E-posta Etiketleri – Bayraklar, Önem Düzeyi, Hassasiyet Düzeyi ve Kategoriler

1.1 Gönderilmeden önce tek bir e-postaya bayrak veya hatırlatıcı ekleme

Bir e-posta oluştururken/yanıtlarken/yönlendirirken, mesaj penceresinde kolayca takip bayrağı, özel bayrak veya hatırlatıcı ekleyebilirsiniz.

1.1.1 Gönderilmeden önce tek bir e-postaya takip bayrağı ekleme

Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, tıklayın Mesaj > Takip Etve ardından ihtiyacınıza göre açılır menüden bir bayrak seçin.

Ardından, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, mesaj başlığının üzerinde bir bayrak bilgisinin eklendiğini göreceksiniz:

Not:
(1) Yanıtlanan/yönlendirilen mesaj okuma bölmesinde gömülü ise, mesajı mesaj penceresinde göstermek için Pop Out düğmesine tıklamanız gerekir.

(2) Bu e-postayı gönderdikten sonra, takip bayrağı gönderilen e-postanın yanında otomatik olarak görüntülenecek ve gönderilen e-posta otomatik olarak yapılacaklar listesine de eklenecektir.

(3) Bu tür takip bayrakları yalnızca gönderenin Outlook'unda çalışır. Alıcılar takip bayrağını almaz.

1.1.2 Gönderilmeden önce tek bir e-postaya özel bayrak veya hatırlatıcı ekleme

Mevcut oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen e-postaya özel bir bayrak veya hatırlatıcı eklemeniz gerekiyorsa, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, tıklayın Mesaj > Takip Et > Özel veya Hatırlatıcı Ekle ihtiyacınıza göre.

Notlar: Yanıtlanan/yönlendirilen mesaj okuma bölmesinde gömülü ise, önce mesajı mesaj penceresinde göstermek için Pop Out düğmesine tıklamanız gerekir.

2Özel iletişim kutusunda, Bana Bayrakla bölümüne gidin ve aşağıdakileri yapın:
(1) Bayrak metnini Bayrak İçin kutusuna yazın;
(2) Başlangıç tarihi ve son tarihi ihtiyacınıza göre belirtin;
(3) E-posta için bir hatırlatıcı eklemeniz gerekiyorsa, Hatırlatıcı seçeneğini işaretleyin ve hatırlatıcı tarihini ve saatini ihtiyacınıza göre belirleyin.

3. Tamam düğmesine tıklayın.

4. E-postayı oluşturun ve gönderin.

1.2 Tüm giden e-postaları otomatik olarak bayrakla

Tüm giden e-postaları otomatik olarak bayraklamak istiyorsanız, bir kural oluşturarak bunu sağlayabilirsiniz.

1Posta görünümünde, tıklayın Giriş > Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet.

2Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, tıklayın Yeni Kural altındaki E-posta Kuralları sekmesi.

3Kurallar Sihirbazı'nda, vurgulamak için tıklayın Gönderdiğim iletilerde kural uygulave ardından İleri düğmesine tıklayın.

4İkinci Kurallar Sihirbazı'nda herhangi bir koşul seçmeden İleri düğmesine tıklayın. Açılan Microsoft Outlook iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayarak devam edin.

Notlar: Sadece belirli koşulları karşılayan e-postalara bayrak eklemek istiyorsanız, ilgili seçenekleri işaretleyip koşulları belirtebilir, ardından İleri düğmesine tıklayabilirsiniz.

5Üçüncü Kurallar Sihirbazı'nda:
(1) belirli gün sayısında işlem için iletiyi bayrakla seçeneğini Adım1 bölümünde işaretleyin;
(2) Altı çizili metne tıklayın belirli gün sayısında işlem için Adım2 bölümünde;
(3) Açılan Bayrak Mesajı iletişim kutusunda, bayrak metnini ve hatırlatma süresini ihtiyacınıza göre belirtin ve Tamam;
(4) Şimdi Kurallar Sihirbazı'na dönün ve İleri.

6. Dördüncü Kurallar Sihirbazı'nda, doğrudan İleri'ye tıklayın.

Not: Burada bu kural için istisnalar belirleyebilirsiniz. Gerekirse, kural istisnalarını ihtiyacınıza göre ayarlayın.

7Son Kurallar Sihirbazı'nda, kurala bir ad verin, çalıştırma seçeneklerini belirtin ve Son düğmesine tıklayın.

Bazen, açılan bir Microsoft Outlook uyarı penceresi olabilir, kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

8. Ardından Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna geri dönün, kapatmak için Tamam'a tıklayın.

Bundan sonra, tüm giden e-postalar otomatik olarak bayraklanacaktır.

Notlar:
(1) Outlook kapalıysa, kural giden e-postaları bayraklamaz.
(2) Kural, yalnızca göndericinin Outlook'unda gönderilen öğeye bayrak ekler, alıcılar bayrak bilgisini almaz.

2.1 Bir e-postayı önemli olarak işaretle

Outlook'ta yeni bir e-posta oluştururken veya bir e-postayı yanıtlarken/yönlendirirken, e-postanın önceliğini ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz.
Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, doğrudan düzenlenen e-posta için öncelik belirlemek üzere Yüksek Önem veya Düşük Önem düğmesine tıklayın.

Notlar:
(1) Yüksek Önem veya Düşük Önem düğmesi zaten vurgulanmışsa, öncelik durumunu kaldırmak için tekrar tıklayabilirsiniz.

(2) Alternatif olarak, etiket grubunun sağ alt köşesindeki Etiketler grubunda Mesaj sekmesinde Özellikler iletişim kutusunu açmak için köşedeki oku tıklayabilir, açılır listeden bir önem derecesi seçebilir ve iletişim kutusunu kapatabilirsiniz. Önem açılır listesinden bir öncelik belirleyin ve iletişim kutusunu kapatın.

(3) Ayrıca, yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, Dosya > Bilgi > Özellikler yolunu izleyerek Özellikler iletişim kutusunu açabilir ve ardından Önem açılır listesinden öncelik belirleyebilirsiniz.

(4) Yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj okuma bölmesinde gömülü ise, Yüksek Önem veya Düşük Önem düğmesine Mesaj sekmesinde (Oluşturma Araçları) doğrudan tıklayabilirsiniz.

2.2 Tüm yeni e-postaları otomatik olarak önemli olarak işaretle

Tüm giden e-postaları otomatik olarak yüksek öncelikli olarak işaretlemek istiyorsanız, Outlook seçeneklerini aşağıdaki gibi yapılandırabilirsiniz:

1. Posta görünümünde, Dosya > Seçenekler'e tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, Posta sol kenar çubuğunda, İleti gönderme bölümüne gidin ve varsayılan önemi Varsayılan Önem düzeyi açılır listesinden belirtin.

3. Tamam düğmesine tıklayın.

Bundan sonra, gönderdiğiniz tüm yeni e-postalar ve yanıtlar otomatik olarak belirttiğiniz varsayılan önem düzeyinde işaretlenecektir. Ancak, yönlendirilen e-postalar orijinal e-postanın önem düzeyini koruyacaktır.

2.3 Notlar

Alıcılar, farklı önceliklerle işaretlenmiş e-postaları aldıklarında, yüksek öncelikli e-postalar kırmızı ünlem işaretiyle ve düşük öncelikli e-postalar mavi aşağı okla mesaj listesinde aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi işaretlenir.

Alıcılar, e-postaları okuma bölmesinde veya mesaj penceresinde okuduklarında, önem düzeyi bilgisi mesaj başlığının altında gösterilir.

3.1 Bir mesajı gizli, özel, kişisel veya normal olarak işaretle

Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj pencerelerinde, mevcut e-posta için kolayca bir hassasiyet durumu belirleyebilirsiniz:

1Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, tıklayın Dosya > Bilgi > Özellikler ile Özellikler iletişim kutusunu açın.

Not:
(1) Alternatif olarak, köşedeki oku tıklayarak etiket grubunun sağ alt köşesindeki Etiketler grubunda Mesaj sekmesinde Özellikler iletişim kutusunu da açabilirsiniz.

(2) Yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj okuma bölmesinde gömülü ise, köşedeki oku tıklayarak etiket grubunun sağ alt köşesindeki Etiketler grubunda Mesaj sekmesinde (Oluşturma Araçları).

2Özellikler iletişim kutusunda, ihtiyacınıza göre bir hassasiyet durumu seçin ve iletişim kutusunu kapatın. Hassasiyet açılır listesinden ihtiyacınıza göre seçin ve iletişim kutusunu kapatın.

Artık mevcut e-posta için hassasiyet durumu ayarlandı, ardından ihtiyacınıza göre oluşturup gönderebilirsiniz.

3.2 Tüm yeni e-postaları otomatik olarak gizli, özel, kişisel veya normal olarak işaretle

Ayrıca, Outlook seçeneklerini yapılandırarak tüm yeni e-postalara otomatik olarak belirli bir hassasiyet durumu ekleyebilirsiniz.

1. Posta görünümünde, Dosya > Seçenekler'e tıklayarak Outlook Seçenekleri iletişim kutusunu açın.

2Outlook Seçenekleri iletişim kutusunda, Posta sol kenar çubuğunda, İleti gönderme bölümüne gidin ve varsayılan hassasiyet düzeyini ihtiyacınıza göre belirtin.

3. Tamam düğmesine tıklayın.

Bundan sonra, tüm yeni e-postalar otomatik olarak varsayılan hassasiyet durumuyla ayarlanacaktır.

Not: Yanıtlar ve yönlendirmeler, orijinal e-postanın hassasiyet durumunu koruyacaktır.

3.3 Notlar

1. Alıcılar, hassasiyet durumu olan bir e-posta aldıklarında, okuma bölmesinde veya mesaj penceresinde okuduklarında mesaj başlığının altında hassasiyet durumu bilgisini göreceklerdir.

2. Hassasiyet düzeyi Özel olan bir mesaj, alıcının Gelen Kutusu kuralları tarafından yönlendirilemez veya iletilemez.

Outlook'ta, yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen bir e-postaya bir veya birden fazla kategori ekleyebilirsiniz.

4.1 Bir e-postayı kategorilere ayır

Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, e-posta için bir veya birden fazla kategori ekleyebilirsiniz:

1Yeni oluşturulan, yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj penceresinde, tıklayın Dosya > Bilgi > Özellikler ile Özellikler iletişim kutusunu açın.

Not:

(1) Ayrıca, köşedeki oku tıklayarak etiket grubunun sağ alt köşesindeki Etiketler grubunda Mesaj sekmesinde Özellikler iletişim kutusunu açabilirsiniz.

(2) Yanıtlanan veya yönlendirilen mesaj okuma bölmesinde gömülü ise, köşedeki oku tıklayarak etiket grubunun sağ alt köşesindeki Etiketler grubunda Mesaj sekmesinde (Oluşturma Araçları) Özellikler iletişim kutusunu açabilirsiniz.

2Özellikler iletişim kutusunda, ihtiyacınıza göre Kategoriler açılır listesinden kategori(leri) seçin ve iletişim kutusunu kapatın.

Not:
(1) Her seferinde açılır listeden bir renk kategorisi seçebilir ve birden fazla renk kategorisi eklemek için işlemi tekrarlayabilirsiniz. Kategoriler açılır listesinden bir renk kategorisi seçebilir ve birden fazla renk kategorisi eklemek için işlemi tekrarlayabilirsiniz.

(2) Ayrıca Kategoriler > Tüm Kategoriler düğmesine tıklayarak Renk Kategorileri iletişim kutusunu açabilirsiniz. Yeni iletişim kutusunda, ihtiyacınıza göre kategori oluşturabilir, yeniden adlandırabilir veya silebilir ya da gerekirse birden fazla kategoriyi topluca işaretleyebilirsiniz.

(3) Özellikler iletişim kutusunda, Kategoriler > Tüm Kategorileri Temizle düğmesine tıklayarak mevcut düzenlenen e-postadaki tüm kategorileri kaldırabilirsiniz.
Ardından, ihtiyacınıza göre e-postayı oluşturup gönderin.

4.2 Tüm yeni e-postaları otomatik olarak kategorilere ayır

Bazı durumlarda, tüm giden e-postaları veya belirli kriterlere göre giden e-postaları otomatik olarak kategorilere ayırmanız gerekebilir; bunun için bir kural oluşturabilirsiniz.

1Posta görünümünde, tıklayın Giriş > Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet.

2Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, Yeni Kural düğmesine E-posta Kuralları sekmesi altında tıklayın.

3Kurallar Sihirbazı'nda, vurgulamak için Gönderdiğim iletilerde kural uygula seçeneğini işaretleyin ve İleri düğmesine tıklayın.

4İkinci Kurallar Sihirbazı'nda, herhangi bir koşul belirtmeden İleri düğmesine tıklayın ve ardından açılan Microsoft Outlook iletişim kutusunda Evet düğmesine tıklayın.

Not: E-postalara kriterlere göre kategori eklemeniz gerekiyorsa, ilgili koşulları işaretleyip ihtiyacınıza göre yapılandırabilirsiniz.

5Üçüncü Kurallar Sihirbazı'nda lütfen aşağıdakileri yapın:
(1) iletiyi kategori kategorisine ata seçeneğini Adım1 bölümünde işaretleyin;
(2) Altı çizili “kategori” metnine Adım2 bölümünde tıklayın;
(3) Şimdi Renk Kategorileri iletişim kutusu açılır, ihtiyacınıza göre bir veya birden fazla renk kategorisini işaretleyin;
(4) Tamam düğmesine tıklayın;
(5) İleri Kurallar Sihirbazı'nda düğmesine tıklayın.

6. Dördüncü Kurallar Sihirbazı'nda, gerekirse istisnaları belirtin ve İleri düğmesine tıklayın.

7Son Kurallar Sihirbazı'nda, yeni kurala bir ad verin Adım1 bölümünde ihtiyacınıza göre çalıştırma seçeneklerini işaretleyin Adım2 bölümünde ve ardından Son düğmesine tıklayın.

Not: Uyarı Microsoft Outlook iletişim kutusu açılırsa, devam etmek için Tamam düğmesine tıklayın.

8. Şimdi Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna geri dönün, değişiklikleri kaydetmek ve kapatmak için Tamam düğmesine tıklayın.

Bundan sonra, tüm giden e-postalara (veya belirttiğiniz kriterleri karşılayanlara) otomatik olarak belirttiğiniz renk kategorileri eklenecektir.
Not: Bunun için Outlook'un düzenli olarak çalışıyor olması gerekir. Outlook çalışmıyorsa, kural giden e-postaları kategorilere ayırmaz.

4.3 Notlar

Kategoriler, e-postalarla birlikte alıcılara gönderilecektir. Alıcılar bu e-postaları Outlook'ta aldıklarında, mesaj listesinde e-postanın yanında ve okuma bölmesinde veya mesaj penceresinin üst kısmında renk kategorilerini göreceklerdir.