Outlook Eğitimleri - Hızlı Parçalar

Hızlı Parçalar özelliği, ileti gövdesine düzenli olarak ekleyebileceğiniz metin parçaları, grafikler, semboller ve benzeri içeriklerden oluşan bir kütüphanedir. Hızlı Parçalar kütüphanesi sayesinde, içerisinde depolanan tüm öğeleri ileti gövdesine anında yeniden kullanabilirsiniz.

Hızlı Parçalar galerisinde depolanan öğeler, Microsoft Office tarafından yapı taşları olarak tanımlanır ve Otomatik Metin, yeniden kullanmamız için yapı taşlarının bir türüdür.

2,1 Hızlı Parçalar özelliğinin konumu

Yeni ileti oluşturma, yanıt verme veya iletme penceresinde Ekle sekmesinin Metin grubunda Hızlı Parçalar özelliğini bulabilirsiniz.

2,2 Hızlı Parçalar dosyasının konumu

Bildiğimiz gibi, Hızlı Parçalar galerisinin öğeleri NormalEmail.dotmadlı bir dosyada depolanır.NormalEmail.dotmdosyası şu Dosya Yolu klasörde saklanır:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Bir klasör açın, dosya yolunu Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın. Böylece **Klasörü Aç** penceresinde NormalEmail.dotm dosyasını göreceksiniz.

İpuçları: Dosya yolunu Adres kutusuna yapıştırıp Enter tuşuna bastığınızda, %APPDATA%\Microsoft\Templates yolu otomatik olarak C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates yoluna dönüşür.

Outlook’ta yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken kolayca yeni bir Hızlı Parçalar girdisi oluşturabilirsiniz.

1. Yeni ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken, ileti gövdesinde Hızlı Parçalar girdisi olarak kaydetmek istediğiniz metin parçasını seçin.

2. Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parçalar Galerisine Kaydet seçeneğine tıklayın.

3. Yeni Yapı Taşı Oluştur iletişim kutusunda lütfen:
(1) Ad kutusuna bir ad yazın;
(2) Kategori açılır listesinden bir kategori belirtin;
(3) Bu yeni girdiyle ilgili açıklama metnini Açıklama kutusuna yazın;
(4) Seçenekler açılır listesinden bir ekleme modeli seçin.

İpuçları:
(1) Yeni Hızlı Parçalar girdisini bir Yeni Kategoriye ekleyebilirsiniz: Kategori kutusundaki Yeni Kategori Oluştur seçeneğine tıklayarak, yeni açılan iletişim kutusunda bir Yeni Kategori oluşturun.

(2)Seçenekler açılır listesinde üç ekleme modeli vardır:
A.Yalnızca İçeriği Ekle: Belirtilen Hızlı Parçalar girdisi, ileti gövdesindeki imleç konumuna eklenir;
B.İçeriği Kendi Paragrafına Ekle: Belirtilen Hızlı Parçalar girdisi, ayrı bir paragraf olarak eklenir;
C.İçeriği Kendi Sayfasına Ekle: Belirtilen Hızlı Parçalar girdisi, ileti gövdesinde ayrı bir paragraf gibi görünür. Ancak baskı önizlemesinde ()Dosya > Yazdır) ayrı bir sayfada yer aldığını görürsünüz.

4. Yeni Yapı Taşı Oluştur iletişim kutusundaki Tamam düğmesine tıklayın.

Böylece seçilen metin parçası veya nesne, Outlook'ta bir Hızlı Parçalar girdisi olarak kaydedilir.

Hızlı Parçalar girdileri, ileti gövdesinde yalnızca bir tıklamayla kolayca yeniden kullanılabilir.

4,1 Bir Hızlı Parçalar girdisi ekleyin

Yeni ileti oluşturma, yanıt verme veya iletme pencerelerinde, bir Hızlı Parça eklemek istediğiniz ileti gövdesindeki konuma imleci yerleştirin ve Ekle > Hızlı Parçalar seçeneğine tıklayarak açılır menüden ilgili Hızlı Parça girdisini seçin.

Böylece belirtilen Hızlı Parça girdisi, imleç konumunda veya imlecin hemen ardından yeni bir paragraf/sayfaya eklenir.

Alternatif olarak, Hızlı Parçalar açılır menüsünde ilgili Hızlı Parça girdisine sağ tıklayıp bağlam menüsünden ihtiyaç duyduğunuz şekilde Geçerli Belge Konumu'na Ekle, Belgenin Başına Ekle veya Belgenin Sonuna Ekle seçeneklerinden birini seçebilirsiniz.

4,2 Hızlı Parçalar girdilerini kısayol tuşlarıyla ekleyin

İleti gövdesine bir Hızlı Parça girdisinin adını yazın ve F3 tuşuna basın; böylece Hızlı Parça girdisi adı hemen içeriğiyle yer değiştirir.

Bazen bir Hızlı Parça girdisinin adını değiştirmeniz gerekebilir. Bunu aşağıdaki gibi kolayca gerçekleştirebilirsiniz:

1. Yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken açılan pencerede Ekle > Hızlı Parçalar seçeneğine tıklayın; ardından açılan menüde ilgili girdiye sağ tıklayıp çıkan kısayol menüsünden Özellikleri Düzenle seçeneğini seçin.

2. Yapı Taşı Bloğunu Değiştir iletişim kutusunda, Ad kutusuna yeni bir girdi adı yazın ve Tamam düğmesine tıklayın.

3. Çıkan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

Ardından, Hızlı Parçalar açılır menüsünde belirtilen girdinin zaten yeniden adlandırıldığını göreceksiniz.

Bazen Hızlı Parça girdisinin içeriğinde yazım hataları olabilir, bilgileri güncellememiz gerekebilir veya başka nedenlerle içeriği değiştirmemiz gerekebilir. Ne yazık ki Outlook bunu doğrudan desteklemiyor. Endişelenmeyin! Hızlı Parça girdisini ileti gövdesine ekleyip içeriğini düzenleyebilir ve ardından bu düzenlenmiş içeriği aynı adla yeni bir girdi olarak kaydederek orijinalini üzerine yazabilirsiniz.

Benim durumumda, girdi içeriğinde bir yazım hatası var ve madde işareti stilini değiştirmek istiyorum; aşağıdaki gibi yapabilirim:

1. Yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken Ekle > Hızlı Parçalar seçeneğine tıklayın; ardından açılan menüde düzenlemek istediğiniz girdiye tıklayın.

2. Hızlı Parça girdisi artık ileti gövdesine eklenmiş durumda. İçeriği gerektiği gibi düzenleyip biçimlendirin.

3. Düzenlediğiniz içeriği seçin ve Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet seçeneğine tıklayın.

4. Yeni Yapı Taşı Bloğu Oluştur iletişim kutusunda, Ad kutusuna orijinal girdi adıyla tamamen aynı adı yazdığınızdan emin olun, Kategori açılır liste kutusundan aynı kategoriyi seçin ve Tamam düğmesine tıklayın.

5. Ardından çıkan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

Ardından Hızlı Parçalar açılır menüsünde, belirtilen girdinin düzenlenmiş olduğunu ve yeni içeriğinin görüntülendiğini göreceksiniz.

Outlook’ta Hızlı Parçalar girdilerinizi galeriden silmeniz de mümkündür.

7,1 Bir veya birden fazla Hızlı Parçalar girdisini kaldırma

1. Yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken açılan pencerede Ekle > Hızlı Parçalar seçeneğine tıklayın; ardından açılır listede belirtilen girdiye sağ tıklayıp çıkan menüden Düzenle ve Sil seçeneğini seçin.

2. Artık Yapı Taşları Düzenleyicisi iletişim kutusu açılır ve belirtilen girdi varsayılan olarak vurgulanır. Doğrudan kaldırmak için Sil düğmesine tıklayabilirsiniz.

3. Ardından çıkan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

İpuçları: Başka Hızlı Parçalar girdilerini kaldırmak istiyorsanız, Yapı Taşları Düzenleyicisi iletişim kutusunda bir girdi seçin ve Sil düğmesine tıklayın. Diğer girdileri tek tek kaldırmak için bu işlemi tekrarlayın.

4. Yapı Taşları Düzenleyicisi iletişim kutusunu kapatın.

Böylece belirtilen Hızlı Parçalar girdileri kaldırılmış olur.

7,2 Tüm Hızlı Parçalar girdilerini toplu olarak kaldırma

Tüm Hızlı Parçalar galerisini Outlook’tan kaldırmak istiyorsanız, aşağıdaki gibi yapabilirsiniz:

1. Outlook’u kapatın.

2. Outlook Hızlı Parçalar galerisinin varsayılan dosyasını içeren klasörü açın: Adres kutusuna aşağıda verilen Dosya Yolu ifadesini yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Dosya Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Klasörü Aç klasöründe NormalEmail.dotm dosyasını bulun, sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Sil seçeneğini seçin.

İpuçları: Alternatif olarak, NormalEmail.dotm dosyasını seçip Sil tuşuna basarak da silebilirsiniz.

Microsoft Outlook’u daha sonra başlattığınızda ve yeni bir ileti oluşturma, yanıt verme veya iletme penceresi açtığınızda, tüm Hızlı Parça girdilerinin Hızlı Parçalar açılır menüsünden toplu olarak kaldırıldığını göreceksiniz.

Örneğin, Outlook Hızlı Parçalar galerisini diğer bilgisayarlara/dizüstü bilgisayarlara taşıtmak veya meslektaşlarınızla, sınıf arkadaşlarınızla veya başka kişilerle paylaşmak istiyorsanız, Outlook Hızlı Parçalar galerisinin yedeğini alabilirsiniz. Ayrıca bu yedekleme, kazalara karşı Outlook Hızlı Parçalar galerinizi geri yüklemenizi mümkün kılar.

8,1 Hızlı Parçalar Galerisini Yedekleme

1. Outlook’u kapatın.

2. Bir klasör açın, aşağıda verilen Dosya Yolu ifadesini Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Dosya Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Artık Hızlı Parçalar galerisinin varsayılan belgesini içeren klasör açılıyor.

3. Outlook Hızlı Parçalar galerisinin bilgileri NormalEmail.dotm dosyasında saklanır. Bu dosyaya sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Kopyala seçeneğini seçin.

İpuçları: Alternatif olarak, NormalEmail.dotm dosyasını seçip Ctrl + C tuşlarına basarak da kopyalayabilirsiniz.

4. Yedek dosyayı saklayacağınız klasörü açın ve dosyayı bu klasöre yapıştırmak için Ctrl+V tuşlarına basın.

Şu ana kadar Outlook Hızlı Parçalar Galerisi için bir yedek dosyası almış olduk. Artık bunu ihtiyaç duyduğunuz şekilde diğer bilgisayarlara/dizüstü bilgisayarlara taşıtabilir veya başkalarıyla paylaşabilirsiniz.

8,2 Hızlı Parçalar Galerisini Geri Yükleme

Daha önce Hızlı Parçalar galerisini yedeklediyseniz, galeri kazalar, güncelleştirmeler veya başka nedenlerle kaybolduğunda Outlook’unuzda geri yükleyebilirsiniz.

1. Outlook’u kapatın.

2. Yedek dosyanın bulunduğu klasörü açın, yedek dosyayı seçin ve kopyalamak için Ctrl+C tuşlarına basın.

3. Outlook Hızlı Parçalar Galerisi’nin varsayılan belgesinin saklandığı klasörü açın: bir klasör açın, aşağıda verilen Dosya Yolu ifadesini Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Dosya Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Klasörü Aç klasöründe yedekleme dosyasını yapıştırmak için Ctrl+V tuşlarına basın.

Outlook’u daha sonra başlattığınızda, yeni bir e-posta yazma, yanıt verme veya iletme penceresindeki Hızlı Parçalar açılır menüsünde Hızlı Parçalar girdilerinin geri yüklendiğini göreceksiniz.