Outlook Eğitimleri - Hızlı Parçalar

Hızlı Parçalar özelliği, düzenli olarak ileti gövdesine girebileceğiniz metin parçaları, grafikler, semboller vb. içeriklerden oluşan bir kütüphanedir. Hızlı Parçalar kütüphanesi sayesinde, içinde saklanan tüm öğeleri ileti gövdenize anında yeniden kullanabilirsiniz.

Hızlı Parçalar kütüphanesinde depolanan öğeler, Microsoft Office tarafından yapı taşları olarak tanımlanır ve Otomatik Metin, bizim yeniden kullanabileceğimiz bir tür yapı taşıdır.

2.1 Hızlı Parçalar Özelliğinin Konumu

Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme pencerelerinde, Hızlı Parçalar özelliği Metin grubunda, Ekle sekmesindedir.

2.2 Hızlı Parçalar Dosyasının Konumu

Bildiğimiz gibi, hızlı parçalar galerisindeki öğeler, şu şekilde adlandırılan bir dosyada saklanır: NormalEmail.dotm. Bu NormalEmail.dotm dosyası aşağıdaki klasör yolunda saklanır:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Bir klasör açın, klasör yolunu Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın. Daha sonra açılan klasörde NormalEmail.dotm dosyasını bulacaksınız.

İpuçları: Adres kutusuna klasör yolunu yapıştırdığımızda ve Enter tuşuna bastığımızda, %APPDATA%\Microsoft\Templates otomatik olarak C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates haline gelecektir.

Outlook'ta yeni bir ileti yazarken, yanıt verirken veya iletilerken yeni bir Hızlı Parça girişi kolayca oluşturabilirsiniz.

1. Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresinde, ileti gövdesinde Hızlı Parça girişi olarak kaydetmek istediğiniz metin parçasını seçin.

2. Tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet.

3. Yeni Yapı Taşı Oluştur iletişim kutusunda lütfen:
(1) Kutuya bir isim girin İsim ;
(2) Aşağı açılır listeden bir kategori belirtin Kategori ;
(3) Bu yeni giriş hakkında açıklama kelimeleri girin Açıklama kutusuna;
(4) Aşağı açılır listeden bir ekleme modeli seçin Seçenekler .

İpuçları:
(1) Yeni Hızlı Parça girişini yeni bir kategoriye ekleyebilirsiniz: Tıklayın kutuda Kategori seçin Yeni Kategori Oluştur aşağı açılır listeden ve ardından yeni açılan diyalogda yeni bir kategori oluşturun.

(2) Aşağı açılır listede üç ekleme modeli bulunmaktadır Seçenekler .
A. Sadece içeriği ekle: İmlecin bulunduğu yere belirlenen Hızlı Parça girişini ekleyin;
B. İçeriği kendi paragrafında ekle: Belirlenen Hızlı Parça girişini ayrı bir paragrafa ekleyin;
C. İçeriği kendi sayfasında ekle: Belirlenen Hızlı Parça girişinin ileti gövdesinde ayrı bir paragrafa eklendiği gibi görünecektir. Ancak baskı önizlemesinde (Dosya > Yazdır), onun ayrı bir sayfada kaldığını göreceksiniz.

4. Yeni Yapı Taşı Oluştur iletişim kutusundaki Tamam düğmesine tıklayın.

Daha sonra seçilen metin veya nesneler Outlook'ta bir Hızlı Parça girişi olarak kaydedilir.

Hızlı Parça girişleri sadece tıklayarak ileti gövdelerinde kolayca yeniden kullanılabilir.

4.1 Bir Hızlı Parça Girişi Ekleme

Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme pencerelerinde, imleci bir Hızlı Parça girişi eklemek istediğiniz ileti gövdesindeki konuma yerleştirin ve tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar, ve ardından aşağı açılır menüden belirlenen Hızlı Parça girişine tıklayın.

Daha sonra belirlenen Hızlı Parça giriş imleç konumuna veya imleç konumunun yanındaki yeni paragraf/sayfaya eklenir.

Alternatif olarak, Hızlı Parçalar aşağı açılır menüsünde, belirlenen Hızlı Parça girişine sağ tıklayın ve bağlam menüsünden ihtiyacınıza göre Geçerli Belge Pozisyonuna Ekle, Belgenin Başlangıcına Ekle, veya Belgenin Sonuna Ekle seçeneğini seçin.

4.2 Kısayollarla Hızlı Parça Girişleri Ekleme

İleti gövdesinde, bir Hızlı Parça girişinin adını yazın ve F3 tuşuna basın, daha sonra Hızlı Parça giriş adı içeriğiyle hemen değiştirilecektir.

Bazen, bir Hızlı Parça girişinin adını değiştirmeniz gerekebilir. Aşağıdaki gibi kolayca yeniden adlandırabilirsiniz:

1. Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresinde, tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar, ardından aşağı açılır menüde belirlenen girişe sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Özellikleri Düzenle seçeneğini seçin.

2. Yapı Taşı Değiştirme iletişim kutusunda, İsim kutusuna yeni bir giriş adı yazın ve Tamam düğmesine tıklayın.

3. Açılacak olan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

Daha sonra Hızlı Parçalar aşağı açılır menüsünde, belirlenen girişin zaten yeniden adlandırıldığını göreceksiniz.

Bazen, bir Hızlı Parça girişinin içeriğinde bazı yazım hataları olabilir veya içeriğin bilgilerini güncellememiz gerekebilir ya da başka sebeplerden dolayı giriş içeriğini değiştirmemiz gerekebilir. Ancak görünüşe göre Outlook bunu desteklemiyor. Endişelenmeyin! Hızlı Parça girişini ileti gövdesine ekleyebilir, içeriği düzenleyebilir ve düzenlenen içeriği aynı ada sahip bir giriş olarak kaydederek orijinalini üzerine yazabiliriz.

Benim durumumda, giriş içeriğinde bir yazım hatası var ve madde işaretlerinin stilini değiştirmek istiyorum, aşağıdaki gibi yapabilirim:

1. Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresinde, tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar, ardından aşağı açılır menüden düzenleyeceğim belirlenen girişe tıklayın.

2. Şimdi Hızlı Parça giriş ileti gövdesine eklendi. İçeriği ihtiyaç duyduğunuz şekilde düzenleyin ve biçimlendirin.

3. Düzenlenmiş içeriği seçin ve tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet.

4. Yeni Yapı Taşı Oluştur iletişim kutusunda, orijinal giriş adıyla tamamen aynı adı İsim kutusuna yazdığınızdan emin olun, aynı kategoriyi Kategori aşağı açılır listeden seçin ve Tamam düğmesine tıklayın.

5. Ve açılan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

Daha sonra Hızlı Parçalar aşağı açılır menüsünde, belirlenen girişin düzenlendiğini ve yeni içeriğin görüntülendiğini göreceksiniz.

Ayrıca Hızlı Parça girişlerini Outlook galerisinden de silebilirsiniz.

7.1 Bir veya Birden Fazla Hızlı Parça Girişini Kaldırma

1. Yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresinde, tıklayın Ekle > Hızlı Parçalar, ardından aşağı açılır listede belirlenen girişe sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Düzenle ve Sil seçeneğini seçin.

2. Şimdi Yapı Taşları Düzenleyici diyalog penceresi açıldı ve belirlenen giriş varsayılan olarak vurgulanmış durumda. Doğrudan Sil düğmesine tıklayarak kaldırabiliriz.

3. Ardından açılan onaylama iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

İpuçları: Diğer Hızlı Parça girişlerini kaldırmak isterseniz, Yapı Taşları Düzenleyici diyalogunda bir giriş seçin ve Sil düğmesine tıklayın. Ve diğer girişleri tek tek kaldırmak için bu işlemi tekrarlayın.

4. Yapı Taşları Düzenleyici diyalogunu kapatın.

Daha sonra belirlenen Hızlı Parça girişleri kaldırılır.

7.2 Tüm Hızlı Parça Girişlerini Toplu Olarak Kaldırma

Eğer tüm Hızlı Parçalar galerisini Outlook'tan kaldırmak isterseniz, aşağıdaki gibi yapabilirsiniz:

1. Outlook'u kapatın.

2. Outlook Hızlı Parçalar galerisinin varsayılan dosyasını içeren klasörü açın: bir klasör açın, aşağıdaki klasör yolunu Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Klasör Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Açan klasörde NormalEmail.dotm dosyasını bulun, sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Sil seçeneğini seçin.

İpuçları: Alternatif olarak, NormalEmail.dotm dosyasını seçebilir ve Sil tuşuna basarak kaldırabilirsiniz.

Daha sonra Microsoft Outlook'u başlattığınızda ve yeni bir ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresi açtığınızda, tüm Hızlı Parça girişlerinin toplu olarak Hızlı Parçalar aşağı açılır menüsünden kaldırıldığını göreceksiniz.

Örneğin, Outlook Hızlı Parçalar galerisini başka bilgisayarlara/laptoplara aktarmak veya kolektiflerinizle, sınıf arkadaşlarınızla paylaşmak isterseniz, Outlook Hızlı Parçalar galerisinin bir yedeğini alabilirsiniz. Ayrıca bu yedekleme, kazalar durumunda Outlook Hızlı Parçalar galerinizi geri yüklemenizi sağlar.

8.1 Hızlı Parçalar Galerisini Yedekleme

1. Outlook'u kapatın.

2. Bir klasör açın, aşağıdaki klasör yolunu Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Klasör Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Hızlı Parçalar galerisinin varsayılan belgesini içeren klasör açılıyor.

3. Outlook Hızlı Parçalar galerisi bilgisi NormalEmail.dotm dosyasında saklanır. Bu dosyaya sağ tıklayın ve sağ tıklama menüsünden Kopyala seçeneğini seçin.

İpuçları: Alternatif olarak, NormalEmail.dotm dosyasını seçebilir ve Ctrl + C tuşlarına basarak kopyalayabilirsiniz.

4. Yedek dosyayı saklayacağınız klasörü açın ve Ctrl + V tuşlarına basarak dosyayı bu klasöre yapıştırın.

Bu aşamaya kadar, Outlook Hızlı Parçalar Galerisinin bir yedek dosyasını elde ettik. Ve bu yedeği başka bilgisayarlara/laptoplara aktarabilir veya gerektiğinde başkalarıyla paylaşabilirsiniz.

8.2 Hızlı Parçalar Galerisini Geri Yükleme

Daha önce Hızlı Parçalar galerisini yedeklediyseniz, galeri kazalar, güncellemeler veya başka sebeplerden dolayı kaybolursa Outlook'ta geri yükleyebilirsiniz.

1. Outlook'u kapatın.

2. Yedek dosyayı içeren klasörü açın, yedek dosyayı seçin ve Ctrl + C tuşlarına basarak kopyalayın.

3. Outlook Hızlı Parçalar Galerisinin varsayılan belgesinin saklandığı klasörü açın: Bir klasör açın, aşağıdaki klasör yolunu Adres kutusuna yapıştırın ve Enter tuşuna basın.
Klasör Yolu: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Açan klasörde Ctrl + V tuşlarına basarak yedek dosyayı klasöre yapıştırın.

Daha sonra Outlook'u başlattığınızda, Hızlı Parça girişlerinin herhangi bir yeni ileti yazma, yanıt verme veya iletilme penceresindeki Hızlı Parçalar aşağı açılır menüsünde geri yüklendiğini göreceksiniz.