Outlook'tan e-postaları otomatik olarak Excel'e nasıl aktarabilirsiniz?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-07

Normalde, Outlook'tan e-postaları İçe Aktar/Dışa Aktar özelliğini kullanarak Excel'e aktarabilirsiniz. Ancak, gelen e-postaların geldikleri anda otomatik olarak bir Excel dosyasına aktarılması gerekiyorsa, Outlook bunun için yerleşik bir çözüm sunmaz. Bu makale, bu işlemi gerçekleştirmek için iki yöntemi tanıtmaktadır:

Gelen Kutusundaki Yeni Gelen E-postaları VBA Kullanarak Otomatik Olarak Excel'e Aktarma (Elle ve Zor)

Kutools for Outlook ile Seçilen Klasörden Tüm E-postaları Hızlıca Bir Excel Raporuna Aktarma 👍 (Hızlı ve Kolay)

Gelen Kutusundaki Yeni Gelen E-postaları VBA Kullanarak Otomatik Olarak Excel'e Aktarma

E-postaları otomatik olarak Excel'e aktarmak için aşağıdaki VBA kodunu kullanabilirsiniz. Bu yöntem, Gelen Kutusu klasörünü izler ve yeni e-postalar geldiğinde hemen ayrıntılarını bir Excel dosyasına aktarır.

Adım 1: Excel Dosyasını Hazırlayın

VBA kodunu çalıştırmadan önce, dışa aktarılan e-posta verilerini saklamak için bir Excel çalışma kitabı ayarlayın. İlk satırda şu sütun başlıklarını ekleyin: Sıra, Gönderen Adı, Gönderen E-posta Adresi, Konu ve Alma Zamanı.

doc auto export emails to excel 1

Adım 2: Outlook'ta VBA Editörünü Açın

1. Microsoft Visual Basic for Applications penceresini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

2. Project1 (VbaProject.OTM) bölmesinde, Microsoft Outlook Nesneleri'ni genişletin ve ThisOutlookSession öğesine çift tıklayın.

Adım 3: VBA Kodunu Ekleyin

Aşağıdaki VBA kodunu modüle kopyalayıp yapıştırın:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

doc auto export emails to excel 2

⚡ İpucu: Yukarıdaki kodda, C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx, e-posta verilerinin saklanacağı Excel çalışma kitabının dosya yolu ve adını temsil eder. Bu yolu, kullanmak istediğiniz gerçek konum ve dosya adıyla değiştirdiğinizden emin olun.

Adım 4: Microsoft Excel Nesne Kitaplığını Etkinleştirin

1. Microsoft Visual Basic for Applications penceresinde Araçlar > Referanslar'a tıklayın.

2. Referanslar - Project1 iletişim kutusunda aşağı kaydırın ve Microsoft Excel Nesne Kitaplığı seçeneğini işaretleyin.

3. Değişiklikleri uygulamak için Tamam'a tıklayın.

doc auto export emails to excel 3

Adım 5: Kaydedin ve Outlook'u Yeniden Başlatın

1. VBA kodunu kaydedin ve düzenleyiciyi kapatın.

2. Değişikliklerin etkili olması için Outlook'u yeniden başlatın.

Sonuç:

Şimdi itibaren, Gelen Kutusu'na gelen her yeni e-posta belirtilen Excel çalışma kitabına otomatik olarak aktarılacaktır.

doc auto export emails to excel 4

VBA Yönteminin Sınırlamaları:

❌ Yalnızca Tek Bir Gelen Kutusu İçin Çalışır: Bu yöntem yalnızca varsayılan Gelen Kutusu'ndaki yeni e-postaları takip eder. Birden fazla hesabınız varsa, diğer hesaplardan gelen e-postaları yakalamaz.
❌ Makro Etkinli Outlook Gerektirir: VBA makrolarının çalışması için etkinleştirilmesi gerekir, bu da güvenlik endişelerine neden olabilir.
❌ Dosya Yolu Bağımlılığı: Excel dosyası taşınırsa veya silinirse, kod başarısız olur.
❌ Manuel Kurulum Gerektirir: Kullanıcılar, Excel dosya yolunu manuel olarak girmeli ve VBA ortamını ayarlamalıdır.

📊 Kutools ile Daha Akıllı E-posta İstatistikleri

Kutools for Outlook’un İstatistikler özelliğini kullanarak e-posta etkinliklerinizi kolayca takip edin ve analiz edin. Şimdi gelen e-postaları günlere, haftalara veya aylara göre sayabilir ve sonuçları net, profesyonel grafiklerde görüntüleyebilirsiniz! E-posta yönetimini hızlandırın ve birkaç tıklamayla değerli bilgiler elde edin.

Kutools for Outlook’u Şimdi İndirin

Kutools for Outlook ile Seçilen Klasörden Tüm E-postaları Hızlıca Bir Excel Raporuna Aktarma 👍

Herhangi bir klasörden (Gelen Kutusu, Gönderilen Öğeler, Özel Klasörler) e-postaları VBA kullanmadan kolayca aktarmanız gerekiyorsa, Kutools for Outlook'un Hızlı Rapor özelliği basit bir çözüm sunar.

Kutools for Outlook ile en üst düzey e-posta verimliliğini açın! Sonsuza kadar tamamen ücretsiz olarak 70 güçlü özelliğe erişin. Ücretsiz Sürümü Şimdi İndirin!

Adım 1: Klasörü Seçin ve Hızlı Rapor Özelliğini Etkinleştirin

1. Outlook'u açın ve dışa aktarmak istediğiniz klasöre gidin (Gelen Kutusu, Giden Kutusu, Gönderilen Öğeler vb.).

2. Kutools Plus > Rapor > Hızlı Rapor'a tıklayın.

Adım 2: Kaydetme Konumunu Seçin

1. Raporu Kaydet penceresinde bir konum seçin ve dışa aktarma için bir dosya adı girin.

2. Kaydet'e tıklayın.

doc auto export emails to excel 7

Adım 3: Dışa Aktarılan Raporu Açın

Bir onay mesajı görünecektir. Dışa aktarılan dosyayı açmak için Evet'e tıklayın.

doc auto export emails to excel 8

Sonuç:

Seçilen klasördeki tüm e-postalar, gönderen, konu, alma zamanı ve daha fazlasını gösteren Excel uyumlu bir XML dosyasına aktarılacaktır.

doc auto export emails to excel 9

Kutools for Outlook Yönteminin Avantajları:

✅ Herhangi Bir Klasörle Çalışır: Gelen Kutusu, Gönderilen Öğeler, Giden Kutusu veya özel klasörlerden e-postaları aktarın.
✅ VBA Gerektirmez: Makroları etkinleştirmeye veya kod düzenlemeye gerek yoktur.
✅ Çoklu Hesap Desteği: Birden fazla e-posta hesabından e-postaları kolayca aktarın.
✅ Zaman Tasarrufu: Birkaç tıklama ile anında rapor oluşturun.
✅ Özelleştirilebilir Veri Dışa Aktarımı: Hangi ayrıntıların (konu, gönderen, tarih vb.) dahil edileceğini seçin.

Not:Kutools for Outlook'un Hızlı Rapor yardımcı programını kullanmak için öncelikle Kutools for Outlook indirip yüklemeniz gerekir.

Hangi Yöntemi Kullanmalısınız?

İhtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmenize yardımcı olması için iki yöntemin karşılaştırmasını burada bulabilirsiniz:

Yöntem	En İyi Şunun İçin Uygundur	Kullanım Kolaylığı	Verimlilik
VBA Kodu Kullanımı (Otomatik ancak Karmaşık)	Gelen Kutusu'ndan yeni e-postaları otomatik olarak dışa aktarma	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Kutools for Outlook Kullanımı (Basit ve Esnek)	Seçilen klasörden tüm e-postaları hızlıca dışa aktarma	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Doğru yöntemi seçerek, iş akışı ihtiyaçlarınıza göre Outlook e-postalarını Excel'e verimli bir şekilde aktarabilirsiniz!

İlgili Makaleler

Outlook'ta E-posta İçeriği Tablosunu Excel'e Aktarma
Bir e-posta aldığınızda ve bu e-postanın gövdesinde bazı tablolar varsa, bazen ileti gövdesindeki tüm tabloları bir Excel çalışma sayfasına aktarmanız gerekebilir. Normalde, tabloları kopyalayıp yapıştırabilirsiniz, ancak burada birden fazla tablo aktarılması gerektiğinde bu işi çözmek için kullanışlı bir yöntemden bahsedeceğim.

Outlook'tan Görev Listesini Excel'e Aktarma veya Dışa Aktarma
Outlook'u kullanırken, görev listesini Excel'e aktarabilirsiniz. Outlook'un güçlü Dışa Aktar özelliği sayesinde, görev listenizi kolayca Excel'e aktarabilirsiniz. Lütfen aşağıdaki öğreticiye göre ilerleyin.

Outlook'tan Kişilerin Bilgilerini Fotoğraflarla Birlikte Dışa Aktarma
Outlook'tan kişileri bir dosyaya aktarırken, yalnızca kişilerin metin bilgileri aktarılır. Ancak, bazen fotoğrafların da kişilerin metin bilgileriyle birlikte aktarılmasını isteyebilirsiniz. Bu görevi Outlook'ta nasıl çözebilirsiniz?

Outlook'tan Excel'e Klasör Yapısını Dışa Aktarma
Bu makalede, bir hesabın klasör yapısını Outlook'tan Excel dosyasına aktarmayı göstereceğim. Lütfen bu makalenin detaylarıyla işlemi tamamlayın.