Outlook Eğitimi – E-posta Şablonları

Bir Yeni Email ileti şablonunu Outlook’ta aşağıdaki gibi kolayca oluşturabilirsiniz:

1. Posta görünümünde, yeni bir e-posta oluşturmak için Giriş > Yeni E-posta seçeneğine tıklayın.

İpuçları: Alternatif olarak,Ctrl+Ntuşlarına basarak bir Yeni Email oluşturabilirsiniz.

2. Şimdi yeni bir ileti oluşturma penceresi açılıyor. Alıcıları ekleyin, konuyu girin, e-posta etiketlerini ekleyin, ekler ekleyin ve ileti gövdesini ihtiyacınıza göre özelleştirin.

3. Dosya > Farklı Kaydet.

4. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, yeni şablona Dosya adı kutusunda bir ad verin, Kaydetme Biçimini Belirt açılır liste menüsünden Outlook Şablonu (*.oft) seçeneğini seçin ve Kaydet düğmesine tıklayın.

İpuçları:Yeni e-posta ileti şablonu varsayılan olarak Outlook şablon klasörüne kaydedilir. Şablonu farklı bir klasöre kaydetmeniz gerekiyorsa,KaydetFarklı Kaydet iletişim kutusunda klasörü açmanız gerekir, ardından düğmesine tıklayabilirsiniz.

Bu, varsayılan Outlook şablonudur Dosya Yolu:%AppData%\Microsoft\Templates

5. Yeni e-posta ileti şablonu oluşturuldu! Lütfen yeni ileti oluşturma penceresini kaydetmeden kapatın.

2,1 Form Seç özelliğiyle şablondan bir Yeni Email oluşturun

Outlook’ta mevcut bir şablondan bir Yeni Email oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Posta görünümünde, Giriş > Yeni Öğeler > Form Seç.

2. Form Seç iletişim kutusunda:
(1) Dosya Sisteminden Kullanıcı Şablonları seçeneğini, Şuna Bak açılır liste menüsünden seçin;
(2) Bir e-posta oluşturmak istediğiniz belirtilen şablona tıklayın ()İpuçları: E-posta şablonunuz iletişim kutusunda listelenmiyorsa, başka bir klasörde bulup seçmek için Göz At düğmesine tıklayabilirsiniz.);
(3) Aç düğmesine tıklayın.

Ardından, belirtilen şablona göre yeni bir e-posta oluşturulur; ihtiyacınıza göre düzenlemeye devam edebilir ve gönderebilirsiniz.

2,2 Şablon dosyasını doğrudan açarak bir Yeni Email oluşturun

E-posta şablonunu açarak doğrudan ondan yeni bir e-posta oluşturabilirsiniz.

1. E-posta şablonunu içeren klasörü açın.
İpuçları: E-posta şablonu varsayılan şablon klasöründe saklanıyorsa, klasörü şu dosya yoluyla açabilirsiniz: %AppData%\Microsoft\Templates

2. E-posta şablonunu açmak için çift tıklayın.

Ardından belirtilen şablona göre yeni bir e-posta oluşturulur. İhtiyacınıza göre bu e-postayı düzenleyebilir ve gönderebilirsiniz.

Bildiğimiz gibi, e-posta şablonu doğrudan açılıp düzenlenemez. Ancak bu işi dolaylı yoldan çözebiliriz: şablondan bir Yeni Email oluşturun ve ardından e-postayı aynı isimle şablon olarak kaydederek orijinalini üzerine yazın.

1. Outlook’ta Giriş > Yeni Öğeler > Form Seç yolunu izleyin.

2. Form Seç iletişim kutusunda:
(1) Dosya Sisteminden Kullanıcı Şablonları seçeneğini, Şuna Bak açılır liste menüsünden seçin;
(2) Bir e-posta oluşturmak istediğiniz belirtilen şablona tıklayın ()İpucu: Belirtilen şablonu bulamıyorsanız, başka bir klasörden bulup seçmek için Göz At düğmesine tıklayın);
(3) Aç düğmesine tıklayın.

3. Artık belirtilen şablondan yeni bir e-posta oluşturuldu. İhtiyacınıza göre üzerinde istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz.

4. İleti oluşturma penceresinde, Dosya > Farklı Kaydet.

5. Farklı Kaydet iletişim kutusunda:
(1) Outlook Şablonu (*.oft) seçeneğini Kaydetme Biçimini Belirt açılır liste menüsünden seçin;
(2) Orijinal e-posta şablonunu içeren klasörü açın;
(3) Dosya adı kutusunda, dosya adının orijinal e-posta şablonununkiyle tamamen aynı olduğundan emin olun;
(4) Kaydet düğmesine tıklayın.

6. Artık Farklı Kaydet Onayla iletişim kutusu açılır. Orijinal şablonun üzerine yazmak için lütfen Evet düğmesine tıklayın.

Şimdiye kadar e-posta şablonunu dolaylı yoldan düzenlediniz. Artık Yeni E-posta penceresini kaydetmeden kapatabilirsiniz.

Bir e-posta şablonundan Yeni E-posta oluşturmak için Form Seç özelliğini kolayca kullanabiliriz; ancak Outlook’ta bir e-postaya şablonla nasıl yanıt verilir? Bu sorunu çözmek için bir kural oluşturabiliriz.

1. Yanıt vermek için kullanacağınız e-posta şablonunu hazırlayın. ()bir e-posta şablonu oluşturma yöntemini görüntülemek için tıklayın.)

2. Posta görünümünde, Giriş > Kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönet.

3. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda yeni bir kural oluşturmak için Yeni Kural düğmesine tıklayın.

4. Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, Bana gelen iletilere kural uygula seçeneğini vurgulamak için tıklayın ve İleri düğmesine tıklayın.

5. İkinci Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, e-postalara yanıt verilecek koşulları belirtin ve İleri düğmesine tıklayın.
Benim durumumda, yalnızca bana gönderilen seçeneğini işaretliyorum.

6. Üçüncü Kural Sihirbazı iletişim kutusunda, Adım 1 bölümünde belirli bir şablon kullanarak yanıtla seçeneğini işaretleyin ve ardından Adım 2 bölümünde belirtilen şablonu bağlantılı metnine tıklayın.

7. Şimdi Yanıt Şablonu Seç iletişim kutusunda, İçinde Ara açılır listesinden Dosya Sisteminden Kullanıcı Şablonları seçeneğini seçin, belirtilen şablonu tıklayarak seçin ve Açdüğmesine tıklayın.

İpuçları: Belirtilen şablonu iletişim kutusunda bulamıyorsanız,Gözatdüğmesine tıklayarak diğer klasörlerden seçin.

8. Artık üçüncü Kural Sihirbazı adımına geri döndünüz. Devam etmek için İleri düğmesine tıklayın.

9. Dördüncü Kural Sihirbazı adımında, gerekirse özel durumları belirtin ve İleri düğmesine tıklayın.

10. Son Kural Sihirbazı adımı olarak, kurala Adım 1 kutusunda bir ad verin, Adım 2 bölümünde ihtiyaç duyduğunuz seçenekleri işaretleyin ve Bitir düğmesine tıklayın.

İpuçları: Gelen Kutusu klasöründeki e-postalara şimdi yanıt vermek için Bu kuralı “Gelen Kutusu”ndaki mevcut iletiler üzerinde şimdi çalıştırseçeneğini işaretleyin.

11. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna geri dönmek için Tamam düğmesine tıklayın.

İpuçları:
(1) Gelen tüm e-postalara otomatik olarak yanıt verebilmeniz için Outlook uygulamasının sürekli açık kalması gerekir.
(2) Exchange hesabınızda e-postalara otomatik yanıt vermek istiyorsanız, Dosya > Bilgi > Otomatik Yanıtlar seçeneğine tıklayarak Otomatik Yanıtlar özelliğini etkinleştirin ve ardından aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi otomatik yanıt ayarlarınızı ve metninizi belirleyin:

Şablondaki yanıt veya iletme içeriği yalnızca düz metinse, şablonla yanıt vermeyi veya iletmenizi gerçekleştirmek için hızlı adım uygulayabilirsiniz.

1. Posta görünümünde Giriş > Yeni Oluştur (Hızlı Adımlar grubunda).

2. Hızlı Adım Düzenle iletişim kutusunda, yeni hızlı adıma bir ad verin; eylemi Yanıtla, Tümünü Yanıtla veya İlet olarak belirleyin. Seçenekleri genişletmek için Seçenekleri Göster seçeneğine tıklayın, yanıt veya iletme içeriğini yazın ve Bitir düğmesine tıklayın.

Şu ana kadar yeni hızlı adım oluşturuldu. Hızlı adımı tıklamalarla kolayca uygulayabilirsiniz.

3. Bir e-postaya yanıt vermeniz gerekiyorsa, bu hızlı adımı kullanın: e-postayı seçin ve Hızlı Adımlar grubundaki yeni hızlı adımı tıklayın.

4. Ardından, önceden ayarlanmış içerikle bir yanıt veya iletme ileti penceresi açılır. Gerekirse değişiklikleri yapın ve Gönder düğmesine tıklayın.