenAI, Google Gemini, Baidu) seçmeniz ve AI anahtarınızı girmeniz istenecektir.
Henüz bir AI anahtarınız yoksa, size Kutools AI anahtarını öneririm ki bu, Kutools AI özelliklerini 100 kez ücretsiz kullanmanıza olanak sağlar. Kutools AI anahtarını nasıl alabilirim?

Adım 2. Etkinleştirilmiş Kutools AI bölmesine gidin, Extract sekmesine tıklayın, ardından Generate düğmesine tıklayarak mevcut e-postadan bilgileri AI ile çıkarın.

Tüm önemli bilgilerin çıkarıldığını ve bölmede listelendiğini görebilirsiniz.

Adım 3 - 1. İçerik katmanlı değilse, AI'nın sizin için yeni önemli bilgiler çıkarmasına izin vermek için Regenerate düğmesine tıklayın.

Adım 3 - 2. İçerikten memnun kalırsanız Kopyala düğmesine tıklayın, çıkarılan içeriği istediğiniz yere yapıştırın.

Özelleştirme

Kullanıcılar, çıkarılacak bilgi türlerini özelleştirebilir (örneğin, isimler, şirket adları, telefon numaraları).

Tıklayın Beceri Kütüphanesi Yönetimi düğmesine basın, Extract becerisini bulun ve Seçenek Ekle düğmesine tıklayarak özel taleplerinizi girin ve kaydedin.

Artılar ve Eksiler

Artılar

Kodlama bilgisi gerektirmez; kullanımı kolaydır.
Hızlı ve yüksek doğruluklu çıkarma.
Yüksek düzeyde özelleştirilebilir ve esnektir.

Eksiler

Kutools for Outlook yüklenmesi gerekiyor

VBA ile Çıkarma – Yarı Otomatik

VBA (Visual Basic for Applications), kullanıcıların komut dosyaları yazarak e-postalardan belirli bilgileri çıkarmasına izin veren yarı otomatik bir yöntemdir.

Not: Burada sunulan VBA yalnızca e-posta adreslerini ve numaraları çıkarabilir, çıkarılan içeriği kopyalama özelliği olmadan bir diyalog kutusunda görüntüler.

Adım 1. Hedef e-postayı açın ve içeriğini okuyun.

Adım 2. Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın, ardından Insert > Module’a tıklayarak yeni bir modül oluşturun.

Adım 3. Aşağıdaki VBA’yı kopyalayın ve yeni modüle yapıştırın.

VBA: Mevcut e-postadan e-posta adreslerini ve numaraları çıkarın

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Adım 4. Tıklayın Çalıştır düğmesine basın veya F5 tuşuna basın ve ardından kodu çalıştırmak için Çalıştır düğmesine tıklayın.

Çıkarılan bilgileri gösteren bir diyalog kutusu açılır.

Artılar ve Eksiler

Artılar

Manuel çabayı azaltır, programlama bilgisine sahip kullanıcılar için uygundur.
Manuel çabayı azaltır, programlama bilgisine sahip kullanıcılar için uygundur.

Eksiler

Kodlama becerisi gerektirir; çıkarma kurallarını özelleştirmek komut dosyasını değiştirmeyi içerir.
Çıkarma sonuçları hassasiyet açısından eksik kalabilir ve veri yönetimi zor olabilir.
VBA komut dosyası kaybedilirse, yeniden yazılması veya kurtarılması gerekir.

Yöntemlerin Karşılaştırması

Yöntem	Manuel Çıkarma	Kutools	VBA
Kullanım Kolaylığı	Basit	Çok Kolay	Orta
En İyi İçin	Ara sıra kullanım	Sık veya büyük ölçekli görevler	Gelişmiş kullanıcılar
Özelleştirme	Yok	Yüksek düzeyde özelleştirilebilir	Sınırlı (kodlama gerektirir)
Çıkarma Hızı	Yavaş	Hızlı	Orta
Doğruluk	Düşük	Yüksek	Orta

Eğer bilgi çıkarmayı ara sıra yapmanız gerekiyorsa veya sık sık büyük miktarda e-posta işlemek zorundaysanız, bu öğreticide tanıtılan üç yöntem de ihtiyaçlarınızı karşılayabilir. Hızlı, doğru ve kodlama gerektirmeyen bir çözüm arıyorsanız, Kutools for Outlook’un AI Yardımcısı en iyi seçimdir. Şimdi indirin ve ücretsiz deneme sürümünü kullanarak tek tıklamayla e-posta çıkarma kolaylığını yaşayın!