Outlook Eğitimi – E-posta Şablonları

Outlook'ta aşağıdaki gibi kolayca yeni bir e-posta mesajı şablonu oluşturabilirsiniz:

1. Posta görünümünde, Ana Sayfa > Yeni E-posta'ya tıklayarak yeni bir e-posta oluşturun.

İpuçları: Alternatif olarak, ayrıca basabilirsiniz Ctrl + N tuşlarına basarak yeni bir e-posta oluşturun.

2. Şimdi yeni bir düzenleme penceresi açılıyor. Alıcıları ekleyin, konuyu yazın, e-posta etiketlerini ekleyin, ekleri ekleyin ve mesaj gövdesini gerektiği gibi düzenleyin.

3. Dosya > Farklı Kaydet'e tıklayın.

4. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, yeni şablonu Dosya adı kutusuna isimlendirin, Kaydetme türü açılır listesinden Outlook Şablonu (*.oft) seçin ve Kaydet düğmesine tıklayın.

İpuçları: Yeni e-posta mesajı şablonu varsayılan olarak outlook şablon klasörüne kaydedilir. Eğer şablonu başka bir klasöre kaydetmek istiyorsanız, Farklı Kaydet iletişim kutusunda ilgili klasörü açmanız gerekir. Kaydet düğmesine tıklamadan önce.

Bu, varsayılan Outlook şablon klasör yolu: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Şimdi yeni e-posta mesajı şablonu oluşturuldu. Lütfen yeni düzenleme penceresini kaydetmeden kapatın.

2.1 Form Seç özelliğiyle şablondan yeni bir e-posta oluşturun

Outlook'da mevcut bir şablondan yeni bir e-posta oluşturmak için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Posta görünümünde, Ana Sayfa > Yeni Öğeler > Form Seç'e tıklayın.

2. Form Seçme iletişim kutusunda:
(1) Seçin Kullanıcı Şablonları Dosya Sisteminde from Look In açılır listeden;
(2) Belirli bir şablonu seçin (İpuçları: Eğer e-posta şablonunuz iletişim kutusunda listelenmiyorsa, Gözat düğmesine tıklayarak başka bir klasörde bulabilir ve seçebilirsiniz.);
(3) Tıklayın Aç düğmesine tıklayın.

Sonra belirli bir şablona dayalı olarak yeni bir e-posta oluşturulur. İhtiyaç duyduğunuz şekilde düzenleyip göndermeye devam edin.

2.2 Şablon dosyasını doğrudan açarak şablondan yeni bir e-posta oluşturun

E-posta şablonunu açarak ondan yeni bir e-posta oluşturabiliriz.

1. E-posta şablonunu içeren klasörü açın.
İpuçları: Eğer e-posta şablonu varsayılan şablon klasöründe saklanıyorsa, bu klasör yolunu kullanarak klasörü açabilirsiniz: %AppData%\Microsoft\Templates

2. E-posta şablonuna çift tıklayarak açın.

Sonra belirli bir şablona dayalı olarak yeni bir e-posta oluşturulur. İhtiyaç duyduğunuz şekilde yeni e-postayı düzenleyip gönderebilirsiniz.

Bildiğimiz gibi, e-posta şablonu doğrudan açılıp düzenlenemez. Ancak bu işi dolaylı bir şekilde çözebiliriz: şablondan yeni bir e-posta oluşturun ve sonra e-postayı aynı isimle şablon olarak kaydederek orijinalini üzerine yazın.

1. Outlook'ta, Ana Sayfa > Yeni Öğeler > Form Seç'e tıklayın.

2. Form Seçme iletişim kutusunda:
(1) Seçin Kullanıcı Şablonları Dosya Sisteminde from Look In açılır listeden;
(2) Belirli bir şablonu seçin (İpuçları: Eğer belirli bir şablonu bulamazsanız, Gözat düğmesine tıklayarak başka bir klasörden bulup seçebilirsiniz.);
(3) Tıklayın Aç düğmesine tıklayın.

3. Şimdi belirli bir şablondan yeni bir e-posta oluşturuldu. İhtiyaç duyduğunuz şekilde yeni e-postada değişiklik yapın.

4. Düzenleme penceresinde, Dosya > Farklı Kaydet'e tıklayın.

5. Farklı Kaydet iletişim kutusunda:
(1) Seçin Outlook Şablonu (*.oft) from the Kaydetme türü açılır listeden;
(2) Orijinal e-posta şablonunu içeren klasörü açın;
(3) İçindeki Dosya adı kutusunda, dosya adının kesinlikle orijinal e-posta şablonunun dosya adıyla aynı olduğundan emin olun;
(4) Tıklayın Kaydet düğmesine tıklayın.

6. Şimdi Onayla Kaydet iletişim kutusu açılır. Lütfen orijinal şablonun üzerine yazmak için Evet düğmesine tıklayın.

Şimdiye kadar, dolaylı bir şekilde e-posta şablonunu düzenledik. Ve yeni e-postayı kaydetmeden kapatabilirsiniz.

Form Seç özelliğiyle kolayca yeni bir e-posta oluşturabiliriz, ancak Outlook'ta bir e-postayı şablonla nasıl yanıtlayabiliriz? Bu sorunu çözmek için bir kural oluşturabiliriz.

1. Yanıt vereceğiniz e-posta şablonunu hazırlayın. (Tıklayın ve e-posta şablonu oluşturma hakkında bilgi alın.)

2. Posta görünümünde, Ana Sayfa > Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet'e tıklayın.

3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, Yeni Kural butonuna tıklayarak yeni bir kural oluşturun.

4. Kurallar Sihirbazında, Gelen mesajlara kural uygula seçeneğini vurgulayın ve Sonraki düğmesine tıklayın.

5. İkinci Kurallar Sihirbazı iletişim kutusunda, hangi e-postaların yanıtlanacağını belirten koşulları belirtin ve Sonraki düğmesine tıklayın.
Benim durumumda, işaretledim sadece bana gönderilen seçeneğini.

6. Üçüncü Kurallar Sihirbazı iletişim kutusunda, Adım 1 bölümünde belirli bir şablon kullanarak yanıtla seçeneğini işaretleyin ve ardından Adım 2 bölümündeki “belirli bir şablon” bağlantılı metnine tıklayın.

7. Şimdi Yanıt Şablonu Seç iletişim kutusunda, Gözat açılır listesinden Kullanıcı Şablonları Dosya Sisteminde'ni seçin, belirli şablonu seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

İpuçları: Eğer belirli bir şablonu iletişim kutusunda bulamazsanız, Gözat düğmesine tıklayarak diğer klasörlerden seçebilirsiniz.

8. Şimdi üçüncü Kurallar Sihirbazına geri döner ve devam etmek için Sonraki düğmesine tıklayın.

9. Dördüncü Kurallar Sihirbazında, gerekirse istisnaları belirtin ve Sonraki düğmesine tıklayın.

10. Son Kurallar Sihirbazında, Adım 1 kutusunda kurala bir isim verin, Adım 2 bölümünde ihtiyacınız olan seçenekleri işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın.

İpuçları: Gelen Kutusu klasöründeki e-postaları şimdi yanıtlamak için, işaretleyin Bu kuralı şimdi "Gelen Kutusu"nda olan mesajlara çalıştır seçeneğini.

11. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna geri döner, Tamam düğmesine tıklayarak kapatın.

İpuçları:
(1) Tüm gelen e-postaları otomatik olarak yanıtlamak için, Outlook'un sürekli açık kalmasını sağlamanız gerekir.
(2) Eğer bir Exchange hesabı için e-postaları otomatik olarak yanıtlamak istiyorsanız, tıklayın Dosya > Bilgi > Otomatik Yanıtlar Otomatik Yanıtlar özelliğini etkinleştirmek için, ardından aşağıda gösterilen ekran görüntüsünde olduğu gibi otomatik yanıt ayarlarını ve metinlerini belirtin:

Eğer yanıt veya iletme içeriği sadece düz metin ise, hızlı bir adım uygulayarak şablonla yanıt verme veya iletime ulaşabilirsiniz.

1. Posta görünümünde Ana Sayfa > Yeni Oluştur'a tıklayın (Hızlı Adımlar grubunda).

2.Hızlı Adım Düzenleme iletişim kutusunda, yeni hızlı adımı isimlendirin, eylemi Yanıtla veya Tümünü Yanıtla veya İlet olarak belirtin, Seçenekleri Göster' i genişletmek için tıklayın, yanıt veya iletme içeriğini yazın ve Tamam düğmesine tıklayın.

Şimdiye kadar, yeni hızlı adım oluşturuldu. Hızlı adımı birkaç tıklamayla kolayca uygulayabilirsiniz.

3. Eğer bu hızlı adım ile bir e-postayı yanıtlayacaksanız, e-postayı seçin ve Hızlı Adımlar grubundaki yeni hızlı adıma tıklayın.

4. Sonra yanıt veya iletme mesaj penceresi önceden belirlenmiş içerikle açılır. İhtiyaç duyduğunuz şekilde değişiklik yapın ve Gönder düğmesine tıklayın.