E-posta Etiketleri – Bayraklar, Önem Düzeyi, Hassasiyet Düzeyi ve Kategoriler

1,1 Göndermeden önce tek bir e-postaya bayrak veya hatırlatma ekleyin

İleti penceresinde bir e-posta oluştururken, yanıtlarken veya iletirken takip bayraklarını, özel bayrakları ya da hatırlatmaları kolayca ekleyebilirsiniz.

1,1.1 Göndermeden önce tek bir e-postaya takip bayrağı ekleyin

Yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken, İleti > Takip Et seçeneğine tıklayın ve ardından açılan menüden ihtiyacınıza uygun bayrağı seçin.

Ardından aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi ileti başlığının üst kısmına bir bayrak bilgisi eklendiğini göreceksiniz:

İpuçları:
(1) Yanıt veya iletim iletisi okuma paneline gömülüyse, iletiyi bir ileti penceresinde görüntülemek için Açılır Pencere düğmesine tıklamanız gerekir.

(2) Bu e-postayı gönderdikten sonra, takip bayrağı gönderilen e-postanın yanında ileti listesinde otomatik olarak görüntülenecek ve gönderilen e-posta yapılacaklar listesine de otomatik olarak eklenecektir.

(3) Bu tür takip bayrakları yalnızca gönderenin Outlook’unda etkilidir; alıcılar bu bayrakları almaz.

1,1.2 Göndermeden önce tek bir e-postaya özel bayrak veya hatırlatma ekleyin

Şu anda oluşturduğunuz, yanıtladığınız veya ilettiğiniz e-postaya özel bir bayrak veya hatırlatma eklemeniz gerekiyorsa, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Yeni ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken, İleti > Takip Et > Özel veya Hatırlatma Ekle seçeneklerinden ihtiyacınıza uygun olanı tıklayın.

Notlar: Yanıt veya iletme mesajı okuma paneline gömülüyse, iletiyi bir pencerede görüntülemek için öncelikle Açılır Pencere düğmesine tıklamanız gerekir.

2. Özel iletişim kutusunda, Benim İçin Bayrakla bölümüne gidin ve aşağıdaki adımları izleyin:
(1) Bayrak metnini Bayrak Metni kutusuna yazın;
(2) Gerekirse Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi değerlerini belirtin;
(3) E-posta için bir hatırlatma eklemeniz gerekiyorsa, Hatırlatma seçeneğini işaretleyin ve gerekli Hatırlatıcı Tarihini ve saatini belirtin.

3. Tamam düğmesine tıklayın.

4. E-postayı oluşturun ve gönderin.

1,2 Tüm giden e-postalara otomatik olarak bayrak ekleyin

Tüm giden e-postalara otomatik olarak bayrak eklemeniz gerekiyorsa, bunu gerçekleştirmek üzere bir kural oluşturabilirsiniz.

1. Posta görünümünde, Giriş > Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet seçeneğine tıklayın.

2. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, Yeni Kural seçeneğine tıklayın ve E-posta Kuralları sekmesinde olun.

3. Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, Gönderdiğim iletilere kural uygula seçeneğini vurgulamak için tıklayın ve ardından İleri düğmesine tıklayın.

4. İkinci Kural Sihirbazı iletişim kutusunda herhangi bir koşul seçmeyin ve doğrudan İleri seçeneğine tıklayın. Ardından açılan Microsoft Outlook iletişim kutusunda ilerlemek için Evet seçeneğine tıklayın.

Notlar: Yalnızca belirli koşulları karşılayan e-postalara bayrak eklemek istiyorsanız, ilgili seçenekleri işaretleyip koşulları belirledikten sonra İleri düğmesine tıklayabilirsiniz.

5. Üçüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda:
(1) İletiyi birkaç gün içinde işlem için bayrakla seçeneğini Adım 1 bölümünde işaretleyin;
(2) birkaç gün içinde işlem bağlantılı metnine Adım 2 bölümünde tıklayın;
(3) Açılan İletiyi Bayrakla iletişim kutusunda, bayrak metnini ve hatırlatma süresini ihtiyacınıza göre belirleyin ve Tamam seçeneğine tıklayın;
(4) Artık Kural Sihirbazı iletişim kutusuna dönülür ve İleri seçeneğine tıklanır.

6. Dördüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, İleri seçeneğine doğrudan tıklayın.

İpuçları: Bu kuralı burada çalıştırmak için istisnalar belirleyebilirsiniz. Gerekirse, kural istisnalarını ihtiyacınıza göre özelleştirin.

7. Son Kural Sihirbazı iletişim kutusunda kurala bir ad verin, kuralın çalıştırılma seçeneklerini belirtin ve Bitir düğmesine tıklayın.

Bazen uyarı içeren bir Microsoft Outlook iletişim kutusu açılır; bunu kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

8. Ardından, Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna geri dönüp Tamam düğmesine tıklayarak kapatın.

Şu andan itibaren tüm giden e-postalar otomatik olarak işaretlenecek.

Notlar:
(1) Outlook’u kapattığınızda kural, giden e-postaları işaretlemeyecektir.
(2) Kural yalnızca gönderenin Outlook’undaki gönderilen ögeye işareti ekler; alıcılar bu işaret bilgisini almaz.

2,1 Bir e-postayı önemli olarak işaretleme

Outlook’ta yeni bir e-posta oluştururken ya da bir e-postaya yanıt verirken/iletirken, mesajınızın önceliğini ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz.
Yeni oluşturma, yanıt verme veya iletme penceresinde, düzenlediğiniz e-postanın önceliğini doğrudan belirlemek için Yüksek Önem veya Düşük Önem düğmesine tıklayın.

Notlar:
(1)Yüksek Önemveya Düşük Önemdüğmesi zaten vurgulanmışsa, e-postadan önem önceliğini kaldırmak için düğmeye tekrar tıklayabilirsiniz.

(2) Alternatif olarak, Etiketler grubunun sağ alt köşesindeki bağlantı simgesine tıklayarak Özellikler iletişim kutusunu açabilir, İleti sekmesinden Önem açılır liste bölümünden bir önem önceliği belirleyebilir ve iletişim kutusunu kapatabilirsiniz.

(3) Ayrıca, yeni oluşturma, yanıt verme veya iletme ileti penceresinde Dosya > Bilgi > Özellikler yolunu izleyerek Özellikler iletişim kutusunu açabilir ve ardından Önem açılır liste bölümünden önem önceliğini belirleyebilirsiniz.

(4) Yanıt veya iletme iletisi okuma bölmesine gömülüyse, İletisekmesinden ()Oluşturma Araçları) doğrudan Yüksek Önem veya Düşük Önem düğmesine tıklayabilirsiniz.

2,2 Tüm Yeni Email öğelerini otomatik olarak önemli olarak işaretleme

Tüm giden e-postaları otomatik olarak yüksek öncelikli olarak işaretlemek istiyorsanız, Outlook seçeneklerini aşağıdaki gibi yapılandırabilirsiniz:

1. Posta görünümünde Dosya > Seçenekler yolunu izleyerek Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol kenar çubuğundan Posta seçeneğine tıklayın, İletileri Gönder bölümüne gidin ve Varsayılan Önem Düzeyi açılır liste bölümünden varsayılan önemi belirleyin.

3.Tamamdüğmesine tıklayın.

Şu andan itibaren gönderdiğiniz tüm yeni e-postalar ve yanıtlar, belirlenen varsayılan önem düzeyine göre otomatik olarak işaretlenecektir. Ancak iletilen e-postalar, orijinal e-postaların önem düzeyini koruyacaktır.

2,3 Notlar

Alıcılar, farklı önceliklerle işaretlenmiş e-postaları aldıklarında; yüksek öncelikli e-postaların kırmızı ünlem işaretiyle , düşük öncelikli e-postaların ise mavi aşağı okla aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi ileti listesinde belirtildiğini göreceklerdir.

Alıcılar e-postaları okuma bölmesinde veya ileti pencerelerinde incelediğinde, önem düzeyi bilgisi ileti başlığının hemen altına, yukarıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi eklenir.

3,1 Bir iletinin gizlilik, özel, kişisel veya normal olarak işaretlenmesi

Yeni oluşturma, yanıt verme veya iletme ileti pencerelerinde, geçerli e-posta için hassasiyet durumunu aşağıdaki gibi kolayca ayarlayabiliriz:

1. Yeni bir ileti oluştururken, yanıt verirken veya iletirken, Dosya > Bilgi > Özellikler yolunu izleyerek Özellikler iletişim kutusunu açın.

İpuçları:
(1) Alternatif olarak, İleti sekmesinden Etiketler grubunun sağ alt köşesindeki bağlantı simgesine tıklayarak da Özellikler iletişim kutusunu açabilirsiniz.

(2) Yanıt veya iletme iletisi okuma bölmesine gömülüyse, Etiketlergrubunun sağ alt köşesindeki bağlantı simgesine tıklayabilirsiniz. ()Oluşturma Araçları) altında yer alan İleti sekmesinden.

2. Özellikler iletişim kutusunda, ihtiyacınıza göre Hassasiyet açılır liste bölümünden bir hassasiyet durumu seçin ve iletişim kutusunu kapatın.

Artık geçerli e-posta için hassasiyet ayarı yapıldı; gerektiğinde oluşturup gönderin.

3,2 Tüm Yeni Email öğelerini otomatik olarak gizli, özel, kişisel veya normal olarak işaretleyin

Outlook seçeneklerini yapılandırarak, tüm yeni e-posta öğelerine otomatik olarak belirtilen hassasiyet düzeyini ekleyebilirsiniz.

1. Posta görünümünde Dosya>Seçenekleryolunu izleyerek Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2. Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, sol kenar çubuğundan Posta seçeneğine tıklayın, İletileri Gönder bölümüne gidin ve ihtiyacınıza göre varsayılan hassasiyet düzeyini belirleyin.

3.Tamamdüğmesine tıklayın.

Şu andan itibaren tüm yeni e-posta öğeleri, varsayılan hassasiyet ayarına göre otomatik olarak yapılandırılacaktır.

İpuçları: Yanıtlar ve iletiler, orijinal e-postaların gizlilik düzeyini korur.

3,3 Notlar

1. Alıcılar, hassasiyet durumu içeren bir e-posta aldığında, iletiyi okuma bölmesinde veya ileti penceresinde görüntülerken bu bilgiyi ileti başlığının hemen altında görür.

2. Hassasiyet düzeyi Özel olarak ayarlanmış bir ileti, alıcının Gelen Kutusu kuralları tarafından ne iletilir ne de yeniden yönlendirilir.

Outlook’ta yeni e-posta oluştururken, yanıt verirken ya da iletirken bir veya birden fazla kategori ekleyebilirsiniz.

4,1 Bir e-postayı kategorilere ayırma

Yeni oluşturma, yanıt verme veya iletme ileti penceresinde, e-postaya aşağıdaki gibi bir veya birden fazla kategori ekleyebilirsiniz:

1. Yeni oluşturma, yanıt verme veya iletme ileti penceresinde Dosya>Bilgi>Özellikleryolunu izleyerek Özellikler iletişim kutusunu açın.

İpuçları:

(1) Özellikler iletişim kutusunu açmak için İleti sekmesinden Etiketler grubunun sağ alt köşesindeki bağlantı simgesine tıklayabilirsiniz.

(2) Yanıtlanan veya iletilen ileti okuma bölmesine gömülüyse, Özellikler iletişim kutusunu açmak için ileti sekmesinin ()Etiketlergrubunun sağ alt köşesindeki bağlantıya tıklayabilirsiniz.İleti(Düzenleme Araçları)

2. Özellikler iletişim kutusunda, gerekli Kategoriler Açılır Liste alanından kategorileri belirtin ve iletişim kutusunu kapatın.

İpuçları:
(1) Bir seferde Açılır Liste alanından yalnızca bir renk kategorisi belirleyebilir ve birden fazla Renk Kategorisi eklemek için işlemi tekrarlayabilirsiniz.Kategoriler

(2) Ayrıca Kategoriler > Tüm Kategoriler seçeneğine tıklayarak Renk Kategorisi iletişim kutusunu da açabilirsiniz. Yeni iletişim kutusunda, gerektiği gibi kategori oluşturabilir, yeniden adlandırabilir veya silebilir; hatta gerekirse birden fazla kategoriyi toplu olarak işaretleyebilirsiniz.

(3) Özellikler iletişim kutusunda, mevcut e-postadaki tüm kategorileri kaldırmak için Kategoriler > Tüm Kategorileri Temizle seçeneğine tıklayın.
Ardından e-postayı istediğiniz gibi düzenleyip gönderin.

4,2 Tüm Yeni Email otomatik olarak kategorilendirilsin

Bazı durumlarda, tüm giden e-postaları veya belirli kriterlere göre giden e-postaları otomatik olarak kategorilendirmeniz gerekebilir; bunu gerçekleştirmek için bir kural oluşturabilirsiniz.

1. Posta görünümünde,Giriş>Kurallar>Kuralları ve Uyarıları Yönetseçeneğine tıklayın.

2. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, E-posta Kuralları sekmesi altında Yeni Kural düğmesine tıklayın.

3. Kural Sihirbazı iletişim kutusunda,Gönderdiğim iletilere kural uygulaseçeneğini vurgulamak için tıklayın ve ardından İleridüğmesine tıklayın.

4. İkinci Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, herhangi bir koşul belirtmeden İleri düğmesine tıklayın ve ardından Microsoft Outlook iletişim kutusundaki Evet düğmesine tıklayın.

İpuçları: E-postalara kriterlere göre kategori eklemek istiyorsanız, ilgili koşulları işaretleyebilir ve bunları istediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz.

5. Üçüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda şu adımları izleyin:
(1) öğeyi kategori kategorisine ata seçeneğini Adım 1 bölümünde işaretleyin;
(2) kategori metnine Adım 2 bölümünde altı çizili olduğu için tıklayın;
(3) Şimdi Renk Kategorisi iletişim kutusu açılacak; gerekli olan bir veya birden fazla Renk Kategorisini işaretleyin;
(4) Tamam düğmesine tıklayın;
(5) Kural Sihirbazı iletişim kutusunda İleri düğmesine tıklayın.

6. Dördüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, gerekirse istisnaları belirtin ve İleri düğmesine tıklayın.

7. Son Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, yeni kuralı Adım 1 bölümünde adlandırın, Adım 2 bölümünde gerekli çalışma seçeneklerini işaretleyin ve Bitir düğmesine tıklayın.

Not: Microsoft Outlook uyarı iletişim kutusu belirirse, devam etmek için Tamam düğmesine tıklayın.

8. Artık Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna dönülmüş durumda; değişiklikleri kaydetmek ve pencereyi kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

Artık tüm giden e-postalar (veya belirttiğiniz kriterlere uyan e-postalar) otomatik olarak belirtilen Renk Kategorisi ile etiketlenecek.
İpuçları: Outlook’un arka planda düzenli olarak çalışıyor olması gerekir. Outlook kapalıysa, kural giden e-postaları kategorilendirmez.

4,3 Notlar

Kategoriler, alıcılara e-posta yoluyla gönderilir. Alıcılar bu e-postaları Outlook’ta aldığında, ileti listesinde e-postanın yanında ve okuma bölmesi veya ileti penceresinde ileti içeriğinin üst kısmında Renk Kategorisi’ni görürler.